【文章內(nèi)容簡介】 受和領(lǐng)會(huì)上司意圖。一種：直接受意另一種：間接受意。文員在受意過程中應(yīng)注意的事項(xiàng)：—— 用心傾聽、認(rèn)真記錄、弄清意圖、及時(shí)實(shí)施。 2． 文員進(jìn)言是指什么 ?進(jìn)言具有什么作用 ?方法和要求是什么？ P36— 37 答： 進(jìn)言 :是指文員主動(dòng)對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸。進(jìn)言的意義和作用：參謀作用、補(bǔ)缺作用、增進(jìn)關(guān)系作用。進(jìn)言的方法和要求：?適事 ?適時(shí) ?適地 ?適度 3． 來信受訪的范圍包括哪些 ?受理與處理的程序和基本要求是什么？ 答： (1)受理的范圍是 :國家機(jī)關(guān) ,主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件 。職工 ,群眾直接給機(jī)關(guān) ,單位領(lǐng)導(dǎo)的信件 . (2)及時(shí)拆封 .拆封時(shí) ,不要損壞郵票 ,郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方 .對急信 ,要信 ,或有過激言語的來信 ,要處理及時(shí) ,報(bào)告上司 ,還要以有效方式通告有關(guān)單位 緊急處理 .拆開后在裝訂時(shí) ,信紙?jiān)谇?,信封在后 ,要一并裝訂 . (3)認(rèn)真閱讀 .把握信中的主要內(nèi)容 ,也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn) ,或在信紙的空白處注明 參閱某卷宗 39。39?；? 可與前信印證 等 .提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料 . （ 4） 逐項(xiàng)登記 .用鋼筆將寫信人的姓名 ,職業(yè) ,單位或住址 ,寫信時(shí)間 ,收發(fā)日期 ,主要內(nèi)容 ,要求 ,收信單位 (人 )以及承辦后的情況 ,結(jié)果和立卷存檔號等詳細(xì)記載 ,便于統(tǒng)計(jì) ,查找和催辦 . (5)認(rèn)真處理 .處理信伺 :應(yīng)該按照 分級負(fù)責(zé) ,歸口辦理 的原則 ,進(jìn)行轉(zhuǎn)辦 ,交辦 或自辦 . (6)及時(shí)復(fù)信 .復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施 ,增加職工群眾對組織的信任 .復(fù)信可采取收信人 (單位 )復(fù)信 ,或承辦人 (單位 )復(fù)信兩種方式進(jìn)行 . 4． 文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么？ p170— 171 答： (1)要獲得上司的許可； (2)如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員以確認(rèn) (3)要正確告知對方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式 (早餐會(huì)、午餐會(huì)等 )、所需要的時(shí)間等等； (4)約定好以后，一定要向上司匯報(bào)，并填寫在日程安 排計(jì)劃表』：。還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文件資料。 (5)星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會(huì)； (6)對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會(huì)； (7)公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會(huì)； (8)地點(diǎn)選擇對方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。 5． 文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ p178— 181 答： （ 1）有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng) （ 2）電子提示系統(tǒng)的做法 :在電腦中設(shè)置日程表 ,報(bào)警系統(tǒng) ,一周計(jì)劃以及 其他提示事項(xiàng) ,文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸人的信息 . 人工提示系統(tǒng)的做法 :設(shè)置基本辦公日程表 ,固定活動(dòng)日期一覽表 ,使用提示 性備忘錄 ,準(zhǔn)備約會(huì)表 ,準(zhǔn)備特殊提示卡 ,準(zhǔn)備交往提示文件 . 6．文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？ p137 答： （ 1）會(huì)議名稱；（ 2）會(huì)議記錄人的姓名、蓋章；（ 3）時(shí)間（開始時(shí)間，結(jié)束時(shí)間）；（ 4）會(huì)議地點(diǎn)；（ 5）議題；（ 6）主持人、主席；（ 7）出席者名單； (8)會(huì)議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（ 9）相關(guān)的資料；（ 10）下次會(huì)議預(yù)定日期。 7．提高會(huì)議效率可以有哪些做法？ p156— 159 答： 遵循法律法規(guī)；合理確定會(huì)議目標(biāo)；確定必要的與會(huì)者；減少會(huì)議的數(shù)量；縮小會(huì)議規(guī)模；簡化會(huì)議程序；縮短會(huì)議時(shí)間；控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)；分析會(huì)議成本。 8．文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ p234 答： （ 1）不要時(shí)區(qū)報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)，最好是在完成被指示工作之時(shí)，但也有時(shí)要在未完成前作期中報(bào)告；如果上司太忙，或報(bào)告時(shí)間長，要預(yù)先約好時(shí)間。 （ 2）不要弄錯(cuò)報(bào)告對象及順序，要直接向指示工作的人報(bào)告，順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，事先要把要說的事及順序整理好，一定要簡短、扼要、流 暢；復(fù)雜的報(bào)告，內(nèi)容要按 5W2H的原則檢查是否有遺漏。 9．辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？ p237— 238 答： 讓對方接受自己的看法而沒有勉強(qiáng)的感覺；用語言和態(tài)度去打動(dòng)別人；清楚的知道最想說什么；了解并研究對方的立場和意向；以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言。 10．單位印章主要有哪些？ p244— 245 印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？ p245— 247 答： (1)單位印章 ,套印章，鋼印 ,領(lǐng)導(dǎo)人簽名章 ,其他印章； （ 2）刻制公章有兩種情況 :一種是由上級主管機(jī)關(guān)刻制頌發(fā)；另一種由法人代表申請 ,經(jīng)主管部門批準(zhǔn) ,公安部門登記后由專門刻制廠刻制；公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用 ,其他印章也應(yīng)專人專用；加蓋公章 ,是哪一級的公章 ,須經(jīng)哪一級的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn) ,并審核簽名；將蓋用文件名稱 ,編號 ,日期 ,簽發(fā)人 ,領(lǐng)用人 ,蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記；功日蓋印章必須做到用力均勻 ,使印章端正 ,完整 ,不歪斜 ,更不能顛倒；凡以單位名義發(fā)出的公文 ,信函等都必須加蓋單位公章方能有效。 11．按照 2021年《國務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？ p255 答： (1)命令 (令 )； (2)決定； (3)公告 。通告 ； (4)通知 、通報(bào)； (5)議案； (6)報(bào)告； (7)請示； (8)批復(fù) :意見； (9)函； (1 0)會(huì)議紀(jì)要。 12．公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)？請寫出這些項(xiàng)目。 P255— 256 答： (1)版頭 ,發(fā)文字號 ,印刷順序號； (2)密級 ,緊急程度； (3)簽發(fā)人姓名； 4)公文標(biāo)題； 5)主送機(jī)關(guān)； 6)正文 ,附件； (7)發(fā)文機(jī)關(guān) ,成文日期 ,機(jī)關(guān)印章； 8)注釋 ,閱讀 (發(fā)送 )范圍； 9)主題詞； (10)抄送單位 ,印發(fā)說明。 13．文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文處理過程。請說明這一系列過程。 P259— 263 答： (1)擬稿 . 是文件承辦人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的交擬或批辦意見草擬文稿的過程 (2)核稿 .是指擬稿人員的上級負(fù)責(zé)人對初稿的審查和核實(shí) (3)簽發(fā) .指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿的最后審定 ,簽字發(fā)出 (4)編號 .已經(jīng)簽發(fā)的文件 ,由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號 (5)繕印 .對已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行謄清 ,復(fù)印或排版印制 . (6)校對 ,指將文件的謄寫稿 ,打印稿或清樣按定稿核對校正 (7)用印 ,是指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章 . (8)登記 ，一切發(fā)出的文件，均應(yīng)進(jìn)行登記，主要是為了便于對文件的管理和查找。 (9)分發(fā) .指對準(zhǔn)備發(fā) 出的文件 :進(jìn)行分裝和發(fā)送 . 14．什么是文書的立卷特征 ?通常可以按照哪幾種特征立卷？ p265— 267 答： (1) 文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷 ,稱為 立卷特征 ； (2)按問題特征立卷； (3)按作者特征立卷； (4)按文種特征立卷； (5)按時(shí)間特征立卷； (6)按地區(qū)特征立卷； (7)按通訊者特征立卷； (8)在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí) ,需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷。 1文員進(jìn)言是指什么？進(jìn)言具有什么作用？方法和要求是？ 答： 進(jìn)言是指文員主動(dòng)對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸。它不同于工作 上發(fā)生疑難或處理權(quán)限問題而提出的請示，也有別于例行工作制度所規(guī)定的報(bào)告，或應(yīng)上級要求而作的匯報(bào)。 進(jìn)言具有以下作用： ① .參謀作用，主動(dòng)向上司提出意見、建議。 ② .補(bǔ)缺作用，上司在工作難免有疏忽，文員看到及時(shí)提出拾遺。 ③ .增進(jìn)關(guān)系作用，文員適當(dāng)?shù)倪M(jìn)言，形成與上司經(jīng)常、非正式的思想交流，有利益建立上下級關(guān)系。 進(jìn)言要求： ① .適事，反復(fù)思考確實(shí)認(rèn)為合理的事； ② .適時(shí)考慮時(shí)機(jī)，重要的事、緊急的事應(yīng)立即進(jìn)言。一般的事要看上司空閑，心情好進(jìn)言； ③ .適地，要看場合； ④ .適度，要注意掌握分寸。 1來信受理的范圍包括哪些？ 受理與處理的程序和基本要求什么？ 答： (1).受理的范圍是：國家機(jī)關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件；職工、群眾直接給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件；(2).及時(shí)拆封。拆封時(shí)，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。對急信、要信，或有過激言語的來信，要處理及時(shí)，報(bào)告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。拆開后在裝訂時(shí)，信紙?jiān)谇?、信封在后，要一并裝訂； (3).認(rèn)真閱讀。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn)，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗’’或“可與前信印證”等。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料； (4).逐項(xiàng) 登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時(shí)間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位 (人 )以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號等詳細(xì)記載，便于統(tǒng)計(jì)、查找和催辦； (5).認(rèn)真處理。處理信伺：應(yīng)該按照“分級負(fù)責(zé)、歸口辦理”的原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦； (6).及時(shí)復(fù)信。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。復(fù)信可采取收信人 (單位 )復(fù)信，或承辦人 (單位 )復(fù)信兩種方式進(jìn)行。 1文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ 答： 文秘人員所作的報(bào)告就是把上司所指示工作的結(jié)果，在上司所期 望的期限以前提供給上司。通常，報(bào)告是以口頭或文書表示，這里要談?wù)摰氖强陬^報(bào)告說明。 (1).不要失去報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)。報(bào)告時(shí)機(jī)原則上最好是在完成被指示工作之時(shí)，但有時(shí)也要在尚未完成之時(shí)先作期中報(bào)告。有時(shí)因上司太忙，不妨預(yù)先約好時(shí)間； (2).不要弄錯(cuò)報(bào)告對象及順序。要直接向指示工作的人 (上司 )報(bào)告； (3).報(bào)告的順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，如：“結(jié)果是這樣，理由有三個(gè)，一是……； (4).一定要簡短、扼要、流暢； (5).如報(bào)告過于復(fù)雜，應(yīng)事先以 5W2H的原則檢查是否有遺漏； (6).如果覺得僅 僅以口頭報(bào)告對方，對方不易明了，或者報(bào)告項(xiàng)目很多時(shí)，可以制作“報(bào)告?zhèn)渫洝碧岢鰜怼? 1文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文處理過程。請說明這一系列過程。 答： ① .擬稿。是文件承辦人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的交擬或批辦意見草擬文稿的過程。 ② .核稿。是指擬稿人員的上級負(fù)責(zé)人對初稿的審查核核實(shí)。 ③ .簽發(fā)。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿的最后審定、簽字發(fā)出。 ④ 編號。已經(jīng)簽發(fā)的文件，由秘書統(tǒng)一編排發(fā)文字號。 ⑤ .繕印。對已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行譽(yù)清、復(fù)印、或排版印制。 ⑥ .校對。指文件的譽(yù)寫稿，打印稿或清樣按定稿校對校正。 ⑦ .用印。是指在完成文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。 ⑧ .登記。一切發(fā)出的文件，均應(yīng)進(jìn)行登記，主要是為了便于對文件的管理和查找。 ⑨ 分發(fā)。對準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行分裝和發(fā)送。 1 公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)？請寫出這些項(xiàng)目 。 答： 公文的完全格式包括 18 項(xiàng)： ① .版頭， ② .發(fā)文字號， ③ .印刷順序序號， ④ .密級， ? .緊急程度， ⑥ .簽發(fā)人姓名， ⑦ .公文標(biāo)題， ⑧ .主送機(jī)關(guān)， ⑨ .正文， ⑩ .附件， ⑾ .發(fā)文機(jī)關(guān)， ⑿ .成文日期， ⒀ .機(jī)關(guān)印章， ⒁ .注釋， ⒂ .閱讀，⒃ .主題詞， ⒄ .抄送單位， ⒅ .印發(fā)說明。 文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng) ？ 答： 會(huì)議記錄事項(xiàng)如下： ① .會(huì)議名稱； ② .會(huì)議記錄人的姓名、蓋章； ③ 時(shí)間（開始和結(jié)束時(shí)間）； ④ 會(huì)議地點(diǎn)； ⑤ .議題； ⑥ .主持人、主席； ⑦ .出席者名單； ⑧ .會(huì)議經(jīng)過情形及結(jié)論； ⑨ .相關(guān)資料； ⑩ .下次會(huì)議預(yù)定日期。 2辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？ 答： 說服是讓對方接受自己的看法而沒有勉強(qiáng)的感覺。因此，進(jìn)行說服時(shí)，最好要符合對方的利益觀點(diǎn)，向?qū)Ψ绞疽?。爭取主?dòng)與你合作。其實(shí)，最理想的方法是經(jīng)由態(tài)度和行動(dòng)去感動(dòng)或影響別人，但因這種做法要花費(fèi)很多時(shí)間，很不容易，所以，通常也只應(yīng)用語 言和態(tài)度而產(chǎn)生合理的說服力打動(dòng)別人。 說服的要領(lǐng)： ① .清楚地知道在所說的事項(xiàng)中最想說什么。 ② .要具體了解對方的立場和意向。 ③ .以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言。 2單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定 答： (1).單位印章、套印章； (2).鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章認(rèn)； (3).刻制公章有兩種情況：一種是由上級主管機(jī)關(guān)刻制頒發(fā)； (4).另一種由法人代表申請，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，公安部門登記后由專門刻制廠刻制； (5).公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專用； (6).加蓋公章，是哪一 級的公章，須經(jīng)哪一級的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核簽名； (7).將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記； (8).加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒； (9).凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。 四、設(shè)計(jì)題 、 1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲(chǔ)物架、書報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙 (2刀 )，要求小李 整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)該怎么做 ?(P13) 電話放在辦公桌左邊 ,便于左手摘機(jī) ,右手做記錄 。電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料 ,在文件夾上貼上相應(yīng)的