【正文】 宴會的性質(zhì) ,客人的數(shù)目 ,以及預(yù)算費用等 ,考慮宴會的形式與氣氛等。 (P161) (1)會議成本 =2 3[(G+S) T]n+后勤開支 =6(G+S)T公司的大型會議室有很各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應(yīng)該做些什么工作？ (P134) (1)要替搭車回去的人安排車子 (2)在接待處暫時代為保管的衣物 ,不要遺失或被人錯領(lǐng) ,冒領(lǐng) (3)有留話時 ,切記務(wù)必傳達(dá) (4)檢查會場有無物品遺漏 (5)要為參加會議的人員送行 (6)文秘人員離去前 ,要檢查煙灰缸 ,字紙簍有無易燃的東西 ,如有 ,則必須加以熄滅 (7)桌 ,椅早先若有移動 ,必須還原 。 3．康橋賓館位于本市南京西路 45 號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準(zhǔn)備在 11月 15 日上午9:00到 12： 00召開全廠中層干部大會，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的 12樓會議室。 ③ .以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言。 答： 公文的完全格式包括 18 項： ① .版頭， ② .發(fā)文字號， ③ .印刷順序序號， ④ .密級， ? .緊急程度， ⑥ .簽發(fā)人姓名， ⑦ .公文標(biāo)題， ⑧ .主送機(jī)關(guān)， ⑨ .正文， ⑩ .附件， ⑾ .發(fā)文機(jī)關(guān)， ⑿ .成文日期， ⒀ .機(jī)關(guān)印章， ⒁ .注釋， ⒂ .閱讀，⒃ .主題詞， ⒄ .抄送單位， ⒅ .印發(fā)說明。指文件的譽寫稿，打印稿或清樣按定稿校對校正。是指擬稿人員的上級負(fù)責(zé)人對初稿的審查核核實。報告時機(jī)原則上最好是在完成被指示工作之時，但有時也要在尚未完成之時先作期中報告。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料； (4).逐項 登記。 ③ .增進(jìn)關(guān)系作用，文員適當(dāng)?shù)倪M(jìn)言，形成與上司經(jīng)常、非正式的思想交流，有利益建立上下級關(guān)系。 13．文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文處理過程。 8．文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ p234 答： （ 1）不要時區(qū)報告的適當(dāng)時機(jī)，最好是在完成被指示工作之時，但也有時要在未完成前作期中報告；如果上司太忙，或報告時間長，要預(yù)先約好時間。進(jìn)言的方法和要求：?適事 ?適時 ?適地 ?適度 3． 來信受訪的范圍包括哪些 ?受理與處理的程序和基本要求是什么？ 答： (1)受理的范圍是 :國家機(jī)關(guān) ,主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件 。 （ √ ） 116． 文員對支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。 （ √ ） 108． 介紹地位相同的人時，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同時到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。 （ ） 99． 辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（ 88．介紹地位相同的人時，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同時到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。（ √ ） 80．沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。（ ） 62．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責(zé)任制度。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。（ ） 48．不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣。（ ∨ ） 40．當(dāng)上司要求文員協(xié)助 私人事務(wù)時，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（ ∨ ） 33．受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（ ∨ ） 25．同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。（ ） 17．按英美國家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。（ ） 10．文員代替上司傳達(dá)不利消息時，因為當(dāng)這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。（ ∨ ） 2．辦公室的燈光照明要避 開自然光，最好用人工燈光。 7 有時應(yīng)上司要求 ,文員參與會見或會談 ,以下哪項內(nèi)容不是文員的任務(wù) (發(fā)表意見 )。 64．將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（ 騎邊章 ）。 53．當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)（ 查證消息的可靠性 ） 54．文員協(xié)助舉行宴會時，不用考慮（ 有無休息室 ） 55．以下說明宴會的種類與形式的內(nèi)容，哪一項是正確的？（ 工作餐是非正式宴請形式，早、午、晚 舉行均可 ）。 45．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，以下哪一項是不適宜的？（ 代替上司制定約會計劃 ）。 37．上司決定參加某個會議時，文員不應(yīng)該（ 只在便箋上寫好會議名稱 ）。 29．傳真機(jī)最好用來傳送以下哪種郵件？（ 感謝信 ）。 21．文員在接打電話時，正確的做法是（ 在電話機(jī)旁隨時放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來 ）。 13．文員按照“優(yōu)先順序” 處理工作，以下哪一項是不適宜的？ (可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作 ） 。 5．在辦公室里， （ 靠近窗戶 ） 的位置是上座。 4．以下關(guān)于文員對辦公室布置的情況，哪一個是錯誤的？ （ 辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些 ） 。 12．以下文員的工作順序中，哪一項是正確的？ （ 文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對的應(yīng)變能 ） 。 20．以下哪個接打電話的行為是不正確的？（ 受到通話對方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對回?fù)?）。 28．文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是（ 姓名、部門、地址 、國名 ）。 36．會議中有時有人會要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時文員應(yīng)（ 征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī) ）。 44．以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計劃的行為中，哪一項是不適宜的？（ 以電話方式?jīng)Q定面談或開會的 重要預(yù)定計劃，不用再以書面形式確認(rèn) ）。 52．社交場合很講究次序禮儀，一般（ 以右為尊 ）。 63．辦公室人員在社交活動中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？（ 有共同利益的話題 ）。 70、 文員打印寄往歐美國家的信封 ,收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是 (姓名 ,部門 ,地址 ,國名 )。 11 文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該 （ 在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去 ） A． 二、判斷題 1．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（ ） 9．文員傳達(dá)上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉(zhuǎn)達(dá)。（ ∨ ） 16．男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。（ ） 24．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹。 （ ∨ ） 32．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。（ ∨ ） 39．拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。（ ∨ ） 47．宴請的菜譜應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。（ ） 54．要發(fā)問或有意見時，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。（ ） 61．面對突發(fā)事件，值班人員有時在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時應(yīng)急措施。（ ） ,最好用人工燈光 .(√ ) ,盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行 .(√ ) ,應(yīng)隨 時隨地進(jìn)行 .(錯 ╳ ) ,文員應(yīng)先小步走進(jìn)會客室 ,等客人進(jìn)人后 ,再輕輕關(guān)上門 .(錯 ) ,應(yīng)先介紹地位高的人 ,再介紹地位低的人 .(錯 ) ,應(yīng)立即將會議通知丟掉 ,以免干擾其他事 .(錯 ) ,與會代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效 ,因此文員應(yīng)仔細(xì)核對出席人數(shù) .(對 ) ,支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜 .(錯 ) ,若時機(jī)錯過再來補救 ,不但無法表達(dá)誠意 ,還會破壞彼此關(guān)系 .錯 ,也不可評論菜肴的優(yōu)劣 .錯 79．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（ ） 87．如果會客室的門是拉開的，文員進(jìn)人會客室后，才能讓客人進(jìn)人。 （ ） 98． 文員對于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報告上司。 （ ） 106． 英美國家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話， （ √ ） 107． 如果會客室的門是拉開的，文員進(jìn)入會客室后，才能讓客人進(jìn)入。 （ ） 115． 代表會議依法定期召開，與會代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核對出席人數(shù)。進(jìn)言的意義和作用：參謀作用、補缺作用、增進(jìn)關(guān)系作用。 7．提高會議效率可以有哪些做法？ p156— 159 答： 遵循法律法規(guī)；合理確定會議目標(biāo)；確定必要的與會者；減少會議的數(shù)量；縮小會議規(guī)模；簡化會議程序；縮短會議時間；控制會議經(jīng)費；分析會議成本。 P255— 256 答： (1)版頭 ,發(fā)文字號 ,印刷順序號； (2)密級 ,緊急程度； (3)簽發(fā)人姓名； 4)公文標(biāo)題； 5)主送機(jī)關(guān)； 6)正文 ,附件； (7)發(fā)文機(jī)關(guān) ,成文日期 ,機(jī)關(guān)印章； 8)注釋 ,閱讀 (發(fā)送 )范圍； 9)主題詞； (10)抄送單位 ,印發(fā)說明。 ② .補缺作用，上司在工作難免有疏忽，文員看到及時提出拾遺。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗’’或“可與前信印證”等。 (1).不要失去報告的適當(dāng)時機(jī)。 ② .核稿。 ⑥ .校對。 1 公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目 。 ② .要具體了解對方的立場和意向。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？ (P121) (1)接受任務(wù)； (2)了解來賓； (3)制訂計劃； 4)預(yù)訂食宿； 5)迎接來賓； 6)商議日程； 7)安排會談； 8)陪同參觀；(9)送別客人； (10)接待小結(jié)。 6．某個下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。請計算會議的成本。 9．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國內(nèi) 國際旅行時要考慮哪些項目？ (P186)履行哪些職責(zé)？(P1182) (1)準(zhǔn)備旅行計劃和旅館信息 .旅行計劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點 ,是乘飛機(jī)還是汽車 ,火車或輪船 ,出發(fā)和到達(dá)的日期及時間 ,座位情況 ,旅館情況 . (2)制定約會計劃 .約會計劃表包括 :城市名和省 (州 )名 (如果是國外旅行 ,寫明城市名和國家名 ),日期和時間 ,與上司約會者的姓名 ,公司和地址 ,電話號碼 . (3)為商務(wù)洽談收集資料 . (4)決定旅行用品 .把上司作商務(wù)旅行時需要帶的用品列出清單 . (5)考慮行李問題 .通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人信 息 .為每件 :行李準(zhǔn)備識別標(biāo)簽 . (6)安排差旅費 . (7)建立旅行 —— 旅館信息資料庫 .隨時與旅行社聯(lián)系 ,建立最新信息充實自己的資料庫 . (8)辦理旅行保險 ,如意外傷害保險等。 五、案例分析題 、 新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳小姐暫時代理她的工作，時間為一個月。 上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過張，認(rèn)為小曹有意與他作對；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。 小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請總經(jīng)理參加定于 3月 12 日下午的研討會，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參加這次研討會， 12日他正好回來，一定會參加的。小林就滔 滔不絕地講了起來。公 司明天要與法國某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任翻譯的小沈和作會議記錄兼會議服務(wù)的小陳要好好準(zhǔn)備。古總望著遠(yuǎn)去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能！” 小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系？” 小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？ （ 1）沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境 ,不符合特定的會談工作要求 。 2)在替客人拿行李前應(yīng)征求同意 :我替你拿可以嗎 (3)哪些行李 可以放人行李箱中也要征得同意 。接下來小劉忙于其他的事 情，幾乎把通知的事忘了。請問，小劉究竟錯在哪些地方？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？ (1)應(yīng)該搞清銷售員的人數(shù)和姓名 ,準(zhǔn)備這份名單 (2)打印好書面通知 (3)在三天內(nèi) ,當(dāng)面發(fā)放通知或電話通知 (電話中需要對方確認(rèn)時間 ,地點 ,內(nèi)容等 )到名單上的每個人 (4)通知不能寫在布告欄里 ,可能不被人注意 (5)通知上應(yīng)寫清會議的時間 (開始到結(jié)束時間 ),地點 (6)應(yīng)詳細(xì)寫清會議內(nèi)容 ,應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備 (7)應(yīng)提前到會議室做好準(zhǔn)備 ,做好簽到工作 波揚公司資金積累在本市市中心召開大型新產(chǎn)品訂貨會，參加的有本單位，外單位的人員 。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機(jī)器已送出。 (9)重要設(shè)備應(yīng)考慮備用 (或兩套方案 ). 為迎接兄弟單位和上級部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動員大會，局長要秘書小萬寫一份通知。一查底稿，原來是打印人員翻重了 頁，校對也馬馬虎虎，沒有