【正文】 辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應該怎么做，要領有哪些？ 答： 說服是讓對方接受自己的看法而沒有勉強的感覺。 答： 公文的完全格式包括 18 項： ① .版頭， ② .發(fā)文字號， ③ .印刷順序序號， ④ .密級， ? .緊急程度， ⑥ .簽發(fā)人姓名， ⑦ .公文標題， ⑧ .主送機關， ⑨ .正文， ⑩ .附件， ⑾ .發(fā)文機關， ⑿ .成文日期， ⒀ .機關印章， ⒁ .注釋， ⒂ .閱讀，⒃ .主題詞， ⒄ .抄送單位， ⒅ .印發(fā)說明。對準備發(fā)出的文件進行分裝和發(fā)送。一切發(fā)出的文件，均應進行登記，主要是為了便于對文件的管理和查找。是指在完成文件上加蓋機關印章。指文件的譽寫稿，打印稿或清樣按定稿校對校正。對已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進行譽清、復印、或排版印制。已經(jīng)簽發(fā)的文件，由秘書統(tǒng)一編排發(fā)文字號。機關領導人對文稿的最后審定、簽字發(fā)出。是指擬稿人員的上級負責人對初稿的審查核核實。是文件承辦人根據(jù)領導的交擬或批辦意見草擬文稿的過程。請說明這一系列過程。要直接向指示工作的人 (上司 )報告； (3).報告的順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，如：“結(jié)果是這樣，理由有三個，一是……； (4).一定要簡短、扼要、流暢； (5).如報告過于復雜，應事先以 5W2H的原則檢查是否有遺漏； (6).如果覺得僅 僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多時，可以制作“報告?zhèn)渫洝碧岢鰜?。報告時機原則上最好是在完成被指示工作之時，但有時也要在尚未完成之時先作期中報告。通常，報告是以口頭或文書表示，這里要談論的是口頭報告說明。復信可采取收信人 (單位 )復信，或承辦人 (單位 )復信兩種方式進行。處理信伺：應該按照“分級負責、歸口辦理”的原則，進行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦； (6).及時復信。提供領導復信所需要的資料； (4).逐項 登記。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封在后，要一并裝訂； (3).認真閱讀。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。一般的事要看上司空閑，心情好進言； ③ .適地，要看場合； ④ .適度，要注意掌握分寸。 ③ .增進關系作用，文員適當?shù)倪M言，形成與上司經(jīng)常、非正式的思想交流，有利益建立上下級關系。 進言具有以下作用： ① .參謀作用，主動向上司提出意見、建議。 1文員進言是指什么？進言具有什么作用？方法和要求是？ 答： 進言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸。 P259— 263 答： (1)擬稿 . 是文件承辦人根據(jù)領導的交擬或批辦意見草擬文稿的過程 (2)核稿 .是指擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實 (3)簽發(fā) .指機關領導人對文稿的最后審定 ,簽字發(fā)出 (4)編號 .已經(jīng)簽發(fā)的文件 ,由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號 (5)繕印 .對已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進行謄清 ,復印或排版印制 . (6)校對 ,指將文件的謄寫稿 ,打印稿或清樣按定稿核對校正 (7)用印 ,是指在完成的文件上加蓋機關印章 . (8)登記 ，一切發(fā)出的文件，均應進行登記，主要是為了便于對文件的管理和查找。 13．文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文處理過程。 12．公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。 11．按照 2021年《國務院行政機關公文處理辦法》的規(guī)定，國務院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？ p255 答： (1)命令 (令 )； (2)決定； (3)公告 。 9．辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應該怎么做，要領有哪些？ p237— 238 答： 讓對方接受自己的看法而沒有勉強的感覺；用語言和態(tài)度去打動別人；清楚的知道最想說什么；了解并研究對方的立場和意向；以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言。 8．文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ p234 答： （ 1）不要時區(qū)報告的適當時機，最好是在完成被指示工作之時，但也有時要在未完成前作期中報告；如果上司太忙，或報告時間長，要預先約好時間。 5． 文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ p178— 181 答： （ 1）有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng) （ 2）電子提示系統(tǒng)的做法 :在電腦中設置日程表 ,報警系統(tǒng) ,一周計劃以及 其他提示事項 ,文員應該隨著情況的變化不斷編排和修改輸人的信息 . 人工提示系統(tǒng)的做法 :設置基本辦公日程表 ,固定活動日期一覽表 ,使用提示 性備忘錄 ,準備約會表 ,準備特殊提示卡 ,準備交往提示文件 . 6．文員所作的完整的會議記錄應該包括哪些事項？ p137 答： （ 1）會議名稱；（ 2）會議記錄人的姓名、蓋章；（ 3）時間（開始時間，結(jié)束時間）；（ 4）會議地點；（ 5）議題；（ 6）主持人、主席；（ 7）出席者名單； (8)會議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（ 9）相關的資料；（ 10）下次會議預定日期。還應準備約會所需要的文件資料。39。進言的方法和要求：?適事 ?適時 ?適地 ?適度 3． 來信受訪的范圍包括哪些 ?受理與處理的程序和基本要求是什么？ 答： (1)受理的范圍是 :國家機關 ,主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件 。 2． 文員進言是指什么 ?進言具有什么作用 ?方法和要求是什么？ P36— 37 答： 進言 :是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸。一種：直接受意另一種：間接受意。 （ √ ） 118． 不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣。 （ √ ） 116． 文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應該一同鎖入抽屜。 （ ） 114． 假如上司不準備參加某個會議，應立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。 （ ） 112． 如果會客室的門是推開的，文員應先小步走進會客室，等客人進入后，再輕輕關上門。 （ ） 110． 文員應避免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行。 （ √ ） 108． 介紹地位相同的人時，應按照到職的先后，先介紹新進的職員；若同時到職，就先介紹年紀較輕的人。 （ √ ） 105． 男女之間，男士先伸手了，女士才能與之相握。 （ ） 103． 在陽光明亮的教室和會議 室內(nèi)使用投影機，效果不受影響。 （ √ ） 101． 文員第一次做一項工作時應該快一些，如果錯誤可以再做一遍。 （ ） 99． 辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。 （ ） 95． 上下級之間握手，下級先伸手后，上級才能相握； （ ） 96． 女性文員應留短、薄式的發(fā)型，以免妨礙工作 （ √ ） 97． 如果兩位 來訪者均未預約，應該按照先來后到的原則引見給上司。 （ √ ） 93． 文員在接聽電話時，如果投訴者無端辱罵，可把他使用的字眼寫下來，以做證據(jù)，再慢慢地向他解釋：“鄧先生，如果你一直說臟話，我就沒有辦法再跟你談下去了。 （ √ ） 90． 小辦公室的優(yōu)點是節(jié)省空間，空氣流通，聯(lián)系方便。（ 88．介紹地位相同的人時，應按照到職的先后，先介紹新進的職員；若同時到職，就先介紹年紀較輕的人。（ ） 86．按英美國家習慣，文員接待來訪者，應該站起來與來訪者講話。（ ） 84．文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報 紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。（ ） 82．文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉(zhuǎn)達。（ √ ） 80．沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。（ ） 68．文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時按類目上的對應條款歸人卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。（ ∨ ） 66．即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應變更檔案的密級、期限。（ ∨ ） 64．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（ ） 62．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責任制度。（ ） 60．值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領導批示或轉(zhuǎn)交有關部門 處理。（ ） 58．監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（ ） 56．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。如果上司不加采用，應說服上司。（ ） 53．口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應文雅些；對一般同事或顧客說話，就可通俗。請?zhí)现付ù颉昂陬I結(jié)”，便表示穿無尾正式禮服。（ ） 50．宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補發(fā)請 柬了。（ ） 48．不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣。（ ∨ ） 46．交際應酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關系。（ ） 44．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個拳頭大小距離。（ ∨ ） 42．如果是沿著人行道走，兩個人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個人并行，則在中間。（ ∨ ） 40．當上司要求文員協(xié)助 私人事務時，就把它當作是上司利用文員下屬同事的關系來協(xié)助他解決私人的事務。（ ） 38．假如對方所要求的日期已經(jīng)被預約，除非有相當?shù)拇_認，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情?！白鲞^某項工作”和“完成某項工作”是完全相同的。（ ） 35．上司自己安排的約會忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（ ∨ ） 33．受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（ ） 31．代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數(shù)方為有效，因此文員應仔細核對出席人數(shù)。（ ） 29．如果會議氣氛緊張，且對上司立場不利時，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點，以消除緊張的氣氛。 （ ∨ ） 27．為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預定房間， 只要弄清有多少人數(shù)即可。（ ∨ ） 25．同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。 （ ∨ ） 23．文員作介紹，應先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（ ∨ ） 21．如果會客室的門是推開的，文員應先小步走進會客室，等客人進入后，再輕輕關上門。（ ） 19．如果會客室的門是拉開的，文員進入會客室后，才能讓客人進入。（ ） 17．按英美國家習慣，文員接待來訪者，應該站起來與來訪者講話。（ ） 15．文員在工作時間如需要補妝，應該去洗手間。（ ∨ ） 13．文員應避免不必要的通信和郵寄，盡可能頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行。（ ） 11．如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。（ ） 10．文員代替上司傳達不利消息時，因為當這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。（ ） 8．文秘人員 對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應該一起收藏，以避免被盜用冒領。（ ） 6．善于合作指每一個文秘人員都要謙虛、謹慎，對同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（ ） 4．沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。（ ∨ ） 2．辦公室的燈光照明要避 開自然光，最好用人工燈光。 （ 圓桌型 ） 11 文員打印寄往歐美國家的信封，寄信人姓名、地址應該打印在 （ 右上角 ） 11 在辦公室里，（ 離入口最遠 ）的位置是上座。如問函與復函等用（ 按通訊者特征立卷 ） 9 文員遇到對方遞送的名片上有較罕見的字，應該 （ 不用讀，只稱呼姓即可 ） 100、 會議中有時有人會要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時文員應 （ 征求主持人意見，停止筆錄，關錄音機 ） 10 在某些情況下，文員在安排日程計劃表時可能獲得上司的完全信任，取決于兩點：一是掌握足夠的 知識，了解業(yè)務的輕重緩急；另一是具有（ 社交的能力 ），了解要求約會者的心理。 7 以下哪個接打電話的行為是不正確的 (受到通話對方極大的責難 ,應針鋒 相對回擊 ). 7 文員根據(jù)上司指示 ,向?qū)Ψ揭蠹s會時 ,以下哪種做法是錯誤的 (如果上司出差 ,可以在他回來的當天安排約會 ). 7 以下關于名片的使用方式 ,哪項是錯誤的 (名片只能當面遞送 ,寄去是不禮貌的 ). 7 文員要做好檔案收集 ,應該收集的文書資料是 (下級單位報送的報告 ,統(tǒng)計報表等 ). 7 值班人員不應該做以下哪類事情 (簽發(fā)文件 ). 7 接受忠告的正確反應是 (切勿感情用事 ). 80、 以下哪點不是辦公室事務管理的特征 (決策性 ).} 8 文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時，以下哪些做法是錯誤的 （ 如果上司出差，可以在他回來的當天安排約會 ） 8 以下關于名片的使