【正文】 32．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。（ ∨ ） 34．如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（ ） 36．文員因為已經(jīng)打過電話，并給對方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了。（ ） 37．對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。（ ∨ ） 39．拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。（ ∨ ） 41．即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂意地去協(xié)助。（ ∨ ） 43．文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（ ∨ ） 45．當(dāng)與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面， 或因事中途離坐時，都要招呼一聲。（ ∨ ） 47．宴請的菜譜應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。（ ∨ ） 49．用叉、匙進(jìn)食西餐時，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（ ） 51．無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會的地點、時間、形式。（ ∨ ） 52．雞尾酒會一般要安排好座次，在請柬上注明對著裝的要求。（ ） 54．要發(fā)問或有意見時，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。（ ） 55．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人 際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。（ ） 57．凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。（ ） 59．文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（ ） 61．面對突發(fā)事件，值班人員有時在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時應(yīng)急措施。（ ） 63．列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時，由制文機(jī)關(guān)確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（ ∨ ） 65．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。（ ） 67．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（ ） ,最好用人工燈光 .(√ ) ,盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行 .(√ ) ,應(yīng)隨 時隨地進(jìn)行 .(錯 ╳ ) ,文員應(yīng)先小步走進(jìn)會客室 ,等客人進(jìn)人后 ,再輕輕關(guān)上門 .(錯 ) ,應(yīng)先介紹地位高的人 ,再介紹地位低的人 .(錯 ) ,應(yīng)立即將會議通知丟掉 ,以免干擾其他事 .(錯 ) ,與會代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效 ,因此文員應(yīng)仔細(xì)核對出席人數(shù) .(對 ) ,支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜 .(錯 ) ,若時機(jī)錯過再來補救 ,不但無法表達(dá)誠意 ,還會破壞彼此關(guān)系 .錯 ,也不可評論菜肴的優(yōu)劣 .錯 79．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（ √） 81．文員第一次做一項工作時應(yīng)該快一些，如果錯誤可以再做一遍。（） 83．在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。（ √ ） 85．男女之間，男士先伸手了，女士才能與之相握。（ ） 87．如果會客室的門是拉開的，文員進(jìn)人會客室后，才能讓客人進(jìn)人。（ √ ） 89． 辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了有利于保密工作。 （ ） 91． 文員應(yīng)有效利用時 間，可以把重要工作如寫報告等與其他工作安排在一起去做， （ ） 92． 對于緊急而重要的事，文員應(yīng)作書面請示，留檔備查?！?（ √ ） 94． 無論是什么樣的文本和圖表幾乎都能通過傳真發(fā)送，因而文員傳遞信息應(yīng)首選傳真。 （ ） 98． 文員對于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報告上司。 （ ） 100． 沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。 （ ） 102． 文員傳達(dá)上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻把話轉(zhuǎn)達(dá)。 （ ） 104． 文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。 （ ） 106． 英美國家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話， （ √ ） 107． 如果會客室的門是拉開的，文員進(jìn)入會客室后，才能讓客人進(jìn)入。 （ √ ） 109． 辦公室的燈光照明要避開自然光 ，最好用人工燈光。 （ √ ） 111． 文員在工作時間如需要補妝，應(yīng)隨時隨地進(jìn)行。 （ √ ） 113． 文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。 （ ） 115． 代表會議依法定期召開，與會代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核對出席人數(shù)。 （ √ ） 117． 交際應(yīng)酬要講求時效，若時機(jī)錯過再來補救，不但無法表達(dá)誠意，還會破壞彼此關(guān)系。 （ √ ） 三、簡答題 、 1．什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)怎樣運用受意方法？ 答： 受意：是指文員接受和領(lǐng)會上司意圖。文員在受意過程中應(yīng)注意的事項：—— 用心傾聽、認(rèn)真記錄、弄清意圖、及時實施。進(jìn)言的意義和作用：參謀作用、補缺作用、增進(jìn)關(guān)系作用。職工 ,群眾直接給機(jī)關(guān) ,單位領(lǐng)導(dǎo)的信件 . (2)及時拆封 .拆封時 ,不要損壞郵票 ,郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方 .對急信 ,要信 ,或有過激言語的來信 ,要處理及時 ,報告上司 ,還要以有效方式通告有關(guān)單位 緊急處理 .拆開后在裝訂時 ,信紙在前 ,信封在后 ,要一并裝訂 . (3)認(rèn)真閱讀 .把握信中的主要內(nèi)容 ,也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點 ,或在信紙的空白處注明 參閱某卷宗 39?；? 可與前信印證 等 .提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料 . （ 4） 逐項登記 .用鋼筆將寫信人的姓名 ,職業(yè) ,單位或住址 ,寫信時間 ,收發(fā)日期 ,主要內(nèi)容 ,要求 ,收信單位 (人 )以及承辦后的情況 ,結(jié)果和立卷存檔號等詳細(xì)記載 ,便于統(tǒng)計 ,查找和催辦 . (5)認(rèn)真處理 .處理信伺 :應(yīng)該按照 分級負(fù)責(zé) ,歸口辦理 的原則 ,進(jìn)行轉(zhuǎn)辦 ,交辦 或自辦 . (6)及時復(fù)信 .復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施 ,增加職工群眾對組織的信任 .復(fù)信可采取收信人 (單位 )復(fù)信 ,或承辦人 (單位 )復(fù)信兩種方式進(jìn)行 . 4． 文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時應(yīng)注意哪些要點？決定時間、地點時要注意什么？ p170— 171 答： (1)要獲得上司的許可； (2)如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員以確認(rèn) (3)要正確告知對方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時間、地點、方式 (早餐會、午餐會等 )、所需要的時間等等； (4)約定好以后，一定要向上司匯報，并填寫在日程安 排計劃表』：。 (5)星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會； (6)對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會； (7)公司有重大活動的那一天不宜安排約會； (8)地點選擇對方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。 7．提高會議效率可以有哪些做法？ p156— 159 答： 遵循法律法規(guī)；合理確定會議目標(biāo)；確定必要的與會者；減少會議的數(shù)量；縮小會議規(guī)模；簡化會議程序；縮短會議時間；控制會議經(jīng)費；分析會議成本。 （ 2）不要弄錯報告對象及順序，要直接向指示工作的人報告，順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，事先要把要說的事及順序整理好，一定要簡短、扼要、流 暢；復(fù)雜的報告，內(nèi)容要按 5W2H的原則檢查是否有遺漏。 10．單位印章主要有哪些？ p244— 245 印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？ p245— 247 答： (1)單位印章 ,套印章，鋼印 ,領(lǐng)導(dǎo)人簽名章 ,其他印章； （ 2）刻制公章有兩種情況 :一種是由上級主管機(jī)關(guān)刻制頌發(fā)；另一種由法人代表申請 ,經(jīng)主管部門批準(zhǔn) ,公安部門登記后由專門刻制廠刻制；公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用 ,其他印章也應(yīng)專人專用；加蓋公章 ,是哪一級的公章 ,須經(jīng)哪一級的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn) ,并審核簽名；將蓋用文件名稱 ,編號 ,日期 ,簽發(fā)人 ,領(lǐng)用人 ,蓋章人等項詳細(xì)登記；功日蓋印章必須做到用力均勻 ,使印章端正 ,完整 ,不歪斜 ,更不能顛倒；凡以單位名義發(fā)出的公文 ,信函等都必須加蓋單位公章方能有效。通告 ； (4)通知 、通報； (5)議案； (6)報告； (7)請示； (8)批復(fù) :意見； (9)函； (1 0)會議紀(jì)要。 P255— 256 答： (1)版頭 ,發(fā)文字號 ,印刷順序號； (2)密級 ,緊急程度； (3)簽發(fā)人姓名； 4)公文標(biāo)題； 5)主送機(jī)關(guān)； 6)正文 ,附件； (7)發(fā)文機(jī)關(guān) ,成文日期 ,機(jī)關(guān)印章； 8)注釋 ,閱讀 (發(fā)送 )范圍； 9)主題詞； (10)抄送單位 ,印發(fā)說明。請說明這一系列過程。 (9)分發(fā) .指對準(zhǔn)備發(fā) 出的文件 :進(jìn)行分裝和發(fā)送 . 14．什么是文書的立卷特征 ?通常可以按照哪幾種特征立卷？ p265— 267 答： (1) 文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷 ,稱為 立卷特征 ； (2)按問題特征立卷； (3)按作者特征立卷； (4)按文種特征立卷； (5)按時間特征立卷； (6)按地區(qū)特征立卷； (7)按通訊者特征立卷； (8)在運用六個特征立卷時 ,需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。它不同于工作 上發(fā)生疑難或處理權(quán)限問題而提出的請示，也有別于例行工作制度所規(guī)定的報告，或應(yīng)上級要求而作的匯報。 ② .補缺作用，上司在工作難免有疏忽，文員看到及時提出拾遺。 進(jìn)言要求： ① .適事，反復(fù)思考確實認(rèn)為合理的事； ② .適時考慮時機(jī)，重要的事、緊急的事應(yīng)立即進(jìn)言。 1來信受理的范圍包括哪些？ 受理與處理的程序和基本要求什么？ 答： (1).受理的范圍是：國家機(jī)關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件；職工、群眾直接給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件；(2).及時拆封。對急信、要信，或有過激言語的來信，要處理及時，報告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗’’或“可與前信印證”等。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位 (人 )以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號等詳細(xì)記載，便于統(tǒng)計、查找和催辦； (5).認(rèn)真處理。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。 1文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ 答： 文秘人員所作的報告就是把上司所指示工作的結(jié)果，在上司所期 望的期限以前提供給上司。 (1).不要失去報告的適當(dāng)時機(jī)。有時因上司太忙，不妨預(yù)先約好時間； (2).不要弄錯報告對象及順序。 1文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文處理過程。 答： ① .擬稿。 ② .核稿。 ③ .簽發(fā)。 ④ 編號。 ⑤ .繕印。 ⑥ .校對。 ⑦ .用印。 ⑧ .登記。 ⑨ 分發(fā)。 1 公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目 。 文員所作的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項 ？ 答： 會議記錄事項如下： ① .會議名稱； ② .會議記錄人的姓名、蓋章； ③ 時間（開始和結(jié)束時間）； ④ 會議地點； ⑤ .議題； ⑥ .主持人、主席； ⑦ .出席者名單； ⑧ .會議經(jīng)過情形及結(jié)論； ⑨ .相關(guān)資料； ⑩ .下次會議預(yù)定日期。因此，進(jìn)行說服時，最好要符合對方的利益觀點，向?qū)Ψ绞疽?。其實，最理想的方法是?jīng)由態(tài)度和行動去感動或影響別人，但因這種做法要花費很多時間，很不容易，所以，通常也只應(yīng)用語 言和態(tài)度而產(chǎn)生合理的說服力打動別人。 ② .要具體了解對方的立場和意向。 2單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定 答： (1).單位印章、套印章； (2).鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章認(rèn)； (3).刻制公章有兩種情況：一種是由上級主管機(jī)關(guān)刻制頒發(fā)； (4).另一種由法人代表申請，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，公安部門登記后由專門刻制廠刻制； (5).公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專用； (6).加蓋公章，是哪一 級的公章，須經(jīng)哪一級的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核簽名； (7).將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項詳細(xì)登記； (8).加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒； (9).凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。小李應(yīng)該怎么做 ?(P13) 電話放在辦公桌左邊 ,便于左手摘機(jī) ,右手做記錄 。 2． 安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？ (P121) (1)接受任務(wù)； (2)了解來賓； (3)制訂計劃； 4)預(yù)訂食宿； 5)迎接來賓； 6)商議日程； 7)安排會談； 8)陪同參觀；(9)送別客人； (10)接待小結(jié)。這次會議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。他應(yīng)該考慮哪些問題？ (P123) (1)會議的名稱； (2)出席會議者的姓名或組織 ,部門的名稱； (3)日期 ,時間 (開始到結(jié)束的預(yù)定時刻 )； (4)地點 :(具體在幾樓幾號會議室