【正文】 為周年慶典 ,生日 ,結(jié)婚 ,榮升 ,喬遷 ,或是圣誕節(jié) ,中 秋節(jié)等 (2)還要清楚贈禮對象身份 ,愛好 ,文化背景 ,性格習(xí)慣等 。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問 1． 6 美元一打行不行，我知道你的定價是 ，就說不行的。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請示了，就應(yīng)按孫的意見辦，不應(yīng)多頭請示； (2)在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地； (3)兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦； (4)如果不能求得諒解時，小曹應(yīng)向 兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照執(zhí)行； (5)如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請他對孫或張作解釋。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司……”，小趙越聽越不高興，結(jié)果沒等小林把話說完，他便滿臉怒氣地說：“公司小是否埋沒了你的才能 ?你是大材小用，為什么不去大公司呢？”小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。 (3)陳的穿著打扮干擾談判 ,影響工作 ,破壞工作場所安靜； (4)陳用手拿茶葉 ,不衛(wèi)生 ,引起客商不滿 ,使得談判一開始就不順利； 5)小沈應(yīng)該對領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng) ,性格有所了解 ,有針對性地彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的不足 .古總經(jīng)理與客商爭執(zhí) ,她應(yīng)采取補(bǔ)救措施 ,可以將上司借故引開 ,并示意上司忍耐些 ,使談判繼續(xù) ,而不是指責(zé)客商； (6)小沈受到上司批評 ,即使是過頭話 ,也應(yīng)保持冷靜 ,不反駁 ,應(yīng)理解上司的難處 .找適當(dāng)?shù)臋C(jī)會 ,用適當(dāng)?shù)姆绞秸f明情況 ,交流思想和感情?！? 星期四上午 8： 30左右，有 2個銷售員到了會議室，但會議室里沒有人招呼，以為會議不開了，坐了一會就走了。(2)如果聯(lián)系不上送貨員 ,向總經(jīng)理匯報(bào) ,請求該如何辦 。 問題二 ： 作為大會組織者，小萬錯在哪里？針對這樣的緊急情況，他應(yīng)采取什么措施？ （ 1） 會議通知缺少主題 (議題 )；時間上缺少從幾點(diǎn)到幾點(diǎn)；請哪些人出席不明確；發(fā)放會議通知要交到會議出席者手上 ,可進(jìn)行說明解釋；如本人不在 ,應(yīng)請代收人 (或秘書 )簽字 ,打電話確認(rèn)是否出席。這時卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。 會議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會場，結(jié)果發(fā)現(xiàn)會議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。 公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午 9： 00 到 1l： 00 召開銷售員會議，要求小劉通知有關(guān)人員。談判中討價還價時，古總一時性起，雙方爭執(zhí)起來，小沈站在古總一邊，指責(zé)客商。 某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報(bào)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，本公司一位實(shí)習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來，小林針對該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點(diǎn)和見解很得指導(dǎo)老師賞識，他本人也認(rèn)為對公司改革有一定作用，他準(zhǔn)備找總經(jīng)理談?wù)劇?(P73) （ 1）不應(yīng)該直接把信堆到桌上，并一邊打電話一邊簽字，而應(yīng)該當(dāng)面點(diǎn)清郵件總數(shù)，并填寫“郵件收領(lǐng)單”，特別要寫清楚機(jī)要郵件、經(jīng)辦人等項(xiàng)目；如有污損還應(yīng)該當(dāng)面指出，以分清責(zé)任； （ 2）不應(yīng)隨意打開所有的信，而應(yīng)按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，允許拆封的信件應(yīng)按正確的方式拆封， 并規(guī)整好信件和信封；私人和不便拆封的信件要轉(zhuǎn)交給相應(yīng)的個人和部門； （ 3）對于誤拆的信件，不應(yīng)看信的內(nèi)容，應(yīng)馬上重新封口，信封上要寫上“誤拆”，并簽上姓名，當(dāng)面交給對方并道歉； （ 4）交給上司的信件不能混合，要按重要程度從上至下堆疊； （ 5）寄至國外的信件，信封的打印應(yīng)該按國外習(xí)慣，寄信人姓名和地址印在信封左上角，收信人姓名地址印在中部靠左下部位?！? 來電者：“ ？” 陳小姐：“對不起，不行的。 30247。會議上始終保持平穩(wěn)挺直的姿態(tài)和愉快熱忱的表情，用規(guī)范的語言和抑揚(yáng)頓挫的響亮聲調(diào)說話，并控制發(fā)言的時間，必要時可用目光掃視聽眾，以引起他們的注意，也可以在某些時候作一停留，以給聽眾思考的余地。其實(shí)，最理想的方法是經(jīng)由態(tài)度和行動去感動或影響別人，但因這種做法要花費(fèi)很多時間，很不容易，所以，通常也只應(yīng)用語 言和態(tài)度而產(chǎn)生合理的說服力打動別人。 ⑤ .繕印。 1文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ 答： 文秘人員所作的報(bào)告就是把上司所指示工作的結(jié)果，在上司所期 望的期限以前提供給上司。它不同于工作 上發(fā)生疑難或處理權(quán)限問題而提出的請示，也有別于例行工作制度所規(guī)定的報(bào)告，或應(yīng)上級要求而作的匯報(bào)。 (5)星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會； (6)對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會； (7)公司有重大活動的那一天不宜安排約會； (8)地點(diǎn)選擇對方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。 （ √ ） 113． 文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人?！?（ √ ） 94． 無論是什么樣的文本和圖表幾乎都能通過傳真發(fā)送，因而文員傳遞信息應(yīng)首選傳真。（ ） 67．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（ ∨ ） 52．雞尾酒會一般要安排好座次，在請柬上注明對著裝的要求。（ ） 37．對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。（ ∨ ） 22．介紹地位相同的人時，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同時到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。（ ） 7．文員對支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。 68．文書立卷歸檔要求遵守一定的制度，包 括以下方面（ 歸檔范圍、歸檔時間、歸檔耍求 ）。 50．文員遇到對方遞送的名片上有較罕見的字，應(yīng)（ 請教對方“可否請問一下，這個字怎么念？” ）。 34．文員進(jìn)行會議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時，不應(yīng)該做的是（ 會 議場所的選擇，要根據(jù)會議時間長短、花費(fèi)多少作決定 ）。 18．文員必須具有合作精神 ，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的？（ 應(yīng)該有自己的個性，盡可能使別人服從自己 ）。 2．辦公室布置要注意 （ 各種溝通、保密 ） 。 15．以下關(guān)于文員管理好時間的說法，哪一個是不正確的？ （ 把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做 ） 。 31．文員在處理信訪工作時，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種？（ 初次寫信，或有過激言行的 ）。 47．上司出差，文員預(yù)訂機(jī)票時，以下哪一種做法不正確？（ 不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認(rèn) ）。 66．文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是（ 下級單位報(bào)送的報(bào)告，統(tǒng)計(jì)報(bào)表等 ）。（ ） 4．沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。（ ） 19．如果會客室的門是拉開的，文員進(jìn)入會客室后，才能讓客人進(jìn)入。（ ） 35．上司自己安排的約會忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（ ） 50．宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請 柬了。（ ∨ ） 64．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。 （ √ ） 90． 小辦公室的優(yōu)點(diǎn)是節(jié)省空間，空氣流通，聯(lián)系方便。 （ ） 110． 文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行。39。 P259— 263 答： (1)擬稿 . 是文件承辦人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的交擬或批辦意見草擬文稿的過程 (2)核稿 .是指擬稿人員的上級負(fù)責(zé)人對初稿的審查和核實(shí) (3)簽發(fā) .指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿的最后審定 ,簽字發(fā)出 (4)編號 .已經(jīng)簽發(fā)的文件 ,由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號 (5)繕印 .對已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行謄清 ,復(fù)印或排版印制 . (6)校對 ,指將文件的謄寫稿 ,打印稿或清樣按定稿核對校正 (7)用印 ,是指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章 . (8)登記 ，一切發(fā)出的文件，均應(yīng)進(jìn)行登記，主要是為了便于對文件的管理和查找。處理信伺：應(yīng)該按照“分級負(fù)責(zé)、歸口辦理”的原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦； (6).及時復(fù)信。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿的最后審定、簽字發(fā)出。 2辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？ 答： 說服是讓對方接受自己的看法而沒有勉強(qiáng)的感覺。辦公 室主任讓小付擬一個會議通知。 30247?！? 來電者：“你們經(jīng)理在嗎？” 陳小姐：“不在。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應(yīng)該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在 上司的辦公桌上。 小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購的新型材料，一共有五個品種， 小王憑印象覺得訂購的是三種，多了兩種。 古總經(jīng)理與法國客商在接待室內(nèi)寒暄時，小陳拿來了托盤準(zhǔn)備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。 5)客人應(yīng)該坐后排 ,小李應(yīng)該坐副駕駛座 。預(yù)定會議廳和租借黎明大廈的會議廳。 小萬將通知下發(fā)后不久，就接到了不少部門的電話詢問開什么會議，言談中頗有些責(zé)怪的意思。 11．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標(biāo)題： （ 1）市教委關(guān)于 2021年招生工作的通知； （ 2）東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會議紀(jì)要； （ 3）東方學(xué)院 2021年招生工作計(jì)劃； （ 4）東方學(xué)院關(guān)于 2021年招生工作的請示 (呈市教委 )； （ 5）市教委關(guān)于東方學(xué)院 2021年招生工作的批復(fù)； （ 6）東方學(xué)院院務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定； （ 7）東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主 任的通知； （ 8）東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的通知； （ 9）東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告； （ 10）東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告；（ 11）東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告； （ 12）東方學(xué)院 2021年度工作總結(jié)； 案卷一： 2021年招生工作的通知； 2021年招生工作的請示 (呈市教委 )； L市教委關(guān)于東方學(xué)院 2021年招生工作的批復(fù)； 標(biāo)題 :市教委 ,東方學(xué)院關(guān)于招生工作的通知 ,請示 ,批復(fù)。6)召開大型會議 ,各種準(zhǔn)備工作 ,包括音響 ,電子類裝置應(yīng)至少提前一天安排 。 10點(diǎn)，只剩下4位銷售員，也談不出什么東西，會議草草結(jié)束了，經(jīng)理很不高興?！比缓?，自己坐在汽車后排座位上。正好總經(jīng)理走了進(jìn)來，他們怒氣沖沖 地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。 電話禮儀方面：（ 1）接電話時沒有自報(bào)家門； (2)不等對方說完，就“啪”掛上電話。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個接待方案？ (P103) 接受任務(wù)；了解來賓；制定計(jì)劃；預(yù)定食宿；歡迎來賓；商議日程；禮節(jié)性拜訪；宴請；正式會談；簽訂協(xié)議書；陪同參觀游覽；互贈禮品；歡送來賓；接待小結(jié)。 7．科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共 46 人，會議文秘人員和其他服務(wù)人員 4人，會議時間為 5 小時。電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料 ,在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識條；各種筆 ,膠水 ,剪刀 ,印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲物架底層 ,復(fù)印紙放在下面幾層。一切發(fā)出的文件，均應(yīng)進(jìn)行登記，主要是為了便于對文件的管理和查找。請說明這一系列過程。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。 11．按照 2021年《國務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？ p255 答： (1)命令 (令 )； (2)決定； (3)公告 。一種：直接受意另一種：間接受意。 （ ） 103． 在陽光明亮的教室和會議 室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。（ ） 84．文員對報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào) 紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。（ ） 58．監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（ ） 44．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個拳頭大小距離。（ ） 29．如果會議氣氛緊張，且對上司立場不利時，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點(diǎn)，以消除緊張的氣氛。（ ∨ ） 13．文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行。如問函與復(fù)函等用（ 按通訊者特征立卷 ） 9 文員遇到對方遞送的名片上有較罕見的字，應(yīng)該 （ 不用讀，只稱呼姓即可 ） 100、 會議中有時有人會要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時文員應(yīng) （ 征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī) ） 10 在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的 知識，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（ 社交的能力 ），了解要求約會者的心理。 60．上司參加各種應(yīng)酬和會議，有時需要更換服裝，文員應(yīng)（ 通知上司家人把衣服送達(dá) ）。 41．文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時，以下哪種做法是錯誤的？（ 如果上司出差，可以在他回來的當(dāng)天安排約 會 ）。 25．文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該（ 在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去 ）。 9．以下關(guān)于投影