【文章內(nèi)容簡介】 目管理經(jīng)驗、技術水平以及溝通技巧都非常重要。 成功的項目進度控制依靠： ? 事前，幫助用戶方做好工作方案和工作計劃，將嚴格審查承建方的施工方案； ? 事中，我們將監(jiān)督各方按照約定機制 和約定方法進行； ? 一旦項目出現(xiàn)問題， 迅速主動地協(xié)調(diào)各方，按照預先確定的流程和規(guī)范評估問題，督促解決。 事先控制 事先控制主要體現(xiàn)在對項目總體進度計劃和分階段進度計劃的審查上。在對進度計劃的審查中，要掌握以下關鍵審查點： 監(jiān)理工作流程及規(guī)范 19 ? 項目子任務的劃分是否合理、完整，子任務的定義是否清晰； ? 項目里程碑和各階段檢查點設置是否合理； ? 對各子任務工作量的估算是否客觀、合理； ? 人員類型、數(shù)量的配置是否合理； ? 人員的資歷、資格是否符合要求； ? 預定的進度監(jiān)控措施是否得當； ? 對進度風險的評估是否客觀、全面。 全過程監(jiān)督 監(jiān)理方對過程的 監(jiān)控主要體現(xiàn)在如下方面： ? 根據(jù)承建方進度計劃，編制監(jiān)理方的項目進度控制計劃表； ? 根據(jù)監(jiān)理方對項目關鍵路徑和關鍵進度風險的判斷，確定項目進度的關鍵控制點； ? 采用必要的跟蹤手段，如跟蹤甘特圖，例會，協(xié)調(diào)會及現(xiàn)場檢查、督導等，對項目進度情況進行適時跟蹤。 事后糾偏 當項目實際進度與計劃進度產(chǎn)生偏差時，監(jiān)理方將采取以下的糾偏措施： ? 督促和幫助承建方深入分析產(chǎn)生進度偏差的原因； ? 如果偏差是 由于 承建方 計劃執(zhí)行和管理的能力不夠 而引起，則督促和幫助承建方分析問題，制定措施，強化計劃執(zhí)行和管理能力，并對計劃進行相應的變更； ? 如果偏差是 由于 承建方 計劃 中對任務工作量估計不準確或人力投入不足而引起，則督促承建方制定補救措施，并根據(jù)對已有進度數(shù)據(jù)的分析適當調(diào)整進度計劃； ? 如果偏差是 由于 其它方面原因引起，也督促和幫助承建方制定出有針對性的糾偏措施，并對計劃作出相應調(diào)整。 監(jiān)理工作流程及規(guī)范 20 進度控制的主要措施 進度控制的重點是抓關鍵部分的工期。對每項關鍵工期，具體每一項任務都要落實在實處，制定切實的實施計劃，采取有力可行的措施及方法。掌握關鍵工期執(zhí)行情況，并逐條提出具體解決辦法。確保在規(guī)定的時間內(nèi)完成項目施工，保證關鍵工期的完成。 項目控制進度的主要措施有 以下幾方面： 項目管理措施 對于本項目，項目的組織結構一定要合理，項目管理組各成員的分工和合作也非常重要。項目組織結構將會根據(jù)監(jiān)理方以及各個承建單位的介入而擴展和擴充，人員的職責和定位也將進一步細化。 建設方主管領導應該給與足夠重視和支持，領導掛帥，各級單位全面動員積極參與。 對于不同的承建單位，項目的計劃（包括各子系統(tǒng)、分系統(tǒng)的計劃）是否科學以及合理是建設實力的體現(xiàn)，監(jiān)理方將對所有廠商、所有子系統(tǒng)的項目計劃嚴格審查，對不合理的方案提出建議限期整改，從而充分體現(xiàn)監(jiān)理單位對項目進度的控制作用。 技術措施 影響 項目進度的主要技術因素有： 機房建設工期：由于中心機房是其他所有設備的存放地點和大多數(shù)子系統(tǒng)的建設地點，如果機房建設沒有按期完工，其他許多工作都不能按時開始，因此機房建設的工期對整個項目的進度影響巨大。 主機、服務器、網(wǎng)絡設備及外購軟件到貨時間問題：計算機主機、服務器、網(wǎng)絡設備的到貨周期一般比較長，也會因為海關方面的原因延長到貨時間。要求項目承建單位制定合理的采購計劃，采取強有力的有效措施，確保各種設備能如期到貨。 設備的質(zhì)量問題：到貨設備如果發(fā)生質(zhì)量問題，往往導致在訂貨時間上監(jiān)理工作流程及規(guī)范 21 已經(jīng)來不及，要求項 目承建單位提供這類情況下的處理方案。 聯(lián)網(wǎng)技術問題：網(wǎng)絡工程師在安裝網(wǎng)絡設備之前未能正確解決網(wǎng)絡設備的配置，或未能及時解決網(wǎng)絡互聯(lián)中的關鍵技術，要求項目承建單位及時盡快地解決。 技術服務與培訓： 技術服務與培訓工作如果做不到位，將影響系統(tǒng)的使用和推廣，因此要督促項目承建單位作好技術服務和培訓工作。 監(jiān)理方將針對以上因素分析采取有效措施對項目進度進行控制： 抓住工程實施的各項準備工作，督促項目承建單位做好項目開發(fā)計劃，包括 制定項目組織結構、確定執(zhí)行項目各項任務的全部人員 制定項目和各個工 作任務的時間表，確定每個階段的工作任務、目標和資源保障 制定項目開發(fā)質(zhì)量保證計劃等。 審核項目承建單位的進度分解計劃，確認分解計劃可以保證總體計劃目標 信息系統(tǒng)集成：信息系統(tǒng)集成通常需要經(jīng)歷以下各階段： 系統(tǒng)實施方案設計階段：包括網(wǎng)絡規(guī)劃、系統(tǒng)配置、設備清單、采購計劃、安裝計劃、人員組織、質(zhì)量報告事故等 計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)場地環(huán)境準備階段 設備到貨驗收階段 設備安裝與調(diào)試階段 系統(tǒng)集成 系統(tǒng)試運行及系統(tǒng)驗收 培訓：要在系統(tǒng)投入使用前完成培訓工作，確保建設單位用戶能正確使用系統(tǒng) 。 監(jiān)理工作流程及規(guī)范 22 要求項目承建單位制定詳細的軟件開發(fā)和工程施工進度計劃，并仔細審查每個階段的進度計劃，使計劃制定的合理，同時又能保證總體進度的完成。 抓好項目承建單位項目進度計劃的檢查監(jiān)督，對項目實施進度進行適時跟蹤，并要求項目承建單位對進度計劃進行動態(tài)調(diào)整，以確保項目的階段和總體進度目標的實現(xiàn)。 （ 1）、及時審查項目承建單位進度計劃； （ 2）、抓好工程進度的監(jiān)測；經(jīng)常地、定期地收集進度報表資料； （ 3）、對進度計劃的執(zhí)行情況，進行逐日、逐周的跟蹤檢查與督促，其方式主要有現(xiàn)場巡視、檢查，督導，對隱蔽工程、關鍵部位和重 要階段采取跟蹤或現(xiàn)場督導，對軟件開發(fā)，仔細審查其開發(fā)文檔。 （ 4）、實際進度與計劃進度發(fā)生偏差時，要求項目承建單位及時修訂進度計劃； 進度偏差的調(diào)整，當工期目標嚴重偏離時，應及時指出，并提出對策建議，同時督促項目承建單位盡快采取措施。 （ 1）、對進度的執(zhí)行情況，利用收集到的數(shù)據(jù)進行整理統(tǒng)計分析，發(fā)現(xiàn)問題，及時采取措施解決； （ 2）、在實際進度落后計劃時，要求項目承建單位采取增加項目（軟件開發(fā)）人員、延長施工時間等措施。 做好進度協(xié)調(diào)工作，及時收集影響進度的原因，召開協(xié)調(diào)會議，為信息工程項目承建單位的 工作創(chuàng)造條件。 抓好關鍵任務的進度管理 （ 1）、分析進度計劃，尋找關鍵路線，對關鍵路線任務的進度嚴格控制，注意非關鍵路線時差是否用完，并已轉(zhuǎn)為關鍵路線； （ 2）、考察有哪些工作影響了工程的工期，拖了計劃的后腿？對這些工作進行詳細分析，確定影響各工作計劃的關鍵（或主要）因素。 進度控制的動態(tài)管理 監(jiān)理工作流程及規(guī)范 23 （ 1）、編制設備安裝施工和軟件開發(fā)進度控制計劃表； （ 2）、記錄每日各部位工程進度、施工設備、勞動力的投入和各施工項目完成的工程量及工程進度。 （ 3）、了解和掌握項目承建單位軟件開發(fā)的主要技術、開發(fā)平臺、工具 和軟件，以及在實施關鍵工程項目的施工方法、施工程序，及時提出具體的解決意見；遇到開發(fā)難點或拖后現(xiàn)象等實際問題，就能及時研究相關現(xiàn)場信息、分析造成的原因，精心策劃，并提出解決措施。通過交流會、協(xié)調(diào)會、周例會、及時調(diào)整、修改進度計劃。 對外部因素的預見 工程項目，所有的承建方在項目計劃中都應該考慮各方面外部因素的影響，并對各種不可預見的因素和緊急情況制定應急預案。我們的理念是“在項目前期多做工作，把不可預見的因素都列入項目計劃之中”。這樣，項目的成功才有保障。 進度控制計劃 為了更好保障項目進度，我們將根據(jù)承包 商的實施方案制定項目的設計階段、開發(fā)階段、測試階段、驗收階段的進度控制計劃，并根據(jù)承建方詳細的項目計劃制定信息化項目開發(fā)項目的進度控制計劃，具體控制日期要根據(jù)項目集成計劃制訂之后，再行修訂。 進度控制流程 監(jiān)理單位對工程進度的控制主要通過審批進度計劃、監(jiān)督進度計劃的實施、實時調(diào)整計劃來實現(xiàn)的，主要內(nèi)容如下： 審批進度計劃 監(jiān)理項目部對承建單位提交的實施總進度計劃、月進度計劃、周進度計劃，進行審批，基本審查點為： 審查總進度計劃的合理性、可行性及是否符合實施合同中竣工日期規(guī)定。 審查周進度計劃，包括同時提交的 主要信息工程建設材料、設備的采購及監(jiān)理工作流程及規(guī)范 24 進場時間等計劃安排。 監(jiān)理項目部對進度目標進行風險分析，制定防范對策，確定進度控制方案。 總進度計劃經(jīng)總監(jiān)理工程師批準實施，并報送客戶單位，如需要重新修改，則限時要求承建單位重新申報。 ? 進度計劃的實施監(jiān)督 ? 監(jiān)理項目負責人依據(jù)總進度計劃，對承建單位實際進度進行跟蹤監(jiān)督檢查，實施動態(tài)控制。 ? 按周檢查周實際進度，并將與周計劃進度比較的結果進行分析、評價，發(fā)現(xiàn)偏離應簽發(fā)《監(jiān)理通知》，要求承建單位及時采取措施，實現(xiàn)計劃進度目標。 ? 對承建單位項目經(jīng)理和項目組其它成員的時間管理進行檢查， 督促項目組成員合理分配、利用時間，確保進度計劃目標的實現(xiàn)。 ? 進度計劃的調(diào)整 ? 發(fā)現(xiàn)信息工程建設進度嚴重偏離計劃時，總監(jiān)理工程師組織監(jiān)理工程師進行原因分析，召開各方協(xié)調(diào)會議，研究采取的措施并指令承建單位執(zhí)行，保證合同約定目標的實現(xiàn)?？偙O(jiān)理工程師在監(jiān)理月報中向客戶單位報告工程建設進度和所采取的控制措施的執(zhí)行情況，提出合理預防工程延期的建議。 ? 必須延長工期時，要求承建單位填報《信息工程建設延期申請表》，報項目監(jiān)理部。總監(jiān)理工程師依據(jù)實施合同約定，與客戶單位共同簽署《信息工程建設延期審批表》，在得到客戶單位認可的情況 下，要求承建單位據(jù)此重新調(diào)整信息工程建設進度計劃。 我們的進度控制流程示意圖如下： 監(jiān)理工作流程及規(guī)范 25 （ 1 ） 階 段 1確 立 進 度 控 制 目 標制 定 進 度 計 劃階 段 1 實 際執(zhí) 行 情 況（ 2 ） 階 段 2確 定 進 度 控 制 目 標制 定 進 度 計 劃階 段 2 實 際執(zhí) 行 情 況（ 3 ） 階 段 3確 定 進 度 控 制 目 標制 定 進 度 計 劃階 段 3 實 際執(zhí) 行 情 況定 期 比 較 計 劃 與 實 際 進 度有 偏 差 ？分 析 原 因 ， 采 取 加 快 措 施糾 偏 行 動 ， 落 實 加 快 措 施階 段 1 完 成 否？轉(zhuǎn) 入 （ 2 ） 階 段階 段 2 完 成 否？轉(zhuǎn) 入 （ 3 ） 階 段階 段 3 完 成否 ？完 成糾 偏 行 動 ， 落 實 加 快 措 施有否是否是否否是 進度監(jiān)測過程 項目進度監(jiān)測過程如下圖所示。監(jiān)理工程師定期監(jiān)測進度執(zhí)行情況，對進度執(zhí)行進行跟蹤檢查，整理統(tǒng)計數(shù)據(jù)，實施計劃調(diào)整。 監(jiān)理工作流程及規(guī)范 26 進度變更控制 在控制進度變更中，第一個要點是要保證項目進度計劃是現(xiàn)實的，許多項目，尤其信息技術領域，經(jīng)常制訂一些不切實際的進度計劃。第二個要點是要有強有力領導機構促進執(zhí)行項目進度計劃。監(jiān)理人員通過執(zhí)行一系列的實際檢查，來幫助承建單位管理項目進度 計劃的變更。在信息化項目項目中，監(jiān)理人員采用以下幾種方法對進度變更進行控制： 審查進度計劃 由于信息化項目項目涉及面廣、子項目多且比較復雜，在項目初期對個子項目進行的進度估算往往不準確。監(jiān)理工程師要實際檢查、審查進度計劃草案，監(jiān)理工作流程及規(guī)范 27 了解項目最初的進度期望值，把握可能出現(xiàn)的變更，并分析、記錄。 進度計劃的實際檢查 通過現(xiàn)場旁站、項目干系人會議、審查項目文檔、代碼等獲取取有關項目進展方面的信息。了解項目中各項活動為什么遵守或沒有遵守進度計劃，并采取預防性措施。當出現(xiàn)進度的嚴重沖突時，監(jiān)理工程師首先會同承建單位提出 更改計劃和措施，報請總監(jiān)理工程師審核、簽字，然后報客戶單位批準。若總監(jiān)理工程師或客戶單位未批準，則由監(jiān)理人員協(xié)助承建單位根據(jù)返回的意見對變更計劃和措施進行修改或重新制定。 有效的時間管理 監(jiān)理人員首先注重對項目經(jīng)理的時間管理是否合理、有效進行監(jiān)督，并且就檢查結果與項目經(jīng)理本人進行溝通，幫助項目經(jīng)理進行有效的時間管理。其次對項目的其它參與人員進行時間管理的評估，并將結果進行記錄并反饋給項目，督促進行改進。 處理好人的問題 監(jiān)理人員重點對承建單位項目負責人的領導技能進行監(jiān)督，有效地幫助監(jiān)理人員來控制項目進度變更 ： 授權 — 項目負責人要善于將工作授權給下屬并能夠有效地進行控制。 激勵 項目負責人是否有進行激勵的權利和技能。 紀律 — 項目組是否有良好的組織紀律并且人人遵守， 協(xié)調(diào) — 項目組負責人與相關干系人、項目組負責人與項目組成員、項目組成員之間能否有效地進行溝通和協(xié)調(diào)。 給予有關人員一定的權力，并制定一些激勵措施，可以有效地阻止人們錯過項目截止期，有助于減少項目進度的變更。 進度計劃調(diào)整流程 項目進度計劃調(diào)整過程如下圖所示，此過程是進度監(jiān)測過程的后續(xù)工作過程。當工程進度出現(xiàn)偏差并且客戶單位審核批準《信息工程建設延期審 批表》后，監(jiān)理工作流程及規(guī)范 28 監(jiān)理工程師啟動該過程對進度計劃實施調(diào)整。在實際工作中，出現(xiàn)進度偏差是不可避免的，重要的在于出現(xiàn)偏差后及時進行進度調(diào)整。 進度報告 在信息系統(tǒng)工程中，監(jiān)理工程師將根據(jù)實際進度及其調(diào)整情況進行必要的分析，提供階段性進度報告、進度月報、進度調(diào)整報告等進