檔案室管理規(guī)章制度(五篇)(編輯修改稿)
2025-08-14 21:21 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 留的，綜合部保存復印件。凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔。以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。業(yè)務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件。屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件。屬于工程建設方面的，由規(guī)劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。第四條檔案保管制度公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據(jù)保存檔案數(shù)量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。檔案管理員要科學地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄。根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。根據(jù)有關規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。第五條檔案借閱制度檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領導批準不得借閱。借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室
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