【文章內容簡介】 興趣的狀態(tài)往往不是設計方案或者報告的產生，項目工作的目的在于幫助項目管理者為下一步做出決策，因此，項目管理者感興趣的里程碑是那些需要做出決策的點，當然做決策是要以設計方案或者項目報告為基礎的，決策確定了進一步要做的工作，并且要考慮項目需要交付的成果，而且保證整個過程是可控的。 企業(yè) ()大量管理資料下載 ? 選擇在恰當?shù)膶哟紊献龀稣w概括的里程碑 單面概述的目標就是能夠只在一張紙上表述一個計劃，它清晰地表述出這個項目的策略。只有當里程碑的數(shù)量與工作區(qū)域是有限的時候，才能使用單頁記錄，所以最理想的里程碑的數(shù)量應是十幾個。里程碑數(shù)量太少，編制出的計劃就無法提供一個有用的網絡結構；如果里程碑數(shù)量太多，計劃又會變得雜亂不清。里程碑數(shù)量的限定決定了工作包的大小，而不是通過工作包的大小來決定里程碑數(shù)量。項目規(guī)模小的時候，只需編制里程碑計劃；項目規(guī)模大的時候，里程碑計劃是整體計劃的第一個層次，需要進一步細化。 掌握了以上選擇里程碑應該注意的事項后，您就可以選擇合適的里程碑了。相信它會為您的工作帶來方便。 9 牢記要點 選擇里程碑時應該關注的是： _ 選擇易于理解的里程碑 _ 選擇在定量與定性方面是可控制的里程碑 _ 選擇關注決策的里程碑 _ 選擇在恰當?shù)膶哟紊献龀稣w概括的里程碑 一位工程師準備設計一種設備，他最初估計 4 個月就能完工。他于年初接到任務時，上面明確規(guī)定在 4 月底必須交出設計成果以及他的工作范圍（具體的里程碑）。第一個月末，他想：既然整個工作預計需要 4 個月，那他大概也該完成 1/4 的任務。他的月份進度報告如下所示： 1 月完成 25%設計任務； 2月完成 50%設計任務； 3月完成 75%設計任務； 4月完成 90%設計任務； 5 月全部完成設計任務。 企業(yè) ()大量管理資料下載 設計工作也許最終完成了！這個案例的關鍵在于此工程師沒有設計和選擇定量的里程碑計劃，判斷某項工作何時完成了 25%或者 50%是非常困難的。只有在各個層次上做出合適的工作完成概括和描述，計劃才有可行性。 如果將此項工作分為幾個階段，各階段具體做哪些工作，或許更為可取。事實上，此例中這位工程師的估計實際上是無效的。 . 實踐練習 請您根據(jù)自己的 理解判斷下列說法的正誤，正確的請打 “√”，錯誤的請打 “”： 1．里程碑必須是被所有參與項目的人所理解的。 （ ） 2．里程碑的的描述不一定是精確的。 （ ） 3． 技術性的里程碑應給予定性的描述，其他的里程碑必須給予定量描述。 （ ） 4．里程碑是一張網絡圖，描述了如何通過中間產品形成項目的最終產品的策略方案。 （ ） 5．里程碑的數(shù)量是越多越好。 （ ） 6．定義一個里程碑完成不能簡單地說： “當報告完成的時候 ”， 還需要說明這份報告能夠達到什么質量要求。 （ ） 參考答案： 1.√； 2.； 3.； 4.； 5.； 6.√。 技能點 7 如何制定工作分解結構 企業(yè) ()大量管理資料下載 主 題 詞 項目管理 項目目標和范圍管理 工作分解結構 適用情景 當想建立有效的工作分解結構時，查看此技能。 7 技能描述 如何制定工作分解結構取決于您和您的工作組成員對項目的熟悉程度、過去是否成功地做過相類似的項目以及使用過多少種新的方法和手段。根據(jù)您的項目的特點，選擇下面兩種方法將有助于您制定工作分解結構： 1．自上而下法制定工作分解結構 自上而下法是從最高層次 開始并且系統(tǒng)地為所有作業(yè)制定不斷增加的層次細節(jié)，對熟悉的項目最好使用此種方法，其步驟是： （ 1）詳細說明將要完成的整個項目所有的工作任務。 （ 2）確定完成每一個工作任務所需的所有任務。 （ 3）詳細說明完成每一個任務所需的子任務。這一點要看是否有必要，也就是看它下面是否還有子任務。 （ 4）繼續(xù)上面的方法，直到您已經足夠詳細地描述了您的整個項目。 2．集思廣益法制定工作分解結構 集思廣益法適合于您和您的工作組成員以前沒有做過的不熟悉的項目。您可以記錄您能夠想像的所有必須做的作業(yè)，然后將它 們分類。其步驟是： 企業(yè) ()大量管理資料下載 （ 1）在一個單獨的清單上記下您認為必須要對您的項目做的所有工作。在記錄時不要擔心重疊或者某些細節(jié)的層次，不要討論工作的措辭或其他的細節(jié)，不要對工作的適當性做任何評判，要把每件事都記下來。 （ 2）研究清單。把工作分成具有共同特征的幾個主要類別，并注意在每一類里面必須是按照同一個標準劃分的。 （ 3）把一個特定工作任務中的工作分成一些小任務。 （ 4）使用自上而下法來確定可能遺漏的、任何需要追加的工作。 以上兩種方法是制定工作分解結構的基本方法，相信能給您在制定工作分解結構時 提供一點幫助。 9 牢記要點 制定工作分解結構的方法有： _ 自上而下法制定工作分解結構 _ 集思廣益法制定工作分解結構 . 實踐練習 請您做下面的實踐練習題： 下面是一份報告的若干個工作分解結構圖，每個分解結構圖只列出其中的部分，請對照工作分解結構的要求，然后回答問題 : 上面 A、 B、 C 三個工作分解結構圖例哪些是對的？哪些是錯的？為什么？ 企業(yè) ()大量管理資料下載 參考答案： A、 B 是對的， C 是錯的：因為 C圖里面的 “寫草稿 ”可以包含在 “第一章 ”、 “第二章 ”兩個目錄里的任何一個，它和第一章、第二 章不具有共同特征，不能并列，這種分法導致混亂。 技能點 8 如何制定并完善工作分解結構樣板 主 題 詞 項目管理 項目目標和范圍管理 工作分解結構樣板 適用情景 當想提高工作分解結構的準確性時，查看此技能。 7 技能描述 一個工作分解結構樣板就是一個預先設計的工作分解結構，它包含了您的項目中的典型工作。要做好項目，在使用中不斷完善工作分解結構樣板很有必要。完善工作分解結構樣板需要做好以下工作： ? 為經常執(zhí)行的任務制定樣板也為整個項目制定樣板 為經常的任務制定樣板，這有助 于以后的工作分解，對一個完整的項目來說，各項任務可融入到一個更大的工作分解結構中。 ? 根據(jù)以前做過的項目制定和修改工作分解結構樣板 您常常在項目的開始時就制定了一個詳細的工作分解結構，但在實際工作的時候對于增加了一些在您最初計劃中所忽略的、而您卻沒有及時修改的工作，往往會使您措手不及。因而，在您的項目開始時如果您僅根據(jù)準備好的工作分解結構更新您的工作分解結構樣板的企業(yè) ()大量管理資料下載 話，就不能反映實際過程中的情況。因此，要根據(jù)以前做過的項目的經驗來制定您的工作分解結構，而不是根據(jù)看起來很完美的計劃來制定它。 ? 嚴格驗證工作，分解結構樣板 工作分解結構樣板只是項目工作分解結構的雛形，而不是最終的版本。每個項目和以前的項目即使相似，也都有不同之處，如果樣板沒有經過嚴格驗證，您就會遺漏一些以前雖然沒有做過而這個項目卻包含的工作。 ? 在以前項目的經驗上不斷更新樣板 對過去項目的評估是檢驗和鑒定您的項目工作分解結構的好機會。因此不可忽視以前的工作，要經常反思，找出工作中的一些不足和原因，從而改善您為現(xiàn)在的項目所做的工作分解結構樣板。 以上是完善工作分解結構樣板的一些常用的方法和技巧，如果您能合理運用到工作 中去，一定會使您的工作效率得到提高。 9 牢記要點 制定工作分解結構樣板的方法： _ 為經常執(zhí)行的任務制定樣板也為整個項目制定樣板 _ 根據(jù)以前做過的項目制定和修改工作分解結構樣板 _ 嚴格驗證工作分解結構樣板 _ 在以前項目的經驗上不斷更新樣板 企業(yè) ()大量管理資料下載 假設每季度您都為您的部門準備預算。做過一些預算之后，您就知道大部分工作需要什么樣的元素，起草預算、請求批準以及打印最終的文件。每一次完成另一預算后，您就會修改您的工作分解結構樣板，添加您從最近完成的項目中收集來的新信息。 下一次您再 開始制定預算時，您就可以在您以前制定的工作分解結構樣板基礎上開始您的工作分解結構。然后再以適當?shù)男问浇o這項預算準備做一些添加和刪除。 . 實踐練習 請根據(jù)您對制定工作分解結構樣板的理解判斷下列說法的正誤，正確的請打 “√”，錯誤的請打 “”： 1．利用以前的經驗來制定樣板可以節(jié)省時間，提高準確性。 （ ） 2．根據(jù)計劃來制定和修改工作分解結構。 （ ） 3．一個工作分解結構樣板就是一個預先設計的工作分解結構。 （ ） 4．在項目結束時使用樣板。 （ ） 參考答案： 1.√； 2.； 3.√； 4.。 關于這方面的學習資源有很多，例如 :? 《第一次做項目經理》，曾昊等著，中國經濟出版社， 2020年。 ? 《項目管理全攻略》，陸海、許保山編著，世界圖書出版公司， 2020年。 技能點 9 如何做出合理的項目變更 企業(yè) ()大量管理資料下載 主 題 詞 項目管理 項目目標和范圍管理 項目變更 適用情景 當項目的目標、范圍等發(fā)生變化而需要做出合理的變更時，查看此技能。 7 技能描述 為了做出合理正確的項目變更，同項目團隊交流、協(xié)商是行之有效的方法。當項目發(fā)生變化時，同團隊隊員交流，向他們詢問變更 的方案，能避免決策時的盲目性，同時也可以避免團隊隊員的敵對情緒。 在同團隊隊員協(xié)商做出變更決策之后，采取如下方法，以確保項目變更達到既定效果： ? 明確界定項目變更的目標 項目變更并非輕松隨便之舉，變更的真實目的是為了解決問題、更好地滿足客戶的要求。如果變更后項目的目標模糊不清，團隊隊員在實現(xiàn)中就難以確定努力的方向，即使項目團隊完成了項目，也難以確定實現(xiàn)的目標是否真能滿足客戶的要求。 ? 把項目變化融入項目計劃中 把項目變化融入項目計劃中，這是一個新的項目規(guī)劃過程，只不過這一規(guī)劃過程是以 原來的項目計劃為框架，在考察項目變化的基礎上完成的。通過新舊計劃的對比，項目管理者可以清楚地看到項目變化對項目預算進度以及資源配置的影響和沖擊。 ? 選擇沖擊量小的方案 項目的目標、預算、團隊隊員以及項目的進度是決定項目計劃的主要因素，做出項目變更時，力求在盡可能小的變動幅度內對這些主要因素進行微調。如果它們發(fā)生較大的變動，就意味著項目計劃的徹底變更，這會使目前的工作陷入癱瘓狀態(tài)。 企業(yè) ()大量管理資料下載 ? 做好詳盡的項目變更記錄 項目變更的監(jiān)控是一個動態(tài)的過程，它始于項目的變化，終于項目計劃修訂的完成。在這一過 程中，擁有充分的信息、掌握第一手的資料是對項目作合理變更的前提條件，而記錄這一變化過程，本身就是監(jiān)控的主要內容。 ? 及時發(fā)布變更信息 在項目發(fā)生變更時，只有項目管理班子和部分項目關鍵人員才清楚和控制著這一變化過程的始終，而其他更多的團隊隊員并未獲得項目變更的完全信息。因此，當項目班子做出變更決策時，應及時將變更信息和方案公布于眾。 項目變更是項目管理中一個重要的方面，作為項目經理只有掌握了項目變更的方法和步驟，才能對項目做出合理的變更。 9 牢記要點 確保項目變更達到既定效果采取的方法 和步驟有以下幾個： _ 明確界定項目變更的目標 _ 把項目變化融入項目計劃中 _ 選擇沖擊量小的方案 _ 做好詳盡的項目變更記錄 _ 及時發(fā)布變更信息 在項目變更中，有時您可以采用最低預算方法（ ZBB）來幫助您有效地做出變更決策。 企業(yè) ()大量管理資料下載 最低預算方法（ ZBB）的原理非常簡單。即把原計劃中的工作活動按重要性進行排序，在基本不影響項目目標的前提下去掉排序中最后的幾項工作活動，當所剩工作活動的總預算接近當前可能的預算時，工作即告成功。 把必須要做的工作活動從項目活動一覽表中分離出來是 ZBB 方法的精髓，即使在預算縮減的情況下也能基本實現(xiàn)項目的目標，在項目變更中，當資金緊缺時，可以執(zhí)行基線以上必須做的各項工作活動，以保證實現(xiàn)項目的基本目標；當次年的預算資金較為充足時（或在資金允許的情況下），可以繼續(xù)執(zhí)行其他項目活動。 . 實踐練習 請您按照下面的設定情景，完成您的項目變更計劃： 在設計一個城鎮(zhèn)展銷會時，由于空間的限制和保險費用的原因，項目團隊決定取消供成年人娛樂的騎馬設施。 ？ ？ 計劃？ 技能點 10 如何建立項目變更控制程序 主 題 詞 項目管理 項目目標和范圍管理 項目范圍變更控制 適用情景 當想建立一套程序來有效控制范圍變更時，查看此技能。 企業(yè) ()大量管理資料下載 7 技能描述 項目變更應以其可行性為基礎，對項目變更實施有效控制也是非常重要的，應該建立起一套有效的變化控制程序來控制和實施項目的變更，從而減少人力、物力、財力的浪費。下面這些指導性建議如果在合理、嚴格的前提下