【文章內(nèi)容簡介】 門工作結(jié)果和評定；物流部門協(xié)作 中國最大的管理資源中心 (大量免費資源共享 ) 第 11 頁 共 64 頁 是設(shè)定某一范圍。而對于另外一些指標和項目，就應(yīng)該時時剛性管理，即必須達到某一點。 對于具體的內(nèi)容詳述，我們將在下面各章節(jié)中具體介紹。 第五節(jié)采購流程 采購流程根據(jù)企業(yè)規(guī)模的大小和采購物料的分類以及數(shù)量大小而不同。一般來說，越靠近生產(chǎn)性物料，其采購流程越短；采購數(shù)量和金額越小，其采購流程越短；企業(yè)規(guī)模越小，其采購流程越短。 但無論采購流程有多么短或簡單，都必須擁有基本流程。 基本流程是從初次 采購角度來說，對于簽訂購物合同的供應(yīng)商采購來說，其基本流程則會更簡短。任何采購流程都是從“請購單的遞交”環(huán)節(jié)開始，的后將視情況而定進行環(huán)節(jié)的增減?；玖鞒倘?圖113。 請購單遞交 計劃制定審核 供應(yīng)商尋找 合同簽訂 運輸和驗收 入庫或進入生產(chǎn)領(lǐng)域 圖 113 采購的基本程序 中國最大的管理資源中心 (大量免費資源共享 ) 第 12 頁 共 64 頁 對于上述環(huán)節(jié)分述如下： 請購單遞交 。專門采購人員接到“需要采購信息”的后，開出請購單交給采購部門。需要采購信息包括： A 工廠企業(yè)內(nèi)各類物料缺少的信息； B 市場信息（例如某類物料將要漲價或者短缺等等、市場競爭情況導(dǎo)致的某類產(chǎn)品生產(chǎn)超過計劃等）； C某類定購合同將要到期； D企業(yè)計劃采購設(shè)定條件成熟等。 采購計劃制定和審核 。除 CD 兩類情 況外，企業(yè)采購部門要根據(jù)具體信息，決定購買哪些物料及多少數(shù)量并確定初步價格。具體的細節(jié)如品質(zhì)、包裝、售后服務(wù)、運輸及檢驗方式等，也要加以明確說明。 上述任務(wù)完成后，采購部門將計劃上交采購部門主管和擁有審核權(quán)的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)。 供應(yīng)商尋找 。企業(yè)的采購部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批的采購計劃，利用各種渠道搜集供應(yīng)信息，確定供應(yīng)商和購買時機；研究談判技巧和價格幅度等；決定物流方案和物料檢驗標準；決定采購方法等。在這些問題當中，最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)就是確定采購方法（相關(guān)內(nèi)容參見第一章第二節(jié)）。 采購執(zhí)行和合同簽訂。 對于一般采購來說，要經(jīng)過詢價 、報價、比價等程序決定對企業(yè)有利的價格；對于特殊采購來說，要按照招標的方式方法進行個性工作的準備，做到合法招標（相關(guān)內(nèi)容參見第二章第四節(jié)）。上述程序完成后，企業(yè)采購部門或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要與供應(yīng)廠商，簽訂采購合約、開具物料訂購單等工作。 物料運輸和驗收。 如果供應(yīng)商負責(zé)物料的運輸，采購部門應(yīng)該時刻監(jiān)督供貨商能否準時交貨。一般情況下供應(yīng)商負責(zé)運輸；但因為各種各樣的原因，采購企業(yè)或廠商可能會自行進行運輸，在這種情況下，采購部門就要和企業(yè)的運輸部門進行協(xié)作，尋找物流方案。物料運輸?shù)降狡髽I(yè)后，企業(yè)將依據(jù)合同上的運輸、 物料品質(zhì)等相關(guān)條款，對物料和物料運輸進行驗收，并對供應(yīng)商出具驗收檢驗報告，并為供貨商的不良品加以處理等等。 在這一階段采購部門應(yīng)注意兩個問題：各類票據(jù)表單的核對。交貨驗收合格后，采購部門應(yīng)隨即開具各類表單特別是發(fā)票，要對發(fā)票的內(nèi)容是否正確進行審核，先經(jīng)采購部門核對無誤后，財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。退貨和重購。所交貨品與合約規(guī)定不符經(jīng)驗收不合格的物料，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定進行退貨并立即辦理重購，此種情況應(yīng)該向物料主管經(jīng)理或廠長進行通報并等待審批結(jié)果。 入庫或進入生產(chǎn)領(lǐng)域。 采購部門的最后一項工作是將物料入庫。雖然這一階段 的主體工作并非采購部門，而是庫房管理機構(gòu)（物控部門）的主體工作。但采購部門工作人員應(yīng)該與他們進行各種事物的交接，只有這項工作完成后，采購部門的工作才算是基本完成。當庫房管理機構(gòu)和生產(chǎn)部門在日后的工作中，發(fā)現(xiàn)物料問題還需要采購部門進行核實，核實的后向供應(yīng)商進行交涉。 當采購部門對采購流程進行設(shè)計的時候，除了上述基本流程需要遵守以外，應(yīng)該進行詳細規(guī)則的 中國最大的管理資源中心 (大量免費資源共享 ) 第 13 頁 共 64 頁 制定。在制定詳細規(guī)則的時候，需要考慮如下一些問題。如表 表 流程設(shè)計因素 要點 說明 流程統(tǒng)一 流程應(yīng) 該做到：同一部門負責(zé)，同一部門進行審核。避免同一主管對同一采購案件，做數(shù)次的簽核；避免同一采購案件，在不同部門有不同的作業(yè)方式；避免一個采購案件審簽部門太多，影響作業(yè)時效。 便于實施 為了更好地完成采購任務(wù)，采購流程的設(shè)計應(yīng)該便于采購主管進行監(jiān)控、便于采購人員自行考核自己的工作、便于采購人員的業(yè)務(wù)處理。其基本做法是：對于一些受環(huán)境影響較小的項目，進行剛性管理，例如采購總體預(yù)算；相反則要進行柔性管理。 權(quán)責(zé)任務(wù) 各環(huán)節(jié)的負責(zé)人和審批人員的權(quán)利與義務(wù)以及任務(wù)要明確。譬如，請購、采購、驗收、付款等權(quán)責(zé)均予區(qū)分 。 實時監(jiān)督 流程設(shè)計完畢的后應(yīng)該與具體采購人員進行日常聯(lián)系，向其詢問流程設(shè)計是否嚴密等，如果問題積攢到一定程度，能夠證明流程設(shè)計的某個環(huán)節(jié)不合理，設(shè)計人員應(yīng)該盡心改進或完善。 中國最大的管理資源中心 (大量免費資源共享 ) 第 14 頁 共 64 頁 第六節(jié)采購機構(gòu)與職能 采購工作一般由采購部門具體負責(zé)，但鑒于采購部門的重要性，一般在采購部門和物料管理部門的上會有一個副總經(jīng)理（副廠長）進行主管。包括副總經(jīng)理在內(nèi)的采購機構(gòu)人員，最重要的工作有八項：評估現(xiàn)有的供應(yīng)商；選擇及開發(fā)新的供應(yīng)商；安排采購及交貨日期；談判采購合約的選定；從事價格分析；采購決 策的制定；指定運輸方式；控制存貨水平。 這八項工作的開展，并非只是主管采購事務(wù)的管理層面對的工作，盡管他們做著決策工作，但工作的完善離不開采購的執(zhí)行人員，他們一起在不同層面上進行著這八項工作。而在社會實踐中，這八項工作似乎只是管理層面臨的任務(wù)，這主要是因為他們誤解了采購機構(gòu)的層次劃分。采購機構(gòu)層次劃分是為了便于進行采購工作，而不是把采購工作分隔成幾個部分。采購工作的各個環(huán)節(jié)應(yīng)該是同一流暢的一體，計劃、管理、執(zhí)行三個環(huán)節(jié)是一種相互影響的關(guān)系，而不是單一的從上而下的工作。因此，對于以下內(nèi)容，讀者切不能孤立看待。 采購部門的職能主要有：分析公司原材料市場品質(zhì)、價格等行情；尋找物料供應(yīng)來源，對每項物料的供貨渠道加以調(diào)查和掌握；核對請購單所購物料的技術(shù)規(guī)范和技術(shù)標準；與供應(yīng)商洽談，并安排工廠參觀，建立供應(yīng)商的資料；與供應(yīng)商進行采購談判，進行報價、議價等采購執(zhí)行任務(wù)；驗證進廠物料的數(shù)量與品質(zhì)；對供應(yīng)廠商的價格、品質(zhì)、交期、交量等作出評估；進行跟單和催單；掌握公司主要物料的市場價格起伏狀況，了解市場走勢，加以分析并控制成本；依采購合約或協(xié)議控制協(xié)調(diào)交貨期；呆料與廢料的預(yù)防與處理；采購物料的入庫、款項支付、 票據(jù)整理、歸檔。 采購部門根據(jù)企業(yè)的經(jīng)濟類型和規(guī)模的不同而有所區(qū)別，這亦同于他的工作流程一般，因此，它也有一個基本的部門設(shè)置。采購部門的名稱并不統(tǒng)一有的叫做采購中心，有的叫做采購部。因此其內(nèi)部的部門名稱也就不相同。例如采購中心下設(shè)的采購子部門叫作采購部，同理有的采購部門就叫采購部，那么其下設(shè)的采購子部門可能被叫做采購科。為了避免名稱混亂，我們對采購部門的內(nèi)部部門設(shè)置以某某子部門的名稱出現(xiàn)。 采購子部門。 采購部門的設(shè)置可以按照物品分類和采購地區(qū)進行設(shè)置，前者例如某鋼鐵制造企業(yè)的采購部門就分為 ：廢鋼科（主要采購廢鋼）；爐料科（鐵合金、電極等）；設(shè)備備件科（備件、機電設(shè)備）；材料科；輔助材料；燃化科（煤、重油、化工原料）。后者例如某企業(yè)把科室分為：華東科、華中科、華北科??。 行政子部門。 負責(zé)各類票據(jù)和單據(jù)以及文件的保存。這一子部門如果是在比較大的企業(yè)內(nèi)則會分別成立不同的子部門，例如跟單科、檔案科、行政科。 運輸子部門。 運輸子部門主要負責(zé)采購物料的運輸。這一子部門如果企業(yè)規(guī)模比較小，那么則歸屬于采購子部門。 殘料子部門。 供應(yīng)商提供的物料在運輸過程中和各類情況下，會有一定的殘料出現(xiàn)。另外，在物料的日 常管理和生產(chǎn)過程中，同樣會出現(xiàn)殘料、廢料的問題。因此，應(yīng)該有一個統(tǒng)一的組織對其進行處理。因此，這一部門往往或者歸屬在采購部門或者歸屬在物料管理部門。 采購人員在此處是一種統(tǒng)稱，是針對所有參與采購事務(wù)的工作人員的一種責(zé)任和權(quán)利的劃分。因為，采購工作分為：管理和執(zhí)行兩大部分，其中管理又可以分為：計劃和管理兩個層次。所以，采購 中國最大的管理資源中心 (大量免費資源共享 ) 第 15 頁 共 64 頁 人員的責(zé)任和義務(wù)也就分為三個層次。 采購人員的職責(zé)與權(quán)利。 主管采購業(yè)務(wù)的副總經(jīng)理（副廠長）和采購主管，主要負責(zé)戰(zhàn)略層次的管理：采購流程的設(shè)計、采購運作方針和任務(wù) 說明書的制定和發(fā)布、開發(fā)和實施采購作業(yè)績效的審計和復(fù)查程序、供應(yīng)商選擇評價標準體系的構(gòu)建、維系供應(yīng)商伙伴關(guān)系、重大的投資或購買決策等。采購主管和副手，主要負責(zé)戰(zhàn)術(shù)層次的管理：與供應(yīng)商簽訂各類采購協(xié)定；確認戰(zhàn)略層次確定的有關(guān)供應(yīng)商的評價標準體系的工作效果；一般的供應(yīng)商選擇；維系與供應(yīng)商的關(guān)系并對重點供應(yīng)商進行日常關(guān)系處理；重點供應(yīng)商采購談判。采購執(zhí)行人員，主要負責(zé)業(yè)務(wù)層次的管理：供應(yīng)商信息的收集、整理、分析，按照供應(yīng)商選擇評價標準體系進行情況匯總；日常采購談判；測定計算采購總體預(yù)算；供應(yīng)商日常關(guān)系處理；采購物 流的跟蹤監(jiān)控；各類單據(jù)和票據(jù)的填寫和跟蹤等。 采購人員的義務(wù)。 許多采購手冊和書籍都不厭其煩的對采購人員義務(wù)，進行著道德層面的規(guī)定。諸如要遵紀守法和潔身自好等等，然而道德層面的規(guī)定始終不能高于細致的規(guī)章制度。比較詳細的工作手冊，是保證采購人員履行自己義務(wù)的最主要和關(guān)鍵的手段。在工作手冊中應(yīng)該對其考核制定比較詳細的指標規(guī)定，相關(guān)知識見第五章。 第二章 采購戰(zhàn)略與計劃 任何事物的決定、實行都要經(jīng)過規(guī)劃這一環(huán)節(jié)，即使我們經(jīng)常批評的“拍腦袋決議”也是經(jīng)過了規(guī)劃的，只不過這種規(guī)劃是純粹建立在經(jīng)驗基礎(chǔ)上的，是一 種不周密的規(guī)劃。在執(zhí)行與監(jiān)督過程中，也只不過是過去經(jīng)驗的一種再現(xiàn)，而不是升華成某種制度。采購作為一項重要的業(yè)務(wù)活動，決不能出現(xiàn)這種情況，必須要經(jīng)過嚴密的規(guī)劃，才能夠最有效率和質(zhì)量地進行工作。 中國最大的管理資源中心 (大量免費資源共享 ) 第 16 頁 共 64 頁 第一節(jié)采購戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)層次劃分 通俗地講戰(zhàn)略就是長期規(guī)劃，戰(zhàn)術(shù)就是實現(xiàn)這一規(guī)劃的方法和步驟。采購戰(zhàn)略與戰(zhàn)術(shù)劃分的關(guān)系可參見下圖。 采購戰(zhàn)略就是對企業(yè)采購工作的總體規(guī)劃與布局。它主要包括：公司的采購無聊是哪些？庫存水平到何種程度時，企業(yè) 應(yīng)該進行采購？采購工作的各類文件，如何設(shè)置和簽署？供貨商如何選擇以及怎樣評估供應(yīng)商？采購方式是什么，是集中采購還是分散采購、混合采購？采購部門的權(quán)利和責(zé)任怎樣劃分？采購部門與其相關(guān)部門如何進行合作？采購作業(yè)中如何評價和審查工作成績和效果？采購工作中的人