【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 已確立出席準(zhǔn)則？ ? 是否已確立參與標(biāo)準(zhǔn)？ ? 項(xiàng) 目組是否定期地記錄所有的問題？ ? 是否定期地更新并且回顧問題日志？ ? 項(xiàng)目組將如何解決意見上的分歧或者沖突？ ? 對(duì)未解決的問題是否有自動(dòng)升級(jí)的路徑？ ? 誰負(fù)責(zé)并且維護(hù)項(xiàng)目文件？ ? 文件的存儲(chǔ)地點(diǎn)是什么？ ? 項(xiàng)目組如何溝通（電子郵件、電話等）？ ? 這些已達(dá)成一致意見的事宜是否已經(jīng)書面記錄并且存儲(chǔ)在項(xiàng)目文件中？ 雖然有多種可能的操作程序，有些方面對(duì)于大多數(shù)項(xiàng)目而言是尤其重要的。 包括： ? 會(huì)議以及會(huì)議管理。 ? 問題管理（包括“自動(dòng)升級(jí)”） ? 項(xiàng)目文件的維護(hù)和儲(chǔ)存。 ? 溝通過程。 對(duì)于大多數(shù)項(xiàng)目組而言， 會(huì)議 既是主要的溝 通方式又是一種工作。不幸的是，會(huì)議也是很多人存在的禍根。規(guī)定會(huì)議的某些簡(jiǎn)單的方面，可以使會(huì)議更有實(shí)效。比如，去頂一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目開會(huì)時(shí)間、會(huì)議議程和參會(huì)政策是非常有價(jià)值的。同時(shí)，在會(huì)議中積極地并且有意識(shí)地管理問題，將問題記錄到日志中，但當(dāng)時(shí)盡量不去解決，以及解決決策制訂的程序（例：制訂決策需全體同意、或多數(shù)投票、或項(xiàng)目經(jīng)理獨(dú)自決定），都是影響項(xiàng)目成功的重要因素。 正式的 問題管理 也是相似的影響。在問題日志中系統(tǒng)地記錄所有的問題會(huì)簡(jiǎn)化問題的決策制訂，因?yàn)橛涗涍@一過程就使得重點(diǎn)在問題本身。通常問題日志是由 項(xiàng)目經(jīng)理提議并維護(hù)的。它是用來確認(rèn)那些不能立即解決的問題。提出一名該問題的“責(zé)任人（所有者）”以及項(xiàng)目管理與實(shí)施方法專題課程 2020’金蝶集團(tuán)實(shí)施顧問職業(yè)培訓(xùn)專題課程 15 需解決問題的日期。項(xiàng)目組所有的成員都可以接觸該日志，并且在狀況會(huì)議上回顧以保證所有的人都能了解。 另外，這么一個(gè)給問題分派“責(zé)任人”、指定解決的時(shí)間、記錄解決問題的過程造成了壓力來以他人可以接受的方式快速地終止問題。如果對(duì)于尚未解決的問題有自動(dòng)升級(jí)的路徑，這一點(diǎn)尤其正確。自動(dòng)升級(jí)路線是在項(xiàng)目剛開始時(shí)就由項(xiàng)目組規(guī)定的，它確定了什么時(shí)候未決問題可以升級(jí)，并且升級(jí)給誰來解決。 將未決問題升級(jí)給當(dāng)權(quán)人 士去解決，會(huì)激勵(lì)人們解決他們的分歧。項(xiàng)目組成員經(jīng)常不愿意解決某個(gè)問題，因?yàn)榕c他們所在的職能職責(zé)的潛在的沖突。他們也許不愿意冒險(xiǎn)出錯(cuò)，或者擔(dān)心某件事情真的是高層經(jīng)理的職責(zé)。 圖 3—— 問題 /行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表格 問題跟蹤表 事情 日期 提出者 描述及影響 所有者 到期日 狀態(tài)或者解決 若采取更標(biāo)準(zhǔn)方式操作的話，姓名局組應(yīng)該指定一個(gè)人在某一特定場(chǎng)所來維護(hù) 項(xiàng)目文件 。項(xiàng)目文件是所有項(xiàng)目文檔的貯藏室，對(duì)解決在項(xiàng)目工作的白熱階段形成的爭(zhēng)端， 是非常有用的?？梢詫㈨?xiàng)目文件保存在活頁夾中或者作為在線文件來保存，但對(duì)所有權(quán)、存放地點(diǎn)和取用等必須正式指定。 所有的項(xiàng)目都產(chǎn)生了大量的 交流 。前瞻性地確定項(xiàng)目組成員如何彼此溝通、使用什么類型的媒介以及溝通的頻率都會(huì)很好地節(jié)約時(shí)間。因此，有些項(xiàng)目組同意使用電子郵件來交流對(duì)時(shí)間不敏感的正式的狀況報(bào)告和留言，而使用聲音郵件來滿足短期的需要。其他的項(xiàng)目組從以下方面來討論該問題：誰應(yīng)該將什么信息傳遞給高層經(jīng)理，頻率如何等。每個(gè)項(xiàng)目組都應(yīng)該確定自己的溝通戰(zhàn)略。 項(xiàng)目管理與實(shí)施方法專題課程 2020’金蝶集團(tuán)實(shí)施顧問職業(yè)培訓(xùn)專題課程 16 例：一家有 1 4 家公司的集團(tuán)的某一個(gè)項(xiàng)目組處于困境之中。 因?yàn)樵擁?xiàng)目組綜合了所有公司的人員，每個(gè)公司都有自己的決策制定方法，可以很快地提出項(xiàng)目上的問題，但解決起來卻很慢。項(xiàng)目組成員真的不知道如何相互交流，很多項(xiàng)目上的問題將會(huì)升級(jí)到首席運(yùn)營(yíng)長(zhǎng)官的參謀人員那，但部門的需要總是優(yōu)先考慮。 面對(duì)這些解決問題上的困難，項(xiàng)目組制訂了正式的問題管理過程，其中包括跟蹤問題未決的時(shí)間，以及自動(dòng)升級(jí)過程，如果一個(gè)問題在提出兩周后仍然未解決的話，自動(dòng)升級(jí)過程將運(yùn)轉(zhuǎn)。該升級(jí)的第一步是項(xiàng)目經(jīng)理，第二步是首席運(yùn)營(yíng)官。兩個(gè)瑣碎的問題幾乎很迅速地就升級(jí)到了首席運(yùn)營(yíng)官那兒 — 他明確地表明他希望在升 級(jí)以前項(xiàng)目組更加合作地解決問題。 不久，解決問題的時(shí)間急劇地下降。由于該過程以及其他的管理過程，該項(xiàng)目原本以為會(huì)延誤三個(gè)月的，實(shí)際上卻提前 6 周完成了。有效的框架過程能很好地提高項(xiàng)目工作的速度，改善項(xiàng)目組的工作。 計(jì)劃項(xiàng)目框架的關(guān)鍵行動(dòng) ? 同意并撰寫會(huì)議管理程序。 ? 積極地管理問題，包括利用正式的問題日志。 ? 制訂項(xiàng)目文件的負(fù)責(zé)人和地點(diǎn)。 ? 確定并撰寫交流溝通戰(zhàn)略。 匯集項(xiàng)目定義文擋 一旦組織好了項(xiàng)目、確定了參數(shù)并且確定了框架，這些步驟的信息將一起綜合成項(xiàng)目定義文檔（ P D D ）。項(xiàng)目定義文檔 稱為定義和組織信息的手冊(cè)，在整個(gè)項(xiàng)目期間，作為促進(jìn)理解和幫助制訂決策的參考工具。項(xiàng)目定義文檔的例子見附錄。 2. 項(xiàng)目計(jì)劃 編制工作任務(wù)分析表 項(xiàng)目管理與實(shí)施方法專題課程 2020’金蝶集團(tuán)實(shí)施顧問職業(yè)培訓(xùn)專題課程 17 導(dǎo)致項(xiàng)目延遲的最主要的原因是那些偶然遺忘或者忽視的工作。為了使項(xiàng)目計(jì)劃更可靠，一份項(xiàng)目計(jì)劃書中必須說明達(dá)到目標(biāo)所需要完成的所有任務(wù)，而不僅僅是其中的一部分。工作任務(wù)分析表的主要目標(biāo)是系統(tǒng)化地識(shí)別項(xiàng)目所需要的所有工作。反過來，明確識(shí)別所有任務(wù)能使人們負(fù)責(zé)所分派的工作，這些“責(zé)任人”能定義完成特定任務(wù)的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。 工作任務(wù)分析表是對(duì)完成某一部分目標(biāo) 所需要的所有工作的層次化分解（見圖 4）。要產(chǎn)生各個(gè)層次，我們可以從最大的項(xiàng)目工作集開始，即從最大組成部分或第 1 層開始，將其逐步分解成更小的任務(wù)；也可以從最小的任務(wù)出發(fā)，通過頭腦風(fēng)暴法，組合成更大的集合。這兩種方法分別被稱為自上而下和自下而上。兩種方法都能很好地工作。項(xiàng)目組決定哪種方法更合適。 項(xiàng)目管理與實(shí)施方法專題課程 2020’金蝶集團(tuán)實(shí)施顧問職業(yè)培訓(xùn)專題課程 18 圖 4 一個(gè)軟件應(yīng)用驅(qū)動(dòng)程序項(xiàng)目的工作任務(wù)分析表 工作任務(wù)分析表的主要問題： ? 是否所有的任務(wù)都識(shí)別出來了？ ? 是否包括了一些經(jīng)常被遺忘的任務(wù)，比如項(xiàng)目計(jì)劃、審批流程、測(cè)試、文檔打印等？ ? 各項(xiàng)任務(wù)需要的時(shí)間？小時(shí)？天？周？ ? 是否將最底層次的任務(wù)指派給責(zé)任人？ ? 是否每項(xiàng)任務(wù)只有唯一一個(gè)責(zé)任人？ 項(xiàng)目計(jì)劃 編制規(guī)格說明書和設(shè)計(jì)文檔 開發(fā)及測(cè)試驅(qū)動(dòng) 程序 商業(yè)發(fā)布的準(zhǔn)備 項(xiàng)目結(jié)束 確定項(xiàng)目目 標(biāo) 規(guī)劃項(xiàng)目框架 編制工作任務(wù)分析表、進(jìn)度表和資源計(jì)劃 審查和批準(zhǔn)項(xiàng)目計(jì)劃 編制外部規(guī)格說明書 外部規(guī)格說明書的審批 編制財(cái)務(wù)分析報(bào)告 編制內(nèi)部規(guī)格說明書 開發(fā)驅(qū)動(dòng)程序 確定 BETA測(cè)試地點(diǎn) 編制質(zhì)量計(jì)劃 在發(fā)送程序進(jìn)行 BETA測(cè)試之前的質(zhì)量檢驗(yàn) 發(fā)送程序進(jìn)行 BETA 測(cè)試 完成 BETA測(cè)試 根據(jù)測(cè)試結(jié)果修改驅(qū)動(dòng)程序 編制技術(shù)支持計(jì)劃 編制財(cái)務(wù)分析報(bào)告 修訂文檔 停止產(chǎn)品開發(fā)，發(fā)布產(chǎn)品 項(xiàng)目總結(jié)審查 完成各種項(xiàng)目結(jié)束活動(dòng) 項(xiàng)目管理與實(shí)施方法專題課程 2020’金蝶集團(tuán)實(shí)施顧問職業(yè)培訓(xùn)專題課程 19 如何定義任務(wù)識(shí)別的層次？這里有一些共同的規(guī)則。“ 最底層次的”任務(wù)（即處于每個(gè)分支最底層的任務(wù)）必須是： ? 對(duì)于一般性的項(xiàng)目，該任務(wù)需要花費(fèi)大約 2 天至 2 周的時(shí)間（對(duì)于學(xué)生項(xiàng)目則要花費(fèi) 1小時(shí)至半天）。 ? 只有一個(gè)責(zé)任人。 一種有效的編制工作任務(wù)分析表的方法是將整個(gè)項(xiàng)目組成員集合在一起，向每個(gè)人發(fā)一張報(bào)事巾，然后向他們提出如下問題：“為了完成交付物需要做哪些工作？”，當(dāng)項(xiàng)目的主要組成部分和任務(wù)識(shí)別出來之后，把它們寫在報(bào)事貼上，不同的分組貼在墻上。這個(gè)過程能進(jìn)行生動(dòng)活潑的決策，最終，整個(gè)項(xiàng)目組成員對(duì)達(dá)成目標(biāo)所需要的工作都有一個(gè)更加深入的理解。 “那是 誰的工作？”是項(xiàng)目經(jīng)理最常問的一個(gè)問題。沒有責(zé)任人的任務(wù)是無法完成的。項(xiàng)目給必須有一個(gè)正式的過程，（由整個(gè)項(xiàng)目組或者由項(xiàng)目經(jīng)理）來指派任務(wù)責(zé)任人。指派任務(wù)責(zé)任人不僅能消除項(xiàng)目中存在的混淆因素，明顯減少以后可能出現(xiàn)的一引起相互指責(zé)和推委的現(xiàn)象。而且，指派任務(wù)責(zé)任人還能增強(qiáng)責(zé)任感，因此有時(shí)會(huì)遭到反對(duì)。 一旦任務(wù)被識(shí)別出來，就要對(duì)每一個(gè)最底層的任務(wù)指派一個(gè)單一的任務(wù)責(zé)任人。因此任務(wù)責(zé)任人要完成任務(wù)，他們必須是最有資格執(zhí)行這項(xiàng)任務(wù)的人。任務(wù)責(zé)任人要定義項(xiàng)目輸出結(jié)果、負(fù)責(zé)執(zhí)行任和匯報(bào)工作進(jìn)展情況，這些者是十分關(guān)鍵的。 將現(xiàn)任人的名字記錄在報(bào)事貼上，在項(xiàng)目開發(fā)過程中，將這一信息始終與任務(wù)保存在一起。 例：一家大型測(cè)試設(shè)備制造商的一個(gè)部門決定對(duì)它的產(chǎn)品線進(jìn)行面的修理，并指定一個(gè)項(xiàng)目組來完成這項(xiàng)工作。 在項(xiàng)目組編制工作任務(wù)分析表時(shí)意識(shí)到他們只是識(shí)別出了所有在總部所要完成的工作，而要完成整個(gè)目標(biāo)所需要的一大半工作都被遺漏了，這些工作是在世界各地 20 個(gè)現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)維修中心完成的。一旦這些工作增加到項(xiàng)目進(jìn)度表中，項(xiàng)目組意識(shí)到要完成項(xiàng)目完全沒有希亡命，因此他們開始采取修正措施。首先，重新組建項(xiàng)目組，加入了現(xiàn)場(chǎng)工作人員，其次，他們將項(xiàng)目重機(jī)關(guān)報(bào)劃他為各個(gè)階段，對(duì)產(chǎn)品線影響最大的變化最先提出，而不太重要的變化則無限其延遲。換句話說，編制工作任務(wù)分析表改變了項(xiàng)目組對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的理解。 例：一家大型電信公司的一個(gè)大型信息第統(tǒng) 項(xiàng)目陷入了困境。一個(gè)中央項(xiàng)目管理組編制了項(xiàng)目計(jì)劃，但沒有取得任何進(jìn)展。計(jì)劃中所包括的任務(wù)分派給了部門，而沒有分派給具體的個(gè)人。結(jié)果，當(dāng)詢問他們的項(xiàng)目工作時(shí)，許多項(xiàng)目組成員都驚訝地認(rèn)識(shí)到他們的工作沒有推動(dòng)項(xiàng)目的進(jìn)展。 因此，項(xiàng)目經(jīng)理召開了一次項(xiàng)目會(huì)議，讓整個(gè)小組完成了一項(xiàng)練習(xí)，即讓每個(gè)成員識(shí)別一項(xiàng)任務(wù)并負(fù)責(zé)完成這項(xiàng)任務(wù)。具有專業(yè)技術(shù)知識(shí)的項(xiàng)目成員馬上承擔(dān)了與其技能相符合的領(lǐng)域的工作。但某些項(xiàng)目成員承擔(dān)的工作是過去從來沒有從事過的，這幫助他們發(fā)展了新技能。還有一些成員所承擔(dān)的任務(wù)對(duì)時(shí)間有嚴(yán)格的要求，他們 間在其他項(xiàng)目中完成過，并且確定能夠在最后期限內(nèi)完成。所有的項(xiàng)目成員將他們的名字記錄在項(xiàng)目記事板中的相關(guān)任務(wù)欄上，并對(duì)它們負(fù)責(zé)。然后整個(gè)小組進(jìn)行了簡(jiǎn)短的討論，討論哪些任務(wù)必須依賴于另一個(gè)項(xiàng)目的成員所負(fù)責(zé)任務(wù)的完成。整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度幾乎立刻就得到了提高。 項(xiàng)目管理與實(shí)施方法專題課程 2020’金蝶集團(tuán)實(shí)施顧問職業(yè)培訓(xùn)專題課程 20 2． 2 編制進(jìn)度表 大多數(shù)項(xiàng)目的核心問題是“它什么時(shí)候完成？”編制進(jìn)度表這一步驟的目的是通過一個(gè)系統(tǒng)化方法來建立項(xiàng)目進(jìn)度表。因?yàn)椴捎孟到y(tǒng)化方法編制的進(jìn)度表更可靠、也更具有預(yù)見性。它們闡述了與達(dá)成項(xiàng)目目標(biāo)所需要的任務(wù)、順序和時(shí)間相關(guān)的、具體的戰(zhàn)術(shù)決策，能進(jìn)一步進(jìn)有效的項(xiàng)目管理。 進(jìn)度表的編制主要依賴于兩個(gè)要素：任務(wù)之間的邏輯關(guān)系（被稱之為依賴關(guān)系）以及每項(xiàng)任務(wù)的時(shí)間估計(jì)。將這兩類數(shù) 據(jù)組合到一個(gè)時(shí)間表中，就形成了實(shí)際項(xiàng)目進(jìn)度表。 邏輯關(guān)系（比如計(jì)劃評(píng)審圖、網(wǎng)絡(luò)圖、依賴關(guān)系和邏輯圖）是項(xiàng)目所包括的工作順序或者流程。它們通常在“依賴關(guān)系圖”（圖 5）中顯示。一個(gè)說明邏輯關(guān)系的經(jīng)典案例是在穿鞋之前要穿襪子。這里存在一個(gè)邏輯過程：穿鞋之前穿襪子。（當(dāng)然，要在穿襪子之前穿鞋，這也是可行的，但這會(huì)公共場(chǎng)合下帶來尷尬，因此襪子露在了鞋子外面，這種改變邏輯關(guān)系的風(fēng)險(xiǎn)是一項(xiàng)關(guān)鍵的折衷性決策，本文稍后會(huì)加以說明）。對(duì)最底層的任務(wù)進(jìn)行排序是編制項(xiàng)目進(jìn)度表的關(guān)鍵的步驟。此外，任務(wù)排序工作還經(jīng)常能發(fā)現(xiàn)一引起被遺 忘的工作，從而會(huì)使人們回到工作任務(wù)分析表步驟。 雖然在任務(wù)之間存在著多種邏輯關(guān)系，一些比較有用的、普遍的關(guān)系是： ? 終點(diǎn)到起點(diǎn)。 ? 起點(diǎn)到起點(diǎn)。 編制工作任務(wù)分析表的關(guān)鍵行動(dòng)： ?項(xiàng)目組使用報(bào)事貼編制工作任務(wù)分析表。 ?為最底層的任指派現(xiàn)任人。 編制進(jìn)度表的關(guān)鍵問題： ? 是否所有的“依賴關(guān)系”都識(shí)別出來了？ ? 是否有新任務(wù)要增加到計(jì)劃中？ ? 是否建立了網(wǎng)絡(luò)圖？ ? 是否為所有的最底層任務(wù)指定了持續(xù)時(shí)間？ ? 項(xiàng)目組是 否為較長(zhǎng)的或者較不明確的任務(wù)的時(shí)間估計(jì)進(jìn)行了審查？ ? 是否編制了甘特圖？ 項(xiàng)目管理與實(shí)施方法專題課程 2020’金蝶集團(tuán)實(shí)施顧問職業(yè)培訓(xùn)專題課程 21 ? 滯后的起點(diǎn)到起點(diǎn)。 依賴關(guān)系 前導(dǎo) 后續(xù) 終點(diǎn)到起點(diǎn)（ FS） 起點(diǎn)到起點(diǎn)（ SS） 任務(wù) A 任務(wù) B 滯后 SS 任務(wù) A 任務(wù) B 任務(wù) A 任務(wù) B 最通用和最容易使用的邏輯關(guān)系是“終點(diǎn)到起點(diǎn)（ FS）