【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 填寫在日程安排計(jì)劃表上。還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文件資料。星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會(huì)；公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會(huì)；地點(diǎn)選擇對(duì)方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。 文員進(jìn)言是指什么？進(jìn)言 具有什么作用？方法和要求是什么？ 答：（ 1）進(jìn)言是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見、建議、批評(píng)或規(guī)勸；（ 2）參謀作用；（ 3）補(bǔ)缺作用；（ 4）增進(jìn)關(guān)系作用；（ 5）適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；（ 6）適時(shí)?？紤]時(shí)機(jī)；（ 7）適地?？磮?chǎng)合；（ 8）適度。要注意掌握分寸。 什么是文書的立卷特征？通?？梢园凑漳膸追N特征立卷？ 答： （ 1）文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”；（ 2）按問題特征立卷 。（ 3）按作者特征立卷；（ 4）按文種特征立卷；（ 5）按時(shí)間特征立卷；（ 6）按地區(qū)特征立卷；（ 7） 按通訊者特征立卷；（ 8）在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí)，需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷。 1 來信受訪的范圍包括哪些？受理與處理的程序和基本要求是什么？ 答：（ 1）受理的范圍是：國(guó)家機(jī)關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件；職工、群眾直接給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。（ 2）及時(shí)拆封。拆封時(shí)，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。對(duì)急信、要信、或有過激言語(yǔ)的來信，要處理及時(shí)，報(bào)告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。拆開后在裝訂時(shí)，信紙?jiān)谇?、信封在后。要一并裝訂。（ 3）認(rèn)真閱讀。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo) 標(biāo)明信中的重點(diǎn)，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗”或“可與前信印證”等。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需的資料。（ 4）逐項(xiàng)登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時(shí)間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記載，便于統(tǒng)計(jì)、查找和催辦。（ 5）認(rèn)真處理。處理信件應(yīng)該按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口處理”的原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。（ 6）及時(shí)復(fù)信。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對(duì)組織的信任。課誦信可采取收信人復(fù)信，或承辦人復(fù)信兩種方式進(jìn)行。 1 文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的， 有什么要求？ 答：（ 1）不要失去報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)。報(bào)告時(shí)機(jī)原則上最好是在完成被指示工作時(shí)，但有時(shí)也要在尚未完成之時(shí)作期中報(bào)告。有時(shí)因上司太忙，不妨預(yù)先約好時(shí)間。（ 2）不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及順序。要直接向指示工作的人（上司）報(bào)告；（ 3）報(bào)告的順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，如：“結(jié)果是這樣，理由有三個(gè)，一是?！?。（ 4）一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢；（ 5）如報(bào)告過于復(fù)雜，應(yīng)事先以 5W2H的原則檢查是否遺漏；（ 6）如果覺得僅僅以口頭報(bào)告對(duì)方，對(duì)方不易明了，或者報(bào)告項(xiàng)目很多時(shí)，可以制作“報(bào)告?zhèn)渫洝碧岢?來。 1 單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？ 答：?jiǎn)挝挥≌轮饕校?1）單位印章、套印章；（ 2）鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章；（ 3）刻制公章有兩種情況：一是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頌發(fā)；（ 4）另一種是由法人代表申請(qǐng)，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；（ 5）公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專用；（ 6）加蓋公章，是哪一級(jí)的公章，須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核簽名；（ 7）將蓋用文件名稱、編號(hào)、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記。（ 8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完 整不歪斜、更不能顛倒。（ 9）凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位章方能有效。 1 按照 2021 年《國(guó)務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種。 答：（ 1）命令；（ 2）決定；（ 3）公告；通告；（ 4）通知；通報(bào)；（ 5）議案；（ 6）報(bào)告；（ 7）請(qǐng)示；（ 8）批復(fù)；意見；（ 9）函；（ 10）會(huì)議紀(jì)要。 1提高會(huì)議效率可以有哪些做法 ? 答：遵循法律法規(guī)；合理確定會(huì)議目標(biāo)；確定必要的與會(huì)者；減少會(huì)議數(shù)量；縮小會(huì)議規(guī)模；簡(jiǎn)化會(huì)議程序；縮短會(huì)議時(shí)間；控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)；分析會(huì)議成本。 的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？ 答案：（ 1）會(huì)議名稱； （ 2）會(huì)議記錄人的姓名、蓋章； （ 3）時(shí)間（開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間）； （ 4）會(huì)議地點(diǎn)； （ 5）議題； （ 6）主持人、主席； （ 7）出席者名單； （ 8）會(huì)議的經(jīng)過情形及結(jié)論； （ 9）相關(guān)的資料； （ 10）下次會(huì)議預(yù)定日期。 2021院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？ 答案 : （ 1）命令（令）； （ 2）決定； （ 3）公告；通 告；（ 4）通知；通報(bào)； （ 5）議案； （ 6）報(bào)告； （ 7）請(qǐng)示； （ 8）批復(fù)；意見； （ 9）函； （ 10）會(huì)議紀(jì)要。 18．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn) 國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行 10 人將于 8 月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？ (P121) 參考答案：（ 1）接受任務(wù) （ 2）了解來賓 （ 3）制訂計(jì)劃 （ 4）預(yù)訂宿食（ 5）迎接來賓 （ 6）商議日程 （ 7）安排會(huì)議 （ 8）陪同參 觀 （ 9）送別客人 （ 10）接待小結(jié) 四、設(shè)計(jì)題 ： 1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲(chǔ)物架、書報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙 (2 刀 )，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)該怎么做 ?(P13) 答：電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī)，右手做記錄；電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條；各種筆、膠水、剪刀、印盒等 文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲(chǔ)物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層。 2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行 10 人將于 8 月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？ (P121) 答：（ 1）接受任務(wù)；（ 2）了解來賓；（ 3）制訂計(jì)劃；（ 4）預(yù)訂食宿；（ 5）迎接來賓；（ 6）商議日程；（ 7）安排 會(huì)議；（ 8）陪同參加；（ 9）送別客人；（ 10）接待小結(jié)。 3． 康橋賓館位于本市南京西路 45 號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車場(chǎng)等，某企業(yè)準(zhǔn)備在 11 月 15 日上午 9:00 到12： 00 召開全廠中層干部大會(huì)，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的 12 樓會(huì)議室。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。他應(yīng)該考慮哪些問題？ (P123) 答 :他應(yīng)考慮 ?1)會(huì)議名稱 。(2)出席會(huì)議者的姓名或組織、部門的名稱；（ 3）日期、時(shí)間；（開始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻）（ 4）地點(diǎn)；（具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室） （ 5）議題；（或議事日程）（ 6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處、電話號(hào)碼等。（ 7）開會(huì)所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號(hào)碼（必要時(shí)可附上地圖）。（ 8）注意事項(xiàng)、是否備有餐點(diǎn)、有否停車場(chǎng)，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等 4．文秘人員如何主持會(huì)議？應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)？ (P145) 答：文秘人員如果在會(huì)議上要發(fā)言，應(yīng)先把要講的內(nèi)容作一個(gè)總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，簡(jiǎn)略記下發(fā)言的要點(diǎn)。會(huì)議上注意自己的表情和說話的語(yǔ)調(diào)，并控制發(fā)言的時(shí)間。對(duì)發(fā)言內(nèi)容加以引導(dǎo)，提醒時(shí)間有限。在會(huì)議上可分配工作任務(wù)，認(rèn)真傾聽其他人意見，不要當(dāng)眾批評(píng)某個(gè)人。最后作總結(jié)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。要求與 會(huì)者筆記，自己做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件放進(jìn)文辦公室管理小炒 5 5 件夾。以作查證。 5．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng)，決定召開專家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會(huì)？ (P150) 答：（ 1）座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨(dú)立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；（ 2）座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；（ 3）座談會(huì)上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；（ 4）主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織、可不做記錄；（ 5）詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做； （ 6）座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長(zhǎng)可短；（ 7）會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談?？墒箽夥蛰p松。 6．某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。公司的大型會(huì)議室有很各種會(huì)議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓， 為圓滿結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作？ (P134) 答：（ 1）要替搭車回去的人安排車子；（ 2）在接待處暫時(shí)代為保管的衣物，不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)、冒領(lǐng)；（ 3）有留言時(shí)，切記務(wù)必傳達(dá)；（ 4）檢查會(huì)場(chǎng)有無物品遺漏；（ 5）要為參加會(huì)議的人員送行；（ 6）文秘人員離去前，要檢查煙灰 缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅。（ 7）桌、椅早先若有移動(dòng)，必須還原；洗滌煙灰缸、茶具等，并收拾妥當(dāng)，倒去垃圾；（ 8）攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回；（ 9）關(guān)緊門窗并上鎖；（ 10）通知會(huì)場(chǎng)的管理單位，會(huì)議已經(jīng)結(jié)束。 7．科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共 46 人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員 4 人，會(huì)議時(shí)間為 5 小時(shí)。參加會(huì)議人員月平均工資為 2400 元，其他收入 600元，假設(shè)一個(gè)月工作 30 天、一天工作 8 小時(shí)。會(huì)議后勤費(fèi) 用開支有：文件材料費(fèi) 200元，飲料費(fèi) 100 元，因會(huì)議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人 10元。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。 (P161) 答：（ 1）會(huì)議成本＝ 2 3[（ G+S） T]n+后勤開支＝ 6（ G＋ S） ＋后勤開；（ 2）G－參加會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù)；每個(gè)人每小時(shí)平均工資為 10 元，（ 2400247。 30247。 8）；（ 3） S－參加會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為 元。（ 600247。 30247。 8）；（ 4） T－參加會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為 5 小時(shí)；（ 5） N－參加會(huì)議人數(shù)為 50 人（ 46+4）；（ 6）后勤開支－等于支票開支、現(xiàn)金開支和實(shí) 物 開支 的 總 和 為 800（ 200+100+10 50）；（ 7）會(huì)議成本＝ 6（ 10+） 5 50+800＝ 18750+800＝19550（元） 8．文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？ (P196) 答：（ 1）整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。（ 2）回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào)。如果是上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。（ 3）盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完成 的工作。（ 4）把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。（ 5）對(duì)在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。 9．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國(guó)內(nèi)國(guó)際旅行時(shí)要考慮哪些項(xiàng)目？ (P186) 履 行 哪 些 職 責(zé) ？(P1182) 答： （ 1）準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息。旅行計(jì)劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況。（ 2）制定約會(huì)計(jì)劃。約會(huì)計(jì)劃表包括：城市名和?。ㄖ荩┟ㄈ绻菄?guó)外旅行，寫明城市和國(guó)家名），日期和 時(shí)間，與上司約會(huì)者的姓名、公司和地址，電話號(hào)碼。（ 3）為商務(wù)洽談收集資料。（ 4）決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的用品列出清單。（ 5）考慮行李問題。通過航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊(cè)或旅行社代辦人信息。為每件行李準(zhǔn)備識(shí)別標(biāo)簽。（ 6）安排差旅費(fèi)。（ 7）建立旅行－旅館信息資料庫(kù)。隨時(shí)與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實(shí)自己的資料庫(kù)。（ 8）辦理旅行保險(xiǎn)，如意外傷害保險(xiǎn)等。 10．某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會(huì)，辦公室人員應(yīng)該如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作？ (P126) 答：（ 1） 客人的選擇。確定名單， 再請(qǐng)上司核定 。（ 2）確定時(shí)間。如果是涉外宴請(qǐng)，宴請(qǐng)時(shí)間應(yīng)該按照國(guó)際慣例，征詢客人的意見，要避免選擇對(duì)方的重大節(jié)假日。（ 3）會(huì)場(chǎng)的選擇。要考慮宴會(huì)的性質(zhì)，客人的數(shù)目，以及預(yù)