【文章內容簡介】 金計劃，每季報銷售業(yè)務部門作資金盤點。五、聯(lián)系供應商和貨運公司、進口商品報關、在途商品監(jiān)控管理。目的。（1）開展在途商品管理，監(jiān)控各分公司、供貨商各方面執(zhí)行貨物計劃情況，明確各自責任和關系。（2）監(jiān)控集團公司總部至外地分公司物資流通過程和貨物在各個環(huán)節(jié)中狀態(tài)。（3）在途商品管理工作側重于對貨物在途時間、在途數(shù)量、在途金額及供應商發(fā)運能力控制。（4）跟蹤集團公司和供應商及分公司之間調撥商品在途時間、數(shù)量和金額，為相關部門提供真實和準確在途信息。國內在途意義。（1）為貫徹集團公司物資管理目標，在各個物資流通環(huán)節(jié)監(jiān)控到每一件貨物，商務部開展了國內在途業(yè)務。國內在途：主要指分公司之間因內部銷售而產生在途商品。（2）在途商品定義：貨款已經支付或雖未付款但已取得所有權，正在運輸途中或已運達企業(yè)但未驗收入庫商品。國內在途目的。（1）監(jiān)控分公司在途商品管理，明確銷售業(yè)務部門、運輸公司、分公司各方面責任。（2）對分公司在運輸途中產生在途商品數(shù)量、金額以及狀況進行監(jiān)控，縮短運輸時間，加快物資流通速度，提高資金周轉速度。（3）收集、匯總、加工、整理在途數(shù)據，掌握物流信息，根據在途數(shù)據進行分析，發(fā)現(xiàn)問題促使銷售部盡快解決。在途商品確認。集團公司財務部傳遞銷售給分公司發(fā)票清單及銷售數(shù)據和商務部向地區(qū)分公司發(fā)送的發(fā)貨信息及時傳送到相應分公司商務統(tǒng)計崗并經對方確認生效后，即視為在途商品。在途商品管理。分公司商務統(tǒng)計人員每日接收發(fā)貨信息后，根據實際到貨數(shù)量統(tǒng)計本公司在途情況，并逐日向集團公司商務部傳送在途數(shù)據。對超出正常期限在途商品標注、說明，便于供應商及時協(xié)調與解決。對未按規(guī)定進行監(jiān)管或雖已監(jiān)管但未及時準確提交在途信息而造成損失分公司，其損失由分公司分擔，同時責任人應寫出書面報告上報總經理。國內操作流程。（1）集團公司商務部采購商務員將到貨清單遞交商務統(tǒng)計。（2）商務統(tǒng)計根據《到貨登記單》和《商品入庫單》及發(fā)貨清單核減在途商品數(shù)量、金額和計算在途時間。（3）商務統(tǒng)計將到貨清單上商品與實際到達商品差異表傳遞財務部。（4）財務部依據商務統(tǒng)計傳遞《到貨登記單》和《商品入庫單》辦理付款手續(xù)。（5）商務統(tǒng)計將在途商品差異信息傳遞相關部門。（6）對在途時間監(jiān)控：掌握商品貨運周期。同時，注重發(fā)現(xiàn)長期未到，滯留途中貨物情況，促使銷售業(yè)務部門盡快解決提高物流周轉速度，加快資金周轉，搶占市場。（7）對商品在途數(shù)量、在途金額監(jiān)控：使分公司掌握在途商品規(guī)模及占用資金量大小，促使銷售業(yè)務部門加緊運輸力度，加速資金周轉。（9）生成結果：對分公司在途商品管理，側重于從商品在途數(shù)量、在途金額；在途時間，供貨商運作能力方面提供在途信息。國內在途程序所需數(shù)據：財務數(shù)量+以銷未提=統(tǒng)計結存。（1）銷售數(shù)據：資金商務收款臺銷售庫數(shù)據（已銷數(shù)）和庫房提貨數(shù)據（已提數(shù)）進行核對后，生成已銷已提商品數(shù)據庫，包括銷售單號、銷售日期、發(fā)票號、商品編號、代理編號、數(shù)量、單價、金額等內容。（2）入庫數(shù)據：各分公司商品入庫數(shù)據包括入庫單號、入庫日期、發(fā)票號、商品編號、數(shù)量、單價、金額等內容。核對依據：以銷售方發(fā)票號作為核對依據，依據每張發(fā)票發(fā)票號、商品編號，同分公司入庫單上發(fā)票號和商品編號自動進行核減生成各地在途商品信息。國外在途商品管理。（1）定義?！?〉在途存貨：包括運入在途存貨和運出在途存貨是指貨款已經支付或雖未付款但已取得所有權正在運輸途中或已運達公司尚未驗收各種存貨?！?〉商務部在途商品：進口商對集團公司進行銷售并開制發(fā)票，貨物尚未運抵各目的地商品。商務部對在途商品管理主要通過核對進口商發(fā)票和分公司入庫單據，監(jiān)控公司在途物資狀況，多角度、多側面反映物資流通狀況。（2）意義?！?〉開展進出口商在途管理，跟蹤進出口商、分公司各方面執(zhí)行貨物計劃情況，明確各自責任和關系?！?〉監(jiān)控進出口商至集團公司或分公司物資流通過程，對貨物在各環(huán)節(jié)中狀態(tài)進行實時監(jiān)控、過程監(jiān)控，檢查進、出口商運作能力，降低風險系數(shù)。對在途商品管理工作，側重于對長期在途商品及進出口商發(fā)運能力控制。具體物控工作流程。（1）工作內容：依據進口商發(fā)貨資料核對公司入庫信息，獲取在途數(shù)據。（2）進口商發(fā)貨，商務部采購商務接收各種發(fā)貨資料流程?！?〉商務部采購商務每日接收進口商和銷售業(yè)務部門各種發(fā)貨資料。進口商涉及單據有：發(fā)貨通知書、裝箱單、發(fā)票、進口發(fā)貨單、訂單。銷售業(yè)務部門單據：貨物清單?！?〉商務部采購商務整理各種單據，并分別在登記本中詳細記錄?！?〉核對裝箱單與發(fā)票中商品品名、型號、數(shù)量、金額，保證單據配套性、一致性?！?〉核對裝箱單與銷售業(yè)務部門貨物清單。檢驗單據中發(fā)票號、發(fā)運編號、發(fā)貨日期、品名規(guī)格、數(shù)量等信息是否一致，還有貨物清單、銷售業(yè)務部門制定分貨計劃，還提供貨物運抵不同目的地、運輸方式、預計到貨時間?！?〉依據進口商發(fā)貨單核查每周進口商發(fā)貨規(guī)模?！?〉單據核對過程中，針對有問題單據向有關各方（進口商、銷售業(yè)務部門）進行必要信息反饋，補充、更正單據信息，最終進行存檔、備查?！?〉各種單據審核無誤后，將進口商系統(tǒng)發(fā)票錄入程序中。（3）貨物抵庫，商務部商務統(tǒng)計核減在途流程。〈1〉貨物抵庫，采購商務人員填寫到貨登記單和入庫單。實物運抵集團公司，采購商務按到貨、入庫流程，依據實到貨數(shù)量填寫相應國外到貨登記單和入庫單實物運抵各分公司，銷售商務開制銷售小票和內容相對應國外到貨登記單和入庫單辦理入庫。對于實物入庫和小票入庫，采購商務在途崗可以通過單據上庫別欄信息加以區(qū)分?！?〉每日采購商務在途崗接收商務統(tǒng)計審核后到貨登記單和入庫單，在單據傳遞交接過程中要有相應交接手續(xù)，記錄在冊。采購商務在途崗將對國外到貨登記單和入庫單進行再次審核重點。國外到貨登記單和入庫單中有效訂單號和裝箱單號、發(fā)運編號等于在途統(tǒng)計息息相關內容，檢驗單據中各項填制內容是否一致?！?〉審核過程中注重進口商系統(tǒng)發(fā)票、貨物清單、到貨登記單、入庫單之間對應關系（一張發(fā)票針對一張貨物清單一張發(fā)票對應一張或多張到貨登記單；一張發(fā)票對應一張入庫單；一張到貨登記單可對應多張入庫單），將審核無誤到貨登記單錄入在途程序中?！?〉錄入到貨登記單后，程序自動核減發(fā)票信息，通過報表顯示在途變化情況。（4）單據查詢流程。（5）報表預覽、打印流程。（6）在途數(shù)據傳輸流程。（7）分析流程。〈1〉分析主要分月中、月末兩次論述在途商品情況?！?〉分析角度：在途時間、在途數(shù)量、金額、進出口商運作能力?！?〉分析重點：統(tǒng)計長期在途商品（在途時間超過一個月），定期向銷售業(yè)務部門反饋，促使銷售業(yè)務部門盡快解決。1損失調賬：貨物在運輸過程中，因丟失、損壞而產生差異情況，在途崗與銷售業(yè)務部門協(xié)商后，進行賬面調整。（1）屬于進出口商責任，造成貨物丟失調賬方法?！?〉貨物丟失，銷售業(yè)務部門查清責任，落實賠償事宜?！?〉銷售業(yè)務部門開制銷售小票，將丟失貨物進行銷售，即視同銷售給索賠責任人?！?〉以銷售小票、國外到貨登記單、入庫單入庫，采購商務在途崗核減在途商品。（2）屬于運輸公司責任，致使貨物丟失調賬方法。〈1〉銷售業(yè)務部門在確認貨物丟失的同時通知商務部?！?〉銷售業(yè)務部門落實賠償、獲得索賠款后，將填制索賠通知單，并傳真給商務部（要求通知單有銷售業(yè)務部門經理簽章，附有賠償款的證明資料）〈3〉商務部商務統(tǒng)計依據索賠通知單，核減在途差異。1代運商品：索賠、贈品、配件、樣機等貨物。（1）辦理原則：所有權屬于集團公司銷售業(yè)務部門，無價格或價格為零代運商品，運抵目的地后，需辦理入庫手續(xù)。（2）具體操作方式：提供該類商品在途信息，同時，定期反饋代運商品在途情況，督促銷售業(yè)務部門盡快辦理入庫。1匯總分公司商品在途數(shù)量、在途金額一覽表。（1）分公司各銷售業(yè)務部門在途商品一覽表。控制每批貨物在途時間、在途數(shù)量、在途金額。對于長期未到貨商品，應及時提請銷售業(yè)務部門重視，確定貨物滯留原因，加速運輸，縮短貨物周轉時間，降低或減少貨物風險。（2）分公司銷售業(yè)務部門主要商品進貨概況（按商品大類）。按銷售業(yè)務部門主要商品類別匯總、加工、整理商品在途數(shù)量、在途金額，比較不同商品占用資金量大小。1匯總分公司在途時間一覽表。（1）分公司入庫商品貨運周期一覽表。（2）分公司在途商品在途時間一覽表?！?〉控制入庫商品運輸周期，加快運輸力度。〈2〉明確在途商品在途時間，及在途商品占壓資金量大小。〈3〉監(jiān)控供貨商發(fā)運能力，加速貨物周轉，降低風險系數(shù)。六、商品到貨、驗收、入庫管理。（一）商品到貨、接貨和驗收管理。商品到貨是庫房管理工作開始，是商品驗收前期準備工作，其工作好壞直接影響到商品驗收工作質量。為保證商品到貨和驗收工作及時準確完成，提高驗收效率，要求對商品數(shù)量和規(guī)格及外包裝質量和運輸情況進行檢查和確認。采購商務認真按照要求填寫單據，保證商品在途管理工作順利開展，為商品保管保養(yǎng)奠定良好的基礎。接貨規(guī)定：分公司采購商務每天根據總公司發(fā)送到貨信息，以到貨通知單形式于當日通知儲運商務，以便其及時組織人力、物力，調劑存貨場地。操作流程。（1）采購商務必須提前三天將需入庫商品詳細清單交給儲運商務，確定商品編號、數(shù)量、到貨日期。（2）商品抵達指定庫房后，采購商務和儲運商務依據到達貨物清單共同清點商品種類、拆包、分包點驗。按商品的品種、規(guī)格、型號核對實物質量和實際到貨數(shù)量及檢查外包裝質量，是否破損，把好入庫前數(shù)量、質量關。（3）商品驗收后，采購商務立即填寫《到貨登記單》要求做到字跡清楚、數(shù)據準確、內容完整、及時迅速。要填寫部門、庫別、到貨日期，在裝箱單號處填寫供應商全稱。詳細填寫商品的品名及規(guī)格、單位、數(shù)量，備注欄處填寫商品編碼和發(fā)票號或貨單號。如果發(fā)票未到達，待采購商務拿到發(fā)票后，填寫入庫單備注欄。單獨注明有外包裝破損或質量問題商品及數(shù)量。雙方在《到貨登記單》簽字確認，各分公司內部調撥商品也要填寫《到貨登記單》。（4）《到貨登記單》填寫后，必須由采購商務、儲運商務共同簽字確認后方可有效。（5）商品到庫當日（如晚上到貨，可在次日）必須辦理正式入庫手續(xù)，填寫《商品入庫單》。如未能在規(guī)定時間內辦理入庫手續(xù)，儲運商務有權拒絕發(fā)貨并責成當事人寫出書面報告報總經理或授權人對其進行處理解決。（6）采購商務和儲運商務應妥善保管好到貨登記單，以便查詢，商務統(tǒng)計根據到貨登記單審核入庫單正確性，同時便于核減在途數(shù)量?！兜截浀怯泦巍烦霈F(xiàn)錯誤情況時，儲運商務要求采購商務重新辦理。（1）有涂改痕跡，內容和項目不清楚和不完全。（2）商品編碼和規(guī)格名稱與集團公司不一致。（3）數(shù)量不正確。（4）《到貨登記單》格式、使用說明、單據辦理和各聯(lián)次留存及傳遞過程。第一聯(lián)、采購商務，第二聯(lián)、儲運商務，第三聯(lián)、商務統(tǒng)計，第四聯(lián)、財務會計。（二）商品驗收入庫管理。入庫目的。（1）為加速商品流通速度，保證工作正常開展和商品入庫環(huán)節(jié)準確性、及時性、完整性。（2）為商品在途管理和在途控制崗提供基礎數(shù)據，保證在途控制環(huán)節(jié)暢通，更好地為銷售業(yè)務部門服務。（3）把好審核關，為財務成本核算準確及時提供必要條件。入庫操作辦法。（1）商品驗收完畢，填寫《到貨登記單》后，采購商務依據《到貨登記單》內容在當日（特殊情況，如晚間到貨可在次日）按商品批次和發(fā)票內容填寫入庫單（注意不要將相同商品累加），辦理入庫手續(xù)。采購商務在辦理入庫手續(xù)時，根據《到貨登記單》到商務統(tǒng)計處核對商品編號，無誤后及時填寫《商品入庫單》。（2）入庫單由采購商務填寫，儲運商務簽字?！?〉按單據規(guī)定項數(shù)填寫商品種類數(shù)?！?〉填寫商品歸屬部門、庫別、入庫日期。〈3〉按照《商品入庫單》規(guī)定內容填寫商品編號、數(shù)量、名稱、金額?！?〉填寫《到貨登記單》號和供應商名稱?！?〉《入庫單》備注欄處注明到貨時間，按照商品順序填寫發(fā)票號和金額?！?〉相關人員填寫姓名及人員編號?！?〉特別注意商品編號、名稱及規(guī)格必須與公司保持一致，要求商務員字跡清楚、內容完整、數(shù)據準確和及時迅速。（3）批量到貨如果到貨數(shù)量不全，采購商務應根據實際到貨數(shù)量，隨時辦理入庫手續(xù)，做好該批商品收欠登記手續(xù)。（4）儲運商務先統(tǒng)計到貨前數(shù)量、后統(tǒng)計到貨后數(shù)量，再倒擠出到貨數(shù)量。（5）填寫好入庫單應由儲運商務簽字審核，傳真fax件與原件核對，到貨登記單與入庫單核對后，并確認后蓋章貨收訖后，方能生效。入庫單不得涂改。（6）消耗品和不必逐個檢驗商品，由采購商務和儲運商務共同清點數(shù)量后，當時辦理入庫手續(xù)，填寫《商品入庫單》。（7）儲運商務依據庫房情況整齊碼放，及時建立、增加垛卡，登賬。出現(xiàn)錯誤情況，儲運商務拒絕辦理。（1）有涂改痕跡，項目內容不清楚，不完全。（2）缺少采購商務和總經理或授權人簽字。（3）商品項數(shù)超過單據規(guī)定要求。（4）商品編碼和規(guī)格名稱與集團公司不一致。（5）《商品入庫單》格式與使用辦法。第一聯(lián)、儲運商務記賬，第二聯(lián)、財務會計存檔，第三聯(lián)、商務統(tǒng)計記賬，第四聯(lián)、采購商務存查。入庫核算：商品、材料入庫后，經辦人應持入庫單第二聯(lián)（即財務聯(lián)）增值稅發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)，及時到財務部辦理付款或報銷手續(xù)。財務根據入庫資料及發(fā)票、定單信息經復核無誤后及時做商品增加賬務處理。（三）外購商品管理。外購商品規(guī)定：由于經營需要而到集團外部采購貨物行為屬于外購管理范圍。操作流程。（1）采購商務或銷售人員進行采購前，應填寫請購通知單由總經理或授權人簽字確認后方能到財務借款外購。（2）借款后必須在一周內辦理完驗收、報銷手續(xù)。（3）采購商務或銷售人員在進行賒銷采購前，應由總經理或授權人簽字同意，并填寫賒銷采購專用欠款登記單，同時單據上加蓋本公司公章方能進行欠款采購。（4）一次性外購必須辦理直接入庫、出庫手續(xù)，辦理時必須持入庫單、與之對應銷售單，并持實物進行驗收。（5）特殊情況不能持實物驗收，應經過總經理或其授權人審批同意，并持用戶收貨證明，方可辦理入庫手續(xù)。（6）凡外