【文章內容簡介】 效。 1 按照 2021年《國務院行政機關公文處理辦法》的規(guī)定，國務院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種。 答：（ 1）命令；（ 2）決定；（ 3）公告；通告；（ 4）通知；通報；（ 5）議案；（ 6）報告；（ 7）請 示；（ 8）批復；意見；（ 9）函；（ 10）會議紀要。 1提高會議效率可以有哪些做法 ? 答：遵循法律法規(guī)；合理確定會議目標；確定必要的與會者；減少會議數量；縮小會議規(guī)模；簡化會議程序；縮短會議時間；控制會議經費；分析會議成本。 ？ 答案：（ 1）會議名稱； （ 2）會議記錄人的姓名、蓋章； （ 3）時間（開始時間、結束時間）； （ 4）會議地點； （ 5）議題； （ 6）主持人、主席； （ 7）出席者名單； （ 8） 會議的經過情形及結論； （ 9）相關的資料； （ 10）下次會議預定日期。 2021院行政機關公文處理辦法》的規(guī)定，國務院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？ 答案 : （ 1）命令（令）； （ 2）決定； （ 3）公告；通告；（ 4）通知；通報； （ 5）議案； （ 6）報告； （ 7）請示； （ 8）批復；意見； （ 9）函； （ 10）會議紀要。 18．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產國內緊缺的產品。上海代表團一行 10人將于 8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？ (P121) 參考答案：（ 1）接受任務 （ 2）了解來賓 （ 3）制訂計劃 （ 4）預訂宿食（ 5）迎接來賓 （ 6）商議日程 （ 7）安排會議 （ 8）陪同參觀 （ 9）送別客人 （ 10）接待小結 四、設計題： 1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內有各種文件柜、儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、 復印紙 (2 刀 )，要求小李整理 6 好辦公桌，把東西分門別類放置在適當的位置。小李應該怎么做 ?(P13) 答：電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機，右手做記錄；電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應的標識條；各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內；參考書應該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內；墨水放置在儲物架底層，復印紙放在下面幾層。 2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產國內緊缺的產品。上海 代表團一行 10人將于 8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？ (P121) 答：（ 1）接受任務；（ 2）了解來賓；（ 3）制訂計劃；（ 4）預訂食宿；（ 5）迎接來賓；（ 6）商議日程；（ 7）安排會議；（ 8）陪同參加；（ 9）送別客人；（ 10）接待小結。 3．康橋賓館位于本市南京西路 45號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在 11 月 15 日上午 9:00 到 12： 00 召開全廠中層干部大會，討論第二年產品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的 12樓會議室。這次 會議由總經理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應該考慮哪些問題？ (P123) 答 :他應考慮 ?1)會議名稱 。(2)出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（ 3）日期、時間；（開始到結束的預定時刻）（ 4）地點；（具體在幾樓幾號會議室）（ 5）議題；（或議事日程）（ 6）主辦者的聯(lián)絡處、電話號碼等。（ 7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）。（ 8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當天應備的資料等 4．文秘人員如何主持會議？應注意哪些細節(jié)？(P145) 答：文秘人員如果在會議上要 發(fā)言，應先把要講的內容作一個總結結構的構思，簡略記下發(fā)言的要點。會議上注意自己的表情和說話的語調，并控制發(fā)言的時間。對發(fā)言內容加以引導，提醒時間有限。在會議上可分配工作任務，認真傾聽其他人意見，不要當眾批評某個人。最后作總結，統(tǒng)一認識。要求與會者筆記，自己做好筆記并把每次會議紀要的打印件放進文件夾。以作查證。 5．麥格公司為了解新產品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產品進行評估，辦公室人員應該如何準備和開好這次座談會？ (P150) 答：（ 1）座談會邀請對象必須是新產 品所在領域的專家和學者，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；（ 2）座談會以小型為主，人數以七、八人為宜；（ 3）座談會上，文秘人員應與主持人密切配合；（ 4）主持人負責引導、組織、可不做記錄；（ 5）詳細的記錄應由文秘人員在不引人注目的座位上去做；（ 6）座談會的時間不必嚴格規(guī)定，可長可短；（ 7）會場應準備些飲料、茶點，邊吃邊談。可使氣氛輕松。 6．某個下雨天，在利達公司內召開的新產品推介會結束了。公司的大型會議室有很各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓， 為圓滿結束這次會議，辦公室人員在會后應該做 些什么工作？ (P134) 答：（ 1）要替搭車回去的人安排車子；（ 2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領、冒領；（ 3）有留言時，切記務必傳達；（ 4）檢查會場有無物品遺漏；（ 5）要為參加會議的人員送行；（ 6）文秘人員離去前，要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅。（ 7）桌、椅早先若有移動，必須還原；洗滌煙灰缸、茶具等，并收拾妥當，倒去垃圾；（ 8）攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回；（ 9）關緊門窗并上鎖；（ 10）通知會場的管理單位，會議已經結束。 7．科達公司召開中層干部擴大會議， 參加人員為總經理、副總經理 各職能部門的正副經理、辦公室正副主任和職工代表等，共 46人，會議文秘人員和其他服務人員 4人，會議時間為 5 小時。參加會議人員月平均工資為 2400元，其他收入 600元，假設一個月工作 30天、一天工作 8小時。會議后勤費用開支有：文件材料費 200元，飲料費 100元，因會議緊張安排午餐，餐費每人 10元。請計算會議的成本。 (P161) 答：（ 1）會議成本＝ 2 3[（ G+S） T]n+后勤開支＝6（ G＋ S） ＋后勤開；（ 2） G－參加會議人員的每小時人均工資數；每個人每小時平均工資為 10 元 ，（ 2400247。30247。 8）；（ 3） S－參加會議人員每小時人均其他收入數；其他收入為 。（ 600247。 30247。 8）；（ 4） T－參加會議人員人均到會時間為 5 小時；（ 5） N－參加會議人數為 50人（ 46+4）；（ 6）后勤開支－等于支票開支、現金開支和實物開支的總和為 800（ 200+100+10 50）；（ 7）會議成本＝ 6（ 10+） 5 50+800＝ 18750+800＝ 19550（元） 8．文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作？ (P196) 答：（ 1）整理好旅行過程中所有的單據、憑證，送上司審閱 、簽字后向財務部門報銷，或者結算預支的出差費用。（ 2）回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報。如果是上司同行的，可根據上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。（ 3）盡快恢復正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完成的工作。（ 4）把在出差時結識的有關人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。（ 5）對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表示感謝。 9．文員應該為上司的商務旅行作許多準備工作，在準備國內國際旅行時要考慮哪些項目？ (P186)履行哪些職責？ (P1182) 答： （ 1）準備旅行計劃和旅館信息。旅行計劃表要說明出發(fā)和到達地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況。（ 2）制定約會計劃。約會計劃表包括：城市名和?。ㄖ荩┟ㄈ绻菄饴眯校瑢懨鞒鞘泻蛧颐?，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼。（ 3）為商務洽談收集資料。（ 4）決定旅行用品。把上司作商務旅行時需要帶的用品列出清單。（ 5）考慮行李問題。通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人信息。為每件行李準備識別標簽。（ 6）安排差旅費。（ 7）建立旅行－旅館信息 資料庫。隨時與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實自己的資料庫。（ 8）辦理旅行保險，如意外傷 7 害保險等。 10．某公司成立三周年，準備舉行大型宴會，辦公室人員應該如何做好準備，要做哪些工作？ (P126) 答：（ 1） 客人的選擇。確定名單， 再請上司核定。（ 2）確定時間。如果是涉外宴請，宴請時間應該按照國際慣例，征詢客人的意見，要避免選擇對方的重大節(jié)假日。（ 3）會場的選擇。要考慮宴會的性質，客人的數目，以及預算費用等，考慮宴會的形式與氣氛、交通是否方便、場地大小是否合適、菜式、有無停車場。（ 4）擬訂菜單。應符合對方的飲 食習慣，從賓客的身份、宴請層次、目的等方面去考慮，至少要提供 2 份菜單，供上司挑選。（ 5）寄發(fā)請柬。宴請需要發(fā)請柬，請柬上應寫明邀請人姓名，被邀請人姓名、宴請的目的、方式、時間、地點，以及著裝要求，要求回函及其他說明等。請柬一般要提前一至二周發(fā)出；（ 6）席次的排列。以社會地位與年齡作優(yōu)先考慮來安排，在請柬上應注明席次號。席次的排列原則 是：男女主人公地坐桌椅的兩端，男女賓客間隔而坐；夫婦分開坐；男主賓坐女主人的右邊，女主賓坐在男主人的右邊。主人方面的陪客，應插在客人中間坐，以便同客人接觸交談。 11．文秘人員 經常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應考慮什么，怎樣做？ (P223) 答：在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；（ 2）還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習慣等；（ 3）在日歷上應該清楚地標明節(jié)日活動安排以引起上司的注意。時間如何取決于當地的購物環(huán)境。（ 4）還應熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當的禮物即可。（ 5）要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。（ 6）贈送的禮物應去掉包裝上的 標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下。（ 7）如果不是親自送禮，應該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。（ 8）文秘人員應準備一張節(jié)日名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或提出一些其他的意見、以及標明價格范圍。（ 9）為了避免所送禮物的重復，文秘人員應該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。 12．上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產國內緊缺的產品。德國代表團一行 9人將于 8 月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作 好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？ (P152) 答：（ 1）接受任務。（ 2）了解來賓、制訂計劃。（ 3）預訂食宿。（ 4）歡迎來賓、商議日程。（ 5）禮節(jié)性拜訪、宴請。（ 6）正式會談。（ 7）簽訂協(xié)議書。（ 8）陪同參觀游覽。（ 9）互贈禮品。（ 10）歡送來賓、接待小結。 13．某中外外資公司總部德方總經理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應如何辦？要考慮哪些因素？ (P223) 答：清楚德方總經理的愛好、文化背景、性格習慣等；征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內選購禮物；比較合適的生日禮 物是有 國特色的、總經理又比較喜歡的物品；贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下；附上賀卡寫上 國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經理。 14．總經理把保管單位公章和蓋印的任務交給了秘書小付，小付應該怎樣做？ (P248) 答：小付應把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內，鑰匙隨身攜帶；每次用畢應將印章加鎖存放，隨印隨鎖 vk因事外出，須經批準交他人代管。加蓋單位公章，須經總經理批準，并審核簽名；并要將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領用人、蓋章人等詳細登記。加蓋印章必須做到用力均勻， 使印章端正、完整。 ，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在 11 月15 日上 午 9： 00 至 12： 00 召開全廠中層干部大會，討論第二年的產品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應該考慮哪些問題？ 答案 : （ 1）會議的名稱： （ 2）出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（ 3）日期、時間（開始到結束的預定時刻）；（ 4）地點：（具體在幾樓幾號會議室）； （ 5）議題（或者議事日程）；（ 6）主辦者 的聯(lián)絡處，電話號碼等；（ 7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）；（ 8）注意事項、是否備有餐點、有