【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 表明對(duì)方接電話人的姓名及通話時(shí)間。 通話的基本要求 第一條 語(yǔ)氣要和藹，語(yǔ)言要文明。通電話時(shí)，要提醒自己“我在代表公司講話，這是公司形象的一部分?！彼杂秒娫挄r(shí)，一定要注意使用文明禮貌語(yǔ)言，例如： 您好、請(qǐng)、麻煩您了、謝謝、對(duì)不起、請(qǐng)?jiān)?、再?jiàn)等。在講話時(shí)，聲調(diào)要熱情、愉快、友好、和藹。如詢(xún)問(wèn)對(duì)方職務(wù)、姓名時(shí)，口氣盡量婉轉(zhuǎn)：“您貴姓？應(yīng)當(dāng)怎樣稱(chēng)呼您？”； 第二條 發(fā)音要清楚，語(yǔ)言要準(zhǔn)確。通話應(yīng)使用期普通話，切忌夾雜方言土語(yǔ)； 第三條 內(nèi)容要扼要，重點(diǎn)要突出。打電話要注意節(jié)約時(shí)間和費(fèi)用。對(duì)重要的或復(fù)雜的內(nèi)容，通話前要擬定一個(gè)提綱，突出重點(diǎn)，言簡(jiǎn)意，使對(duì)方能抓住中心； 第四條 按權(quán)限處理問(wèn)題。通話中涉及的問(wèn)題如超出自己的權(quán)限，不可怕麻煩，就拒絕或隨口答應(yīng)，應(yīng)向?qū)Ψ秸f(shuō)明情況，特向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示后再答復(fù)對(duì)方。 總機(jī)的管理制度 第一條 總機(jī)人 員應(yīng)注意衣著、態(tài)度； 第二條 總機(jī)在工作時(shí)間必須有人值班，總機(jī)文秘有事外出，必須找人替位。除總機(jī)文秘外， 其他人不得用總機(jī)接打電話； 第三條 不準(zhǔn)過(guò)多、過(guò)長(zhǎng)時(shí)間打私人電話； 第四條 不得用公司電話撥打私人長(zhǎng)途； 第五條 由總機(jī)負(fù)責(zé)快遞收發(fā)； 10 第六條 由總機(jī)負(fù)責(zé)報(bào)刊雜志。 來(lái)賓接待須知 第一條 對(duì)非公司同事進(jìn)入，應(yīng)主動(dòng)詢(xún)問(wèn)，了解來(lái)訪目的及機(jī)構(gòu)，姓名，并請(qǐng)對(duì)方出示名片； 第二條 打分機(jī)聯(lián)絡(luò)被訪者，以確定是否有空或接見(jiàn)，如等候時(shí)間過(guò)久，應(yīng)主動(dòng)再聯(lián)絡(luò)被訪人，并委婉告之來(lái)訪者原因； 第三條 要求被訪人到大堂服務(wù)臺(tái)接來(lái)訪者到會(huì)客室，不可讓來(lái)賓自行進(jìn)入； 第四條 來(lái)訪者如果是高級(jí)主管之 貴賓，即應(yīng)與主管的秘書(shū)聯(lián)絡(luò)，由秘書(shū)前往引導(dǎo)，如主管；正在開(kāi)會(huì)或會(huì)客，則需告之來(lái)訪者再等片刻； 第五條 事先預(yù)定來(lái)訪之貴賓，前臺(tái)人員應(yīng)隨時(shí)注意儀表。貴賓來(lái)時(shí)，一般由公司領(lǐng)導(dǎo)親自到門(mén)口接見(jiàn) 第六條 對(duì)推銷(xiāo)貨品之人或不速之客，亦因禮貌地請(qǐng)其留下名片并委婉謝絕。 前臺(tái)接待處配備： 第一條 飲水機(jī)，并保持有人換水，并配備紙杯 。 第二條 沙發(fā)、茶幾，供來(lái)賓等候時(shí)落座 。 第三條 公司介紹、報(bào)刊、雜志，供來(lái)賓等候時(shí)閱讀 。 第四條 接待服侍（由前臺(tái)兼任），給客人送茶倒水，并通知被訪者 。 第五條 可以備一些茶葉，使來(lái)賓產(chǎn)生好感。 辦公用品的購(gòu)發(fā) 第一條 每月月底前 ，各部門(mén)負(fù)責(zé)人將該部門(mén)如所需要大量辦公用用品應(yīng)及時(shí)通知行政部。行政部制定專(zhuān)人制定每月辦公用品計(jì)劃及預(yù)算；經(jīng)主管副總審批后由行政部統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)、根據(jù)實(shí)際工作需要有計(jì)劃的分發(fā)給各部門(mén) 。 第二條 公司新員工的辦公用品，行政部根據(jù)人力資源部提供的名單和用品清單，負(fù)責(zé)為其配齊，以保證新員工的正常工作。負(fù)責(zé)購(gòu)發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品的齊全、品種對(duì)路、量足質(zhì)優(yōu)、庫(kù)存合理、開(kāi)支適當(dāng)、用品保管好 。 第三條 負(fù)責(zé)購(gòu)發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫(kù)、出庫(kù)手續(xù)。出庫(kù)一定要由領(lǐng)取人員簽字 。 11 第四條 因工作需要，確需某種專(zhuān)用辦公 用品的部門(mén)，須由本部門(mén)經(jīng)理簽字、報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可購(gòu)買(mǎi)。發(fā)票除本部門(mén)經(jīng)理簽批外，需由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可報(bào)銷(xiāo) 。 第五條 領(lǐng)用辦公用品的部門(mén)，應(yīng)將本部門(mén)所需的辦公用品匯總填寫(xiě)辦公用品領(lǐng)用單，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字后方可領(lǐng)取，如確實(shí)急需用品可到行政助理領(lǐng)取，填寫(xiě)相應(yīng)的《 部門(mén)辦公用品領(lǐng)用表 》，流水號(hào)由行政部 按月份及順序由行政部編寫(xiě)，如 9 月第一張流水號(hào) 090第二張流水號(hào) 0902，以此類(lèi)推且行政部所有記錄流水號(hào)均按此編寫(xiě) ； 第六條 日常領(lǐng)用文具需填寫(xiě)《文具領(lǐng)用登記表》； 第七條 辦公用品管理一定要做到清潔、注意安全、放火、防盜、嚴(yán)格按照規(guī)章 制度辦事，不允許非工作人員進(jìn)入庫(kù)房 。 第八條 對(duì)于離開(kāi)公司的員工，按照入職時(shí)所領(lǐng)的清單收回辦公用品（已用過(guò)的筆、本除外） 第九條 每月月底，行政助理統(tǒng)計(jì)各部門(mén)費(fèi)用，與財(cái)務(wù)部共同盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存 . 禮品 第一條 禮品的購(gòu)置需寫(xiě)呈批單，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)再經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可購(gòu)買(mǎi)或制作。保管方法同辦公用品管理方法 。 第二條 各部門(mén)領(lǐng)用禮品時(shí)須詳細(xì)填寫(xiě)《禮品領(lǐng)用登記表》； 第三條 若因工作需要，確需某種特殊禮品，須由本部門(mén)經(jīng)理申請(qǐng)，報(bào)副總批準(zhǔn)后由行政部購(gòu)買(mǎi)； 第四條 辦公用品、禮品由行政部因派專(zhuān)人管理，每月須將使用情況匯總報(bào)財(cái)務(wù)部及各部門(mén)，若辦公用品 、禮品帳目不清，或出現(xiàn)浪費(fèi)，由管理人員負(fù)責(zé)賠償 。 第四條 每月由行政部整理各部門(mén)辦公用品、禮品領(lǐng)用情況，將其采購(gòu)費(fèi)用記入各部門(mén)費(fèi)用。 名片管理辦法 第一條 公司正式職工確因工作需要可印刷名片，試用員工原則上不印名片，因業(yè)務(wù)需要印制名片，須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理同意 。 第二條 各部門(mén)印刷名片、須寫(xiě)名姓名、職務(wù)、印刷數(shù)量，填寫(xiě)《 名片申請(qǐng)單 》，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽后交行政部，由行政助理統(tǒng)一印刷 。 第三條 名片上的職務(wù)由人力資源部提供，不準(zhǔn)自行更改。 第四條 各部門(mén)名片應(yīng)按公司統(tǒng)一格式印刷，不準(zhǔn)自行采用其它樣式 。 第五條 名片由行政部進(jìn)行審核并校對(duì)，方可印刷。 12 第六條 領(lǐng)用名片 時(shí)填寫(xiě)《 名片領(lǐng)用登記表 》，以便結(jié)算費(fèi)用。 證照的管理 第一條 應(yīng)及時(shí)辦理公司所須的證照； 第二條 公司注冊(cè)資本的變更，并辦理相關(guān)證件的變更手續(xù)； 第三條 工商管理年檢等活動(dòng)； 第四條 公司其他部門(mén)如使用證照，須認(rèn)真填寫(xiě)《物品借用登記表》； 1印鑒的管理 第一條 公司印章包括： 公司公章 、財(cái)務(wù)、合同 、人名章 和 部門(mén) 專(zhuān)用章。 所有印章由行政部負(fù)責(zé)安排刻制； 第二條 公司 公 章、合同專(zhuān)用章由 行政部 專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理。 公司財(cái)務(wù)章和 法人人名章由財(cái)務(wù)部專(zhuān)人管理。 部門(mén)專(zhuān)用章 和其它人名章 由各部門(mén) 相關(guān) 負(fù)責(zé)人管理 。 第三條 公司宣傳、企業(yè)管理、對(duì)外業(yè)務(wù)、公司決策、行政事務(wù)等有關(guān)文書(shū)（包 括各類(lèi)合同）需加蓋 公 章或合同專(zhuān)用章時(shí)，必須獲得總經(jīng)理 或運(yùn)營(yíng)總監(jiān) 的審批方可辦理 ， 并 填寫(xiě)《 印鑒使用登記表 》， 公司財(cái)務(wù)專(zhuān)用章僅作公司對(duì)外開(kāi)具的票據(jù)和與公司相關(guān)的金融事務(wù)以及財(cái)務(wù)報(bào)表之用途； 第四條 公司 員工因 執(zhí)行重大項(xiàng)目或完成重要業(yè)務(wù)，需要攜帶公司印章出差的，須經(jīng) 主管經(jīng)理批準(zhǔn) 或總經(jīng)理審批并及時(shí)歸還 ； 第五條 違反上述規(guī)定，公司根據(jù)違章程度直接追究印章主管人和侵權(quán)行為人的責(zé)任 1員工胸卡的管理辦法 第一條 為建立企業(yè)形象，提高員工榮譽(yù)感，并顯示本公司同仁身份，故全體員工應(yīng)配掛胸卡。 第二條 配掛胸卡時(shí)胸卡必須合理調(diào)整長(zhǎng)度，掛于 胸前，不得以外衣或其它物品遮蓋。 第三條 員工在辦公場(chǎng)所及外出開(kāi)展業(yè)務(wù)時(shí)都應(yīng)配掛胸卡。 第四條 新員工入職，應(yīng)由行政部配發(fā)胸卡；離職時(shí)及時(shí)收回。 第五條 員工應(yīng)保管好胸卡，如有遺失或損壞