熊谷物業(yè)管理公司01qp(編輯修改稿)
2025-06-25 09:33 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 ?文件持有人 /使用人 ?文件的使用者、各級(jí)管理者都有責(zé)任適時(shí)評(píng)審文件的充分性和適宜性 ?制定 《 質(zhì)量 管理體系文件持有者清單》 ，規(guī)定文件的發(fā)放范圍和數(shù)量，由 管理者代表 審批后作為文件制作和發(fā)放的依據(jù) 。 按規(guī)定的份數(shù)制作，不得錯(cuò)頁、漏頁 。 保留不加蓋文件受控章的正本（原版文件） 。 ?原版文件應(yīng)登記歸檔并標(biāo)識(shí)，不得發(fā)放 。 以電子文檔保存的應(yīng)用軟盤或光盤制作至少一份備份，作好標(biāo)識(shí)并妥善保管（應(yīng)防潮、防磁、防高溫）。 ?按 《 質(zhì)量 管理體系文件持有者清單》 規(guī)定的 范圍發(fā)放；發(fā)放的方式為實(shí)物發(fā)放 。 實(shí)物的發(fā)放，屬公共文件的 ， 如質(zhì)量方針、手冊和公共程序 的發(fā)放 ， 采用 紙 質(zhì)復(fù)印方式發(fā)放，只下發(fā)到部門級(jí)單位。由 文控中心 根據(jù)需要確定分發(fā)范圍和數(shù)量，經(jīng) 管理者代表 審批后發(fā)放 ， 并作好 《 文件發(fā)放 登記表》 ； 與各部門有關(guān)的文件則發(fā)放到相關(guān)部門；對(duì)其它文件按責(zé)任區(qū)域發(fā)放 。 各類文件的發(fā)放受控標(biāo)識(shí)以文件控制中心之 “受控 ” 章為準(zhǔn) 。 文件二次分發(fā)： 各部門需要使用文件的人員 ,向本部門文件管理人員辦理領(lǐng)用手續(xù)， 部門文件管理員根據(jù)需求，填寫 《文件控制單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，用本部門文件進(jìn)行復(fù)印 后加蓋 《受控文件》印章，在本部門文件上做好二次文件分發(fā)記錄，文件領(lǐng)用人在文件上簽名登記。 不得隨意借用其他人的文 件 復(fù)印。 發(fā)放體系文件及各部門轉(zhuǎn)發(fā)文件都需作好 《 文 件發(fā)放 登記表》 。 屬各部門向業(yè)務(wù)對(duì)口單位發(fā)放的內(nèi)部文件，由 所在 管理部門作好 《 文件發(fā)放 登記表》 。 外來公文、外部文件的管理：由行政人事部負(fù)責(zé) 收集外來公文、外部文件 并提出初步處理意見，經(jīng)審批后發(fā)放；與質(zhì)量管理體系相關(guān)的外部文件由品質(zhì)管理部控制。 對(duì)需發(fā)放執(zhí)行的外部文件，建立《 外來文件 登記表 》并做好 《 文件發(fā)放 登記表》 下發(fā)。 外部文件編號(hào)可直接沿用原文件編號(hào)，原文件無明確編號(hào)時(shí)，按 所在 部門文件管理
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