【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 18 頁(yè) 共 67 頁(yè) “潛在問(wèn)題分析”并不是一種找麻煩的否定行為，而是積極尋找方法，以避免或減輕未來(lái)可能出現(xiàn)的麻煩。因此，“潛在問(wèn)題分析”乃是管理者或組織團(tuán)隊(duì)所做的活動(dòng)中，報(bào)償最大的一種。它為個(gè)人和組織提供了最佳的機(jī)會(huì)，使他們能依照自己的遠(yuǎn)見(jiàn)和希望建立自己的未來(lái)?！皾摗觥蹦耸俏覀兘袢湛捎玫淖顬榫碌墓ぞ咧?，它使我們能夠?qū)W到最后思考方式，用來(lái)管理關(guān)心，未來(lái)而且消息靈通的工作團(tuán)隊(duì)。 ? 四種基本的活動(dòng)框架 “潛在問(wèn)題分析”技術(shù)不多且容易了解，如下棋一樣，學(xué)會(huì)容易下好難，這四種活動(dòng)是： 找出一項(xiàng)計(jì)劃、作業(yè)、方案等的弱點(diǎn)。 從這些弱點(diǎn)中，找出可能對(duì)我們的作業(yè)產(chǎn)生相當(dāng)大的不利影響，而值得我們現(xiàn)在就采取行動(dòng)應(yīng)付的“特定潛在問(wèn)題”。 找出這些潛在問(wèn)題的可能原因和能夠防止它們發(fā)生的行動(dòng)。 如果預(yù)防行動(dòng)失敗或任何預(yù)防行動(dòng)都無(wú)效時(shí)，如何緊急應(yīng)變。 你所采取的行動(dòng)、規(guī)模大小或復(fù)雜簡(jiǎn)單，各有不同，決定采取哪 一種行動(dòng) —— 預(yù)防性的或緊急應(yīng)變式的 —— 要視“潛在問(wèn)題分析”的對(duì)象、經(jīng)濟(jì)觀戰(zhàn)、實(shí)施可行性以及常識(shí)而定。每一項(xiàng)都要成本，因?yàn)樗枰覀兎峙滟Y源，來(lái)預(yù)防可能發(fā)生的問(wèn)題的未來(lái)，最劃算的方法當(dāng)然是以最小的成本獲得高度的回收。一項(xiàng)很簡(jiǎn)單的預(yù)防行動(dòng)，如果能顯著減少我們未來(lái)面臨某一嚴(yán)重問(wèn)題的可能性，那便是很劃算的投資，而一項(xiàng)復(fù)雜而昂貴的方案，如果只不過(guò)是為了防止一個(gè)不太可能發(fā)生的小角，那它就是不劃算的投資。 ? 一種不一樣的決策過(guò)程 “問(wèn)題分析”和“決策分析”：一步接一步，以有秩序且完整的方式，產(chǎn)生一個(gè)合科邏輯的結(jié)論。 “潛在 問(wèn)題分析”與它們不一樣：它包括四個(gè)邏輯上連續(xù)的步驟，然而我們可能會(huì)找到無(wú)法預(yù)防的潛在問(wèn)題和可能原因，如果碰到這種情形，我們必須跳過(guò)預(yù)防這一步，直接去設(shè)計(jì)應(yīng)變行動(dòng)，使?jié)撛趩?wèn)題的影響減至最低。 ? 何時(shí)使用“潛在問(wèn)題分析”：只有經(jīng)驗(yàn)和靈感告訴你。 “潛在問(wèn)題分析”乃是一種技術(shù)，使管理者能夠充分運(yùn)用其過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)。 《蘭德案例》 計(jì)劃落成典禮 結(jié)論：不管你如何努力，你可能還是無(wú)法一網(wǎng)打盡。 蘭德決 策思維 第 19 頁(yè) 共 67 頁(yè) 要想完全沒(méi)有意外，是不可能的，“潛在問(wèn)題分析”的目的并不是保證你的方案、計(jì)劃和盛會(huì)能夠完全不出差錯(cuò)，這樣多的話，其成本超過(guò)它的 利益。其真正目的乃是要將未來(lái)的不確定性降低至可以管理的程度，并且避免某些事情的發(fā)生，免得事后感嘆“當(dāng)初為什么沒(méi)有想到”。 色耶廠的應(yīng)變策略 背景：本來(lái)準(zhǔn)備淘汰的一個(gè)分廠，通過(guò)“分析”，有很多因素不能由自己控制，只好變成改裝，發(fā)現(xiàn)了一個(gè)比原先所擬方案更為優(yōu)越的方案。 結(jié)論：管理團(tuán)隊(duì)不厭其煩所構(gòu)思出來(lái)的應(yīng)變行動(dòng)，并沒(méi)有用到，然而這項(xiàng)分析決非浪費(fèi)時(shí)間，這個(gè)過(guò)程使他們對(duì)處境有更充分和精確的認(rèn)識(shí)?！白哌M(jìn)未來(lái)，看它且有什么東西”這趟旅行，對(duì)于公司和色耶廠的主管而言，是值得的！ 越戰(zhàn)：升級(jí)或撤軍 結(jié)論：解決問(wèn)題最 容易和最經(jīng)濟(jì)的時(shí)機(jī)，是在問(wèn)題發(fā)生之前，這位蘭德分析師組織了一項(xiàng)行動(dòng)，結(jié)果證明非常成功，而且對(duì)國(guó)家有貢獻(xiàn)。他運(yùn)用“潛在問(wèn)題分析”改變了歷史所走的路線，使它朝好的方向走。 蘭德決 策思維 第 20 頁(yè) 共 67 頁(yè) CHAPT Ⅲ：蘭德決策分析 從一開(kāi)始，蘭德研究學(xué)院的課程就是為滿足決策分析家的獨(dú)特要求而設(shè)計(jì)的。合格的決策分析，既需要有充足而廣泛的社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué)兩方面的背景知識(shí)，又需要?jiǎng)偃味喾N分析技術(shù)及跨越規(guī)則界限的能力與信心。 —— 保羅奧尼爾 蘭德理事會(huì)主席 167。 1 蘭德式?jīng)Q策分析的前提 主題：做決策分析的條件及要素 第八號(hào) 蘭德決策元素 “ 選擇”的思考模式 決策分析乃是一種有系統(tǒng)的程序，它的基礎(chǔ)便是我們?cè)谧鲞x擇時(shí)所使用的思考模式，而決策分析技術(shù)則是此種思考模式的補(bǔ)充和升華。 我們了解必須做某種選擇這一事實(shí)。 我們考慮哪些是選擇成功的特定要領(lǐng)。 我們決定哪一點(diǎn)的行動(dòng)最能滿足這些要項(xiàng)。 我們考慮我們最后所選擇的行動(dòng)，會(huì)有什么可能危及其成功和安全的風(fēng)險(xiǎn)。 ? 良好決策的要素 人們能否作出良好的決策，要視以下之要素而定： 對(duì)于必須予以滿足的特殊要項(xiàng)所做的“定義”； 對(duì)于所有的選擇方案所做的“評(píng)估”； 對(duì)于這些選擇方案所可能產(chǎn)生 后果的“了解”。 良好的決策，必須充分考慮“所需完成事項(xiàng)”，任何選擇方案如果無(wú)法完成所需的工作，可說(shuō)一無(wú)是處。 決策分析的目的，便是要找出需完成的事項(xiàng)，導(dǎo)出完成這些事項(xiàng)所必須具備的特定標(biāo)準(zhǔn)，評(píng)估與這些標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)的可行方案，并且確定各方案的風(fēng)險(xiǎn)。 下面解釋決策分析過(guò)程中的要素及運(yùn)用過(guò)程： 一、決策分析構(gòu)面 1：決策聲明 “問(wèn)題分析”中以一項(xiàng)“偏離情況敘述”開(kāi)始，包括“為什么”、“決策分析”中以“決策聲明”開(kāi)始，包括“什么目的”、“哪一個(gè)”以及“如何”。 決策聲明為我們提供以后要做的一切事物焦點(diǎn)，并為我們的選擇訂出 范圍。我們要訂的標(biāo)準(zhǔn)也將源于決策聲明，從而詳細(xì)描述此一決策所需的條件，我們對(duì)蘭德決 策思維 第 21 頁(yè) 共 67 頁(yè) 于可選擇方案的判斷將根據(jù)這些方案是否符合這些條件而定。 決策聲明要能指出某種行動(dòng)，以及所需要的結(jié)果：挑選一位經(jīng)理或設(shè)計(jì)一套制度它也要指出決策做成的“層次”。 二、決策分析構(gòu)面 2：決策的目標(biāo) “目標(biāo)”是決策的標(biāo)準(zhǔn)要件，也就是決策所欲完成事項(xiàng)的明確細(xì)節(jié)。 決策分析不是要找出一條行動(dòng)路線，然后建立一套理論來(lái)支持這一路線。相反，乃是從所需完成事項(xiàng)這一點(diǎn)出發(fā)，然后朝最能完成此一事項(xiàng)的選擇方案前進(jìn)。 “目標(biāo)”乃是以達(dá)成目的為衡量標(biāo)準(zhǔn)，因此只有 清楚的衡量標(biāo)準(zhǔn)，我們才能做出合理的決策。 三、決策分析構(gòu)面 3：必要與需要 “必要”的目標(biāo)是保障成功決策所必須要有的東西。 “需要”首先是“必要”，然后再選其中之最優(yōu)的。 如“在本行業(yè)中具有兩年經(jīng)驗(yàn)”（必要） “在本行業(yè)中最有經(jīng)驗(yàn)的”（需要） 關(guān)系： “必要”的目標(biāo)決定誰(shuí)上場(chǎng)玩球。 “需要”的目標(biāo)則決定誰(shuí)該贏球。 四、決策分析構(gòu)面 4：選擇方案 決策時(shí)要嘗試做“平衡”的選擇，一項(xiàng)方案就算最能完成目標(biāo)。如果具有嚴(yán)重的風(fēng)險(xiǎn)，也不算得是最好的選擇。 如果我們必須而且只能選擇一個(gè)方案的話，這項(xiàng)方案是否值得接受。 五、決 策分析構(gòu)面 5：選擇的后果 本步驟是找尋所有可行選擇方案可能會(huì)產(chǎn)生的不利后果。決策分析探討的很少是已經(jīng)確定的事，一項(xiàng)擬議的行動(dòng)愈是深入未來(lái)，確定性愈低。而正是由于這種不確定性，決策分析才需要我們的判斷、評(píng)估、經(jīng)驗(yàn)以及本能的直覺(jué)。決策分析雖然是一種講究方法的有系統(tǒng)的過(guò)程，但它亦可以成為一種具有創(chuàng)意和創(chuàng)新性的過(guò)程。 《蘭德案例》 —— 選擇最佳的人事資料系統(tǒng)以供公司使用 （見(jiàn)復(fù)印件） P179190 決策全過(guò)程分析 167。 2 蘭德式?jīng)Q策分析的運(yùn)用 蘭德決 策思維 第 22 頁(yè) 共 67 頁(yè) 主題：決策的種類 第九號(hào) 蘭德決策元素 五大類決策分析 決策情況可以 分成五大類： 需要探討大量資料，并牽涉到許多人的復(fù)雜情況； 只牽涉兩種選擇“是與否”的決策，這種決策乃是要決定究竟應(yīng)采取或排斥某一行動(dòng)路線，或以另一種方式來(lái)做某件事情，還是要繼續(xù)使用以前的方法。 決定某一單獨(dú)的擬議行動(dòng)路線，是否健全而值得付諸實(shí)施的決策。 決策者或決策團(tuán)隊(duì)，必須從一項(xiàng)原始選擇方案做決定。 例行的決策：雇傭、購(gòu)買設(shè)備或服務(wù)、發(fā)展人事政策及其它的每日決策。 A、復(fù)雜的決策 若是決策相當(dāng)困難和復(fù)雜，那么一次只宜采取一項(xiàng)步驟，對(duì)決策做成過(guò)程的三項(xiàng)要素：目標(biāo)、選擇方案和潛在風(fēng)險(xiǎn)，則 更需要集中注意力。資料越是無(wú)形和無(wú)法量化，越是需要在做成決策的過(guò)程中考慮個(gè)別的輸入，也更需要一個(gè)有系統(tǒng)的方法來(lái)處理資料和不同的判斷，以便產(chǎn)生一個(gè)成功的結(jié)論。 “決策分析”應(yīng)具有彈性，可供個(gè)人使用，也可由臨時(shí)團(tuán)隊(duì)使用；可讓全部或局部使用，并能修改及調(diào)整，以適應(yīng)各個(gè)情況的獨(dú)特需要，同時(shí)也可以被用來(lái)做某些決策的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序。 對(duì)于組織的最大好處，在于它能提供一套共同語(yǔ)言和方法，使大家做成相同決策。 B1：是或否？我們是否應(yīng)接受或排斥某一行動(dòng)路線？ 是或否？我們是應(yīng)當(dāng)換個(gè)方法，還是因襲從前？ 對(duì)于兩頭的熟悉是“ 否”這一選擇的強(qiáng)有力的優(yōu)點(diǎn)。 是否最佳決策 有時(shí)由于志向太小，以至于所創(chuàng)造出來(lái)的典型比不上日常的做法，此所謂“層面”不夠。 C. 發(fā)展選擇方案 沒(méi)有現(xiàn)成可用的選擇方案，此項(xiàng)工作便是要“找出一個(gè)方法”來(lái)做某事。 “找出一個(gè)方法”這指令，常常為管理者所誤解。他們的反應(yīng)乃是開(kāi)個(gè)會(huì)議，將所有構(gòu)想攤開(kāi)放在桌上。他們?cè)谏形辞宄郧?，便提出一系列選擇方案，結(jié)果是，這些方案會(huì)滿足會(huì)議中的一般目標(biāo)，但是并不能做為一套成功解決方案的邏輯步驟。 蘭德決 策思維 第 23 頁(yè) 共 67 頁(yè) 比較起來(lái)，一群具有整套清楚規(guī)范目標(biāo)的人，他們便能有一個(gè)立即的架構(gòu)，能夠讓他們用來(lái) 比較及評(píng)估構(gòu)想。在這樣的背景之下，構(gòu)想本身便具有較高的品質(zhì)。在這套“標(biāo)準(zhǔn)格式”之內(nèi)，“不要對(duì)構(gòu)想先下斷語(yǔ)，否則你會(huì)窒息創(chuàng)造力”，這句警語(yǔ)乃是千真萬(wàn)確的。 D. 把“決策分析”作為標(biāo)準(zhǔn)程序 蘭德的客戶中，有許多都要求把“決策分析”技術(shù)，當(dāng)作組織內(nèi)部做選擇時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，組織所做的事情便是要最高層制定首例與規(guī)則。舉例來(lái)說(shuō)，有些公司風(fēng)在要求所有員工的雇傭、調(diào)職、升遷等，都要按“決策分析”的標(biāo)準(zhǔn)格式來(lái)做。同樣的標(biāo)準(zhǔn)、所有人事決策的目標(biāo)，都是清楚而有記錄的。 E. 不利后果：決策失誤 如果我們尋找決策過(guò)程中的定時(shí)炸 彈，那么對(duì)于某項(xiàng)選擇不利后果的缺乏注意，僅次于未能作耿健全決策聲明。 在決策過(guò)程中，我們從一項(xiàng)簡(jiǎn)明扼要的聲明，導(dǎo)出施工標(biāo)準(zhǔn)，以便完全定義該項(xiàng)目的成就，這些要求標(biāo)準(zhǔn)使我們能夠就特別的議題，判斷我們的選擇方案，然后，再透過(guò)歸納以一種有系統(tǒng)的評(píng)估和注釋方法，來(lái)將這些判斷的范圍縮小，從而達(dá)到最后的結(jié)論。 不過(guò)任何人都不能保證作出完美的決策，但決策分析由于能提供一套有系統(tǒng)的架構(gòu)，以便讓評(píng)估選擇方案，從而達(dá)到降低發(fā)生錯(cuò)誤。 （蘭德案例） 采礦公司的決策 自然資源部關(guān)于水質(zhì)污染的決策 保險(xiǎn)公司的決策 紙業(yè) 公司的決策 不適用的通勤列車 搭上包租船 167。 3 蘭德式?jīng)Q策評(píng)估 主題：情況評(píng)估、估算工具 第十號(hào) 蘭德決策元素 狀況評(píng) 4 步驟 如何認(rèn)識(shí)需要我們采取行動(dòng)的狀況； 如何將重疊和令人困惑的問(wèn)題分開(kāi)； 如何設(shè)定優(yōu)先次序； 蘭德決 策思維 第 24 頁(yè) 共 67 頁(yè) 如何有效率的管理許多同時(shí)進(jìn)行的活動(dòng)。 把個(gè)別的理性程序，做立即的現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)用沒(méi)什么不對(duì)，然而能否持續(xù)而有系統(tǒng)地適用，就要視管理者使用下面這種評(píng)估性管理技術(shù)的程度和頻率而定。 圖一：狀況評(píng)估的階段 一、狀況評(píng)估技術(shù) 本 技術(shù)能提高管理者以下四種能力 認(rèn)為有關(guān)事項(xiàng)； 把有關(guān)事項(xiàng)分成能夠管理的部分 設(shè)定優(yōu)先次序 計(jì)劃有關(guān)事項(xiàng)的決議 這四個(gè)階段并非密集連續(xù)的，如果我們掌握一個(gè)有關(guān)事項(xiàng)的所有資料，并且找出有關(guān)事項(xiàng) 目前或未來(lái) 偏離情況 威脅 機(jī)會(huì) 計(jì)劃解決 挑選適當(dāng)?shù)睦硇猿绦?，以解決每一個(gè)有關(guān)事項(xiàng) 規(guī)劃解決方法“何人”及“何事”“何時(shí)”和“程度”等 機(jī)會(huì) 分解： 將廣泛的有關(guān)事項(xiàng)分成定義更清楚的細(xì)項(xiàng)有關(guān)事項(xiàng) 列出必須解決的額外有關(guān)事項(xiàng) 設(shè)計(jì)優(yōu)先次序 決定應(yīng)以哪一種次序處理分解過(guò)后的有關(guān)事項(xiàng) 蘭德決 策思維 第 25 頁(yè) 共 67 頁(yè) 在找出這些事項(xiàng)之后，沒(méi)有任何新事項(xiàng)發(fā)生的話，那么照這一連續(xù)步驟去做，是合乎邏輯的，然后在現(xiàn)實(shí)生活中，新的資料不斷出現(xiàn)，因此需要不同次序和不同組合的評(píng)估狀況的技術(shù)。 二、找出有關(guān)事項(xiàng) 對(duì)你的工作環(huán)境加以調(diào)查，找出所有的需要采取行動(dòng)的有關(guān)事項(xiàng)，是一件不小的工作。許多管理者發(fā)現(xiàn)，將其分成四種活動(dòng)會(huì)有所幫助； 列出目前的偏 離情況，威脅和機(jī)會(huì)。 將時(shí)度與目標(biāo)比較，以審查進(jìn)度。 觀測(cè)未來(lái)是否有意料之外的事（包括組織內(nèi)部和外在環(huán)境）。 尋找改善的方法。 有時(shí)只做一項(xiàng)就夠了（如周一早上計(jì)劃一周作只需做第一項(xiàng)；根據(jù)目標(biāo)審查進(jìn)度，可能一個(gè)月做一次就夠了）。 在有些組織中，“狀況評(píng)估”技術(shù)被用來(lái)作為例會(huì)的大綱，以幫助協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)的資源和作為，從而解決重要事項(xiàng)。每一類的議題都逐一考慮，長(zhǎng)期特性的狀況、處理不適當(dāng)?shù)臓顩r以及未被探討的狀況等。 在“狀況評(píng)估”的最初步驟中，我們向一些特別的問(wèn)題以便找出有關(guān)事項(xiàng)： 我們?cè)谑裁吹胤經(jīng)]有達(dá)到 標(biāo)準(zhǔn)？ 哪些前六個(gè)月留下來(lái)的問(wèn)題仍未解決？ 我們正在構(gòu)思，或在最近的未來(lái)將要出現(xiàn)的建議是什么？ 哪些決策是目前所必須做的？ 哪些決策目前正進(jìn)行，而且在決定之后必后施行？ 哪些主要的計(jì)劃，系統(tǒng)和方案將要付諸實(shí)施？ 這些問(wèn)題乃是討論的起點(diǎn)，它們的最終產(chǎn)品是一系列值得考慮的問(wèn)題，決策和未來(lái)導(dǎo)