【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 須明確：除非他能努力地去學(xué)習(xí)如何提高效率，要不他的工作將會(huì)是徒勞無益的。 卓有成效的前 景 不斷提高效率也許是大幅度改善管理者工作績(jī)效、取得更大成績(jī)、使工作達(dá)到令人滿意程度的唯一可行的辦法。 我們當(dāng)然可以使用各方面能力更強(qiáng)的入，也可以使用知識(shí)面更寬的人。不過我得承認(rèn)、在這兩方面已沒有太多的潛力可以挖掘，過不多久我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)，我們正在試圖做一件不可能辦到的事，或者是想做一件原本就是無利可圖的事。我們不可能為此專門培養(yǎng)出一批新的超人來，我們還得用現(xiàn)有的這些人來管理我們的機(jī)構(gòu)。 不少關(guān)于經(jīng)理培訓(xùn)的書籍都把“未來的經(jīng)理”描繪成真正的“全能者”。我們被告知，高級(jí)經(jīng)理必須要有非凡 的分析和決策能力，他應(yīng)善于與人相處，通曉組織、機(jī)構(gòu)中的權(quán)力關(guān)系，對(duì)數(shù)學(xué) 此資料來自 企業(yè) ()，大量的管理資料下載 8 有很深的造詣，對(duì)藝術(shù)有很強(qiáng)的洞察力，既有創(chuàng)造性又有想像力?？磥硎窍胍粋€(gè)全才，而全才總是非常難覓。人類的經(jīng)驗(yàn)可以雄辯地證明：你隨時(shí)可以找到的人肯定不會(huì)是全才。于是，我們就 只好用一些在某個(gè)方面能力較強(qiáng)者來管理我們的機(jī)構(gòu)。這些人只有某個(gè)方面的基本專長，而對(duì)其他方面卻很可能是一無所知。 我們必須學(xué)會(huì)這么一種籌建機(jī)構(gòu)的方式：若某人在某一重要方面有一技之長、那就讓他充分發(fā)揮這一長處 (本書第四章將詳細(xì)討論這一問題 )。然而，如果我們一味拔高管 理者的能力標(biāo)準(zhǔn)，那是沒法提高管理者的工作績(jī)效的。如果把希望寄托在全才上，那更是不會(huì)有任何結(jié)果。我們只有通過改進(jìn)他們工作中必須使用的一些工具的辦法來充分發(fā)揮人的能力，而不應(yīng)該把希望寄托在人的能力的重大突破上， 這一情況或多或少也適用于知識(shí)。不管我們對(duì)更有知識(shí)以及有更好知識(shí)的管理者是多么急需，為實(shí)現(xiàn)重大改進(jìn)而作出的努力往往未能取得應(yīng)有的效果。 15 年前，當(dāng)“運(yùn)籌學(xué)”剛剛開始出現(xiàn)時(shí)，有些年輕有為的業(yè)內(nèi)人士為未來的運(yùn)籌學(xué)者開出了一張必須達(dá)到的條件清單。他們提出的要求是：他必須是一位通曉一切的、在各個(gè) 知識(shí)領(lǐng)域都能完成高級(jí)和獨(dú)創(chuàng)性的工作的廣見博識(shí)者。有一份研究報(bào)告認(rèn)為，運(yùn)籌學(xué)者必須具備大約 62門先進(jìn)的自然科學(xué)與人文科學(xué)方面的知識(shí)。要真能找到這樣一個(gè)人，并讓他來做庫存水平或生產(chǎn)規(guī)劃方面的研究，我倒真覺得那實(shí)在是天大的浪費(fèi)。 經(jīng)理的培訓(xùn)計(jì)劃當(dāng)然不會(huì)像培養(yǎng)運(yùn)籌學(xué)者那樣地雄心勃勃，但它也要求經(jīng)理具備會(huì)計(jì)、人事、營銷、價(jià)格、經(jīng)濟(jì)分析、行為科學(xué) (諸如購買心理學(xué) )等一大堆知識(shí)技能，他還要了解從物理學(xué)到生物學(xué)到地質(zhì)學(xué)等一系列自然科學(xué)方面的知識(shí)。我們當(dāng)然也希望他們還能懂得當(dāng)代的技術(shù)發(fā)展動(dòng)態(tài)，了解現(xiàn)代世界經(jīng)濟(jì)和政府 的復(fù)雜性。 其實(shí)上述的兩個(gè)方面都是一個(gè)大領(lǐng)域。有些人把他們畢生的精力都花在某個(gè)領(lǐng)域亡也不見得就能怎么樣。一些學(xué)者只敢就其中的某一個(gè)領(lǐng)域里的某些細(xì)小方面從事專門研究，就是他們都不敢自吹自己已經(jīng)獲得了多少這方面的知識(shí)。 當(dāng)然，我的意思并不是說我們連各個(gè)領(lǐng)域里的一些基本知識(shí)都不必再去掌握了。 今天一些受過高等教育的年輕人有一個(gè)通?。翰还芩麄兪瞧髽I(yè)界的，還是醫(yī)務(wù)界的，或者是政府部門的，他們陶醉于精通某項(xiàng)面很窄的專業(yè)，而對(duì)其他領(lǐng)域的知識(shí)卻裝出一副不屑一顧的樣子。作為一名會(huì)計(jì)師，他當(dāng)然不必詳細(xì)地 之了解“人際關(guān)系學(xué)”方面的具體做法；當(dāng)一名工程師，也不必去了解如何促銷某個(gè)新產(chǎn)品。但他至少有責(zé)任要了解那些是什么樣的領(lǐng)域，為什么要設(shè)立那些領(lǐng)域，那些領(lǐng)域想要完成什么任務(wù)。一個(gè)稱職的泌尿科醫(yī)生并不 — 定要精通精神病的治療，但他還是應(yīng)該了解精神病學(xué)是一門什么樣的學(xué)科。農(nóng)業(yè)部的官員不一定要熟悉國際法．但他還是需要懂得一點(diǎn)國際政治，以免他會(huì)制訂出地方保護(hù)主義的農(nóng)業(yè)政策，對(duì)國際關(guān)系造成損害。 不過這與全才專家可不是一回享。全才專家是沒有的，而我們需要學(xué)會(huì)的恰恰就是如何充分發(fā)揮在某個(gè)方面有專長的人員的積極性，這就 等于提高了工作效益。既然不能增加資源的供應(yīng)量，那就只得設(shè)法增加資源的產(chǎn)出量。提高工作效益就是讓能力和知識(shí)資源產(chǎn)生出更多更好結(jié)果的一種方法。 考慮到機(jī)構(gòu)的需要，管理者的卓有成效應(yīng)該受到高度重視。它也是管理者完成任務(wù)，取得成績(jī)的必要手段，因此，提高管理者的有效性理應(yīng)占有更為重要的位置。 卓有成效可以學(xué)會(huì)嗎 ? 假如卓有成效能像音樂或繪畫天賦一樣是生來就有的話，那么事情就糟了。誰都知道，每個(gè)領(lǐng)域里有天賦的人總是極少數(shù)。于是我們不得不去找那些在效率方面有很大潛力的神童，早早對(duì)他們加以培養(yǎng)，讓他們充 分發(fā)揮自己的才能。不過以這種方式根本無法找到足夠的人才來滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)管理者的需要。另外，如果卓有成效只是一種天賦的話，那么我們今天的文明社會(huì)如果還不至于一觸即潰的話，那也一定會(huì)是非常脆弱的。大機(jī)構(gòu)的文明取決于是否有大批能講點(diǎn)效益、并有 此資料來自 企業(yè) ()，大量的管理資料下載 9 可能成為管理者的人。 假如卓有成效是可以學(xué)到的，人們也許會(huì)提出這樣的問題：卓有成效應(yīng)該包括哪些方面 ?我們應(yīng)該學(xué)些什么 ?怎么個(gè)學(xué)法 ?那是不是一種必須通過概念才能學(xué)到的知識(shí) ?還是必須通過系統(tǒng)學(xué)習(xí)才能獲得的知識(shí) ?或是要像學(xué)徒那樣學(xué)習(xí)才能學(xué)到這一技術(shù) ?要不就是得通過反復(fù)實(shí)踐來 養(yǎng)成習(xí)慣 ? 好多年來我不停地在思考這些問題。我為許多機(jī)構(gòu)的管理者當(dāng)顧問，為他們提供咨詢，因此，卓有成效對(duì)我來說起碼有兩方面的意義。首先，當(dāng)顧問顧名思義只是做智囊，而沒有任何權(quán)力。所以做起事來必須要講效益，要不就會(huì)一事無成。其次，最有效益的顧問也得仰仗機(jī)構(gòu)里的人來把事情做好。因此，顧問工作效益的高低就決定了他最終是否能有所貢獻(xiàn)，是否能對(duì)別人有所幫助，還是只當(dāng)一名光花錢而不起作用的宮廷小丑而已。 我很快便了解到，世界上根本沒有什么“高效率者的共同個(gè)性”。就我所知，稱職的管理者的脾氣、能力、業(yè)務(wù)范 圍、工作方法、個(gè)性、知識(shí)以及興趣都是各不相同的。在他們中間，只有一點(diǎn)是共同的，那就是他們有把該干的事情干好的能力。 在我所認(rèn)識(shí)的卓有成效的管理者中，有的件格外向、善于交際，有的潔身自好、超然離群，有的甚至病態(tài)似的害怕陌生人。有些是侵入，有些則是循規(guī)蹈矩者。有些是胖的，有些則很瘦。有的總是憂心仲仲，有些則悠然自得。有的視酒如命，有的滴酒不沾。有的充滿激情和魅力，有的待人十分冷淡。其中也有些人根符合“受歡迎的領(lǐng)袖”的標(biāo)準(zhǔn)、有些人卻顯得毫無吸引力。有些是學(xué)者．有些則幾乎沒有受過什么教育。有些興趣十分廣泛． 有些除了自己的專業(yè)領(lǐng)域，對(duì)外界的 — 切既一無所知又從不過問。有些人雖算不上自私、但考慮問題時(shí)總以自己為中心，而有些人卻慷慨豁達(dá)。有些人將自己的工作放到高于 — 切的位置，有些人的興趣卻在工作之外 —— 諸如對(duì)公益工作、教區(qū)工作、學(xué)中國詩歌或?qū)ΜF(xiàn)代音樂感興趣。在他們之中，有些擅長邏輯和分析，有些則相信自己的感覺和直覺。有些人做決策輕而易舉，有些人在每次采取行動(dòng)之前總要經(jīng)歷一番猶豫不決。 這就是說，卓有成效的管理者相互之間也各有不同，這就如同醫(yī)生、中學(xué)教師或小提琴手之間完全不同是一樣的道理。卓有成效的管理者與不稱 職的管理者部有各種不同的類型，如果光從類型、個(gè)性和才智上去鑒別，那是很難把兩者區(qū)分開來的。 卓有成效的管理者有一個(gè)共同點(diǎn)，那就是他們?cè)趯?shí)踐中都經(jīng)歷過一段訓(xùn)練。這一訓(xùn)練使他們工作起來都講效益，不管他們是在企業(yè)里，還是在政府機(jī)關(guān)，還是在醫(yī)院里或者是在大學(xué)里當(dāng)系主任。不管他們是干什么的，這些訓(xùn)練的內(nèi)容卻是一樣的。 我的發(fā)現(xiàn)是：無論一個(gè)人的才智有多高，知識(shí)有多廣，是多么勤奮以及富于想像力，只要他沒有做過這些訓(xùn)練，那么他在工作效益上總是有缺陷的。 從另外 — 個(gè)角度講，講究工作效益是一種習(xí)慣，是一 套練習(xí)，是可以學(xué)到的。這 — 套東西看上去很復(fù)雜，其實(shí)十分簡(jiǎn)單。就是對(duì) 7 歲的小孩也不會(huì)有理解上的因難。不過這些練習(xí)要做得好也并不太容易，那需要你慢慢地養(yǎng)成習(xí)慣．就好像我們背乘法口訣一樣，你反復(fù)背誦，直到 6 6＝36脫口而出，成為 — 種條件反射，成為你自己的一個(gè)根深蒂固的習(xí)慣。這些訓(xùn)練就是要通過反復(fù)的練習(xí)來達(dá)到目的。 小時(shí)候，我的鋼琴教師對(duì)我說過的一番話也許可以被應(yīng)用到這種訓(xùn)練上來。他說道：“你不可能像阿瑟施納貝爾那樣將莫扎持的樂曲演奏得那么生動(dòng)、但這并不等于說你就不能按他的練習(xí)辦法來練鋼琴?！蔽业慕處熯€ 忘了一點(diǎn) —— 她也許認(rèn)為那是不言而喻的 —— 即使是施納貝爾，如果他當(dāng)初不進(jìn)行持之以恒的音階練習(xí)，那么他今天也不可能將莫扎持的樂曲演奏得那么漂亮、動(dòng)聽。 這也就是說，沒有任何道理不讓普通人通過練習(xí)來獲得勝任某項(xiàng)工作的能力。若要將什么東西掌握到爐火純青的地步是不容易的，那也許需要有特殊的天賦。但卓有成效所要求的只是能夠勝任，它只需要做鋼琴手們通常所做的那種音階練習(xí)。 這主要是指以下五種練習(xí) —— 作為 — 個(gè)卓有成效的管理者，必須在思想上養(yǎng)成如下五種習(xí)慣： 1．卓有成效的管理者必須懂得如何有效地利用 他們的時(shí)間。他們會(huì)利用自己所能控制的點(diǎn) 此資料來自 企業(yè) ()，大量的管理資料下載 10 點(diǎn)滴滴時(shí)間開展有條不紊的工作。 2．卓有成效的管理者重視對(duì)外界的貢獻(xiàn)。他們不滿足于埋頭工作，比較注意如何使自己的努力產(chǎn)生必要的成果。他們一接手工作，不是立刻一頭鉆進(jìn)上作里去，也不是馬上考慮工作的辦法和手段，而是首先白問道：“別人希望我做出什么樣的成果來 ?” 3．卓有成效的管理者善于利用長處，不光善于利用他們自己的長處，而旦也知道如何利用上司、同事及下屬的長處。他們還善于抓住形勢(shì)提供的機(jī)會(huì)做他們想做的事。他們不會(huì)把工作建立在自己的短處相弱點(diǎn)上面，也決不會(huì)去 做自己做不了的事情。 4．卓有成效的管理考知道如何將自己的精力集中在一些重要的領(lǐng)域里．這樣一來，上佳的表現(xiàn)便能結(jié)出豐碩的成果。他們會(huì)按照工作的輕重緩急，制訂出先后次序，重要的事先做，不重要的事放一放，除此之外也沒有別的辦法，不這么做必然會(huì)一事無成。 5．最后，卓有成效的管理者善于做出有效的決策。他們知道，要這樣做首先要解決條理和秩序問題，這就是如何按正確的次序采取正確的步驟。他們也知道，有效的決策總是在不同意見討論的基礎(chǔ)上作出的 — 種判斷，它決不會(huì)是“大家意見一致”的產(chǎn)物。他們認(rèn)為在很短的時(shí)間 內(nèi)作出很多的決策，就難免會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。機(jī)構(gòu)真正需要的只是數(shù)量不多的決策，但它們卻是些根本性的決策。組織真正需要的是正確的戰(zhàn)略，而不是大轟大嗡那 — 套。 以上這些便是管理者卓有成效的要素，也是本書的主要內(nèi)容。 2 掌握自己的時(shí)間 討論管理者的工作任務(wù)，絕大多數(shù)都是從工作計(jì)劃開始的，這聽起來似乎很有道理。但是這種說法有一個(gè)毛病，就是在實(shí)踐中不太可行。計(jì)劃是紙上談兵，只是美好的向往而已，很少能夠真正實(shí)現(xiàn)。 依我看來，卓有成效的管理者并不一開始就著手工作。他們往往會(huì)從時(shí)間安排上著手，而不是從計(jì)劃入手 。他們首先要了解自己的時(shí)間到底是怎么使用的，然后再試圖來重新安排自己的時(shí)間，削減那些花時(shí)間而又不產(chǎn)生價(jià)值的工作。最后，他們將自己可以支配的斷斷續(xù)續(xù)的時(shí)間匯合成大塊的可以持續(xù)的時(shí)間單元。以下的三步曲就是管理工作卓有成效的基礎(chǔ)： *記錄時(shí)間 *管理時(shí)間 *統(tǒng)一安排時(shí)間 卓有成效的管理者懂得，時(shí)間是個(gè)限制因素。任何流程的輸出量都會(huì)受到最緊缺資源的制約，而在我們稱之為“出成就”的這條流程里，這一制約因素就是時(shí)間。 時(shí)間也是一種非同一般的資源。在其他一些主要資源中，資金實(shí)際上還是 很充裕的。不過我們?cè)炔⒉恢?，?duì)經(jīng)濟(jì)增長以及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)產(chǎn)生制約的并不是資金供應(yīng)不足，而是對(duì)資金的需求量不大。人才是第三種制約因素，但總還是可以雇到人才，盡管耍雇到足夠的理想人才并不容易。然而，我們的確無法通過租用、雇用、購買或者其他手段來獲得更多的時(shí)間。 時(shí)間的供應(yīng)是沒有伸縮性的。不管需求有多么強(qiáng)烈，時(shí)間的供應(yīng)就是這么多。它沒法用價(jià)格來進(jìn)行調(diào)節(jié)，也沒法為它來繪制邊際效用曲線。另外，時(shí)日稍縱即逝，根本無法儲(chǔ)存，昨天的時(shí)間已是一去不復(fù)返了。所以，時(shí)間才是最最短缺的東西。 時(shí)間失掉以后是完全無法補(bǔ) 償?shù)?。在一定的范圍?nèi)，我們可以用一種資源來替代另一種資源，比如，用銅來替代鋁，用資金來替代勞力。我們可以使用更多的智力，也可以使用更多的體力。但是沒有任何東兩可以替代已經(jīng)失去的時(shí)間。 做任何工作都要耗費(fèi)時(shí)間，時(shí)間是必須具備的一個(gè)條件。完成任何工作都要耗費(fèi)時(shí)間。可是，絕大多數(shù)人都將這獨(dú)一無二的、失去之后無法補(bǔ)償?shù)?、干任何事情都不可缺少的資源并不太當(dāng)一回事。要說卓有成效的管理者與其他人有所不同的話，其最大的區(qū)別就在于他們對(duì)自己的時(shí)間十 此資料來自 企業(yè) ()，大量的管理資料下載 11 分愛惜。 人在如何使用自己的時(shí)間問題上往往有許多不足之處。 雖然人像其他生物一樣也有“生物鐘”，當(dāng)他乘飛機(jī)橫跨大西洋時(shí)，這“感覺更為明顯、但是人仍然缺乏可靠的時(shí)間感覺，這一點(diǎn)已從實(shí)驗(yàn)室里得到了證實(shí)。如果將“個(gè)人關(guān)在房間里，不讓他看到外界的光線或黑暗，那么他很快就會(huì)失去對(duì)時(shí)間的感覺。即使在黑暗中，絕大部分人尚能保持對(duì)空間的感覺；可是就算開著燈，在一間與外界定全隔絕的房間里呆上幾個(gè)小時(shí)之后，絕大多數(shù)人都估計(jì)不了自己已在房?jī)?nèi)呆了多久。 所以，如果我們僅僅依靠自己的記憶，恐怕就說不清楚時(shí)間是怎么花掉的。 我有時(shí)請(qǐng)一些自認(rèn)為記憶力很強(qiáng)的管理考將自己怎么使 用時(shí)間的情況寫下來，然后我將這些寫成條條的估