20xx年企業(yè)檔案管理制度2(編輯修改稿)
2025-01-25 05:16 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 一個(gè)合同及合同項(xiàng)下所有單據(jù)為一個(gè)卷宗，對(duì)應(yīng)一個(gè)“檔號(hào)”，并遵循單據(jù)、文件自然形成的規(guī)律，按照單據(jù)、文件產(chǎn)生的先后順序進(jìn)行整理、歸檔，完成“歸檔文件目錄”（附件3）的填寫(xiě)。
（二）貿(mào)易業(yè)務(wù)非合同類(lèi)、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類(lèi)、投資業(yè)務(wù)類(lèi)、人事類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)、行政管理類(lèi)、特殊檔案類(lèi)檔案歸檔時(shí)，按檔案細(xì)分類(lèi)別進(jìn)行歸檔，各年度每個(gè)檔案細(xì)分類(lèi)別為一個(gè)卷宗，對(duì)應(yīng)一個(gè)檔號(hào)，在每類(lèi)檔案中遵循其自然形成的規(guī)律，按年度根據(jù)其產(chǎn)生的先后順序進(jìn)行整理、歸檔，完成 “歸檔文件目錄”（附件3），并按年度編制各部門(mén)的“部門(mén)檔案目錄”（附件2），檔案歸檔流程及檔案狀態(tài)見(jiàn)“檔案歸檔流程圖及檔案狀態(tài)圖”（附件4）。
（三）歸檔的合同、協(xié)議必須是正本原件。凡有電子版的，紙質(zhì)版本應(yīng)與電子版同時(shí)保存。
（四）檔號(hào)的編號(hào)規(guī)則：
貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類(lèi)檔號(hào)編制規(guī)則為：部門(mén)年度合同號(hào)。
其中“部門(mén)”以字母代替：鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部NT、礦產(chǎn)資源部TK、鋼鐵部GT、有色金屬部GJ。“年度”為合同產(chǎn)生年度，若合同號(hào)前面有合同產(chǎn)生年度，則編號(hào)時(shí)直接以“部門(mén)合同號(hào)”作為編號(hào)。如鈮鐵部2020年合同號(hào)為2020RMJS/N－3003項(xiàng)下檔案對(duì)應(yīng)的檔案編號(hào)為：NT2020RMJS/N－3003。
貿(mào)易業(yè)務(wù)部門(mén)非合同類(lèi)檔案、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類(lèi)按檔案類(lèi)別進(jìn)行歸檔，檔號(hào)編制規(guī)則為：部門(mén)年度檔案類(lèi)別。
其中部門(mén)以拼音首字母代替，如：鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部NT、實(shí)業(yè)投資部SY、計(jì)財(cái)處JC、綜合處ZH。檔案類(lèi)別以拼音首字母代替。如2020年RD項(xiàng)目對(duì)應(yīng)文件的檔號(hào)為：NT2020RDXM。
投資業(yè)務(wù)類(lèi)按項(xiàng)目進(jìn)行歸檔。檔號(hào)編制規(guī)則為：部門(mén)年度項(xiàng)目名稱(chēng)。
項(xiàng)目名稱(chēng)以拼音首字母縮寫(xiě)代替。如實(shí)業(yè)投資部2020年度興光礦業(yè)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)文件的檔號(hào)為：SY2020XGKY。
人事類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)、行政管理類(lèi)、特殊檔案按檔案細(xì)分類(lèi)別進(jìn)行歸檔。檔號(hào)編制規(guī)則為：部門(mén)年度檔案類(lèi)別。
其中檔案類(lèi)別以其拼音首字母代替。如綜合處2020年培訓(xùn)文件的檔號(hào)為：ZH2020PX。
（五）檔案裝盒時(shí)，可將一個(gè)或多個(gè)卷宗裝入同一個(gè)檔案盒，對(duì)應(yīng)一個(gè)盒脊號(hào)，也可將一個(gè)卷宗放入多個(gè)檔案盒中，對(duì)應(yīng)多個(gè)盒脊號(hào)。盒脊號(hào)為每個(gè)檔案盒的編號(hào)，按年度以數(shù)字3……順序分別表示。
五、檔案的移交及管理
（一）特殊檔案的管理
特殊檔案由專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集、整理，并按歸檔要求進(jìn)行歸檔、建目錄、裝盒、編制目錄、保管，不向公司檔案管理員移交，每年2月需向公司檔案管理員提交上一年度特殊檔案的“歸檔文件目錄”。負(fù)責(zé)保管特殊檔案的人員需將特殊檔案存放在安全、可靠，可獨(dú)立上鎖的檔案柜內(nèi)。
（二）其他檔案的移交及管理
檔案移交前的管理
檔案在移交前，由各部門(mén)檔案管理員負(fù)責(zé)部門(mén)檔案的管理，各部門(mén)檔案管理員應(yīng)將檔案存放在安全的場(chǎng)所，并及時(shí)按照要求建立檔案目錄。
檔案移交中的管理
（1）貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類(lèi)檔案的移交程序?yàn)椋?br />各部門(mén)終結(jié)合同時(shí)將紙質(zhì)和電子目錄、合同及合同項(xiàng)下所有的正本單據(jù)移交給計(jì)財(cái)處貿(mào)管，貿(mào)管根據(jù)歸檔文件目錄，對(duì)照業(yè)務(wù)系統(tǒng)終結(jié)合同需提供的單據(jù)明細(xì)，審查與該檔號(hào)項(xiàng)下單據(jù)相符時(shí)，雙方在移交歸檔文件目錄上簽字確認(rèn)；貿(mào)管完成合同終結(jié)審批后，將終結(jié)合同對(duì)應(yīng)檔號(hào)的紙質(zhì)和電子目錄、合同及合同項(xiàng)下所有單據(jù)移交給綜合處檔案管理員，雙方在移交歸檔文件目錄上簽字確認(rèn)。
（2）貿(mào)易業(yè)務(wù)非合同類(lèi)、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)市場(chǎng)推廣類(lèi)、投資業(yè)務(wù)類(lèi)、人事類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)、行政管理類(lèi)文件每年2月由各部門(mén)檔
篇三：企業(yè)檔案管理制度
公司檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，特制訂本制度。
第二條 本制度所稱(chēng)的檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的企業(yè)各級(jí)部門(mén)及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保
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