【正文】 修保養(yǎng)及費用管理 ㈠駕駛員對車輛要精心保養(yǎng)，保持車容整潔。 ㈢ 無派車單或因私事動用車輛，發(fā)生事故造成的車輛損失由駕駛員負(fù)擔(dān)一切費用，并按情節(jié)輕重予以行政處分。 ㈡原則上由公司專職駕駛員負(fù)責(zé)駕駛，特殊情況用車人員自駕，必須事先報綜合辦公室主任批準(zhǔn)。為防止偷盜要上安全鎖或啟用防盜報警器。嚴(yán)禁酒后開車；嚴(yán)禁超速行駛；嚴(yán)禁超載行駛。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 ２３ 車輛和駕乘人員管理制度 第一條 目的 為了加強車輛和駕乘人員的管理，確保公司各項公務(wù)的順利進行，制定本規(guī)定。 （十） 每年二次由綜合辦公室、財務(wù)部組成清產(chǎn)核資小組，對公司各使用部門進行固定資產(chǎn)賬目核對、實物清理，確保公司財產(chǎn)的安全。 ㈡ 綜合辦公室設(shè)置分部門的固定資產(chǎn)明細(xì)賬，標(biāo)明品種規(guī)格、數(shù)量、使用部門 ， 監(jiān)督各部 門固定資產(chǎn)使用情況。 ㈡ 購置固定資產(chǎn)需由使用部門提出固定資產(chǎn)購置 申請 ，說明購置該固定資產(chǎn)的原因，報公司綜合 辦公室 會同財務(wù)部審核 。 第十四條 公務(wù)接待中，接待人員要熱情大方，注重禮儀，維護公司利益和形象。 除宴請之外的其他商務(wù)活動必須報總經(jīng)理同意或事先獲得授權(quán)。 第八條 用餐 招待用餐分為：工作餐和商務(wù)宴請。 如需使用車輛、會議室、布置接待果品等，接待人員應(yīng)提前通知綜合辦公室準(zhǔn)備。屬于因個人原因交納費用補作的司服無需交還。 ㈡員工對配發(fā)的司服和胸卡有保管、清潔和修補的責(zé)任。 ㈤因個人原因造成司服丟失或嚴(yán)重?fù)p壞，員工應(yīng)及時報告綜合辦公室，由綜合辦公室聯(lián)系供應(yīng)商重新定做，費用由員工全額承擔(dān)。 第二條 本規(guī)定所稱的司服，是指在工作場合穿著的由公司統(tǒng)一配發(fā)的服裝。 2．綜合辦公室應(yīng)安排空調(diào)銷售或安裝單位現(xiàn)場培訓(xùn)各部室員工，使員工掌握空調(diào)的正確操作方法和注意事項；綜合辦公室根據(jù)各種空調(diào)說明書整理簡明操作流程，張貼在空調(diào)附近，部門負(fù)責(zé)人組織本部門員工學(xué)習(xí)掌握。 ㈥傳真機的使用： 1．傳真機主要是公司對外聯(lián)系公務(wù)時使用，私人事務(wù)不得用公司傳真機。員工不得隨意撥打私人電話，緊急情況使用時，應(yīng)嚴(yán)格控制時間。如打印半途終止，應(yīng)及時查看原因，排除故障，并取消打印命令，重新打印。 ㈢ 接、打電話注意文明禮貌，接待來訪客人應(yīng)注重禮節(jié)，且盡量不影響他人正常辦公，必要時到會議室或單獨的房間。 ㈢各工作場所須保持適當(dāng)?shù)臏囟龋⒏鶕?jù)不同季節(jié)予以調(diào)節(jié)；各工作場所須保持空氣流通。 第三條 辦公設(shè)施的安全和維護 ㈠辦公室負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域內(nèi)的辦公桌、椅子、玻璃隔斷、沙發(fā)、茶幾、文件柜、飲水機、計算機、打印機、復(fù)印機、辦公電話、投影儀、掃描儀、照明燈具和其他必備的辦公用具的有形管理，定期進行檢查和維護。如有來訪客 人或來訪電話，安排適當(dāng)人員做好接待記錄，待會后再通知當(dāng)事人處理。 第六條 專題會 ㈠專題會主要是研究解決工作中出現(xiàn)的單一問題。 ㈣會議由綜合辦公室負(fù)責(zé)記錄并在會后及時整理、發(fā)布會議紀(jì)要。 ㈡會議目標(biāo)要明確，例行會議依例會的要求組織，專題會議一般由會議主持人或組織部門寫出提綱，列明要解決的問題、議程、會議擬達到的目標(biāo)、要求與會人員準(zhǔn)備的材料與資料。 ㈢ 使用印鑒時 ,保管人應(yīng)對蓋印的文書內(nèi)容、手 續(xù)、格式把關(guān)檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時請示領(lǐng)導(dǎo)，妥善解決。 公司印鑒的具體使用范圍如下： 1．公司行政印章：代表公司簽署決定、請示、報告、通知、通報、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要、證明等書面文件，公司對內(nèi)簽署勞動合同時，由綜合辦公室見《用印申請單》使用。 ㈢ 印鑒保管必須安全可靠，公章、財務(wù)用帳等要放在保險柜中保管。 第二條 印鑒的范圍 本制度所包括的印鑒指： １、公司公章；２、鋼?。唬?、法定代表人章；４、法定代表人授權(quán)人章；５、各部室章；６、下屬子公司的公章； 各類專用章； 第三條 印鑒的刻制 ㈠ 公 司印鑒刻制均須報總經(jīng)理批準(zhǔn)，由綜合辦公室憑公司介紹信統(tǒng)一到公安機關(guān)辦理刻制手續(xù)。復(fù)印的作廢紙張，由打字員留存，當(dāng)作反面紙使用。但管理性辦公用品的請領(lǐng)不受上述時間限制。 5．必需品、不易采購或耗用量大者應(yīng)酌量庫存；綜合辦公室無法采購的特殊辦公用品，可以經(jīng)綜合辦公室授權(quán)需求部門自行采購。 ㈢ 總經(jīng)理審批后，由行政主管負(fù)責(zé)采購。辦結(jié)報告審核合格后，專項或綜合報送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。 3．督辦立項應(yīng)填寫《督辦通知單》，并按性質(zhì)分別進行登記編號。 ㈡各部門負(fù)責(zé)人對以下重要事項落實情況進行督促檢查，內(nèi)容主要包括： 1．公司分派的屬本部門工作范圍內(nèi)的重要工作部署、文件、傳真、電話的貫徹執(zhí)行情況； 2．公司各項辦公會議決定的重要工作或重要事項的落實情況； 3．公司領(lǐng)導(dǎo)的指示、批示和交辦事項的辦理情況； 4．本部門工作關(guān)鍵性和重要性級別較高的事項的辦理和落實情況。 第十三條 本制度解釋權(quán)歸綜合辦公室，自公布之日起施行。 第九條 產(chǎn)假、計劃生育假 ㈠ 產(chǎn)假一般為 90天，雙胞胎產(chǎn)假為 105天，流產(chǎn)未滿 3個月的產(chǎn)假為 20天， 3個月以上 7個月以下的為 42天， 7個月以上的為 90天。因病住院期間，基薪和績效工資照發(fā)。 ㈣ 公司員工在法定節(jié)日加班（元旦、五一、十一、春節(jié)）按國家有關(guān)規(guī)定辦理。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 ３ 1 行政管理 考勤管理制度 第一條 工作時間 ㈠ 根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，公司采用每周五天工作制，并按照國家發(fā)布的節(jié)假日公告進行放假。 手冊管理 本手冊為公司受控文件，由總經(jīng)理批準(zhǔn)頒布施行。 手冊持有者： （ 1） 總經(jīng)理； （ 2） 副總經(jīng)理； （ 3） 總工程師； （ 4） 財務(wù)總監(jiān)； （ 5） 綜合辦公室； （ 6） 各職能部門經(jīng)理。 第三條 考勤員職責(zé) ㈠ 按規(guī)定及時、認(rèn)真、準(zhǔn)確地記錄考勤情況； ㈡ 如實向部門經(jīng)理反映本部門考勤中存在的問題； ㈢ 妥善保管各種休假憑證； ㈣ 整理考勤記錄，經(jīng)部門經(jīng)理審核后報綜合辦公室人事主管。如果假期不夠應(yīng)提前辦理續(xù)假手續(xù)。 第八條 工傷 因公負(fù)傷，因工致殘，持正規(guī)醫(yī)院診斷證明并經(jīng)綜合辦公室確認(rèn)，可按工傷假記考勤，工傷期間工資照發(fā)。每次檢查，根據(jù)醫(yī)院出具的產(chǎn)前檢查證明可享受 2— 4小時公假。 第三條 職責(zé) ㈠公司綜合辦公室是督察督辦工作的主控部門，負(fù)責(zé)公司重要決策、工作部署和行政指令的貫徹、部署、督察督辦、檢查總結(jié)和反饋工作。牽頭部門對協(xié)辦部門有統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的權(quán)利，協(xié)辦部門有義務(wù)配合和積極完成任務(wù)。 2．接到《督辦通知單》后，各承辦單位要高度重視，認(rèn)真研究，明確承辦人員，采取切實措施，狠抓工作落實，并按時限要求將落實情況形成書面材料及時上報督辦人員審核，上報的內(nèi)容要真實、準(zhǔn) 確、具體、簡明，一事一文，經(jīng)承辦負(fù)責(zé)人簽字后呈報。 第二條 本制度所稱辦公用品分為消耗品、管理消耗品、管理用品和辦公設(shè)備四類： ㈠ 消耗品：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、糨糊、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、筆記本、復(fù)寫紙、卷宗、標(biāo)簽、便條紙、信紙、橡皮擦、夾子、印油、圓珠筆、書釘?shù)龋? ㈡ 管理 消耗品：簽字筆、水彩筆、筆式擦、熒光筆、涂改液、電池等； ㈢ 管理用品：剪刀、美工刀、訂書機、打孔機、算盤、鋼筆、打碼機、姓名章、日期戳、計算器、印泥、打印臺等； ㈣ 辦公設(shè)備：計算機及外部設(shè)備、打印機、復(fù)印機、掃描儀、照相機、攝像機、投影儀等。 2．部分新、特、進口辦公用品，現(xiàn)有合格供方不能提供，必須在其他供應(yīng)商處購買時，應(yīng)將該供方補充進辦公用品《合格供方名冊》。 ㈡ 消耗品可依據(jù)歷 史記錄（如以過去半年耗用平均數(shù)）、經(jīng)驗法則（估計消耗時間）設(shè)定。 ㈦ 辦公用品嚴(yán)禁私用。 第六條 登記管理 ㈠ 行政主管月末、年末要盤點清查庫存，在滿足日常工作的前提下，盡量減少庫存量，使庫存量結(jié)構(gòu)合理化。 對所有 印鑒都要做好戳記，并留樣保存，以便備查。 ㈤ 有下列情況，印鑒須停用： 1．公司、下屬子公司或部門名稱改變； 2．下屬子公司或部門注（撤）銷； 3．上級部門通知改變印鑒圖樣； 4．印鑒印體損壞； 5．印鑒遺失或被竊，聲明作廢。 4．財務(wù)專用章：由財務(wù)部簽署支票時使用。 ㈥ 嚴(yán)禁將印鑒帶出公司，如特殊情況必須帶出公司時，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，雙人同行辦理。 第三條 會議分類 公司的會議可以分為總經(jīng)理辦公會、部門聯(lián)席會議、專題會、員工大會。 第五條 部門聯(lián)席會議 ㈠部門聯(lián)席會議通常于每月 1 號上午 9： 00～ 12:00 召開，由副總經(jīng)理主持，各部門負(fù)責(zé)人以上人員參加。 第七條 員工大會 ㈠出席人員：本公司全體員工。 ㈢各部門會議不應(yīng)安排在公司例會同期召開（與會人員不發(fā)生時間上的沖突除外），應(yīng)堅持小會服從大會、局部服從整體的原則。 ㈣ 辦公區(qū)域內(nèi)的各種辦公用具的擺放應(yīng)符合辦公室的規(guī)劃，如部門內(nèi)部有調(diào)整，應(yīng)提交調(diào)整方案和申請表，經(jīng)辦公室批準(zhǔn)后實施。 ㈥ 垃圾、廢棄物、污物的清除，應(yīng)符合衛(wèi)生的要求，放置于指定的范圍內(nèi)。 ㈢公司實施有效的競爭和激勵機制，讓員工有積極參與的機會， 使公司成為員工發(fā)展和成長的沃土，員工是公司發(fā)展壯大的財富和資本。 ㈢ 復(fù)印機的使用： 1．復(fù)印機為公共使用辦公設(shè)備，由辦公室負(fù)責(zé)日常管理和維護，監(jiān)督員工復(fù)印工作。 4．辦公室應(yīng)定期檢查和維修電話機，定期消毒，通過查詢清單和采取相關(guān)措施防范電話費異 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 １６ 常、通話方異常等情況的發(fā)生。因特殊情況需用傳真機掛接長途電話時，須經(jīng)行政主管同意后方可使用，并由管理人員登記。 5．綜合辦公室負(fù)責(zé)定期組織檢修或清洗空調(diào)部件，長時間不用時應(yīng)斷電處理，并用空調(diào)防護罩保護。 第四條 司服的配發(fā) ㈠公司為正式錄用的員工配發(fā)司服，包括春秋裝（西服套裝）、夏裝（男職工為短袖襯衫加西褲；女職工為短袖襯衫加裙裝）。 ㈡綜合辦公室根據(jù)公司對胸卡制作的要求（包括與公司 CIS 的一致性），按照在職員工名單，擬訂胸卡制作計劃，經(jīng)綜合辦公室主任批準(zhǔn)后委托制作。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 １８ 第七條 離職員工司服和胸卡的處理 ㈠ 員工離職時，須將胸卡交還綜合辦公室，綜合辦公室負(fù)責(zé)督促。 第二條 本辦法適用于公司各部門和全體員工。 公司商業(yè)活動的新聞發(fā)布會、展銷會、慶典等重大接待需由主管部門拿出預(yù)算方案報總經(jīng)理審批后實施。 第九條 娛樂及游覽 娛樂及游覽應(yīng)事先報總經(jīng)理批準(zhǔn)，并列出 具體項目和費用預(yù)算。如遇特殊情況在公司定點飯店以外宴請應(yīng)先報上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、綜合辦公室備案。 第十七條 本辦法由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行。 第四條 固定資產(chǎn)調(diào)出與報廢 ㈠ 公司固定資產(chǎn)調(diào)出、轉(zhuǎn)讓、出租等需由綜合 辦公室 同財務(wù)部報 總經(jīng)理 審批，報廢的固定 資產(chǎn) 須由使用部門、綜合辦公室、財務(wù)部及技術(shù)人員共同作出鑒定后，報有 總經(jīng)理 審批。 ㈤ 固定資產(chǎn)購入后，應(yīng)首先登記入綜合辦公室、財務(wù)部的固定資產(chǎn)賬目中。 第七條 資產(chǎn)日常維修應(yīng)正常進行，大中維修按規(guī)定并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后進行。 第四條 車輛駕駛 ㈠ 嚴(yán)禁無證人員駕駛各種車輛，駕駛員嚴(yán)禁將車輛交給無證人員駕駛，出車過程中不得將車輛交給其他人員駕駛。 ㈥ 汽車倒車、調(diào)頭時，應(yīng)注意地形與四周情況，并用喇叭或手勢使周圍的車輛、行人避讓。 車輛應(yīng)停放于指定位置、停車場或適當(dāng)合法位置。收車時必須檢查車況，如有損壞，應(yīng)問明原因，做好 記錄。 第七條 乘車人員管理 ㈠公司員工公務(wù)用車時必須提出申請，填寫《車輛使用申請表》，經(jīng)綜合辦公室主任批準(zhǔn)后，交由駕駛員出車，嚴(yán)禁公車私用和為其他人辦理申請。 ㈢車輛維修、清洗、打蠟后，做好維修保養(yǎng)記錄。 第八條 獎懲規(guī)定。 ㈡ 公司職能部門：負(fù)責(zé)對本部門及相關(guān)工作信息的識別、收集及有效信息的發(fā)布、使用、存儲、檢索、更新和刪除等信息管理工作。 第五條 信息識別 各部門為滿足公司管理、決策、產(chǎn)品、服務(wù)及客戶的需要，對所接觸或收集到的信息進行鑒別，保存和利用有用信息為工作服務(wù)的過程。 第九條 信息存檔 ㈠ 為保證信息的完整性，根據(jù)業(yè)務(wù)處理需要，公司信息可采用磁盤、光盤和磁帶進行存檔備份。在企業(yè)開展市場競爭，維護企業(yè)合法權(quán)益、經(jīng)濟利益等方面發(fā)揮作用。按照文件材料形成的規(guī)律，進行科學(xué)的分類、立卷，保持文件之間的歷史聯(lián)系。 ㈡ 嚴(yán)格按照“八防”（防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲蛀、防強光、防過度干燥、防失密）的要求，定期檢查檔案保管情況，對檔案進行技術(shù)保護。借閱檔案需辦理借閱審批和登記手續(xù)。 ㈣ 經(jīng)常對員工進行保密教育，不斷增強保密觀