【正文】 落實(shí)情況； 3．政府各相關(guān)部門關(guān)于行政、黨務(wù)方面的文件、傳真、電話及聯(lián)系有關(guān)事項(xiàng)的辦復(fù)情況； 4．公司高管領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)布置的需要委派其他部門完成的重要工作。牽頭部門對協(xié)辦部門有統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的權(quán)利，協(xié)辦部門有義務(wù)配合和積極完成任務(wù)。 2．需要各部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行督察督辦的事項(xiàng)，由分管副總批示立項(xiàng)下達(dá)，責(zé)任部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)全程督辦。 2．接到《督辦通知單》后，各承辦單位要高度重視，認(rèn)真研究，明確承辦人員，采取切實(shí)措施，狠抓工作落實(shí)，并按時(shí)限要求將落實(shí)情況形成書面材料及時(shí)上報(bào)督辦人員審核，上報(bào)的內(nèi)容要真實(shí)、準(zhǔn) 確、具體、簡明，一事一文，經(jīng)承辦負(fù)責(zé)人簽字后呈報(bào)。 6．督辦人員要認(rèn)真審核承辦部門的辦結(jié) 報(bào)告，不符合要求的，通知承辦單位進(jìn)行補(bǔ)辦或重新辦理。 第二條 本制度所稱辦公用品分為消耗品、管理消耗品、管理用品和辦公設(shè)備四類： ㈠ 消耗品：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、糨糊、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、筆記本、復(fù)寫紙、卷宗、標(biāo)簽、便條紙、信紙、橡皮擦、夾子、印油、圓珠筆、書釘?shù)龋? ㈡ 管理 消耗品：簽字筆、水彩筆、筆式擦、熒光筆、涂改液、電池等； ㈢ 管理用品：剪刀、美工刀、訂書機(jī)、打孔機(jī)、算盤、鋼筆、打碼機(jī)、姓名章、日期戳、計(jì)算器、印泥、打印臺等； ㈣ 辦公設(shè)備：計(jì)算機(jī)及外部設(shè)備、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、攝像機(jī)、投影儀等。《辦公用品需求計(jì)劃表》應(yīng)有“年度總預(yù)算”、“上月累計(jì)”、“本月金額”、“本月累計(jì)及占總預(yù)算的比例”等欄目。 2．部分新、特、進(jìn)口辦公用品，現(xiàn)有合格供方不能提供，必須在其他供應(yīng)商處購買時(shí)，應(yīng)將該供方補(bǔ)充進(jìn)辦公用品《合格供方名冊》。除特殊情況，一般不允許用車外出采購。 ㈡ 消耗品可依據(jù)歷 史記錄（如以過去半年耗用平均數(shù)）、經(jīng)驗(yàn)法則（估計(jì)消耗時(shí)間）設(shè)定。 ㈤ 辦公用品每月一日發(fā)放。 ㈦ 辦公用品嚴(yán)禁私用。 ㈡ 復(fù)印時(shí)，要嚴(yán)格按照規(guī)程操作，并自覺登記。 第六條 登記管理 ㈠ 行政主管月末、年末要盤點(diǎn)清查庫存，在滿足日常工作的前提下，盡量減少庫存量，使庫存量結(jié)構(gòu)合理化。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 ９ 辦公用品管理流程圖 需求計(jì)劃 匯 總 采 購 驗(yàn) 收 保 管 審核批準(zhǔn) 領(lǐng) 用 表 1 表 2 是否批準(zhǔn) 表 4 表 3 No Yes ???各部門 ???綜合辦公 室 ??行政主管 ???總經(jīng)理 ???綜合辦公室 ???各部門 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 １０ 印鑒管理制度 第一條 總 則 為保證印鑒使用的合法性、嚴(yán)肅性和可靠性，有效地維護(hù)公司利益，杜絕違法行為的發(fā)生，特制定本制度。 對所有 印鑒都要做好戳記，并留樣保存，以便備查。 ㈡ 印鑒保管須有記錄，注明印鑒名稱、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。 ㈤ 有下列情況，印鑒須停用： 1．公司、下屬子公司或部門名稱改變； 2．下屬子公司或部門注（撤）銷； 3．上級部門通知改變印鑒圖樣； 4．印鑒印體損壞； 5．印鑒遺失或被竊，聲明作廢。 ㈡ 使用印鑒，實(shí)行審批制度，經(jīng)辦人填寫《用印申請單》，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)審批后由印鑒保管部門用印。 4．財(cái)務(wù)專用章：由財(cái)務(wù)部簽署支票時(shí)使用。 8．預(yù)決算專用章：由成本合約部簽署部門審查意見時(shí)使用。 ㈥ 嚴(yán)禁將印鑒帶出公司，如特殊情況必須帶出公司時(shí)，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，雙人同行辦理。 第二條 會議管理總則 ㈠會議應(yīng)盡可能精簡，能通過正常工作制度、流程處理的問題不通過會議解決，無關(guān)的部門與人員一律不參加會議，以保證各業(yè)務(wù)部門及工作人員有充分的工作時(shí)間按照制度與常規(guī)辦公。 第三條 會議分類 公司的會議可以分為總經(jīng)理辦公會、部門聯(lián)席會議、專題會、員工大會。 ㈢會議一般不對單項(xiàng)具體問題的處理進(jìn) 行深入探討，對會上提出的問題可確定時(shí)間組織召開專門會議研究解決。 第五條 部門聯(lián)席會議 ㈠部門聯(lián)席會議通常于每月 1 號上午 9： 00～ 12:00 召開，由副總經(jīng)理主持，各部門負(fù)責(zé)人以上人員參加。 ㈤各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)對已確定的內(nèi)容進(jìn)行落實(shí)、督辦，將落實(shí)結(jié)果及時(shí)匯報(bào)副總經(jīng)理，并在下次部門聯(lián)席會議上通報(bào)。 第七條 員工大會 ㈠出席人員：本公司全體員工。 第八條 會議要求 ㈠出席會議人員于會議前安排好工作，會議期間其他人如無特殊情況，不得進(jìn)入會場找人、談事。 ㈢各部門會議不應(yīng)安排在公司例會同期召開（與會人員不發(fā)生時(shí)間上的沖突除外），應(yīng)堅(jiān)持小會服從大會、局部服從整體的原則。 第二條 綜合辦公室負(fù)責(zé)公司辦公場所工作環(huán)境和辦公設(shè)施的歸口管理；各部門負(fù)責(zé)本部門內(nèi)工作環(huán)境和辦公設(shè)施維護(hù)；各項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本項(xiàng)目內(nèi)工作環(huán)境和辦公設(shè)施的管理。 ㈣ 辦公區(qū)域內(nèi)的各種辦公用具的擺放應(yīng)符合辦公室的規(guī)劃，如部門內(nèi)部有調(diào)整，應(yīng)提交調(diào)整方案和申請表，經(jīng)辦公室批準(zhǔn)后實(shí)施。 ㈡各部門須有充分的光線，光線須有適宜的分布，并避免眩目及閃動，各工作場所的窗戶及照明器具的透光部分，均須保持清潔。 ㈥ 垃圾、廢棄物、污物的清除，應(yīng)符合衛(wèi)生的要求，放置于指定的范圍內(nèi)。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 １５ ㈡ 禁止在辦公室聚餐、吸煙、打牌、下棋、玩游戲（包括網(wǎng)絡(luò)游戲）。 ㈢公司實(shí)施有效的競爭和激勵機(jī)制，讓員工有積極參與的機(jī)會， 使公司成為員工發(fā)展和成長的沃土，員工是公司發(fā)展壯大的財(cái)富和資本。 ３．在打印過程中，禁止強(qiáng)制關(guān)機(jī)、插拔打印機(jī)電源線和數(shù)據(jù)線，禁止無人監(jiān)控打印。 ㈢ 復(fù)印機(jī)的使用： 1．復(fù)印機(jī)為公共使用辦公設(shè)備，由辦公室負(fù)責(zé)日常管理和維護(hù)，監(jiān)督員工復(fù)印工作。 ㈣ 電話機(jī)的使用： 1．公司為方便各部門聯(lián)系公務(wù)均配備了固定電話。 4．辦公室應(yīng)定期檢查和維修電話機(jī)，定期消毒，通過查詢清單和采取相關(guān)措施防范電話費(fèi)異 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 １６ 常、通話方異常等情況的發(fā)生。 4．管理人員應(yīng)熟練掌握操作規(guī)程，嚴(yán)格按照 規(guī)程開關(guān)設(shè)備和調(diào)整影像，禁止非專業(yè)人士調(diào)整鏡頭和設(shè)置。因特殊情況需用傳真機(jī)掛接長途電話時(shí)，須經(jīng)行政主管同意后方可使用，并由管理人員登記。 ㈦ 空調(diào)的使用： 1．各部門辦公室由公司統(tǒng)一裝配空調(diào)機(jī)，綜合辦公室負(fù)責(zé)根據(jù)各部室空間狀況，選擇適宜容量的空調(diào)，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后采購。 5．綜合辦公室負(fù)責(zé)定期組織檢修或清洗空調(diào)部件，長時(shí)間不用時(shí)應(yīng)斷電處理，并用空調(diào)防護(hù)罩保護(hù)。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 １７ 司服與胸卡管理規(guī)定 第一條 為了對員工司服穿著和胸卡的佩戴進(jìn)行有效管理 ，制定本規(guī)定。 第四條 司服的配發(fā) ㈠公司為正式錄用的員工配發(fā)司服，包括春秋裝（西服套裝）、夏裝（男職工為短袖襯衫加西褲；女職工為短袖襯衫加裙裝）。 ㈣在發(fā)放司服時(shí)，綜合辦公室負(fù)責(zé)做好發(fā)放登記管理工作。 ㈡綜合辦公室根據(jù)公司對胸卡制作的要求（包括與公司 CIS 的一致性），按照在職員工名單，擬訂胸卡制作計(jì)劃，經(jīng)綜合辦公室主任批準(zhǔn)后委托制作。各部門負(fù)責(zé)人有對本部門員工進(jìn)行監(jiān)督與檢查的責(zé) 任。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 １８ 第七條 離職員工司服和胸卡的處理 ㈠ 員工離職時(shí)，須將胸卡交還綜合辦公室，綜合辦公室負(fù)責(zé)督促。 ㈢司服領(lǐng)用超過兩年時(shí)，無需交還。 第二條 本辦法適用于公司各部門和全體員工。 如需招待來賓住宿、用餐、娛樂、游 覽，原則上由綜合辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)安排，陪同人員必須與業(yè)務(wù)有關(guān)。 公司商業(yè)活動的新聞發(fā)布會、展銷會、慶典等重大接待需由主管部門拿出預(yù)算方案報(bào)總經(jīng)理審批后實(shí)施。特殊情況未能事前請示的，必須事后及時(shí)補(bǔ)報(bào)。 第九條 娛樂及游覽 娛樂及游覽應(yīng)事先報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并列出 具體項(xiàng)目和費(fèi)用預(yù)算。（ A類地區(qū)為：北京、天津、上海、廈門、廣東、海南） 答謝回請以和對方宴請標(biāo)準(zhǔn)相當(dāng)為原則。如遇特殊情況在公司定點(diǎn)飯店以外宴請應(yīng)先報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、綜合辦公室備案。 第十三條 公務(wù)接待應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要，奉行得體、適度、節(jié)儉的原則，注重效果。 第十七條 本辦法由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行。 ㈠ 公司固定資產(chǎn)的購置應(yīng)實(shí)行預(yù)算管理 ，由使用部門或公司指定部門負(fù)責(zé)編制預(yù)算書報(bào)成本合約部審核和總經(jīng)理批準(zhǔn) 。 第四條 固定資產(chǎn)調(diào)出與報(bào)廢 ㈠ 公司固定資產(chǎn)調(diào)出、轉(zhuǎn)讓、出租等需由綜合 辦公室 同財(cái)務(wù)部報(bào) 總經(jīng)理 審批，報(bào)廢的固定 資產(chǎn) 須由使用部門、綜合辦公室、財(cái)務(wù)部及技術(shù)人員共同作出鑒定后，報(bào)有 總經(jīng)理 審批。 第五條 固定資產(chǎn)日常管理 ㈠ 綜合辦公室、財(cái)務(wù)部及各部門應(yīng)做好固定資產(chǎn)賬目與實(shí)物的監(jiān)督、管理和控制工作。 ㈤ 固定資產(chǎn)購入后，應(yīng)首先登記入綜合辦公室、財(cái)務(wù)部的固定資產(chǎn)賬目中。 ㈨ 如遇人員變動，部門經(jīng)理要協(xié)助綜合辦公室做好變動人員所使用固定資產(chǎn)的移交工作。 第七條 資產(chǎn)日常維修應(yīng)正常進(jìn)行，大中維修按規(guī)定并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行。 第十條 本規(guī)定由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋，自公布之日起施行。 第四條 車輛駕駛 ㈠ 嚴(yán)禁無證人員駕駛各種車輛，駕駛員嚴(yán)禁將車輛交給無證人員駕駛，出車過程中不得將車輛交給其他人員駕駛。駕駛員在行車時(shí)，必須集中精力，嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，確保交通安全。 ㈥ 汽車倒車、調(diào)頭時(shí)，應(yīng)注意地形與四周情況，并用喇叭或手勢使周圍的車輛、行人避讓。停泊車輛應(yīng)安全牢靠。 車輛應(yīng)停放于指定位置、停車場或適當(dāng)合法位置。 第五條 車輛管理 ㈠在南通市區(qū)，夜間車輛必須停放在公司指定停車地點(diǎn)。收車時(shí)必須檢查車況，如有損壞，應(yīng)問明原因，做好 記錄。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 ２４ ㈡ 原則上每臺車固定駕駛員，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意駕駛員不得擅自交換車輛。 第七條 乘車人員管理 ㈠公司員工公務(wù)用車時(shí)必須提出申請，填寫《車輛使用申請表》，經(jīng)綜合辦公室主任批準(zhǔn)后，交由駕駛員出車，嚴(yán)禁公車私用和為其他人辦理申請。 ㈤ 由于乘車人員造成的交通事故或車輛損毀，乘車人員將承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。 ㈢車輛維修、清洗、打蠟后，做好維修保養(yǎng)記錄。 ㈥如由于駕駛?cè)耸褂貌划?dāng)或車輛管理員疏于保養(yǎng)，而致車輛損壞或機(jī)件故障，所需之修護(hù)費(fèi)，經(jīng)扣除保險(xiǎn)賠付金額后，應(yīng)依情節(jié)輕重，由公司與駕駛?cè)素?fù)擔(dān)。 第八條 獎懲規(guī)定。 第九條 本制度由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行。 ㈡ 公司職能部門：負(fù)責(zé)對本部門及相關(guān)工作信息的識別、收集及有效信息的發(fā)布、使用、存儲、檢索、更新和刪除等信息管理工作。公司信息管理圍繞對內(nèi)信息交流和對外信息服務(wù)兩個中心來進(jìn)行。 第五條 信息識別 各部門為滿足公司管理、決策、產(chǎn)品、服務(wù)及客戶的需要，對所接觸或收集到的信息進(jìn)行鑒別，保存和利用有用信息為工作服務(wù)的過程。公司對內(nèi)或?qū)ν獍l(fā)布的信息須經(jīng)過綜合辦公室主任審核后方可發(fā)布。 第九條 信息存檔 ㈠ 為保證信息的完整性，根據(jù)業(yè)務(wù)處理需要，公司信息可采用磁盤、光盤和磁帶進(jìn)行存檔備份。 第十一條 信息刪除 公司各職能 部門根據(jù)信息的有效性，對無效的信息進(jìn)行刪除。在企業(yè)開展市場競爭，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益、經(jīng)濟(jì)利益等方面發(fā)揮作用。 第四條 檔案的分類 公司檔案分為四大類：工程檔案、文書檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案。按照文件材料形成的規(guī)律，進(jìn)行科學(xué)的分類、立卷，保持文件之間的歷史聯(lián)系。 ㈥ 每個案卷都要填寫卷內(nèi)目錄和備考表。 ㈡ 嚴(yán)格按照“八防”（防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲蛀、防強(qiáng)光、防過度干燥、防失密）的要求，定期檢查檔案保管情況，對檔案進(jìn)行技術(shù)保護(hù)。 ㈤ 建立和完善全宗卷，并做好檔案的收進(jìn)、移出、利用等日常登記、統(tǒng)計(jì)工作。借閱檔案需辦理借閱審批和登記手續(xù)。 ㈣ 檔案管理人員要熟悉室藏檔案情況，主動了解公司各項(xiàng)工作對利用檔案的需求，積極做好提供利用工作，為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展提供依據(jù)性資料。 ㈣ 經(jīng)常對員工進(jìn)行保密教育，不斷增強(qiáng)保密觀念。 ㈢ 失去保存價(jià)值的檔案須由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人進(jìn)行監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽