【正文】 ㈢ 失去保存價(jià)值的檔案須由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記造冊(cè)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人進(jìn)行監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。 ㈣ 檔案管理人員要熟悉室藏檔案情況，主動(dòng)了解公司各項(xiàng)工作對(duì)利用檔案的需求，積極做好提供利用工作，為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開(kāi)展提供依據(jù)性資料。 ㈤ 建立和完善全宗卷，并做好檔案的收進(jìn)、移出、利用等日常登記、統(tǒng)計(jì)工作。 ㈥ 每個(gè)案卷都要填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表。 第四條 檔案的分類 公司檔案分為四大類：工程檔案、文書(shū)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案。 第十一條 信息刪除 公司各職能 部門(mén)根據(jù)信息的有效性，對(duì)無(wú)效的信息進(jìn)行刪除。公司對(duì)內(nèi)或?qū)ν獍l(fā)布的信息須經(jīng)過(guò)綜合辦公室主任審核后方可發(fā)布。公司信息管理圍繞對(duì)內(nèi)信息交流和對(duì)外信息服務(wù)兩個(gè)中心來(lái)進(jìn)行。 第九條 本制度由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行。 ㈥如由于駕駛?cè)耸褂貌划?dāng)或車輛管理員疏于保養(yǎng)，而致車輛損壞或機(jī)件故障，所需之修護(hù)費(fèi)，經(jīng)扣除保險(xiǎn)賠付金額后，應(yīng)依情節(jié)輕重，由公司與駕駛?cè)素?fù)擔(dān)。 ㈤ 由于乘車人員造成的交通事故或車輛損毀，乘車人員將承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) ２４ ㈡ 原則上每臺(tái)車固定駕駛員，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意駕駛員不得擅自交換車輛。 第五條 車輛管理 ㈠在南通市區(qū)，夜間車輛必須停放在公司指定停車地點(diǎn)。停泊車輛應(yīng)安全牢靠。駕駛員在行車時(shí)，必須集中精力，嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，確保交通安全。 第十條 本規(guī)定由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋，自公布之日起施行。 ㈨ 如遇人員變動(dòng)，部門(mén)經(jīng)理要協(xié)助綜合辦公室做好變動(dòng)人員所使用固定資產(chǎn)的移交工作。 第五條 固定資產(chǎn)日常管理 ㈠ 綜合辦公室、財(cái)務(wù)部及各部門(mén)應(yīng)做好固定資產(chǎn)賬目與實(shí)物的監(jiān)督、管理和控制工作。 ㈠ 公司固定資產(chǎn)的購(gòu)置應(yīng)實(shí)行預(yù)算管理 ，由使用部門(mén)或公司指定部門(mén)負(fù)責(zé)編制預(yù)算書(shū)報(bào)成本合約部審核和總經(jīng)理批準(zhǔn) 。 第十三條 公務(wù)接待應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要，奉行得體、適度、節(jié)儉的原則，注重效果。（ A類地區(qū)為：北京、天津、上海、廈門(mén)、廣東、海南） 答謝回請(qǐng)以和對(duì)方宴請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)相當(dāng)為原則。特殊情況未能事前請(qǐng)示的，必須事后及時(shí)補(bǔ)報(bào)。 如需招待來(lái)賓住宿、用餐、娛樂(lè)、游 覽，原則上由綜合辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)安排，陪同人員必須與業(yè)務(wù)有關(guān)。 ㈢司服領(lǐng)用超過(guò)兩年時(shí)，無(wú)需交還。各部門(mén)負(fù)責(zé)人有對(duì)本部門(mén)員工進(jìn)行監(jiān)督與檢查的責(zé) 任。 ㈣在發(fā)放司服時(shí)，綜合辦公室負(fù)責(zé)做好發(fā)放登記管理工作。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) １７ 司服與胸卡管理規(guī)定 第一條 為了對(duì)員工司服穿著和胸卡的佩戴進(jìn)行有效管理 ，制定本規(guī)定。 ㈦ 空調(diào)的使用： 1．各部門(mén)辦公室由公司統(tǒng)一裝配空調(diào)機(jī)，綜合辦公室負(fù)責(zé)根據(jù)各部室空間狀況，選擇適宜容量的空調(diào)，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后采購(gòu)。 4．管理人員應(yīng)熟練掌握操作規(guī)程，嚴(yán)格按照 規(guī)程開(kāi)關(guān)設(shè)備和調(diào)整影像，禁止非專業(yè)人士調(diào)整鏡頭和設(shè)置。 ㈣ 電話機(jī)的使用： 1．公司為方便各部門(mén)聯(lián)系公務(wù)均配備了固定電話。 ３．在打印過(guò)程中，禁止強(qiáng)制關(guān)機(jī)、插拔打印機(jī)電源線和數(shù)據(jù)線，禁止無(wú)人監(jiān)控打印。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) １５ ㈡ 禁止在辦公室聚餐、吸煙、打牌、下棋、玩游戲（包括網(wǎng)絡(luò)游戲）。 ㈡各部門(mén)須有充分的光線，光線須有適宜的分布，并避免眩目及閃動(dòng)，各工作場(chǎng)所的窗戶及照明器具的透光部分，均須保持清潔。 第二條 綜合辦公室負(fù)責(zé)公司辦公場(chǎng)所工作環(huán)境和辦公設(shè)施的歸口管理；各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)內(nèi)工作環(huán)境和辦公設(shè)施維護(hù)；各項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本項(xiàng)目?jī)?nèi)工作環(huán)境和辦公設(shè)施的管理。 第八條 會(huì)議要求 ㈠出席會(huì)議人員于會(huì)議前安排好工作，會(huì)議期間其他人如無(wú)特殊情況，不得進(jìn)入會(huì)場(chǎng)找人、談事。 ㈤各部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)已確定的內(nèi)容進(jìn)行落實(shí)、督辦，將落實(shí)結(jié)果及時(shí)匯報(bào)副總經(jīng)理，并在下次部門(mén)聯(lián)席會(huì)議上通報(bào)。 ㈢會(huì)議一般不對(duì)單項(xiàng)具體問(wèn)題的處理進(jìn) 行深入探討，對(duì)會(huì)上提出的問(wèn)題可確定時(shí)間組織召開(kāi)專門(mén)會(huì)議研究解決。 第二條 會(huì)議管理總則 ㈠會(huì)議應(yīng)盡可能精簡(jiǎn)，能通過(guò)正常工作制度、流程處理的問(wèn)題不通過(guò)會(huì)議解決，無(wú)關(guān)的部門(mén)與人員一律不參加會(huì)議，以保證各業(yè)務(wù)部門(mén)及工作人員有充分的工作時(shí)間按照制度與常規(guī)辦公。 8．預(yù)決算專用章：由成本合約部簽署部門(mén)審查意見(jiàn)時(shí)使用。 ㈡ 使用印鑒，實(shí)行審批制度，經(jīng)辦人填寫(xiě)《用印申請(qǐng)單》，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后由印鑒保管部門(mén)用印。 ㈡ 印鑒保管須有記錄，注明印鑒名稱、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) ９ 辦公用品管理流程圖 需求計(jì)劃 匯 總 采 購(gòu) 驗(yàn) 收 保 管 審核批準(zhǔn) 領(lǐng) 用 表 1 表 2 是否批準(zhǔn) 表 4 表 3 No Yes ???各部門(mén) ???綜合辦公 室 ??行政主管 ???總經(jīng)理 ???綜合辦公室 ???各部門(mén) GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) １０ 印鑒管理制度 第一條 總 則 為保證印鑒使用的合法性、嚴(yán)肅性和可靠性，有效地維護(hù)公司利益，杜絕違法行為的發(fā)生，特制定本制度。 ㈡ 復(fù)印時(shí)，要嚴(yán)格按照規(guī)程操作，并自覺(jué)登記。 ㈤ 辦公用品每月一日發(fā)放。除特殊情況，一般不允許用車外出采購(gòu)?！掇k公用品需求計(jì)劃表》應(yīng)有“年度總預(yù)算”、“上月累計(jì)”、“本月金額”、“本月累計(jì)及占總預(yù)算的比例”等欄目。 6．督辦人員要認(rèn)真審核承辦部門(mén)的辦結(jié) 報(bào)告，不符合要求的，通知承辦單位進(jìn)行補(bǔ)辦或重新辦理。 2．需要各部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行督察督辦的事項(xiàng)，由分管副總批示立項(xiàng)下達(dá)，責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)全程督辦。 第四條 督察督辦工作內(nèi)容 ㈠綜合辦公室負(fù)責(zé)對(duì)以下事項(xiàng)落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查，內(nèi)容主要包括： 1．總經(jīng)理辦公會(huì)議、專題會(huì)議及其他會(huì)議決定的重要工作或重要事項(xiàng)的落實(shí)情況； 2．以本公司名義下發(fā)的重要文件、工作部署的貫徹落實(shí)情況； 3．政府各相關(guān)部門(mén)關(guān)于行政、黨務(wù)方面的文件、傳真、電話及聯(lián)系有關(guān)事項(xiàng)的辦復(fù)情況； 4．公司高管領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)布置的需要委派其他部門(mén)完成的重要工作。 第十二條 本制度未盡事宜按公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 第八條 喪假 員工配偶、子女、父母或養(yǎng)父母、 外祖父母死亡，喪假 3天。 ㈡在公司工作五年以上的員工，年度 內(nèi)未因違反公司紀(jì)律受過(guò)處分的，每年享受 10 天的帶薪病假。 ㈢ 加班可以換休，由員工本人提出，部門(mén)經(jīng)理綜合考慮工作計(jì)劃情況進(jìn)行審核，綜合辦公室主任復(fù)審執(zhí)行。綜合辦公室在每季度最后一個(gè)月的 28 日（節(jié)假日提前）對(duì)手冊(cè)的適應(yīng)性、有效性進(jìn)行評(píng)審，必要時(shí)對(duì)手冊(cè)予以修改，執(zhí)行《 GMS 體系文件管理程序》的有關(guān)規(guī)定。 適用范圍 本手冊(cè)適用于公司、各部門(mén)的行政事務(wù)管理。 本手冊(cè)除持有人外，相關(guān)文件、規(guī)定應(yīng)發(fā)放至有關(guān)執(zhí)行人員，綜合辦公室做好復(fù)印和發(fā)放登記。 第四條 綜合辦公室人事主管在月初 5日前，結(jié)合績(jī)效考核情況，編制上月的考核報(bào)告和工資表，經(jīng)綜合辦公室主任總經(jīng)理 簽批審核后交財(cái)務(wù)部核發(fā)工資。 ㈡ 一般員工和主管請(qǐng)假 1天（含）內(nèi)，由部門(mén)經(jīng)理審批， 1天以上 3天（含）以內(nèi)由部門(mén)經(jīng)理簽署意見(jiàn)，報(bào)綜合辦公室主任批準(zhǔn)； 3 天以上由分管副總審批。 第九條 婚假 員工結(jié)婚持結(jié)婚證書(shū)，享受婚假 3天。 ㈢ 女員工計(jì)劃外生育，其休息時(shí)間以事假論處； 第十條 曠工管理 ㈠ 凡下列情況均以曠工論處： 1. 采取不正當(dāng)手段，涂改、騙取、偽造休假證明； 2. 未請(qǐng)假或請(qǐng)假 未被批準(zhǔn)，即不到崗； 3. 不服從工作調(diào)動(dòng)，經(jīng)教育仍不到崗； 4. 打架斗毆、違紀(jì)致傷造成無(wú)法上崗； 5. 其他違規(guī)違紀(jì)行為造成缺勤。 ㈡各部門(mén)負(fù)責(zé)人是本部門(mén)承辦督辦事項(xiàng)的直接責(zé)任者，應(yīng)認(rèn)真安排部署，合理調(diào)配有限的資源，完成委派的工作和任務(wù)，配合綜合辦公室的督察督辦工作。 ㈢自辦：不宜轉(zhuǎn)辦的督察事項(xiàng)，由綜合辦公室自行辦理或組織有關(guān)部門(mén)協(xié)助辦理。 3．各承辦部門(mén)對(duì)有明確辦結(jié)期限的，應(yīng)按期辦結(jié)；一般文件或一般會(huì)議議題的督辦應(yīng)在 3個(gè)工作日辦結(jié)；沒(méi)有明確辦結(jié)期限的，一般應(yīng)在 7 工作日?qǐng)?bào)告辦理結(jié)果；如遇特殊情況不能按時(shí)辦結(jié)時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告辦理情況，申請(qǐng)延期，經(jīng)立項(xiàng)審批人批準(zhǔn)后按新的期限抓緊辦理。 公司辦公設(shè)備的管理同時(shí)執(zhí)行公司固定資產(chǎn)管理相關(guān)規(guī)定。 3．辦公用品《合格供方名冊(cè)》主要包括大型 商場(chǎng)、超市和個(gè)體文具專業(yè)批發(fā)商。 ㈢ 綜合辦公室制定領(lǐng)用管理基準(zhǔn)（如圓珠筆每月發(fā)放一支），并可隨部門(mén)或人員的工作調(diào)整發(fā)放數(shù)量和發(fā)放時(shí)間。 ㈧ 印刷品（如信紙、信封、表格??）除各部門(mén)特殊表單外，其印刷、保管均由綜合辦公室統(tǒng)一印刷、保管。年末綜合辦公室組織盤(pán)點(diǎn)辦公用品在各部門(mén)的使用情況，并依據(jù)經(jīng)綜合辦公室主任審批后的《辦公用品報(bào)損單》，及時(shí)調(diào)整《重要辦公用品登記卡》，做到反映實(shí)際庫(kù)存狀況及帳實(shí)相符。 ㈡ 印鑒啟用應(yīng)進(jìn)行告知聲明，注明啟用日期、發(fā)放單位、使用范圍和相關(guān)的注意事項(xiàng)。 ㈥ 印鑒停用要提出處理辦法，并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，及時(shí)將停用印鑒封存或銷毀。 5．發(fā)票專用章：由財(cái)務(wù)部對(duì)外收取各種款項(xiàng)，提供票據(jù)時(shí)使用。 第七條 處罰規(guī)定 未按本制度要求使用、保管印鑒，造成丟失、盜用、仿制等，依情節(jié)輕重，對(duì)責(zé)任者分別進(jìn)行批評(píng)教育、行政處分、經(jīng)濟(jì)處罰直至追究法律責(zé)任。 第四條 總經(jīng)理辦公會(huì) ㈠總經(jīng)理辦公會(huì)通常于每周二上午 9： 00～ 12:00 召開(kāi)，由總經(jīng)理主持，公司副總、總監(jiān)及綜合辦公室主任等人員參加。特殊情況，則以綜合辦公室通知為準(zhǔn)。 ㈡會(huì)議時(shí)間：通常每半年召開(kāi)一次，具體時(shí)間以綜合辦公室通知為準(zhǔn)。 第九條 綜合辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議室管理工作。公共區(qū)域內(nèi)辦公設(shè)施由辦公室統(tǒng)一安排調(diào)整，否則不得隨意移動(dòng)。 ㈦ 各部門(mén)負(fù)責(zé)安排值日人 員，每天早晨清理本部門(mén)辦公環(huán)境，公司每位員工都應(yīng)自覺(jué)保持辦公環(huán)境的優(yōu)雅整潔。 第七條 重要辦公設(shè)施的使用 ㈠ 計(jì)算機(jī)的使用：執(zhí)行《計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)管理辦法》。 2．員工進(jìn)行復(fù)印時(shí)，應(yīng)由辦公室專職人員指導(dǎo) 進(jìn)行，不得擅自開(kāi)機(jī)和復(fù)印，重要資料由辦公室專職人員親自復(fù)印，確保質(zhì)量，避免浪費(fèi)。 ㈤ 投影儀的使用： 1．投影儀是演示講稿、幻燈片和其他影像文本的專用設(shè)備，供公司各種會(huì)議或展示成果時(shí)使用，嚴(yán)禁用于娛樂(lè)和消遣。 4．綜合辦公室設(shè)專人負(fù)責(zé)管理傳真機(jī)，管理人員應(yīng)熟悉傳真機(jī)的操作規(guī)程和基本的維護(hù)、維修方法。 6．開(kāi)啟空調(diào)前應(yīng)檢查電源狀態(tài)，門(mén)窗應(yīng)及時(shí)關(guān)閉，空調(diào)溫度設(shè)置合理，不能過(guò)高（冬季）或過(guò)低（夏季），設(shè)置在 22℃ ~25℃為宜。經(jīng)常出入施工現(xiàn)場(chǎng)的員工根據(jù)情況可配發(fā)施工 服。 ㈢ 員工的胸卡由于正常的磨損、質(zhì)量不好破損，員工需填寫(xiě)《胸卡申領(lǐng)單》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，與舊卡同時(shí)交綜合辦公室辦理新卡。胸卡未交回者，視作離職手續(xù)未辦理完畢。 第三條 接待范圍：凡屬來(lái)公司洽談業(yè)務(wù)，辦理公務(wù)的賓客，公司的對(duì)外公關(guān)等都屬于商務(wù)接待。 第六條 授權(quán)標(biāo)準(zhǔn) 部門(mén)接待在 300元（含 ）標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，由分管副總批準(zhǔn)，超過(guò) 300元的報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。公司原則上只負(fù)責(zé)正常的門(mén)票，酒水，果品費(fèi)用。 定點(diǎn)飯店、賓館應(yīng)分為高、中、低檔，以適應(yīng)不同層次的接待要求。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) ２１ 固定資產(chǎn)管理規(guī)定 第一條 公司固定資產(chǎn)指單位價(jià)值在 2000 元（含 2000 元）人民幣以上，且 使用期限超過(guò)一年的房屋、建筑物、機(jī)器、機(jī)械和其他與公司經(jīng)營(yíng)有關(guān)的設(shè)備、工具等。 ㈡ 對(duì)外調(diào)撥、轉(zhuǎn)讓固定資產(chǎn)，應(yīng)采用有償?shù)姆绞?，其價(jià)格由綜 合辦公室會(huì)同財(cái)務(wù)部制訂，原則上應(yīng)不低于調(diào)撥、轉(zhuǎn)讓固定資產(chǎn)價(jià)值扣減累計(jì)折舊和清理費(fèi)用的凈值，特殊原因由 總經(jīng)理 辦公會(huì)研究后 確定。 ㈥ 固定資產(chǎn)報(bào)廢、損毀、調(diào)出、轉(zhuǎn)移等手續(xù)的辦理由綜合辦公室行政主管具體負(fù)責(zé)，行政主管根據(jù)實(shí)際情況編寫(xiě)審批報(bào)告，經(jīng)使用部門(mén)負(fù)責(zé)人確認(rèn)，綜合辦公室主任和總經(jīng)理逐級(jí)審批后執(zhí)行。大中維修實(shí)行待攤費(fèi)用核算。 ㈡ 開(kāi)車前，駕駛員仔細(xì)必須檢查剎車、制動(dòng)器、喇叭、前、后燈，轉(zhuǎn)向系統(tǒng)等是否良好，不符合安全要求時(shí)應(yīng)立即修理。