【正文】 司實際運作需要，制定本制度。 ㈣會議中，對需要解決的問題要明確解決的方法、責任人、目標和期限，避免議而不決，不了了之。 ㈡會議主要內(nèi)容為： 1． 匯總、溝通公司各業(yè)務層面的工作進展情況； 2． 協(xié)調(diào)、落實下一階段工作計劃； 3． 審議、決定公司重大事項。 ㈥綜合辦公室負責會議記錄、會議紀要的存檔。 ㈣部門聯(lián)席會議由綜合辦公室負責記錄及時整理、提交會議紀要。 ㈢專題會會議紀要由會議組織人于會后 1～ 3 日內(nèi)完成并由主持人 簽發(fā)，抄送各與會單位、部門備查。 ㈣員工大會由總經(jīng)理主持召開，由綜合辦公室負責會議的組織、服務、記錄。 ㈡與會者需遵守會場紀律，尊重他人發(fā)言，充分闡明自己的觀點，關閉手機或調(diào)至振動檔，以維護會議正常進行。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務管理手冊 １４ 工作環(huán)境和辦公設施管理辦法 第一條 目的 為了對工作環(huán)境和辦公設施進行有效管理，為員工提供基本的辦公條件和創(chuàng)造一個良好的工作氛圍，制定本辦法。 ㈢ 各部門應 將本部門范圍內(nèi)的辦公用具分配管理，對于共用的辦公用具責成 專人 管理；公司內(nèi)共用的辦公用具由辦公室負責管理。 第四條 辦公條件與環(huán)境衛(wèi)生 ㈠公司努力為員工創(chuàng)造舒適、美觀、整潔、衛(wèi)生的辦公條件，滿足員工日常辦公需求和提高員工的工作滿意度。 ㈤洗手間及其他衛(wèi)生設施，必須保持清潔。 第五條 辦公秩序 ㈠員工應自覺遵守辦公秩序，不得在辦公室內(nèi)高聲喧嘩、嬉笑打鬧、聊天（包括網(wǎng)絡聊天）和做與工作無關事情。 ㈡ 公司倡導團隊精神 和團結協(xié)作，鼓勵各級員工之間積極配合、主動溝通，充分發(fā)揮每位員工的主觀能動性和創(chuàng)造性，促進員工個人發(fā)展與公司發(fā)展相一致，使公司成為員工發(fā)展和成長的沃土。 2． 員工在確認需打印文件內(nèi)容正確無誤，打印格式符合要求， 打印機在正常狀態(tài)，紙張符 合打印要求 后，再執(zhí)行打印，禁止同樣內(nèi)容重復打印。 5．辦公室負責每天檢查打印機色帶、硒鼓或墨盒的使用情況，負責清理廢紙和衛(wèi)生管理，負責監(jiān)督員工打印工作。 4．辦公室專職管理人員每天應檢查一下油墨使用情況和紙張用量，并把復印機設置到節(jié)電狀態(tài)，下班后及時關機。 3．員工應愛惜使用各種電話設備，不準隨意拆卸和移位，不準拿著固定電話機走動接打電話。 3．管理人員應定期擦拭鏡頭和機身，清掃簾幕，保持清潔狀態(tài)。 3．傳真機一般不得作電話機掛長途電話使用。 6．公司員工自覺遵守傳真機使用要求，及時登記，接受監(jiān)督。 4．空調(diào) 出現(xiàn)故障或異常情況，及時通知綜合辦公室處理，嚴禁擅自拆卸空調(diào)部件。 8．員工應建立節(jié)約用電觀念，合理使用空調(diào)和各種用電設備。 ㈡ 全體員工在正常工作時間要按照公司要求穿著司服、佩戴胸卡； ㈢ 各部門經(jīng)理負責本部門員工司服和胸卡的日常監(jiān)督管理； ㈣ 綜合辦公室人事主管負責員工司服穿著情況、胸卡佩戴情況的監(jiān)督檢查。 ㈢在采購或委托制作司服時，綜合辦公室應選擇質(zhì)量、價格、信譽、服務俱佳的服裝供應商或服裝加工商。胸卡的樣式和顏色應符合公司 CIS 管理要求 。 第六條 司服和胸卡的管理 ㈠司服和胸卡是員工在公司內(nèi)的身份和形象的象征，每位員工在工作時間內(nèi)應正規(guī)著裝和佩戴。 ㈣人事主管負責隨時 檢查員工著裝和佩戴胸卡情況，發(fā)現(xiàn)問題除當面制止其錯誤行為之外，記入當期績效考核記錄中，作為對員工紀律方面進行考核的原始記錄之一。具體計算公式為： 扣除額＝ 司服制作 價格（ 1－ ） 綜合辦公室負責計算應扣除司服余額，通知財務部在結算工資時扣除。 領用司服天數(shù) 730 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務管理手冊 １９ 商務接待管理辦法 第一條 為更好地樹立公司形象，規(guī)范 公司商務接待工作，使公司的接待更加有序、規(guī)范，特制定本辦法。 第五條 接待安排 公司綜合辦公室為公司商務接待的主管部門，負責公司商務接待的統(tǒng)一管理。 來賓原則上由各部門接待人員負責接送，需要公司派車接送時，需報綜合辦公室主任同意，辦理用車手續(xù)。 第七條 實行備案制，所有商務接待（含授權范圍以內(nèi)的）都應先填寫《商務接待申請單》批準后實施，并由綜合辦公室歸口登記。商務宴請主要是公司重要事宜和公關活動，原則上掌握在 30— 80元 /人 /餐。 第十一條 外地商務（指南通地區(qū)以外） GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務管理手冊 ２０ 宴請標準 A類地區(qū) 80— 150元 /人 /餐，其他地區(qū) 30— 60元 /人 /餐。未經(jīng)總經(jīng)理同意，任何部門、個人不得以公司名義在外設立定點簽約飯店、賓館。 每月簽單結帳，綜合辦公室將根據(jù)簽單存根及備案登記進行核對，匯總《簽單匯總表》，交由簽單人確認，并統(tǒng)一報總經(jīng)理 審批后，送財務部結帳。 第十六條 其他相關未盡事宜遵照公司其他制度執(zhí)行。 第三條 公司有關固定資產(chǎn)的購置、維護、轉移等業(yè)務必須遵循下列規(guī)定，完善必要手續(xù)。 2．由使用 部門填制固定資產(chǎn)申購單，財務部安排資金，需用部門配合綜合 辦公室進行 購置。 ㈣ 未經(jīng)批準，任何人不得私自轉讓、出售、出租、出借公司固定資產(chǎn)，如有違紀行為， 除責令當事人追回外，還應視情節(jié)輕重給予適當處分。 ㈣ 財務部應協(xié)同綜合辦公室將公司固定資產(chǎn)的保管責任落實到各部門負責人，并在資產(chǎn)保管人處簽名。 ㈧ 各部門經(jīng)理承擔監(jiān)督本部門固定資產(chǎn)使用情況的責任，督促使用人管好各項固定資產(chǎn) ，如發(fā)生毀損或丟失現(xiàn)象，經(jīng)有關部門鑒定后，視情況追究當事人責任，并給予適當?shù)?處 罰。前述資產(chǎn)均 保留 3%的殘值。 第九條 本規(guī)定未盡事宜參照公司其他制度執(zhí)行。 第三條 綜 合辦公室負責車輛和駕駛員管理工作；各用車部門負責協(xié)助。 ㈢ 駕駛員身體不適，不能保證行車安全時，不得擔任駕駛工作。 ㈤ 不準穿拖鞋駕駛車輛；駕車時不準吸煙、飲食、與人閑談或其他妨礙安全行車的行為。開車門要注意周圍情況，不要妨礙其他車輛和行人通行。駕駛員返回停車場取車，應注意留意車輛情況有無遭意外損傷。 ㈩ 隨身攜帶的消防滅火器要確保完好有效，有破損或故障要及時配換修理。 ㈢駕駛員必須與自駕人員當面交接車輛，交代注意事項。 第六條 駕駛員管理 ㈠ 駕駛員一律憑《車輛使用申請表》出車，無派車單不得擅自動用車輛。 ㈤ 駕駛員有義務提醒乘車人員注意上下車和行車 過程中注意事項，避免發(fā)生意外；如發(fā)生意外，駕駛員承擔部分責任。 ㈣ 乘車人員按照駕駛員要求使用安全帶和上下車，在下車時注意觀察車后情況。 ㈡駕駛員于駕駛車輛前應對車輛做基本檢查（如水箱、油量、機油、剎車油、電瓶液、輪胎、外觀等），如發(fā)現(xiàn)故障、配件失竊或損壞等現(xiàn)象，應立即報告，否則要對由此引發(fā)的后果負責。 ㈤車輛于行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需修復或更換零件時，可視實際情況需要進行修理，但無迫切需要或修理費超過 2000 元時，應與綜合辦公室主任聯(lián)系請示批示。發(fā)生事故給公司造成的經(jīng)濟損失，由駕駛員承擔損失費用的 30%，造成重大損失的另行處理。 ㈢如發(fā)生交通事故，駕駛員需在兩日內(nèi)寫出書面報告，隱瞞不報，給事故調(diào)查處理造成困難所引起的經(jīng)濟損失，由駕駛員本人承擔，并從重處罰。詳見圖 1《信息分類示意圖》 第三條 工作職責 ㈠ 綜合辦公室：負責公司信息管理的組織工作，制定公司 信息管理工作規(guī)范，監(jiān)督信息管理日常工作的執(zhí)行。 ㈡信息管理：包括信息識別，獲取及有效信息的審核、發(fā)布、存儲、檢索、更新和刪除等。 ㈣對外信息：指可以對外發(fā)布的，對公司內(nèi)部及外部人員（包括：客戶、股東、潛在客戶等）具有宣傳及指導作用的信息，對外信息服務是對信息進行的收集、反饋及整理工作，主要通過外部網(wǎng)主頁、公司協(xié)辦的雜志等渠道進行。收集到的各類信息，必要時可由相關專業(yè)機構進行審核和確認。 ㈢ 信息發(fā)布范圍根據(jù)公司職能部門業(yè)務處理需要，由綜合辦公室負責控制。信息更新要通過信息審核人的審核。 附件：信息分類示意圖 內(nèi)部信息 外部信息 圖 1－信息分類示意圖 物質(zhì)方面信息 圖紙、文檔方面信息 辦公與決策方面信息 國際信息 國內(nèi)信息 實施進度方面信息 成本造價方面信息 合同方面信息 質(zhì)量方面信息 設備方面信息 財務方面信息 信 息 庫 政策信息 市場信息 資源信息 行業(yè)信息 客戶信息 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務管理手冊 ２８ 檔案管理辦法 第一條 目的 確保公司工程、文書、聲像、實物等各門類檔案得到有效控制。 ㈡ 各部門及項目部資料管理員負責本部門及項目部檔案的收集、整理、立卷、歸檔和移交工作。 ㈣ 歸檔文件要齊全、完整。案卷標題要簡明確切，保管期限要準確，裝訂要整齊。 第六條 檔案的保管 ㈠ 檔案室內(nèi)保管的檔案資料，要按門類和載體進行科學的分類、排列、編號，要管理有序。 ㈣ 調(diào)閱檔案要輕拿輕放，以減少檔案的機械磨損。需要外借的檔案，必須經(jīng)總經(jīng)理批準，并按借閱期限歸還。 ㈢ 借閱人員要愛護檔案，不得涂改、損壞檔案資料，不準私自拆檔復印。 ㈢ 根據(jù)公司的有關規(guī)定，及時劃分并調(diào)整檔案密級，嚴格履行借閱手續(xù)，正確處理好利用和保密的關系。 ㈡ 檔案的鑒定工作，應在公司主管領導的指導下，由綜合辦公室和有關業(yè)務人員共同組成鑒定小組，按規(guī)定進行。 GMS 管理體系文件之三 。 ㈣ 檔案的移交工作需嚴格按照檔案館的規(guī)定，定期向檔案館移交；并保留一份復印件以備查考。組織有關人員定期進行保密工作檢查。 第八條 檔案保密 ㈠ 檔案管理人員必須有嚴格的保密觀念，認真 執(zhí)行公司的檔案制度，保證公司檔案的絕對安全。重要文件的借閱，需經(jīng)綜合辦公室主任批準后由專人查閱。 ㈥ 嚴格遵守檔案保密制度，努力做好檔案 保密工作。 ㈢ 要注意控制檔案室的溫濕度，不斷改善保管條件。 ㈦ 歸檔文件要按規(guī)定的次序系統(tǒng)排列，編制案卷順序號，案卷目錄一式兩份。卷內(nèi)文件的排列要有順序，案卷能夠反映公司業(yè)務的全貌，便于保管和利用。 第四條 檔案立卷、歸檔 ㈠ 綜合辦公室負責公司各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作； ㈡ 各部門及項目部資料管理員負責本部門及項目部檔案的收集歸檔。 第二條 范圍 本辦法適用于公司所有檔案資料的控制。信息刪除須經(jīng)綜合辦公室審核。 ㈡ 公司各部門負責對本部門信息進行存檔備份；綜合辦公室負責公司網(wǎng)絡上發(fā)布信息的存檔備份；公司各部門和綜合辦公室根據(jù)業(yè)務需要確定信息備份的周期和備份保留期限。 第八條 信息發(fā)布 ㈠ 公司對內(nèi)或?qū)ν獍l(fā)布的信息須經(jīng)過綜合辦公室主任審核后方可發(fā)布。 第六條 信息收集 ㈠ 各部門在信息收集時必須不違反國家現(xiàn)行的法律、法規(guī)的前提下進行； ㈡ 各部門可通過多種方式和渠道收集信息，其中包括：購買報紙、雜 志、書籍、影音產(chǎn)品等載體，收看電視、收聽廣播等大眾傳媒，在互聯(lián)網(wǎng)上搜索，到政府部門、同業(yè)單位或行業(yè)協(xié)會索取或購買專門資料，通過直接溝通掌握等方式。 ㈢對內(nèi)信息：對公司決策、管理及經(jīng)營等方面有影響的信息。 第四條 術語 ㈠信息：是公司用以控制質(zhì)量和以事實為依據(jù)進行決策的基礎資源。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務管理手冊 ２６ 2 信息、檔案管理 信息管理辦法 第一條 目的 確保公司信息管理工作規(guī)范化，保證公司信息的準確性、完整性和可用性，確保信息交流、信息溝通渠道暢通，規(guī)范信息組織及信息管理，為公司管理及決策提供信息依據(jù)，為客戶提供滿意的信息服務。 ㈠對全年安全行車，完成任務，節(jié)約用油，車輛保養(yǎng)成績顯著的駕駛員，年終給與一定的安全行車特別獎。 ㈦如因駕駛員違章或操作失誤發(fā)生交通事故造成損失，公司可視情況確定駕駛員應承擔的責任。 ㈣車輛應由綜合辦公室指定的維修保養(yǎng)單位實施維修保養(yǎng)工作，或到特約修護公 司維修，否則修護費一律不準報銷。 第七條 車輛維修保養(yǎng)及費用管理 ㈠駕駛員對車輛要精心保養(yǎng)，保持車容整潔。 ㈡ 申請用車員工應提前準備好必要的隨身物品，車輛到位后及時上車出發(fā)，多人同行請遵守時間。 ㈢ 無派車單或因私事動用車輛，發(fā)生事故造成的車輛損失由駕駛員負擔一切費用，并按情節(jié)輕重予以行政處分。 ㈣因私用車，必須經(jīng)總經(jīng)理