【正文】 司實(shí)際運(yùn)作需要，制定本制度。 ㈣會(huì)議中，對(duì)需要解決的問題要明確解決的方法、責(zé)任人、目標(biāo)和期限，避免議而不決，不了了之。 ㈡會(huì)議主要內(nèi)容為： 1． 匯總、溝通公司各業(yè)務(wù)層面的工作進(jìn)展情況； 2． 協(xié)調(diào)、落實(shí)下一階段工作計(jì)劃； 3． 審議、決定公司重大事項(xiàng)。 ㈥綜合辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要的存檔。 ㈣部門聯(lián)席會(huì)議由綜合辦公室負(fù)責(zé)記錄及時(shí)整理、提交會(huì)議紀(jì)要。 ㈢專題會(huì)會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議組織人于會(huì)后 1～ 3 日內(nèi)完成并由主持人 簽發(fā)，抄送各與會(huì)單位、部門備查。 ㈣員工大會(huì)由總經(jīng)理主持召開，由綜合辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議的組織、服務(wù)、記錄。 ㈡與會(huì)者需遵守會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，尊重他人發(fā)言，充分闡明自己的觀點(diǎn)，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至振動(dòng)檔，以維護(hù)會(huì)議正常進(jìn)行。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) １４ 工作環(huán)境和辦公設(shè)施管理辦法 第一條 目的 為了對(duì)工作環(huán)境和辦公設(shè)施進(jìn)行有效管理，為員工提供基本的辦公條件和創(chuàng)造一個(gè)良好的工作氛圍，制定本辦法。 ㈢ 各部門應(yīng) 將本部門范圍內(nèi)的辦公用具分配管理，對(duì)于共用的辦公用具責(zé)成 專人 管理；公司內(nèi)共用的辦公用具由辦公室負(fù)責(zé)管理。 第四條 辦公條件與環(huán)境衛(wèi)生 ㈠公司努力為員工創(chuàng)造舒適、美觀、整潔、衛(wèi)生的辦公條件，滿足員工日常辦公需求和提高員工的工作滿意度。 ㈤洗手間及其他衛(wèi)生設(shè)施，必須保持清潔。 第五條 辦公秩序 ㈠員工應(yīng)自覺遵守辦公秩序，不得在辦公室內(nèi)高聲喧嘩、嬉笑打鬧、聊天（包括網(wǎng)絡(luò)聊天）和做與工作無關(guān)事情。 ㈡ 公司倡導(dǎo)團(tuán)隊(duì)精神 和團(tuán)結(jié)協(xié)作，鼓勵(lì)各級(jí)員工之間積極配合、主動(dòng)溝通，充分發(fā)揮每位員工的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性，促進(jìn)員工個(gè)人發(fā)展與公司發(fā)展相一致，使公司成為員工發(fā)展和成長的沃土。 2． 員工在確認(rèn)需打印文件內(nèi)容正確無誤，打印格式符合要求， 打印機(jī)在正常狀態(tài)，紙張符 合打印要求 后，再執(zhí)行打印，禁止同樣內(nèi)容重復(fù)打印。 5．辦公室負(fù)責(zé)每天檢查打印機(jī)色帶、硒鼓或墨盒的使用情況，負(fù)責(zé)清理廢紙和衛(wèi)生管理，負(fù)責(zé)監(jiān)督員工打印工作。 4．辦公室專職管理人員每天應(yīng)檢查一下油墨使用情況和紙張用量，并把復(fù)印機(jī)設(shè)置到節(jié)電狀態(tài)，下班后及時(shí)關(guān)機(jī)。 3．員工應(yīng)愛惜使用各種電話設(shè)備，不準(zhǔn)隨意拆卸和移位，不準(zhǔn)拿著固定電話機(jī)走動(dòng)接打電話。 3．管理人員應(yīng)定期擦拭鏡頭和機(jī)身，清掃簾幕，保持清潔狀態(tài)。 3．傳真機(jī)一般不得作電話機(jī)掛長途電話使用。 6．公司員工自覺遵守傳真機(jī)使用要求，及時(shí)登記，接受監(jiān)督。 4．空調(diào) 出現(xiàn)故障或異常情況，及時(shí)通知綜合辦公室處理，嚴(yán)禁擅自拆卸空調(diào)部件。 8．員工應(yīng)建立節(jié)約用電觀念，合理使用空調(diào)和各種用電設(shè)備。 ㈡ 全體員工在正常工作時(shí)間要按照公司要求穿著司服、佩戴胸卡； ㈢ 各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門員工司服和胸卡的日常監(jiān)督管理； ㈣ 綜合辦公室人事主管負(fù)責(zé)員工司服穿著情況、胸卡佩戴情況的監(jiān)督檢查。 ㈢在采購或委托制作司服時(shí)，綜合辦公室應(yīng)選擇質(zhì)量、價(jià)格、信譽(yù)、服務(wù)俱佳的服裝供應(yīng)商或服裝加工商。胸卡的樣式和顏色應(yīng)符合公司 CIS 管理要求 。 第六條 司服和胸卡的管理 ㈠司服和胸卡是員工在公司內(nèi)的身份和形象的象征，每位員工在工作時(shí)間內(nèi)應(yīng)正規(guī)著裝和佩戴。 ㈣人事主管負(fù)責(zé)隨時(shí) 檢查員工著裝和佩戴胸卡情況，發(fā)現(xiàn)問題除當(dāng)面制止其錯(cuò)誤行為之外，記入當(dāng)期績效考核記錄中，作為對(duì)員工紀(jì)律方面進(jìn)行考核的原始記錄之一。具體計(jì)算公式為： 扣除額＝ 司服制作 價(jià)格（ 1－ ） 綜合辦公室負(fù)責(zé)計(jì)算應(yīng)扣除司服余額，通知財(cái)務(wù)部在結(jié)算工資時(shí)扣除。 領(lǐng)用司服天數(shù) 730 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) １９ 商務(wù)接待管理辦法 第一條 為更好地樹立公司形象，規(guī)范 公司商務(wù)接待工作，使公司的接待更加有序、規(guī)范，特制定本辦法。 第五條 接待安排 公司綜合辦公室為公司商務(wù)接待的主管部門，負(fù)責(zé)公司商務(wù)接待的統(tǒng)一管理。 來賓原則上由各部門接待人員負(fù)責(zé)接送，需要公司派車接送時(shí)，需報(bào)綜合辦公室主任同意，辦理用車手續(xù)。 第七條 實(shí)行備案制，所有商務(wù)接待（含授權(quán)范圍以內(nèi)的）都應(yīng)先填寫《商務(wù)接待申請(qǐng)單》批準(zhǔn)后實(shí)施，并由綜合辦公室歸口登記。商務(wù)宴請(qǐng)主要是公司重要事宜和公關(guān)活動(dòng)，原則上掌握在 30— 80元 /人 /餐。 第十一條 外地商務(wù)（指南通地區(qū)以外） GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) ２０ 宴請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn) A類地區(qū) 80— 150元 /人 /餐，其他地區(qū) 30— 60元 /人 /餐。未經(jīng)總經(jīng)理同意，任何部門、個(gè)人不得以公司名義在外設(shè)立定點(diǎn)簽約飯店、賓館。 每月簽單結(jié)帳，綜合辦公室將根據(jù)簽單存根及備案登記進(jìn)行核對(duì)，匯總《簽單匯總表》，交由簽單人確認(rèn)，并統(tǒng)一報(bào)總經(jīng)理 審批后，送財(cái)務(wù)部結(jié)帳。 第十六條 其他相關(guān)未盡事宜遵照公司其他制度執(zhí)行。 第三條 公司有關(guān)固定資產(chǎn)的購置、維護(hù)、轉(zhuǎn)移等業(yè)務(wù)必須遵循下列規(guī)定，完善必要手續(xù)。 2．由使用 部門填制固定資產(chǎn)申購單，財(cái)務(wù)部安排資金，需用部門配合綜合 辦公室進(jìn)行 購置。 ㈣ 未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得私自轉(zhuǎn)讓、出售、出租、出借公司固定資產(chǎn)，如有違紀(jì)行為， 除責(zé)令當(dāng)事人追回外，還應(yīng)視情節(jié)輕重給予適當(dāng)處分。 ㈣ 財(cái)務(wù)部應(yīng)協(xié)同綜合辦公室將公司固定資產(chǎn)的保管責(zé)任落實(shí)到各部門負(fù)責(zé)人，并在資產(chǎn)保管人處簽名。 ㈧ 各部門經(jīng)理承擔(dān)監(jiān)督本部門固定資產(chǎn)使用情況的責(zé)任，督促使用人管好各項(xiàng)固定資產(chǎn) ，如發(fā)生毀損或丟失現(xiàn)象，經(jīng)有關(guān)部門鑒定后，視情況追究當(dāng)事人責(zé)任，并給予適當(dāng)?shù)?處 罰。前述資產(chǎn)均 保留 3%的殘值。 第九條 本規(guī)定未盡事宜參照公司其他制度執(zhí)行。 第三條 綜 合辦公室負(fù)責(zé)車輛和駕駛員管理工作；各用車部門負(fù)責(zé)協(xié)助。 ㈢ 駕駛員身體不適，不能保證行車安全時(shí)，不得擔(dān)任駕駛工作。 ㈤ 不準(zhǔn)穿拖鞋駕駛車輛；駕車時(shí)不準(zhǔn)吸煙、飲食、與人閑談或其他妨礙安全行車的行為。開車門要注意周圍情況，不要妨礙其他車輛和行人通行。駕駛員返回停車場(chǎng)取車，應(yīng)注意留意車輛情況有無遭意外損傷。 ㈩ 隨身攜帶的消防滅火器要確保完好有效，有破損或故障要及時(shí)配換修理。 ㈢駕駛員必須與自駕人員當(dāng)面交接車輛，交代注意事項(xiàng)。 第六條 駕駛員管理 ㈠ 駕駛員一律憑《車輛使用申請(qǐng)表》出車，無派車單不得擅自動(dòng)用車輛。 ㈤ 駕駛員有義務(wù)提醒乘車人員注意上下車和行車 過程中注意事項(xiàng)，避免發(fā)生意外；如發(fā)生意外，駕駛員承擔(dān)部分責(zé)任。 ㈣ 乘車人員按照駕駛員要求使用安全帶和上下車，在下車時(shí)注意觀察車后情況。 ㈡駕駛員于駕駛車輛前應(yīng)對(duì)車輛做基本檢查（如水箱、油量、機(jī)油、剎車油、電瓶液、輪胎、外觀等），如發(fā)現(xiàn)故障、配件失竊或損壞等現(xiàn)象，應(yīng)立即報(bào)告，否則要對(duì)由此引發(fā)的后果負(fù)責(zé)。 ㈤車輛于行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需修復(fù)或更換零件時(shí)，可視實(shí)際情況需要進(jìn)行修理，但無迫切需要或修理費(fèi)超過 2000 元時(shí)，應(yīng)與綜合辦公室主任聯(lián)系請(qǐng)示批示。發(fā)生事故給公司造成的經(jīng)濟(jì)損失，由駕駛員承擔(dān)損失費(fèi)用的 30%，造成重大損失的另行處理。 ㈢如發(fā)生交通事故，駕駛員需在兩日內(nèi)寫出書面報(bào)告，隱瞞不報(bào)，給事故調(diào)查處理造成困難所引起的經(jīng)濟(jì)損失，由駕駛員本人承擔(dān)，并從重處罰。詳見圖 1《信息分類示意圖》 第三條 工作職責(zé) ㈠ 綜合辦公室：負(fù)責(zé)公司信息管理的組織工作，制定公司 信息管理工作規(guī)范，監(jiān)督信息管理日常工作的執(zhí)行。 ㈡信息管理：包括信息識(shí)別，獲取及有效信息的審核、發(fā)布、存儲(chǔ)、檢索、更新和刪除等。 ㈣對(duì)外信息：指可以對(duì)外發(fā)布的，對(duì)公司內(nèi)部及外部人員（包括：客戶、股東、潛在客戶等）具有宣傳及指導(dǎo)作用的信息，對(duì)外信息服務(wù)是對(duì)信息進(jìn)行的收集、反饋及整理工作，主要通過外部網(wǎng)主頁、公司協(xié)辦的雜志等渠道進(jìn)行。收集到的各類信息，必要時(shí)可由相關(guān)專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行審核和確認(rèn)。 ㈢ 信息發(fā)布范圍根據(jù)公司職能部門業(yè)務(wù)處理需要，由綜合辦公室負(fù)責(zé)控制。信息更新要通過信息審核人的審核。 附件：信息分類示意圖 內(nèi)部信息 外部信息 圖 1－信息分類示意圖 物質(zhì)方面信息 圖紙、文檔方面信息 辦公與決策方面信息 國際信息 國內(nèi)信息 實(shí)施進(jìn)度方面信息 成本造價(jià)方面信息 合同方面信息 質(zhì)量方面信息 設(shè)備方面信息 財(cái)務(wù)方面信息 信 息 庫 政策信息 市場(chǎng)信息 資源信息 行業(yè)信息 客戶信息 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) ２８ 檔案管理辦法 第一條 目的 確保公司工程、文書、聲像、實(shí)物等各門類檔案得到有效控制。 ㈡ 各部門及項(xiàng)目部資料管理員負(fù)責(zé)本部門及項(xiàng)目部檔案的收集、整理、立卷、歸檔和移交工作。 ㈣ 歸檔文件要齊全、完整。案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明確切，保管期限要準(zhǔn)確，裝訂要整齊。 第六條 檔案的保管 ㈠ 檔案室內(nèi)保管的檔案資料，要按門類和載體進(jìn)行科學(xué)的分類、排列、編號(hào)，要管理有序。 ㈣ 調(diào)閱檔案要輕拿輕放，以減少檔案的機(jī)械磨損。需要外借的檔案，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并按借閱期限歸還。 ㈢ 借閱人員要愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞檔案資料，不準(zhǔn)私自拆檔復(fù)印。 ㈢ 根據(jù)公司的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)劃分并調(diào)整檔案密級(jí)，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，正確處理好利用和保密的關(guān)系。 ㈡ 檔案的鑒定工作，應(yīng)在公司主管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，由綜合辦公室和有關(guān)業(yè)務(wù)人員共同組成鑒定小組，按規(guī)定進(jìn)行。 GMS 管理體系文件之三 。 ㈣ 檔案的移交工作需嚴(yán)格按照檔案館的規(guī)定，定期向檔案館移交；并保留一份復(fù)印件以備查考。組織有關(guān)人員定期進(jìn)行保密工作檢查。 第八條 檔案保密 ㈠ 檔案管理人員必須有嚴(yán)格的保密觀念，認(rèn)真 執(zhí)行公司的檔案制度，保證公司檔案的絕對(duì)安全。重要文件的借閱，需經(jīng)綜合辦公室主任批準(zhǔn)后由專人查閱。 ㈥ 嚴(yán)格遵守檔案保密制度，努力做好檔案 保密工作。 ㈢ 要注意控制檔案室的溫濕度，不斷改善保管條件。 ㈦ 歸檔文件要按規(guī)定的次序系統(tǒng)排列，編制案卷順序號(hào)，案卷目錄一式兩份。卷內(nèi)文件的排列要有順序，案卷能夠反映公司業(yè)務(wù)的全貌，便于保管和利用。 第四條 檔案立卷、歸檔 ㈠ 綜合辦公室負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作； ㈡ 各部門及項(xiàng)目部資料管理員負(fù)責(zé)本部門及項(xiàng)目部檔案的收集歸檔。 第二條 范圍 本辦法適用于公司所有檔案資料的控制。信息刪除須經(jīng)綜合辦公室審核。 ㈡ 公司各部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門信息進(jìn)行存檔備份；綜合辦公室負(fù)責(zé)公司網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布信息的存檔備份；公司各部門和綜合辦公室根據(jù)業(yè)務(wù)需要確定信息備份的周期和備份保留期限。 第八條 信息發(fā)布 ㈠ 公司對(duì)內(nèi)或?qū)ν獍l(fā)布的信息須經(jīng)過綜合辦公室主任審核后方可發(fā)布。 第六條 信息收集 ㈠ 各部門在信息收集時(shí)必須不違反國家現(xiàn)行的法律、法規(guī)的前提下進(jìn)行； ㈡ 各部門可通過多種方式和渠道收集信息，其中包括：購買報(bào)紙、雜 志、書籍、影音產(chǎn)品等載體，收看電視、收聽廣播等大眾傳媒，在互聯(lián)網(wǎng)上搜索，到政府部門、同業(yè)單位或行業(yè)協(xié)會(huì)索取或購買專門資料，通過直接溝通掌握等方式。 ㈢對(duì)內(nèi)信息：對(duì)公司決策、管理及經(jīng)營等方面有影響的信息。 第四條 術(shù)語 ㈠信息：是公司用以控制質(zhì)量和以事實(shí)為依據(jù)進(jìn)行決策的基礎(chǔ)資源。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) ２６ 2 信息、檔案管理 信息管理辦法 第一條 目的 確保公司信息管理工作規(guī)范化，保證公司信息的準(zhǔn)確性、完整性和可用性，確保信息交流、信息溝通渠道暢通，規(guī)范信息組織及信息管理，為公司管理及決策提供信息依據(jù)，為客戶提供滿意的信息服務(wù)。 ㈠對(duì)全年安全行車，完成任務(wù)，節(jié)約用油，車輛保養(yǎng)成績顯著的駕駛員，年終給與一定的安全行車特別獎(jiǎng)。 ㈦如因駕駛員違章或操作失誤發(fā)生交通事故造成損失，公司可視情況確定駕駛員應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。 ㈣車輛應(yīng)由綜合辦公室指定的維修保養(yǎng)單位實(shí)施維修保養(yǎng)工作，或到特約修護(hù)公 司維修，否則修護(hù)費(fèi)一律不準(zhǔn)報(bào)銷。 第七條 車輛維修保養(yǎng)及費(fèi)用管理 ㈠駕駛員對(duì)車輛要精心保養(yǎng)，保持車容整潔。 ㈡ 申請(qǐng)用車員工應(yīng)提前準(zhǔn)備好必要的隨身物品，車輛到位后及時(shí)上車出發(fā)，多人同行請(qǐng)遵守時(shí)間。 ㈢ 無派車單或因私事動(dòng)用車輛，發(fā)生事故造成的車輛損失由駕駛員負(fù)擔(dān)一切費(fèi)用，并按情節(jié)輕重予以行政處分。 ㈣因私用車，必須經(jīng)總經(jīng)理