【正文】 ㈦ 在施工現(xiàn)場駕駛車輛時，要低速慢行，隨時注意車輛附近的物件、行人。任意放置車輛導致違犯交通規(guī)則、損毀、失竊，由駕駛人賠償損失，并給予處分。 ㈣因私用車，必須經總經理同意，收費標準按每公里 1 元計價。 ㈡ 申請用車員工應提前準備好必要的隨身物品，車輛到位后及時上車出發(fā)，多人同行請遵守時間。 ㈣車輛應由綜合辦公室指定的維修保養(yǎng)單位實施維修保養(yǎng)工作，或到特約修護公 司維修，否則修護費一律不準報銷。 ㈠對全年安全行車，完成任務，節(jié)約用油，車輛保養(yǎng)成績顯著的駕駛員，年終給與一定的安全行車特別獎。 第四條 術語 ㈠信息：是公司用以控制質量和以事實為依據(jù)進行決策的基礎資源。 第六條 信息收集 ㈠ 各部門在信息收集時必須不違反國家現(xiàn)行的法律、法規(guī)的前提下進行； ㈡ 各部門可通過多種方式和渠道收集信息，其中包括：購買報紙、雜 志、書籍、影音產品等載體，收看電視、收聽廣播等大眾傳媒，在互聯(lián)網上搜索，到政府部門、同業(yè)單位或行業(yè)協(xié)會索取或購買專門資料，通過直接溝通掌握等方式。 ㈡ 公司各部門負責對本部門信息進行存檔備份；綜合辦公室負責公司網絡上發(fā)布信息的存檔備份；公司各部門和綜合辦公室根據(jù)業(yè)務需要確定信息備份的周期和備份保留期限。 第二條 范圍 本辦法適用于公司所有檔案資料的控制。卷內文件的排列要有順序，案卷能夠反映公司業(yè)務的全貌，便于保管和利用。 ㈢ 要注意控制檔案室的溫濕度，不斷改善保管條件。重要文件的借閱，需經綜合辦公室主任批準后由專人查閱。組織有關人員定期進行保密工作檢查。 GMS 管理體系文件之三 。 ㈢ 根據(jù)公司的有關規(guī)定，及時劃分并調整檔案密級，嚴格履行借閱手續(xù)，正確處理好利用和保密的關系。需要外借的檔案，必須經總經理批準，并按借閱期限歸還。 第六條 檔案的保管 ㈠ 檔案室內保管的檔案資料，要按門類和載體進行科學的分類、排列、編號，要管理有序。 ㈣ 歸檔文件要齊全、完整。 附件：信息分類示意圖 內部信息 外部信息 圖 1－信息分類示意圖 物質方面信息 圖紙、文檔方面信息 辦公與決策方面信息 國際信息 國內信息 實施進度方面信息 成本造價方面信息 合同方面信息 質量方面信息 設備方面信息 財務方面信息 信 息 庫 政策信息 市場信息 資源信息 行業(yè)信息 客戶信息 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務管理手冊 ２８ 檔案管理辦法 第一條 目的 確保公司工程、文書、聲像、實物等各門類檔案得到有效控制。 ㈢ 信息發(fā)布范圍根據(jù)公司職能部門業(yè)務處理需要，由綜合辦公室負責控制。 ㈣對外信息：指可以對外發(fā)布的，對公司內部及外部人員（包括：客戶、股東、潛在客戶等）具有宣傳及指導作用的信息，對外信息服務是對信息進行的收集、反饋及整理工作，主要通過外部網主頁、公司協(xié)辦的雜志等渠道進行。詳見圖 1《信息分類示意圖》 第三條 工作職責 ㈠ 綜合辦公室：負責公司信息管理的組織工作，制定公司 信息管理工作規(guī)范，監(jiān)督信息管理日常工作的執(zhí)行。發(fā)生事故給公司造成的經濟損失，由駕駛員承擔損失費用的 30%，造成重大損失的另行處理。 ㈡駕駛員于駕駛車輛前應對車輛做基本檢查（如水箱、油量、機油、剎車油、電瓶液、輪胎、外觀等），如發(fā)現(xiàn)故障、配件失竊或損壞等現(xiàn)象，應立即報告，否則要對由此引發(fā)的后果負責。 ㈤ 駕駛員有義務提醒乘車人員注意上下車和行車 過程中注意事項，避免發(fā)生意外；如發(fā)生意外，駕駛員承擔部分責任。 ㈢駕駛員必須與自駕人員當面交接車輛，交代注意事項。駕駛員返回停車場取車，應注意留意車輛情況有無遭意外損傷。 ㈤ 不準穿拖鞋駕駛車輛；駕車時不準吸煙、飲食、與人閑談或其他妨礙安全行車的行為。 第三條 綜 合辦公室負責車輛和駕駛員管理工作；各用車部門負責協(xié)助。前述資產均 保留 3%的殘值。 ㈣ 財務部應協(xié)同綜合辦公室將公司固定資產的保管責任落實到各部門負責人，并在資產保管人處簽名。 2．由使用 部門填制固定資產申購單，財務部安排資金，需用部門配合綜合 辦公室進行 購置。 第十六條 其他相關未盡事宜遵照公司其他制度執(zhí)行。未經總經理同意，任何部門、個人不得以公司名義在外設立定點簽約飯店、賓館。商務宴請主要是公司重要事宜和公關活動，原則上掌握在 30— 80元 /人 /餐。 來賓原則上由各部門接待人員負責接送，需要公司派車接送時，需報綜合辦公室主任同意，辦理用車手續(xù)。 領用司服天數(shù) 730 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務管理手冊 １９ 商務接待管理辦法 第一條 為更好地樹立公司形象，規(guī)范 公司商務接待工作，使公司的接待更加有序、規(guī)范，特制定本辦法。 ㈣人事主管負責隨時 檢查員工著裝和佩戴胸卡情況，發(fā)現(xiàn)問題除當面制止其錯誤行為之外，記入當期績效考核記錄中，作為對員工紀律方面進行考核的原始記錄之一。胸卡的樣式和顏色應符合公司 CIS 管理要求 。 ㈡ 全體員工在正常工作時間要按照公司要求穿著司服、佩戴胸卡； ㈢ 各部門經理負責本部門員工司服和胸卡的日常監(jiān)督管理； ㈣ 綜合辦公室人事主管負責員工司服穿著情況、胸卡佩戴情況的監(jiān)督檢查。 4．空調 出現(xiàn)故障或異常情況，及時通知綜合辦公室處理，嚴禁擅自拆卸空調部件。 3．傳真機一般不得作電話機掛長途電話使用。 3．員工應愛惜使用各種電話設備，不準隨意拆卸和移位，不準拿著固定電話機走動接打電話。 5．辦公室負責每天檢查打印機色帶、硒鼓或墨盒的使用情況，負責清理廢紙和衛(wèi)生管理，負責監(jiān)督員工打印工作。 ㈡ 公司倡導團隊精神 和團結協(xié)作，鼓勵各級員工之間積極配合、主動溝通，充分發(fā)揮每位員工的主觀能動性和創(chuàng)造性，促進員工個人發(fā)展與公司發(fā)展相一致，使公司成為員工發(fā)展和成長的沃土。 ㈤洗手間及其他衛(wèi)生設施，必須保持清潔。 ㈢ 各部門應 將本部門范圍內的辦公用具分配管理，對于共用的辦公用具責成 專人 管理；公司內共用的辦公用具由辦公室負責管理。 ㈡與會者需遵守會場紀律，尊重他人發(fā)言，充分闡明自己的觀點，關閉手機或調至振動檔，以維護會議正常進行。 ㈢專題會會議紀要由會議組織人于會后 1～ 3 日內完成并由主持人 簽發(fā)，抄送各與會單位、部門備查。 ㈥綜合辦公室負責會議記錄、會議紀要的存檔。 ㈣會議中，對需要解決的問題要明確解決的方法、責任人、目標和期限，避免議而不決，不了了之。 ㈤ 印鑒保管人長期外出時須將印鑒妥善移交，以免貽誤工作。 3．銷售合同專用章：由 營銷策劃部代表公司對外簽署銷售合同時使用，由法人代表或法人代表授權的相關人員負責審批，見《合同評審審批記錄》后用印。 ㈣ 印鑒移交須辦理手續(xù)，注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間、圖樣等信息。 第四條 印鑒的啟用 ㈠ 綜合辦公室負責 印鑒的登記備案工作。 ㈣ 除了對外報送的文件資料，公司內部的紙張必須正反面使用?！掇k公用品領用記錄卡》為審核檢查項之一?！皞€人領用”系個人使用保管用品，如圓珠筆、橡皮；“部門領用”系本部門共同使用用品如辦公設備和打孔機、大型訂書機、裝訂機等。采購時，必須在辦公用品《合格供方名冊》中選擇。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務管理手冊 ７ 辦公用品管理制度 第一條 為規(guī)范辦公用品的管理，降低管理費用成本，特制訂本制度。 ㈡檢查催辦 1．《督辦通知單》發(fā)出后，督辦部門負責人要采取多種形式及時檢查、了解貫徹落實情況，并督促承辦單位按規(guī)定寫出辦理結果。 ㈡協(xié)辦：涉及若干部門的督察事項，指定牽頭部門負責，并做好協(xié)調工作。 第二條 本辦法適用于公司重要決策、工作部署和行政指令的督察督辦管理。 ㈡ 女職工人妊 從四個月起做產前檢查到生產約 8— 10次，憑醫(yī)生出具證明適當增加。 ㈢病假扣薪參見人力資源管理手冊薪酬管理制度相應條款執(zhí)行。無特殊情況不得用電話、便條、口信等方式請假；事后補填《請假申請單》。 第二條 考勤管理 ㈠ 公司的考勤管理由綜合辦公室負責，各部門的考勤管理由部門經理或兼職考勤員負責； ㈡ 各部門必須指派責任心強的人員擔任考勤員，逐日認真記錄考勤情況。手冊持有者調離工作崗位時，應將手冊交還綜合辦公室，辦理核收登記。手冊管理的所有 相關事宜由綜合辦公室統(tǒng)一負責，未經總經理批準，任何人不得將手冊提供給公司以外人員。 ㈡ 公司每天的上下班時間為：上午 8： 30—— 12： 00，下午 2： 00—— 5： 30； ㈢ 綜合辦公室可根據(jù)情況需要安排各部門主管以上人員在公休日和節(jié)假日值班，值班人 員可安排換休。 第六條 事假 ㈠公司員工請事假必須提 前一天填寫《請假申請單》。帶薪病假在年終結算，病假當月按照本制度相關條款執(zhí)行。產假應產前產后連續(xù)計算。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務管理手冊 ５ 督察督辦管理辦法 第一條 為改進公司的工作作風，完善政務監(jiān)督機制，提高工作質量和辦事效率，保證政令暢通及各項決策的貫徹落實，特制訂本辦法。 第五條 督察督辦的方式 ㈠轉辦：對需要職能部門辦理的事項，將領導批示、要求等填入《工作聯(lián)系單》，直接送交責任部門負責人，進行書面交接。承辦部門應實行回執(zhí)制度，嚴格交接手續(xù)。 第七條 本制度由綜合辦公室負責解釋，自公布之日起施行。 ㈣ 采購過程要求 1．行政主管必須建立辦公用品《合格供方名冊》，《合格供方名冊》須經綜合辦公室主任審核，總經理批準。 第四條 發(fā)放、領用與保管 ㈠ 辦公用品分為個人領用與部門領用兩種。 ㈥ 綜合辦公室設立《辦公用品領用記錄卡》一張，由行政主管統(tǒng)一保管，于辦公用品領用時分別登 記，并控制辦公用品領用狀況。 ㈢ 嚴禁復印與工作無關的資料，嚴禁私用復印紙，一經發(fā)現(xiàn)，公司按 元 /頁計費：行政主管報財務部經理，在當月工資中扣除 。 ㈡ 印鑒的形體、規(guī)格、材質、格式等應符合國家有關規(guī)定，數(shù)量符合公司的使用要求。印鑒使用時，要隨用隨拿，用后歸位，嚴謹印鑒隨意放置和隨身攜帶。 2．公司合同專用章：由財務部負責管理，對外簽署經濟合同時，見《合同評審審批記錄》后用印。 ㈣ 嚴禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印。 ㈢各種會議一般由綜合辦公室安排聯(lián)系，根據(jù)會議重要程度，對出席人員要提前一天以上發(fā)出書面或口頭通知 ，以備會議出席者能安排好工作。 ㈤綜合辦公室負責對已簽發(fā)的會議紀要進行落實、督辦與催辦，將會議決定事項的落實結果及時匯報總經理，并在下次總經理辦公會上通報。 ㈡專題會議的與會人員包括會議召集人、相關部門、有關人員及特邀人員等。如遇急事必須當事人親自接待時，應先得到會議召集者的允許，由其通知有關人員離開會場，并盡量不影響會議進程與發(fā)言，以維護會議正常進行。 ㈡辦公區(qū)域內的 各種辦公用具是公司工作環(huán)境的重要組成部分，員工應愛惜使用和妥善保管，需要維修和更換時，及時通知辦公室辦理相關手續(xù)，不準擅自維修和更換。 ㈣公司為員工提供清潔的飲用水。 第六條 工作氛圍 ㈠ 公司堅持以人為本，尊重員工，努力創(chuàng)造一種和諧、平等、民主、公開的工作氛圍。 4．打印結束后，應登記打印內容和頁數(shù)，并整理打印機臺面，確保整齊和規(guī)范。 2．公司電話均不得開通國際長話，控制開通國內直撥業(yè)務的電話數(shù)量；接打電話要簡潔明了，嚴禁長時間占用電話。 2．公司各部門使用傳真機收發(fā)文件要登記，行政主管負責監(jiān)督使用情況。 3．各部門員工應遵守空調使用規(guī)定，按照正確操作規(guī)程操作，愛惜使用，注意維護和檢修。 第三條 管理職責 ㈠ 綜合辦公室負責司服、胸卡的統(tǒng)一管理，包括制作、發(fā)放、更換、收回等。 第五條 胸卡的配發(fā) ㈠公司為每位員工統(tǒng)一制作和發(fā)放胸卡。 ㈢ 員工不得轉借、典賣和故意損毀本人或他人的司服和胸卡，一經發(fā)現(xiàn)，除批評教育、要求其承擔全部損失外，還要記入當期績效考核記錄中，作為對員工紀律方面進行考核的原始記錄之一。 第八條 本制度由綜合辦公室負責解釋，自發(fā)布之日起施行。 人員離去后，接待人員應及時將接待場所的空調、燈光關閉，并告知綜合辦公室及時安排衛(wèi)生人員清理。工作餐主要是一般、日常公務洽談中的便餐，原則上 20元 /人 /餐。 第十二條 定點飯店及簽單 公司定點飯店、賓館由綜合辦公室統(tǒng)一負責確定，報總經理批準后，簽定相關協(xié)議，每月結帳。 第十五條 對個別來賓提出的