【正文】 ㈦ 在施工現(xiàn)場駕駛車輛時(shí)，要低速慢行，隨時(shí)注意車輛附近的物件、行人。任意放置車輛導(dǎo)致違犯交通規(guī)則、損毀、失竊，由駕駛?cè)速r償損失，并給予處分。 ㈣因私用車，必須經(jīng)總經(jīng)理同意，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)按每公里 1 元計(jì)價(jià)。 ㈡ 申請用車員工應(yīng)提前準(zhǔn)備好必要的隨身物品，車輛到位后及時(shí)上車出發(fā)，多人同行請遵守時(shí)間。 ㈣車輛應(yīng)由綜合辦公室指定的維修保養(yǎng)單位實(shí)施維修保養(yǎng)工作，或到特約修護(hù)公 司維修，否則修護(hù)費(fèi)一律不準(zhǔn)報(bào)銷。 ㈠對全年安全行車，完成任務(wù)，節(jié)約用油，車輛保養(yǎng)成績顯著的駕駛員，年終給與一定的安全行車特別獎(jiǎng)。 第四條 術(shù)語 ㈠信息：是公司用以控制質(zhì)量和以事實(shí)為依據(jù)進(jìn)行決策的基礎(chǔ)資源。 第六條 信息收集 ㈠ 各部門在信息收集時(shí)必須不違反國家現(xiàn)行的法律、法規(guī)的前提下進(jìn)行； ㈡ 各部門可通過多種方式和渠道收集信息，其中包括：購買報(bào)紙、雜 志、書籍、影音產(chǎn)品等載體，收看電視、收聽廣播等大眾傳媒，在互聯(lián)網(wǎng)上搜索，到政府部門、同業(yè)單位或行業(yè)協(xié)會索取或購買專門資料，通過直接溝通掌握等方式。 ㈡ 公司各部門負(fù)責(zé)對本部門信息進(jìn)行存檔備份；綜合辦公室負(fù)責(zé)公司網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布信息的存檔備份；公司各部門和綜合辦公室根據(jù)業(yè)務(wù)需要確定信息備份的周期和備份保留期限。 第二條 范圍 本辦法適用于公司所有檔案資料的控制。卷內(nèi)文件的排列要有順序，案卷能夠反映公司業(yè)務(wù)的全貌，便于保管和利用。 ㈢ 要注意控制檔案室的溫濕度，不斷改善保管條件。重要文件的借閱，需經(jīng)綜合辦公室主任批準(zhǔn)后由專人查閱。組織有關(guān)人員定期進(jìn)行保密工作檢查。 GMS 管理體系文件之三 。 ㈢ 根據(jù)公司的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)劃分并調(diào)整檔案密級，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，正確處理好利用和保密的關(guān)系。需要外借的檔案，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并按借閱期限歸還。 第六條 檔案的保管 ㈠ 檔案室內(nèi)保管的檔案資料，要按門類和載體進(jìn)行科學(xué)的分類、排列、編號，要管理有序。 ㈣ 歸檔文件要齊全、完整。 附件：信息分類示意圖 內(nèi)部信息 外部信息 圖 1－信息分類示意圖 物質(zhì)方面信息 圖紙、文檔方面信息 辦公與決策方面信息 國際信息 國內(nèi)信息 實(shí)施進(jìn)度方面信息 成本造價(jià)方面信息 合同方面信息 質(zhì)量方面信息 設(shè)備方面信息 財(cái)務(wù)方面信息 信 息 庫 政策信息 市場信息 資源信息 行業(yè)信息 客戶信息 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 ２８ 檔案管理辦法 第一條 目的 確保公司工程、文書、聲像、實(shí)物等各門類檔案得到有效控制。 ㈢ 信息發(fā)布范圍根據(jù)公司職能部門業(yè)務(wù)處理需要，由綜合辦公室負(fù)責(zé)控制。 ㈣對外信息：指可以對外發(fā)布的，對公司內(nèi)部及外部人員（包括：客戶、股東、潛在客戶等）具有宣傳及指導(dǎo)作用的信息，對外信息服務(wù)是對信息進(jìn)行的收集、反饋及整理工作，主要通過外部網(wǎng)主頁、公司協(xié)辦的雜志等渠道進(jìn)行。詳見圖 1《信息分類示意圖》 第三條 工作職責(zé) ㈠ 綜合辦公室：負(fù)責(zé)公司信息管理的組織工作，制定公司 信息管理工作規(guī)范，監(jiān)督信息管理日常工作的執(zhí)行。發(fā)生事故給公司造成的經(jīng)濟(jì)損失，由駕駛員承擔(dān)損失費(fèi)用的 30%，造成重大損失的另行處理。 ㈡駕駛員于駕駛車輛前應(yīng)對車輛做基本檢查（如水箱、油量、機(jī)油、剎車油、電瓶液、輪胎、外觀等），如發(fā)現(xiàn)故障、配件失竊或損壞等現(xiàn)象，應(yīng)立即報(bào)告，否則要對由此引發(fā)的后果負(fù)責(zé)。 ㈤ 駕駛員有義務(wù)提醒乘車人員注意上下車和行車 過程中注意事項(xiàng)，避免發(fā)生意外；如發(fā)生意外，駕駛員承擔(dān)部分責(zé)任。 ㈢駕駛員必須與自駕人員當(dāng)面交接車輛，交代注意事項(xiàng)。駕駛員返回停車場取車，應(yīng)注意留意車輛情況有無遭意外損傷。 ㈤ 不準(zhǔn)穿拖鞋駕駛車輛；駕車時(shí)不準(zhǔn)吸煙、飲食、與人閑談或其他妨礙安全行車的行為。 第三條 綜 合辦公室負(fù)責(zé)車輛和駕駛員管理工作；各用車部門負(fù)責(zé)協(xié)助。前述資產(chǎn)均 保留 3%的殘值。 ㈣ 財(cái)務(wù)部應(yīng)協(xié)同綜合辦公室將公司固定資產(chǎn)的保管責(zé)任落實(shí)到各部門負(fù)責(zé)人，并在資產(chǎn)保管人處簽名。 2．由使用 部門填制固定資產(chǎn)申購單，財(cái)務(wù)部安排資金，需用部門配合綜合 辦公室進(jìn)行 購置。 第十六條 其他相關(guān)未盡事宜遵照公司其他制度執(zhí)行。未經(jīng)總經(jīng)理同意，任何部門、個(gè)人不得以公司名義在外設(shè)立定點(diǎn)簽約飯店、賓館。商務(wù)宴請主要是公司重要事宜和公關(guān)活動(dòng)，原則上掌握在 30— 80元 /人 /餐。 來賓原則上由各部門接待人員負(fù)責(zé)接送，需要公司派車接送時(shí)，需報(bào)綜合辦公室主任同意，辦理用車手續(xù)。 領(lǐng)用司服天數(shù) 730 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 １９ 商務(wù)接待管理辦法 第一條 為更好地樹立公司形象，規(guī)范 公司商務(wù)接待工作，使公司的接待更加有序、規(guī)范，特制定本辦法。 ㈣人事主管負(fù)責(zé)隨時(shí) 檢查員工著裝和佩戴胸卡情況，發(fā)現(xiàn)問題除當(dāng)面制止其錯(cuò)誤行為之外，記入當(dāng)期績效考核記錄中，作為對員工紀(jì)律方面進(jìn)行考核的原始記錄之一。胸卡的樣式和顏色應(yīng)符合公司 CIS 管理要求 。 ㈡ 全體員工在正常工作時(shí)間要按照公司要求穿著司服、佩戴胸卡； ㈢ 各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門員工司服和胸卡的日常監(jiān)督管理； ㈣ 綜合辦公室人事主管負(fù)責(zé)員工司服穿著情況、胸卡佩戴情況的監(jiān)督檢查。 4．空調(diào) 出現(xiàn)故障或異常情況，及時(shí)通知綜合辦公室處理，嚴(yán)禁擅自拆卸空調(diào)部件。 3．傳真機(jī)一般不得作電話機(jī)掛長途電話使用。 3．員工應(yīng)愛惜使用各種電話設(shè)備，不準(zhǔn)隨意拆卸和移位，不準(zhǔn)拿著固定電話機(jī)走動(dòng)接打電話。 5．辦公室負(fù)責(zé)每天檢查打印機(jī)色帶、硒鼓或墨盒的使用情況，負(fù)責(zé)清理廢紙和衛(wèi)生管理，負(fù)責(zé)監(jiān)督員工打印工作。 ㈡ 公司倡導(dǎo)團(tuán)隊(duì)精神 和團(tuán)結(jié)協(xié)作，鼓勵(lì)各級員工之間積極配合、主動(dòng)溝通，充分發(fā)揮每位員工的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性，促進(jìn)員工個(gè)人發(fā)展與公司發(fā)展相一致，使公司成為員工發(fā)展和成長的沃土。 ㈤洗手間及其他衛(wèi)生設(shè)施，必須保持清潔。 ㈢ 各部門應(yīng) 將本部門范圍內(nèi)的辦公用具分配管理，對于共用的辦公用具責(zé)成 專人 管理；公司內(nèi)共用的辦公用具由辦公室負(fù)責(zé)管理。 ㈡與會者需遵守會場紀(jì)律，尊重他人發(fā)言，充分闡明自己的觀點(diǎn)，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至振動(dòng)檔，以維護(hù)會議正常進(jìn)行。 ㈢專題會會議紀(jì)要由會議組織人于會后 1～ 3 日內(nèi)完成并由主持人 簽發(fā)，抄送各與會單位、部門備查。 ㈥綜合辦公室負(fù)責(zé)會議記錄、會議紀(jì)要的存檔。 ㈣會議中，對需要解決的問題要明確解決的方法、責(zé)任人、目標(biāo)和期限，避免議而不決，不了了之。 ㈤ 印鑒保管人長期外出時(shí)須將印鑒妥善移交，以免貽誤工作。 3．銷售合同專用章：由 營銷策劃部代表公司對外簽署銷售合同時(shí)使用，由法人代表或法人代表授權(quán)的相關(guān)人員負(fù)責(zé)審批，見《合同評審審批記錄》后用印。 ㈣ 印鑒移交須辦理手續(xù)，注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間、圖樣等信息。 第四條 印鑒的啟用 ㈠ 綜合辦公室負(fù)責(zé) 印鑒的登記備案工作。 ㈣ 除了對外報(bào)送的文件資料，公司內(nèi)部的紙張必須正反面使用?！掇k公用品領(lǐng)用記錄卡》為審核檢查項(xiàng)之一?！皞€(gè)人領(lǐng)用”系個(gè)人使用保管用品，如圓珠筆、橡皮；“部門領(lǐng)用”系本部門共同使用用品如辦公設(shè)備和打孔機(jī)、大型訂書機(jī)、裝訂機(jī)等。采購時(shí)，必須在辦公用品《合格供方名冊》中選擇。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 ７ 辦公用品管理制度 第一條 為規(guī)范辦公用品的管理，降低管理費(fèi)用成本，特制訂本制度。 ㈡檢查催辦 1．《督辦通知單》發(fā)出后，督辦部門負(fù)責(zé)人要采取多種形式及時(shí)檢查、了解貫徹落實(shí)情況，并督促承辦單位按規(guī)定寫出辦理結(jié)果。 ㈡協(xié)辦：涉及若干部門的督察事項(xiàng)，指定牽頭部門負(fù)責(zé)，并做好協(xié)調(diào)工作。 第二條 本辦法適用于公司重要決策、工作部署和行政指令的督察督辦管理。 ㈡ 女職工人妊 從四個(gè)月起做產(chǎn)前檢查到生產(chǎn)約 8— 10次，憑醫(yī)生出具證明適當(dāng)增加。 ㈢病假扣薪參見人力資源管理手冊薪酬管理制度相應(yīng)條款執(zhí)行。無特殊情況不得用電話、便條、口信等方式請假；事后補(bǔ)填《請假申請單》。 第二條 考勤管理 ㈠ 公司的考勤管理由綜合辦公室負(fù)責(zé)，各部門的考勤管理由部門經(jīng)理或兼職考勤員負(fù)責(zé)； ㈡ 各部門必須指派責(zé)任心強(qiáng)的人員擔(dān)任考勤員，逐日認(rèn)真記錄考勤情況。手冊持有者調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)將手冊交還綜合辦公室，辦理核收登記。手冊管理的所有 相關(guān)事宜由綜合辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)，未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，任何人不得將手冊提供給公司以外人員。 ㈡ 公司每天的上下班時(shí)間為：上午 8： 30—— 12： 00，下午 2： 00—— 5： 30； ㈢ 綜合辦公室可根據(jù)情況需要安排各部門主管以上人員在公休日和節(jié)假日值班，值班人 員可安排換休。 第六條 事假 ㈠公司員工請事假必須提 前一天填寫《請假申請單》。帶薪病假在年終結(jié)算，病假當(dāng)月按照本制度相關(guān)條款執(zhí)行。產(chǎn)假應(yīng)產(chǎn)前產(chǎn)后連續(xù)計(jì)算。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 ５ 督察督辦管理辦法 第一條 為改進(jìn)公司的工作作風(fēng)，完善政務(wù)監(jiān)督機(jī)制，提高工作質(zhì)量和辦事效率，保證政令暢通及各項(xiàng)決策的貫徹落實(shí)，特制訂本辦法。 第五條 督察督辦的方式 ㈠轉(zhuǎn)辦：對需要職能部門辦理的事項(xiàng)，將領(lǐng)導(dǎo)批示、要求等填入《工作聯(lián)系單》，直接送交責(zé)任部門負(fù)責(zé)人，進(jìn)行書面交接。承辦部門應(yīng)實(shí)行回執(zhí)制度，嚴(yán)格交接手續(xù)。 第七條 本制度由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋，自公布之日起施行。 ㈣ 采購過程要求 1．行政主管必須建立辦公用品《合格供方名冊》，《合格供方名冊》須經(jīng)綜合辦公室主任審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。 第四條 發(fā)放、領(lǐng)用與保管 ㈠ 辦公用品分為個(gè)人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種。 ㈥ 綜合辦公室設(shè)立《辦公用品領(lǐng)用記錄卡》一張，由行政主管統(tǒng)一保管，于辦公用品領(lǐng)用時(shí)分別登 記，并控制辦公用品領(lǐng)用狀況。 ㈢ 嚴(yán)禁復(fù)印與工作無關(guān)的資料，嚴(yán)禁私用復(fù)印紙，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司按 元 /頁計(jì)費(fèi)：行政主管報(bào)財(cái)務(wù)部經(jīng)理，在當(dāng)月工資中扣除 。 ㈡ 印鑒的形體、規(guī)格、材質(zhì)、格式等應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定，數(shù)量符合公司的使用要求。印鑒使用時(shí)，要隨用隨拿，用后歸位，嚴(yán)謹(jǐn)印鑒隨意放置和隨身攜帶。 2．公司合同專用章：由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理，對外簽署經(jīng)濟(jì)合同時(shí)，見《合同評審審批記錄》后用印。 ㈣ 嚴(yán)禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印。 ㈢各種會議一般由綜合辦公室安排聯(lián)系，根據(jù)會議重要程度，對出席人員要提前一天以上發(fā)出書面或口頭通知 ，以備會議出席者能安排好工作。 ㈤綜合辦公室負(fù)責(zé)對已簽發(fā)的會議紀(jì)要進(jìn)行落實(shí)、督辦與催辦，將會議決定事項(xiàng)的落實(shí)結(jié)果及時(shí)匯報(bào)總經(jīng)理，并在下次總經(jīng)理辦公會上通報(bào)。 ㈡專題會議的與會人員包括會議召集人、相關(guān)部門、有關(guān)人員及特邀人員等。如遇急事必須當(dāng)事人親自接待時(shí)，應(yīng)先得到會議召集者的允許，由其通知有關(guān)人員離開會場，并盡量不影響會議進(jìn)程與發(fā)言，以維護(hù)會議正常進(jìn)行。 ㈡辦公區(qū)域內(nèi)的 各種辦公用具是公司工作環(huán)境的重要組成部分，員工應(yīng)愛惜使用和妥善保管，需要維修和更換時(shí)，及時(shí)通知辦公室辦理相關(guān)手續(xù)，不準(zhǔn)擅自維修和更換。 ㈣公司為員工提供清潔的飲用水。 第六條 工作氛圍 ㈠ 公司堅(jiān)持以人為本，尊重員工，努力創(chuàng)造一種和諧、平等、民主、公開的工作氛圍。 4．打印結(jié)束后，應(yīng)登記打印內(nèi)容和頁數(shù)，并整理打印機(jī)臺面，確保整齊和規(guī)范。 2．公司電話均不得開通國際長話，控制開通國內(nèi)直撥業(yè)務(wù)的電話數(shù)量；接打電話要簡潔明了，嚴(yán)禁長時(shí)間占用電話。 2．公司各部門使用傳真機(jī)收發(fā)文件要登記，行政主管負(fù)責(zé)監(jiān)督使用情況。 3．各部門員工應(yīng)遵守空調(diào)使用規(guī)定，按照正確操作規(guī)程操作，愛惜使用，注意維護(hù)和檢修。 第三條 管理職責(zé) ㈠ 綜合辦公室負(fù)責(zé)司服、胸卡的統(tǒng)一管理，包括制作、發(fā)放、更換、收回等。 第五條 胸卡的配發(fā) ㈠公司為每位員工統(tǒng)一制作和發(fā)放胸卡。 ㈢ 員工不得轉(zhuǎn)借、典賣和故意損毀本人或他人的司服和胸卡，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，除批評教育、要求其承擔(dān)全部損失外，還要記入當(dāng)期績效考核記錄中，作為對員工紀(jì)律方面進(jìn)行考核的原始記錄之一。 第八條 本制度由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行。 人員離去后，接待人員應(yīng)及時(shí)將接待場所的空調(diào)、燈光關(guān)閉，并告知綜合辦公室及時(shí)安排衛(wèi)生人員清理。工作餐主要是一般、日常公務(wù)洽談中的便餐，原則上 20元 /人 /餐。 第十二條 定點(diǎn)飯店及簽單 公司定點(diǎn)飯店、賓館由綜合辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)確定，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，簽定相關(guān)協(xié)議，每月結(jié)帳。 第十五條 對個(gè)別來賓提出的