【正文】 行政部負責(zé)，總臺文員 需及時登記《傳真接收登記單》（見附表七），所收傳真按公司收文的有關(guān)規(guī)定辦理。 公司寫字樓電話一般不開通國內(nèi)、國際長途。 如因工作需要臨時領(lǐng)用辦公用品需填寫《辦公用品領(lǐng)用表》（見附表十八）。 印 章外借 期 間，責(zé)任由借用人承擔(dān)。一般性事務(wù)，授權(quán) 人事 行政部 經(jīng)理 簽署。 嚴肅公司行文制度，要注重效用，不得濫發(fā)，做到少而精。 發(fā)文單位及 成文時間： 小 四號 仿宋 GB2312 左 齊 以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準 印章： 除會議紀要 及部門文檔 外 , 應(yīng)加蓋印章 (需 “騎年壓月 ”)。 請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準，要求一文一事。 上級機關(guān)及政府致公司領(lǐng)導(dǎo)的信件，由收件人開封并視信件情況決定處理意見后，一般交由行政部保存。 舉例： 董家渡項目 指揮部發(fā)來的關(guān)于辦理申請拆遷許可的文，是我們的第二十三個需要收 編的文，則編號為DJD/1/04/0023 芮潔寫的關(guān)于公司注冊資料的函，發(fā)到集團，是我們的第一百個需要收編的文則編號為 CRLSH/1/05/RJ0100 收文 收文辦理程序包括簽收、編號、登記、分發(fā)、批辦、承辦、傳遞、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀。 負責(zé)員工午餐費用結(jié)算工作。 3 人事 行政部工作職責(zé)： 在公司總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下工作，認真做好寫字樓日常管理工作。 負責(zé)電話申請安裝 、接轉(zhuǎn)，電話、傳真機、復(fù)印機的維修、養(yǎng)護及費用結(jié)算等事宜。 確保公司在辦公用品、固定資產(chǎn)采購及酒 店、車船票、機票預(yù)訂等各項開支方面，保持成本領(lǐng)先。 公司領(lǐng)導(dǎo)及各相關(guān)部門對文件應(yīng)及時閱看并簽字 ,之后應(yīng)退回行政部 ,不得自行傳遞 ,以防丟失和延時誤事。 常用的公文種類 ： 決定：適用于對重要事項或重大行動做出安排。 會議紀要：適用于記載和傳達會議情況的議定事項。 凡以公司 或部門 名義發(fā)文， 均應(yīng)實行部門流轉(zhuǎn)會簽制度填寫《發(fā)文會簽單》（見附表一）， 文稿由各相關(guān)部門使用統(tǒng)一的擬稿紙草擬并簽名，部門負責(zé)人核簽， 由文稿內(nèi)容涉及的各 相關(guān)部門簽署意見，并經(jīng)部門經(jīng)理簽字， 然后交 人事 行政部復(fù)核， 人事 行政部負責(zé)確定發(fā)文范圍、印發(fā)份數(shù)和緩急程度后，呈總經(jīng)理簽發(fā)。一級為公司法人代表個人印章和公司公章，二級為財務(wù)專用章、總經(jīng)理個人印章、人力 4 資源部章、合同專用章，三級為部門章和其他業(yè)務(wù)公章。 凡公司領(lǐng)導(dǎo)已簽署的文件、合約，如需用印，視同領(lǐng)導(dǎo)同意，可直接與行政部聯(lián)系辦理。 6 辦公用品管理 公司寫字樓辦公用品由 人事 行政部統(tǒng)一購買。如丟失，需由部門 經(jīng)理 簽批；如破損， 須 以舊換新。 凡 未 按公司規(guī)定擅自 使用 國內(nèi)、國際長途的，一經(jīng)查實，所發(fā)生的費用及法律責(zé)任一概由當(dāng)事人負責(zé)。 前臺接線員接聽電話用語應(yīng)規(guī)范，“您好！華潤置地”，語氣應(yīng)熱情誠懇、請字當(dāng)頭，轉(zhuǎn)接分機號碼熟記，遇有忙音應(yīng)轉(zhuǎn)接最近的分機以免延誤，分機呼叫回轉(zhuǎn)，接線員應(yīng)詢問來電人的電話、姓名、來電事項并予以記錄以便回復(fù)。 如 遇公司領(lǐng)導(dǎo)和接待工作繁忙， 人事 行政部安排車輛有困難時， 人事 行政部按照車輛使用登記情況及任務(wù)的輕重緩急程度予以合理調(diào)配，各部門 應(yīng) 顧全 大局， 人事 服從行政部的安排。 駕駛員應(yīng)保持 手提電話電源充足，隨時接收，不得隨意關(guān)機。 行政部前臺文員每日應(yīng) 按時 到達工作崗位，做好報 紙 、信件的分發(fā)工作。 禁止在寫字樓用餐、吸煙，不得 亂扔紙屑或其它污物。 7 10 來客接待 公司日常來訪的客人由前臺文員負責(zé)接待，接待客人應(yīng)面帶微笑、態(tài)度和藹、用語禮貌、請字當(dāng)頭，先安排客人在接待區(qū)就坐，電話聯(lián)系被訪人，確認后安排接待的會議室，原則上公司辦公區(qū)域外人不得入內(nèi)。 部門因工作需要購買書籍，需填寫《購書申請單》（見附表十一），經(jīng)批準后予以購置，新購書籍統(tǒng)一由行政部辦理登記手續(xù)后方可借閱。