【正文】 使用的具體事宜 (預(yù)約時(shí)間、需提供的服務(wù)等 )。 (三 )、會議由綜合處提供服務(wù)，會議召開應(yīng)提供、做好會議通知、材料、會場、記錄等各項(xiàng)服務(wù)，會議結(jié)束后，根據(jù)情況撰寫會議紀(jì)要，必要時(shí)提供水果、茶水、錄音、攝像、投影等服務(wù)。 一次通話時(shí)間不超 5分鐘，超時(shí)的通話要使用傳真機(jī)聯(lián)系。 借閱檔案時(shí)，要有主管批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。 三、辦公設(shè)施管理 復(fù)印機(jī)的使用，應(yīng)由各部門的辦公文員來操作使用，操作前行政部組織培訓(xùn)，操作后按登記表自覺登記，沒有文員的部門由行政文員操作，要求雙面復(fù)印減少單面復(fù)印，對印錯(cuò)紙張，要查明原因。行政管理制度是為加強(qiáng)公司行政后勤規(guī)范化管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，給員工創(chuàng)造一個(gè)舒適的生活環(huán)境而制定的。 各部門所需發(fā)送的傳真，登記后由行政文員操作發(fā)送。 五、辦公用品管理 每月月底前，各部門將本部所需要的辦公用品計(jì)劃交行政部。 各部門電話為部門專用，反對其他人使用。 (四 )、會議通知形式主要為電話通知，處長、部門經(jīng)理及以上人員應(yīng)通知到本人，其他人員通知到部門，由各部門自行通知。 (三 )、租用單位于租用當(dāng)天將《會議室使用登記單》交與綜合處會議管理人員，待會議室使用完畢后，由會議室管理人員填入會議室實(shí)際使用時(shí)間，由租用單位簽字確認(rèn)后，綜合處返還物業(yè)處作為收費(fèi)依據(jù)。 五、各處室負(fù)責(zé)人及員工要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，以主人翁的態(tài)度管好、用好電話。審核的主要內(nèi)容是：看是否的確需由公司統(tǒng)一行文、行文方式是否妥當(dāng)、是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求等。經(jīng)審核無誤后的公文的即可印刷與裝訂。 四、公文歸檔 公司發(fā)文 由綜合處及時(shí)歸檔，填寫《文件歸檔登記表》。 (四 )、除正常配給 的辦公用品外，若還需用其它日常辦公用品的，由使用部門填寫書面《辦公用品申請單》，須經(jīng)綜合處處長批準(zhǔn)方可領(lǐng)用。 各處室配備的計(jì)算機(jī)，由各處室指定專人定期負(fù)責(zé)清潔工作。 各處室、部門要妥善保管本部門或分管的辦公設(shè)備保修、維修、使用等資料。軟件在使用時(shí)，要按照要求步驟進(jìn)入或退出，以免造成軟件的損壞。 各類辦公設(shè)備嚴(yán)禁外借、外用。高新物業(yè)印刷品的管理部門為綜合處。一般用車要提前預(yù)約 (通常提前半天時(shí)間 )，特殊情況急需用車時(shí)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可用車。 (三 )凡公司對外發(fā)出的正式公文、文件、報(bào)告、請示、信函等，以及公司下發(fā)的各種公文、文件，須由總經(jīng)理、董事長簽批才能生效。 第二章 檔案管理 第五條 歸檔范圍 (一 )上級政府和相關(guān)主管部門下發(fā)的文件、通知及相關(guān)許可證批件，企業(yè)上呈的報(bào)告、請示，企業(yè)發(fā)出的信函。 (三 )公司的檔案由檔案員負(fù)責(zé)整理歸檔，并按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行檔案的密級及類別劃分，針對不同密級的劃分，進(jìn)行相應(yīng)的檔案管理。銷毀檔案資料時(shí)，應(yīng)當(dāng)由公司檔案員，提交檔案銷毀報(bào)告并附銷毀檔案資料明細(xì)表，經(jīng)行政部長審核簽字，呈報(bào)副總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可組織銷毀。 第十五條 行政部應(yīng)建立印信臺帳，每一個(gè)印信都應(yīng)預(yù)留樣式，并存檔。 第十九條 印信管理人員應(yīng)在每年的三月前將上一年的介紹信存根歸檔，一本介紹信不得跨年度使用。 第二十七條 公司例會和總經(jīng)理辦公會形成的決定，由行政部負(fù)責(zé)督辦和檢查落實(shí)情況 。 (三 )固定資產(chǎn)除不動(dòng)產(chǎn)之外，均應(yīng)建立實(shí)物負(fù)責(zé)人制度，由責(zé)任人對所負(fù)責(zé)的設(shè)備設(shè)施定期提出保養(yǎng)和維護(hù)維修計(jì)劃，經(jīng)行政部長審核，副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按計(jì)劃安排專業(yè)人員進(jìn)行維修和修養(yǎng)，確保設(shè)備設(shè)施的完好。 2. 公司正在決策中的秘密事項(xiàng)。機(jī)密是重要的公司秘密，泄露會使公司權(quán)力和利益遭到嚴(yán)重的損害 。 (二 ) 對于密級的文件、資料和其他物品，必須采取以下保密措施 1. 未經(jīng)總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批準(zhǔn) ,不得復(fù)制和摘抄 . 2. 收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由指定人員擔(dān)任，并采取必要的安全措施。 (六 )不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴久孛?，不?zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密。 2. 違反本保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的。 (七 )要加強(qiáng)對車輛的定期保養(yǎng)和維護(hù)，保證車輛的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和完好，正常保養(yǎng)按車輛行駛公里數(shù)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，需修理的填寫《車輛維修單》，按審批程序得到批準(zhǔn)后，由行政部統(tǒng)一安排維修，并填寫《車輛保養(yǎng)記錄》。如因其違章駕駛、亂停亂放、酒后駕車、私自出車被取締、罰款、吊扣等一切后果，均由司機(jī)自己承擔(dān)。 第七章 公務(wù)車輛管理 (一 )公務(wù)車輛由行政部負(fù)責(zé)管理，統(tǒng)一調(diào)度。總經(jīng)理接到報(bào)告，應(yīng)立即做出處理。 (三 )屬于公司秘密的，由公司指定專門部門負(fù)責(zé)執(zhí)行，并采用相應(yīng)的保密措施。 (三 )公司密級 的確定 1. 公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策、文件資料和正在洽談的尚未公開的新項(xiàng)目為絕密級。 4. 公司財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。日常辦公用品和低值易耗品，由副總經(jīng)理批準(zhǔn)后按需購買 。 第二十八條 公司例會是公司行政、業(yè)務(wù)及其他事務(wù)管理的會議，會議由總經(jīng)理主持或授權(quán)主持，全體員工參加，主要是報(bào)告和處理公司臨時(shí)性重要問題，一周召開一次。 第二十一條 使用公司法定代表人名章、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人名章時(shí)，須征得公司法定代表人及財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人本人的同意。對于不屬于公司正式發(fā)文審批程序的，對公司利益會產(chǎn)生重要影響的文件的 簽章，要通過主管副總經(jīng)理的批準(zhǔn)方可進(jìn)行 。 第三章 介紹信和印鑒管理 第十條 公司印信是指公司的印章、定代表人的名章、財(cái)務(wù)專用章及公司的介紹信、證明信、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等。 (二 )公