【正文】 例如公告和通知就屬于這樣的類型。值得注意的是，不同的層次結(jié)構(gòu)在同一個商務(wù)文書中是可以互相穿插使用的，例如某個事故報告在總體上采用的是連貫式，但其間在分析原因的時候則又可以采用并列式的層次結(jié)構(gòu)，最終的目的都是為了能夠?qū)⑽臅暮诵囊馑记宄爻尸F(xiàn)給讀者。 適應(yīng)的情形在日常工作中，適用于這種層次結(jié)構(gòu)的商務(wù)文書主要有工作報告、事故調(diào)查報告、工程報告以及程序安裝的說明等，這些文體的共同要求都是內(nèi)容要清楚明白。第四講 如何寫出好文章（下）那么這種情形就屬于解決問題型，秘書撰寫商務(wù)文書向總經(jīng)理匯報這個情形的時候，可以就選擇這個場所的好處及優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行自問自答，把這個事情分析清楚，力圖使得總經(jīng)理形成“雖然超支500元、但是物有所值”的認(rèn)識。198。根據(jù)以上游說矩陣的分析判定結(jié)果，可以按照以下的方式來把握商務(wù)文書的總體風(fēng)格：198。 簡單型從示意圖中可以看到，游說矩陣的第一象限代表著“撰寫者與目標(biāo)讀者站在同一立場上，并且資源充足、不存在障礙”的情形，這種情形即稱之為“簡單型”。參考答案2－1返回（1）按照正式指數(shù)的三個問題來進(jìn)行分析，這樣的一個郵件的最后得分應(yīng)該在20多分；因此，該邀請郵件的目標(biāo)應(yīng)該是讓這些秘書都能參加，郵件為非正式的，口吻語氣可以是比較輕快的。按照正式程度來劃分，宣傳冊、政府公文、帶抬頭的信件、請柬以及行文正式的電子郵件附件都是正式的商務(wù)文書，通常會給目標(biāo)讀者以受到重視的感覺；而一般的電子郵件、便簽等則屬于非正式的商務(wù)文書。 目標(biāo)讀者的地位比商務(wù)文書的撰寫者低嗎；198。如果銷售任務(wù)完成得好，那么該銷售人員希望其經(jīng)理對其進(jìn)行表揚(yáng)；而如果銷售任務(wù)完成得不好，那么該銷售人員則希望經(jīng)理可以予以理解?！景咐?】有關(guān)總經(jīng)理組織召開公司全體秘書會議的郵件在某公司中，總經(jīng)理讓其秘書組織全公司的秘書開會，要求她在確定時間和地點(diǎn)之后發(fā)一個郵件告知所有的秘書。在結(jié)構(gòu)方面，可以選擇“篇段合一式、分層表達(dá)式、分條列項(xiàng)式”等方式。商務(wù)文書的寫作并不是為了寫而寫，而應(yīng)該具有一個明確的目的；換而言之，就是應(yīng)該對方看到該商務(wù)文書后產(chǎn)生作者所希望的感受和行動。198。 商務(wù)文書寫作應(yīng)掌握的范例。因此，在商務(wù)文書寫作方面最為重要的一點(diǎn)就是要避免陷入單向溝通的誤區(qū)，時刻站在讀者的角度來思考問題并形成最后的文字表現(xiàn)，讓文書接收方能夠理解自己的意圖，這樣才能發(fā)揮出寫作商務(wù)文書的溝通作用。 禮儀性的商務(wù)文書而所謂禮儀性的商務(wù)文書，則主要是指賀信、賀電、邀請書、請柬以及慰問信。 固定格式的商務(wù)文書常見的固定格式的商務(wù)文書主要有：商務(wù)合同、邀請信、通知、請示以及批復(fù)。第一講 商務(wù)文書寫作的概念當(dāng)今社會是市場經(jīng)濟(jì)社會，商務(wù)活動則是各種社會活動的基礎(chǔ)。相比較而言，這類商務(wù)文書的格式是有比較規(guī)范的要求的。（二）商務(wù)文書寫作的作用正如前文所提到的，商務(wù)文書寫作是很多人工作的一部分；而每個人工作首先都是有私心的，即工作首先是為了生存而不是為了做出貢獻(xiàn)，然后再將私心通過公心來實(shí)現(xiàn)——公司或單位好，個人才可以好?！景咐?】單向溝通的表現(xiàn)日常工作生活中有很多陷入單向溝通的例子，比如說短信。（四）商務(wù)文書寫作的特點(diǎn)與要素商務(wù)文書的寫作與小說、網(wǎng)絡(luò)上的博客以及出行的游記有著顯著的不同，其特點(diǎn)與要素主要包括：葉圣陶老先生曾經(jīng)說：“公文不一定要好文章，但必須寫得一清二楚、十分明確、字穩(wěn)詞妥、通體通順，讓人家不折不扣的了解說的內(nèi)容是什么”，這個論述其實(shí)就提到了商務(wù)文書與標(biāo)準(zhǔn)公文（例如人民日報的社論、黨八股等）相一致的規(guī)范性特征。 樸實(shí)所謂“樸實(shí)”，就是指在商務(wù)文書寫作中不要去刻意地堆砌辭藻，一代文豪白居易尚且不這樣做，我們就更不必在這個方面顯示自己的實(shí)力和水平了。在主旨方面，應(yīng)該遵循“正確，務(wù)實(shí)，集中，鮮明”的原則。198。需要強(qiáng)調(diào)的是，這個行動的主體是收取商務(wù)文書的對方。這個郵件實(shí)際上就是一個商務(wù)文書，相當(dāng)于一個通知。（2）公司所有員工在規(guī)定的時間以其身份證號碼為內(nèi)容給該員工予以回復(fù)。 商務(wù)文書的內(nèi)容是好消息嗎。198。（2）同樣按照正式指數(shù)的三個問題來進(jìn)行分析，這樣的一封投訴信的最后得分應(yīng)該不會超過10分；因此，這封投訴信應(yīng)該是很正式的，并且特別需要注意措詞。198。 簡單型如果是簡單型的商務(wù)文書，那么其總體風(fēng)格就是以羅列事實(shí)為主。 艱難型最后來看看艱難型的商務(wù)文書。該秘書打算向總經(jīng)理提出新的建議——在預(yù)算要求內(nèi)，組織員工去聽新年音樂會而不是去吃年夜飯。（四）步驟四：選擇文章的層次結(jié)構(gòu)在做好前三個步驟之后，撰寫商務(wù)文書進(jìn)入到第四個步驟——選擇文章的層次結(jié)構(gòu)。198。由于現(xiàn)在計(jì)算機(jī)的廣泛普及，撰寫商務(wù)文書的這個步驟往往被大家所忽略，認(rèn)為直接動筆開始撰寫比較有效率。 輻射法而輻射法，則是一種發(fā)散的思維方法，即撰寫者從一個中心點(diǎn)出發(fā)，隨性地把聯(lián)想到的東西或者想法都集中在紙上。（六）步驟六：撰寫初稿在經(jīng)過以上五個步驟之后，商務(wù)文書的寫作進(jìn)入撰寫初稿階段。198。請放心，這本書不會成半途而廢的，我會一直寫下去，希望你們繼續(xù)支持我這個還不成熟的小子。在案例所處的情形中，該客戶經(jīng)理基于這次會議的事情與小王的溝通應(yīng)該是一種商量的口氣，這樣才能使得小王能夠更好地接受并在以后的工作中予以改進(jìn)。與情感指數(shù)是計(jì)算在商務(wù)文書中談到讀者的次數(shù)多還是提及撰寫者自己的次數(shù)多不同，這個原則主要是強(qiáng)調(diào)應(yīng)該在表述的時候首先提到目標(biāo)讀者，而后再繼續(xù)其它的內(nèi)容。美國心理學(xué)家威廉那么，要做到這一點(diǎn)就必須增加商務(wù)文書的時間緊迫性，激發(fā)目標(biāo)讀者能夠在最短的時間內(nèi)采取我們所希望的行動。198。（六）做到行文簡潔商務(wù)文書寫作的第六個技巧就是盡量做到行文簡潔。要使商務(wù)文書短小精干，可以采用電報文體?？梢院苊黠@地看到，這句話從“或者如果”那個地方開始形成了一個意思的轉(zhuǎn)成，因此是個復(fù)合句?！澳馁~款已經(jīng)過期了”分析：僅僅提到“賬款過期”的這個事實(shí)對于客戶而言是沒有任何實(shí)際意義的，應(yīng)該在其中明確具體的過期時間，這個句子可以改為：“您的賬款已經(jīng)過期40天了”。正如前文案例中的列示的錯誤一樣，“各個分?jǐn)?shù)之和與總數(shù)相等”也是運(yùn)用數(shù)字的基本要求之一。需要強(qiáng)調(diào)的是，“降低70%”與“降低了70%”表達(dá)的是同樣的倍數(shù)關(guān)系，即原來為100%，現(xiàn)在變?yōu)榱?0%；而“降低到70%”則不同，它表示原來為100%，現(xiàn)在變?yōu)榱?0%。 結(jié)構(gòu)層次的第三層，其層次編號可以用阿拉伯?dāng)?shù)字來表示；198。人們對于自己的撰寫的文章通常都會覺得很順眼，其實(shí)不然。（五）詞語的使用規(guī)范在商務(wù)文書寫作中，還應(yīng)該特別注意詞語的使用規(guī)范?！咀詸z51】請判斷以下的用法是否正確：（1）林區(qū)的職工、機(jī)關(guān)、學(xué)校企業(yè)等等單位，都要節(jié)約能源；（2）陳某某等竟然至黨紀(jì)國法于不顧，公然收取賄賂；（3）長江黃河海河松花江等大江河的洪水災(zāi)害已得到初步的控制；（4）中小學(xué)校要充分利用多種形勢經(jīng)常向中小學(xué)生進(jìn)行交通安全常識的教育，如廣播、圖片、展覽、文藝，等。 “經(jīng)營項(xiàng)目有餛鈍、餃子、面條……等等”；198。標(biāo)點(diǎn)符號實(shí)際上分為點(diǎn)號和標(biāo)號兩大類：198。 反問句的標(biāo)點(diǎn)符號在反問句的末尾是用問號，還是感嘆號？對于這個問題很多人都有不同的意見，在這里我們認(rèn)為兩種選擇都是可以的，只是適用問號和適用感嘆號的情形并不相同：在同樣一個反問句中，需要表現(xiàn)特別強(qiáng)調(diào)的語氣的時候就用感嘆號，而當(dāng)所表現(xiàn)的語氣一般強(qiáng)烈的時候則選擇使用問號。課程進(jìn)行到這里，一直都是圍繞通用的商務(wù)文書來展開的講解和闡述，所提出的步驟、方法和要點(diǎn)無論是對于郵件、便簽或者別的文體都是普遍適用的；接下來，則要將分析的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到常用的、具有固定格式的商務(wù)文書上來。一般情況下，通知可以分為以下六種類型，其應(yīng)該關(guān)注的重點(diǎn)和關(guān)鍵各不相同：198。需要特別提請注意的是，這種通知實(shí)際上是應(yīng)該附帶有文件附件的。作為正式的通知，應(yīng)該注意以下的格式要求：198。198。2003年12月16日____________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案5－2該通知存在問題的地方主要有：（1）通知名稱錯誤；（2）主送單位或?qū)ο笈c正文中的不一致；（3）正文中缺少具體的會議時間和行程安排；（4）計(jì)量單位不符合規(guī)范；（5）落款缺少發(fā)文單位名稱并且日期數(shù)字不規(guī)范；（6）缺少對具體出發(fā)以及報道地點(diǎn)的說明。198。 報告的名稱同樣可以包含三個部分，但其中的發(fā)文機(jī)關(guān)可以省略；198。 事前行文事后行文叫報告，事前行文即為請示；也就是說，請示并不是先斬后奏的行為。 加上“以上如認(rèn)為可行，請批準(zhǔn)有關(guān)單位執(zhí)行”；198。 河縣稅務(wù)局（公章）二○○三年一月三日____________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案6－1該通知存在問題的地方主要有：（1）通知名稱錯誤；（2）主送單位或?qū)ο笈c正文中的不一致；（3）正文中缺少具體的會議時間和行程安排；（4）計(jì)量單位不符合規(guī)范；（5）落款缺少發(fā)文單位名稱并且日期數(shù)字不規(guī)范；（6）缺少對具體出發(fā)以及報道地點(diǎn)的說明。198。 與請示一樣，批復(fù)也必須要有公章。會議紀(jì)要的寫作格式有如下比較特別的要求：198。 邀請信中的稱呼格式為名稱、職稱以及冒號，需要特別注意的是，對博士、大使、外交官以及西方國家的貴族等人，一定要在稱呼中加上他們的頭銜；198。 總結(jié)的標(biāo)題中一定要加入時間。198。198。198。198。在表述數(shù)字的時候，一定要注意將文字與阿拉伯一并使用，這樣才不會留給別有用心的人篡改合同以可乘之機(jī)。198。第一類人根本沒有人生可言，只能是死人；第二類人碌碌無為，可稱為“活著的人”；第四類人就是我們稱之為“老板”的人；而第三類人，就是本課程的中心，“職業(yè)人”。人才評價標(biāo)準(zhǔn)：一是能力，二是態(tài)度。●左上角：能力很強(qiáng)，態(tài)度很差，對企業(yè)不認(rèn)同。于是總統(tǒng)讓羅文去給加西亞送信。【自檢】結(jié)合你目前的狀況，你認(rèn)為應(yīng)該在哪些方面改進(jìn)，能夠使自己成為企業(yè)的“人財(cái)”？____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________新時代對職業(yè)人的界定客戶滿意是一個過程，而不是結(jié)果。在分類中，第一類人沒有可比性。這類人在公司里很可能是普通的員工，他們的行為模式可以這樣描述：主管讓我做什么，我就做什么。典型的職業(yè)人包括：醫(yī)生、律師、會計(jì)師、咨詢師、職業(yè)經(jīng)理人等。職業(yè)人的腦子里只有一個概念：客戶。從企業(yè)用人的角度考慮，羅文就是真正的人才。裁掉算了！人材——態(tài)度不錯，就是干不了事。對這類人才，老板很難用他。下圖中，橫軸和縱軸分別代表態(tài)度和能力。●勇敢，做事不計(jì)后果；●點(diǎn)子多，不聽話；●踏實(shí)，沒有創(chuàng)意；●有本事，過于謙虛；●聽話卻沒有原則；●能力強(qiáng)但不懂合作；●機(jī)靈但不踏實(shí)；●有將才，也有野心。人可以分為四種類型：●沒人經(jīng)營他＿＿死人；●別人經(jīng)營他＿＿活著的人；●自我經(jīng)營＿＿職業(yè)人；●經(jīng)營別人＿＿老板。 采用書面語一定要記住：合同是永恒的書面語。 留下爭議解決地的約定條款和適用法律在合同中對不同的爭議解決地的約定以及適用法律的確定，通常會對可能的合同糾紛產(chǎn)生重要的影響。198。在撰寫合同時，撰寫者應(yīng)對己方義務(wù)采用相對模糊和約束較松的詞語來予以界定，這樣實(shí)際上是為自己將來在合同的執(zhí)行中留有一定的余地。198。簡稱的確定除了要求精確之外，還應(yīng)該注意其文雅性、有代表性以及公認(rèn)性。在分析了以上七種商務(wù)文書的特點(diǎn)和要求之后，基于商務(wù)合同的重要性，所以在課程的最后對商務(wù)合同的書寫原則進(jìn)行一個專題分析。 邀請信的用紙應(yīng)該特別正式。 將會議的目的、時間、地點(diǎn)、參加人、缺席人、缺席原因、主持人、報告人以及議程等內(nèi)容在導(dǎo)語中進(jìn)行說明；198。（五）會議紀(jì)要對于各種組織的會議而言，最為重要的就是要有議有決；那么，作為記錄會議決議的商務(wù)文書——會議紀(jì)要自然也非常重要了。198。（四）批復(fù)正如前文說提到的，批復(fù)是上級答復(fù)下級的請示的一種下行文。 一事一請即一個事情做一個請示，不要把不同的請示內(nèi)容放在同一個請示文書之中；否則，上級領(lǐng)導(dǎo)一方面容易遺漏其中的某一項(xiàng)內(nèi)容，另一方面也難以做部分的批準(zhǔn)。 報告的內(nèi)容中有一些套話必須的，例如在報告的結(jié)尾應(yīng)該說“以上報告請審閱”或者“報告如無不妥，請批轉(zhuǎn)執(zhí)行”等與開頭相互呼應(yīng)。198。（二）報告我們進(jìn)行具體分析的第二個具有固定格式的商務(wù)文書是“報告”。198。198。198。（一）通知“通知”是每個人從小就逐漸開始熟悉的一種商務(wù)文書，對于通知我們應(yīng)該掌握以下的內(nèi)容： 點(diǎn)號可以放在一行文字的末尾，但是不可以放在一行文字的開頭；換而言之，點(diǎn)號應(yīng)該要緊跟前面意思的文字，而不要把它單獨(dú)放到下一個行。 引號的用法在使用引號的時候，需要注意以下的情況：① 非法規(guī)性的文件，用引號加以強(qiáng)調(diào)而不用書名號。198。具體分析如下：198。198。與此同時，國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范還要求商務(wù)文書的結(jié)構(gòu)層次最好不要