【正文】 意義，因此其中所援引的數(shù)字數(shù)據(jù)務(wù)必要來自于穩(wěn)妥的出處，這樣才能確保是真實準確的?！氨竟敬髮Ｎ幕潭鹊膯T工由過去的54%上升到78%，大本文化程度的員工由過去的29%上升到53%”分析：該公司總?cè)藬?shù)的比例應(yīng)該是100%，而兩類文化程度不同的員工比重之和在增長之后卻達到了131%（78%＋53%），這顯然是不合邏輯的。對于在商務(wù)文書中應(yīng)用的數(shù)字，有以下的使用規(guī)范和要求：但是值得注意的是，對縮略語的使用應(yīng)該把握適當?shù)脑瓌t，即不能將沒有通用性的、自創(chuàng)的縮略語運用與商務(wù)文書之中；否則，很容易引起不必要的歧異。在英文的文章中，被動語式的應(yīng)用很多；但是在中文的語言環(huán)境中，主動語式更加符合讀者的閱讀習慣。如果這個位置不能夠為大家所接受，我們將會聘請調(diào)查員考察一下其他可選的建筑地點”。第七講 如何使文章生動有效（下）198。在商務(wù)文書中增加緊迫性的方法其實很簡單，主要就是在文書中加入體現(xiàn)時間敏感性的句子，注意限定事情的最后期限。相比負面反饋容易導致工作中的矛盾升級而言，沒有反饋則更加不利于工作的順利展開和人際關(guān)系的改善與鞏固；這是因為沒有反饋一方面會使得實際問題得不到解決，另一方面也會使得團隊的向心力減弱。修正性反饋可以在向目標讀者提出相應(yīng)問題及其建議的同時，最大限度地給與目標讀者體貼溫暖的感覺。例如，在小孩子的培養(yǎng)方面就應(yīng)該經(jīng)常地予以鼓勵和引導，而不能只是一味地簡單批評。在商務(wù)文書中，不同的反饋會收到不同的效果，具體有以下幾種類型：【案例3】張良的推薦信以下是一封以推薦張良為主要內(nèi)容的推薦信的部分內(nèi)容：“……我非常高興推薦張良加入對方的戰(zhàn)略團隊，其財務(wù)技能可以幫助團隊計算投資收益率和盈虧平衡點，同時其樂觀向上的個性也會使團隊中的每個人都笑口常開。如果說情感指數(shù)是倡導在表達方式上要注意能夠多提及目標讀者，那么“讀者為尊”就是在強調(diào)商務(wù)文書撰寫者應(yīng)該要站在目標讀者的角度和立場來看待分析問題。我們需要更為有效的合作，你認為該怎么處理這件事呢？你能否在工作的每一個階段中都及時告訴我最新的消息？咱們明天碰個面商量一些行動計劃，怎么樣？……”第六講 如何使文章生動有效（中）按照這樣的思路，這封郵件可以改為以下的形式：“小王，非常感謝你讓我參加了昨天的電話會議，會議之后，有一點很明顯的就是，你和我需要想出一套方法來，確保我能夠及時了解到A公司的信息?！啊覀儽仨汃R上處理這件事情，在這次的會議上我因為沒有了解到A公司的最新信息而感到尷尬不堪。耐心等待吧，一切都會繼續(xù)下去的！唧唧歪歪___ _________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案3－1根據(jù)情感指數(shù)的計算方法，這段話中所表現(xiàn)出來的情感指數(shù)為＋3。198。具體而言，增加情感指數(shù)的方法有如下四種：198。由于情感指數(shù)為負值，所以這句話讓目標讀者聽起來就不是很舒服了。情感指數(shù)，是用在商務(wù)文書中提到目標讀者的次數(shù)減去提到撰寫者自己或者公司的次數(shù)，如果結(jié)果為正值（即情感指數(shù)為正），說明文書是以讀者為中心的；如果結(jié)果是負值（即情感指數(shù)為負），則顯然難以獲得目標讀者的良好感受。正如前文所提到的，“溝通是被讀者理解的信息，而不是所發(fā)出的信息”，情感指數(shù)的高低可以真實地反映出商務(wù)文書的撰寫者是否站在目標讀者的立場上來從事這項工作。通過實踐工作的積累和體會，商務(wù)文書寫作的技巧可以總結(jié)為以下六個方面：當然，初稿撰寫完成之后，還應(yīng)該進行細致的校對，以使得文書更加地規(guī)范和生動。當然，層次結(jié)構(gòu)也可以采用不并列式，即并列地分析自己應(yīng)該參加這個培訓的原因。輻射法的好處在于不會漏掉撰寫者任何一個想法，在西方也被稱之為“腦力激蕩法”或者“頭腦風暴法”。 提綱法提綱法是很常見的一種列提綱的方法，實際上就是圍繞商務(wù)文書的核心主旨，按照時間的順序以及邏輯關(guān)系將主要內(nèi)容全都羅列出來，然后往里邊填充具體的內(nèi)容。動筆之前如果先做出一個大綱，那么在撰寫的過程中就能夠有的放矢，相比較而言更加的容易。（五）步驟五：列出文章的大綱在明確了商務(wù)文書的行動目標、正式程度、總體風格以及層次結(jié)構(gòu)之后，撰寫的的五個步驟就是列出文章的大綱。例如，以下這段廣告宣傳采用的就是行動結(jié)果式的層次結(jié)構(gòu)：“夏天草坪長得特別快，一個星期不剪就會很難看，夏日剪草是非常痛苦的一件事情，我們公司生產(chǎn)的XYZ型號家庭剪草機，可以使剪草這項繁重的體力勞動便的輕松。198。198。在實際的工作環(huán)境中，出于不同的需要，分析問題式的層次結(jié)構(gòu)還有著以下四個類型：198。 適應(yīng)的情形在日常工作中，適用于這種層次結(jié)構(gòu)主要在報告、總結(jié)以及建議書等商務(wù)文書中常常被運用。198。198。所謂“連貫式”，就是指商務(wù)文書的層次結(jié)構(gòu)按照事情發(fā)展的時間順序來展開。參考答案2－2____________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案2－2返回在這種情形下，該秘書撰寫這份商務(wù)文書的行動目標應(yīng)該是希望總經(jīng)理能夠批準自己所建議的租用計算機的方案；而這種情形的正式指數(shù)按照前文所述三個問題的評分應(yīng)該在10分左右，因此這份商務(wù)文書的正式程度應(yīng)該處于輕快和凝重之間，需要好好地進行把握；最后，利用游說矩陣來對這個情形進行判斷，可以知道這份商務(wù)文書應(yīng)該屬于說服型，其撰寫重點應(yīng)該在于用預(yù)算和報價對比的形式向總經(jīng)理分析說明租用計算機比購買計算機要成本更低。在撰寫之前先分析得到商務(wù)文書的總體風格，可以使撰寫者清楚地認識到文書的重點之所在，從而使得商務(wù)文書邏輯清晰、重點突出，進而容易達到其行動目標。該秘書找到了另外一個場所，各方面都符合要求，只是報價與預(yù)算相比超過了500元。 解決問題型解決問題型的商務(wù)文書通常運用于員工與領(lǐng)導進行溝通并且意見并不一致的時候，其總體風格是有問有答且篇幅較長；換而言之，在這種類型的商務(wù)文書中，撰寫者運用將問題和答案打包的形式應(yīng)該向目標讀者提供包含一種甚至多種方法的解決方案。198。198。圖2－1 游說矩陣示意圖198。（三）步驟三：設(shè)定文章的總體風格在制定了正確的行動目標并選擇決定了正式程度之后，撰寫商務(wù)文書進入到第三個步驟——決定文章的總體風格?！咀詸z21】請分析并得出圍繞以下主題而撰寫的商務(wù)文書的正式指數(shù)：（1）某公司總經(jīng)理要組織各部門秘書共進午餐，要求其秘書代表自己給他們發(fā)送的通知郵件；（2）某公司的一個普通員工發(fā)現(xiàn)經(jīng)常有員工違反禁止在會議室里吃中餐的規(guī)定，于是決定寫給行政部經(jīng)理的一封投訴信。198。不同的媒介形式，決定了商務(wù)文書的體裁、格式以及稱謂等具體內(nèi)容。這三個問題的得分之和越低，則相應(yīng)的商務(wù)文書應(yīng)該越正式。 商務(wù)文書的撰寫者本身是否很了解目標讀者；198。見參考答案1－1_參考答案1－1返回（1）就本月的銷售任務(wù)完成狀況，請部門經(jīng)理給與評價或者指正。因此，郵件中僅僅明確了會議的時間和地點還不夠，因為這樣并不能確保所有秘書都按照要求來參會；而是應(yīng)該進一步在郵件中要求所有秘書在會議前一個星期都對是否參加會議進行確認。（一）步驟一：制定正確的行動目標在撰寫某一個商務(wù)文書之前，我們應(yīng)該首先回到一個問題，即我們希望該文書的對象在收到文書之后采取怎樣的行動；這個問題的答案也就是我們撰寫商務(wù)文書的行動目標。在語言方面，應(yīng)該做到“風格平直樸實莊重，表達規(guī)范準確簡練”，最低要求也必須進行拼寫檢查以保證用詞的準確。 結(jié)構(gòu)另外，好的商務(wù)文書還應(yīng)該具有良好的結(jié)構(gòu)，否則會導致在不應(yīng)該浪費筆墨的地方花費很多不必要的時間，而需要去強調(diào)的內(nèi)容則被相應(yīng)的弱化。 材料好的商務(wù)文書不是可以一蹴而就的，需要圍繞作者的主旨來收集很多相關(guān)方面的素材。 主旨所謂“主旨”，就是指商務(wù)文書的中心思想，即作者所要表達的意思。 莊重所謂“莊重”，是指在商務(wù)文書中對整體風格的把握不要過于詼諧幽默，太多的玩笑會極大地影響文書的嚴肅性。在意思清楚的前提下，商務(wù)文書寫作應(yīng)追求盡量用一段話、一句話甚至是一個詞將核心意思表達出來。通過以上的比較，可以提煉出商務(wù)文書以下的特點：198。 商務(wù)文書寫作的注意事項；198。而發(fā)送人的心情則通常難以得到傳遞，由此而引發(fā)不必要的誤會和誤解。如果理解了這一點，那么我們就可以認識到，在日常工作及生活中大家所普遍談及的所謂“溝通的障礙”其實就都是來自于簡單傳遞的單向溝通?！陡２妓埂冯s志的創(chuàng)始人——馬爾克姆198。 非固定格式的商務(wù)文書而所謂非固定格式的商務(wù)文書，在日常工作中則往往應(yīng)用得更為廣泛，其中最為大家所熟悉的就是隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)一起興起的電子郵件。（一）商務(wù)文書的分類在實際工作中，大家可能會遇到形形色色、各種各樣的商務(wù)文書，根據(jù)其形式和內(nèi)容用途可以大致將其劃分為以下的類型：以形式作為劃分標準，商務(wù)文書可以大致分為以下兩類：198。企業(yè)內(nèi)部的大部分溝通也是以商務(wù)文書的形式進行。伴隨著經(jīng)濟改革的深入發(fā)展，商務(wù)文書寫作已成為當前應(yīng)用寫作的一個熱點。商務(wù)文書寫作概述為了更有效地學習并運用有關(guān)商務(wù)文書寫作的方法和技巧，讓我們首先了解一下商務(wù)文書寫作的基本內(nèi)容。198。由于相對于禮儀性商務(wù)文書而言，這些文體使用得更為頻繁，所以在課程后面的內(nèi)容中將對它們的寫作方法進行專門的討論。因此，商務(wù)文書寫作對于更好地完成大家的工作是非常重要的。而需要強調(diào)的一點是，溝通并不僅僅是所傳遞出來的信息，而是被別人理解的信息。在一般情況下，無論對方是否想接收短信，只要手機開著他就會收到，并且往往根據(jù)他自己當時的心情去詮釋短信的內(nèi)容。 商務(wù)文書的寫作技巧；198。另外，唐宋八大家之一的白居易在某種意義上也是一個商務(wù)文書寫作的典范，之所以這樣評價，是因為白居易寫文章何詩歌非常的直白和通俗易懂，少有引經(jīng)據(jù)典，并不通過辭藻的堆砌來追求華麗的文風。 準確而所謂“準確”，就是要求商務(wù)文書要做到“一字入公文，九牛拔不出”，不要像“關(guān)門閉戶掩柴飛”這樣的表達一樣將同樣一個意思重復(fù)三次。198。商務(wù)文書寫作有以下四個要素：198。198。198。 語言如果說主旨、材料以及結(jié)構(gòu)構(gòu)成了商務(wù)文書的骨骼，那么在其中行文的語言就是對其進行填充和豐富的血肉。在了解了商務(wù)文書寫作的概述內(nèi)容之后，我們來看看商務(wù)文書寫作的以下六個步驟：因此，我們撰寫商務(wù)文書說表達出來的意愿只能是一個“被動目標”，而對方的實際行動才是所謂的“主動目標”。只有將我們在乎的內(nèi)容與希望對方采取的行動形成一致，那么才能有效地把被動目標轉(zhuǎn)化為主動目標。在撰寫這個郵件的過程中，我們可以分析得到：總經(jīng)理秘書的行動目標是“讓所有的秘書都得去開會”而不是簡單地“通知每個秘書會議的時間和地點”?！咀詸z11】請判斷出圍繞以下事件而起草的商務(wù)文書的行動目標：（1）某公司的一位銷售人員以郵件形式向部門經(jīng)理匯報上個月的銷售任務(wù)完成情況；（2）某公司人事部門的一位員工為收集所有員工升位之后的身份證號碼而給所有公司員工群發(fā)郵件；（3）某公司副總經(jīng)理收到一封投訴客服部門張麗的投訴信，批評其惡劣的服務(wù)態(tài)度；為收集與該事件相關(guān)的信息，該副總經(jīng)理著手給張麗發(fā)郵件，并抄送給其部門經(jīng)理。（3）希望張麗就這個事件的情況給與該副總經(jīng)理一個反饋，了解事情的實際情況。所謂的“正式指數(shù)”主要根據(jù)以下三個問題所涉及的內(nèi)容來確定：198。商務(wù)文書的撰寫者應(yīng)就這三個問題的實際情況在“1－10”之間來分別予以打分：如果特別了解目標讀者就是10分，比較了解就是8分，而不了解甚至很不了解就是1－3分；如果是給自己的下屬寫則為10分，平級則為5分，給自己的上級寫則為1分；如果內(nèi)容為好消息則為10分，壞消息則為1分。 形式這里所謂的“形式”，是指商務(wù)文書所采用的媒介的形式，例如發(fā)電子郵件、寄書信或者留便簽等。 稱謂“稱謂”就是對目標讀者的稱呼。決定文章的正式程度（二）____________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案2－1在游說矩陣中，縱坐標表示資源的充足程度（即溝通的內(nèi)容是否在目標讀者的資源及能力范圍之內(nèi)，是否強人所難），橫坐標代表商務(wù)文書的撰寫者與其目標讀者在立場上的一致程度（即雙方是否相互認可）；換而言之，這兩個方面的因素共同決定了對商務(wù)文書總體風格的最終選擇。 說服型按照同樣的分析方法，可以看到游說矩陣的第二象限代表著“資源充足，但撰寫者與目標讀者立場并不一致”的情形，這種情形即稱之為“說服型”。 解決問題型游說矩陣的第四象限代表著“盡管撰寫者與目標讀者立場保持一致，但資源并不充足”的情形，這種情形即稱之為“解決問題型”。這是因為這類商務(wù)文書的行動目標對于目標讀者而言難度并不大，并且在立場上對方也持相同一致的態(tài)度，所以這類商務(wù)文書的內(nèi)容只要告訴目標讀者有這樣一件事情即可，在篇幅上可以相對簡短。198。這類文書在資源和立場兩個方面都遇到了障礙，因此達到成功有效溝通的幾率會很小，這樣的商務(wù)文書是否有值得花費精力去撰寫應(yīng)該要三思而后行。那么這種情形就屬于簡單型，秘書撰寫商務(wù)文書向總經(jīng)理匯報這個情形的時候，只要簡單地提出在這個場地舉辦新年晚會的建議即可。那么這種情形就屬于說服型，秘書撰寫商務(wù)文書向總經(jīng)理提出這個建議的時候，需要強調(diào)利益的所在——組織員工聽音樂會不僅可以給員工留下一個美好的回憶，還能夠提升其整體素質(zhì)。該秘書打算起草一份商務(wù)文書就這個將購買計算機轉(zhuǎn)為租用計算機的想法向總經(jīng)理進行匯報。如同購買房屋要注重戶型結(jié)構(gòu)一樣，商務(wù)文書的層次結(jié)構(gòu)也是非常重要的，主要的層次結(jié)構(gòu)包括以