【正文】 金。通過這種處理方式，可以強(qiáng)制性地要求目標(biāo)讀者進(jìn)行閱讀并形成有效反饋，從而使得從上至下的溝通更加順暢。正如我們在前文中所分析的那樣，在日常商務(wù)環(huán)境中，目標(biāo)讀者并一定總是有時(shí)間來閱讀并分析商務(wù)文書；因此，商務(wù)文書的撰寫在意思鮮明的基礎(chǔ)上，一定要做到盡量簡單，不要羅嗦冗長。例如，“我們在努力的愛護(hù)環(huán)境”這句話是比較空洞的；而如果將愛護(hù)環(huán)境的具體行動增加進(jìn)去則會極大地增加其可信度：“我們通過回收塑料、玻璃、鋁材和紙張的方式，盡最大努力地去愛護(hù)環(huán)境”。 時(shí)間的通用性最后，就是要特別注意時(shí)間使用的通用性，具體的要求范例包括：① 商務(wù)文書中一律要使用公元的全稱，例如2003年不能縮寫為03年，也不要稱之為民國92年；② 在商務(wù)文書落款成文日期的部分，年度要采用中文的形式，例如“二○○六年”；③ 盡量不要用農(nóng)歷；④ 注意漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字之間的搭配使用規(guī)則，不能出現(xiàn)“臘月15”以及“星期3”等錯(cuò)誤情況。這主要是指應(yīng)該要避免使用昨天、今天、明天、今年等時(shí)間約束不明確的時(shí)間代詞，這樣的表述并沒有太大的實(shí)際意義。（四）增加商務(wù)文書的緊迫性商務(wù)文書寫作的第四個(gè)技巧是增加其時(shí)間上的緊迫性。負(fù)面反饋就是與正面反饋相對應(yīng)的一種反饋形式，而“沒有反饋”則更加可以從字面上來予以理解。所謂“修正性反饋”，就是指當(dāng)目標(biāo)對象出現(xiàn)了一些問題的時(shí)候，撰寫者應(yīng)該在商務(wù)文書中給與其一個(gè)反饋，但這種反饋是以一開始的稱贊為前提的。詹姆斯的研究結(jié)果表明，人類本質(zhì)中最深遠(yuǎn)的驅(qū)動力就是希望具有重要性；換而言之，也就是說人們最殷切的需求是渴望得到他人的肯定。（三）進(jìn)行有效的反饋商務(wù)文書寫作的第三個(gè)技巧是進(jìn)行有效的反饋。 “讀者為尊”的表述：“非常感謝在座各位的努力，由于你們的努力，我們公司在2005年超過了我們預(yù)期的目標(biāo)”。1.“讀者為尊”的內(nèi)涵實(shí)際上，所謂的“讀者為尊”是運(yùn)用情感指數(shù)、提升對讀者的關(guān)注程度的觀念的一種延伸；其核心意思就是要求從對方的角度來表述問題。你們是最棒的讀者。 增加對讀者的暗指所謂的“對讀者的暗指”，實(shí)際上就是指在商務(wù)文書中對祈使句的使用，這是因?yàn)槠硎咕渲型÷粤酥复繕?biāo)讀者的代詞。 增加第三人稱的專有名詞所謂的“第三人稱的專用名詞”有很多，例如“消費(fèi)者”、“納稅人”以及“員工”等，這些專有名詞出現(xiàn)在商務(wù)文書中也是一種對目標(biāo)讀者的尊重?！景咐?】情感指數(shù)的計(jì)算與調(diào)整以“我們很高興的宣布，我們的新圖書館會在6月份對外開放，歡迎光臨”這樣一句話為例，其中提到目標(biāo)讀者的地方最多只有1處（即“歡迎光臨”中對目標(biāo)讀者的暗指），而提到撰寫者自身的地方卻有2處；所以，這句話的情感指數(shù)為“－2”。所謂“情感指數(shù)”，實(shí)際上就是對讀者的關(guān)注程度，它在很大程度上可以對商務(wù)文書的親和力予以衡量。除了遵循嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟襟E之外，要寫好商務(wù)文書還需要掌握并合理使用一些技巧，這些技巧的運(yùn)用實(shí)際上是對文書的潤色，可以使其變得更加生動有效。（六）步驟六：撰寫初稿在經(jīng)過以上五個(gè)步驟之后，商務(wù)文書的寫作進(jìn)入撰寫初稿階段。【案例1】有關(guān)申請參加培訓(xùn)的郵件某公司的一位財(cái)務(wù)人員想報(bào)名參加新會計(jì)制度的講解培訓(xùn)班，但是由于最近公司在控制成本，原則上是不批準(zhǔn)任何的培訓(xùn)申請的，所以她打算寫一份郵件給其經(jīng)理，讓他批準(zhǔn)并支持自己的請求。 輻射法而輻射法，則是一種發(fā)散的思維方法，即撰寫者從一個(gè)中心點(diǎn)出發(fā)，隨性地把聯(lián)想到的東西或者想法都集中在紙上。由于現(xiàn)在計(jì)算機(jī)的廣泛普及，撰寫商務(wù)文書的這個(gè)步驟往往被大家所忽略，認(rèn)為直接動筆開始撰寫比較有效率。選擇我們的產(chǎn)品將是您的明智的選擇。198。198。198。正因?yàn)楦鱾€(gè)層次是并列的關(guān)系，所以這種層次結(jié)構(gòu)的文書便于讀者按照其興趣或關(guān)注的重點(diǎn)來分段閱讀。 突出的重點(diǎn)連貫式的層次結(jié)構(gòu)突出的重點(diǎn)在于事情的前因后果以及發(fā)展脈絡(luò)。（四）步驟四：選擇文章的層次結(jié)構(gòu)在做好前三個(gè)步驟之后，撰寫商務(wù)文書進(jìn)入到第四個(gè)步驟——選擇文章的層次結(jié)構(gòu)。該秘書打算向總經(jīng)理提出新的建議——在預(yù)算要求內(nèi)，組織員工去聽新年音樂會而不是去吃年夜飯。在這個(gè)事件中，這個(gè)秘書可能會需要撰寫有關(guān)以下幾種情形的匯報(bào)郵件：該秘書發(fā)現(xiàn)了一個(gè)特別適合舉辦新年晚會的場所，距離公司很近且飯菜可口，預(yù)算方面也沒有超出5000元的要求。 艱難型最后來看看艱難型的商務(wù)文書。因此，這類商務(wù)文書通常篇幅較長（簡短的形式無法表達(dá)清楚），并且需要特別突出強(qiáng)調(diào)撰寫者的利益之所在，充分分析自己觀點(diǎn)或者想法的優(yōu)勢和好處，以達(dá)到轉(zhuǎn)變目標(biāo)讀者立場的目的。 簡單型如果是簡單型的商務(wù)文書，那么其總體風(fēng)格就是以羅列事實(shí)為主。198。198。：游說矩陣對商務(wù)文書總體風(fēng)格進(jìn)行判斷和把握，可以參考下圖所示的這個(gè)“游說矩陣”的應(yīng)用工具?！咀詸z21】請分析并得出圍繞以下主題而撰寫的商務(wù)文書的正式指數(shù)：（1）某公司總經(jīng)理要組織各部門秘書共進(jìn)午餐，要求其秘書代表自己給他們發(fā)送的通知郵件；（2）某公司的一個(gè)普通員工發(fā)現(xiàn)經(jīng)常有員工違反禁止在會議室里吃中餐的規(guī)定，于是決定寫給行政部經(jīng)理的一封投訴信。198。不同的媒介形式，決定了商務(wù)文書的體裁、格式以及稱謂等具體內(nèi)容。這三個(gè)問題的得分之和越低，則相應(yīng)的商務(wù)文書應(yīng)該越正式。 商務(wù)文書的撰寫者本身是否很了解目標(biāo)讀者；198。____________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案1－1因此，郵件中僅僅明確了會議的時(shí)間和地點(diǎn)還不夠，因?yàn)檫@樣并不能確保所有秘書都按照要求來參會；而是應(yīng)該進(jìn)一步在郵件中要求所有秘書在會議前一個(gè)星期都對是否參加會議進(jìn)行確認(rèn)。（一）步驟一：制定正確的行動目標(biāo)在撰寫某一個(gè)商務(wù)文書之前，我們應(yīng)該首先回到一個(gè)問題，即我們希望該文書的對象在收到文書之后采取怎樣的行動；這個(gè)問題的答案也就是我們撰寫商務(wù)文書的行動目標(biāo)。在語言方面，應(yīng)該做到“風(fēng)格平直樸實(shí)莊重，表達(dá)規(guī)范準(zhǔn)確簡練”，最低要求也必須進(jìn)行拼寫檢查以保證用詞的準(zhǔn)確。 結(jié)構(gòu)另外，好的商務(wù)文書還應(yīng)該具有良好的結(jié)構(gòu)，否則會導(dǎo)致在不應(yīng)該浪費(fèi)筆墨的地方花費(fèi)很多不必要的時(shí)間，而需要去強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容則被相應(yīng)的弱化。 材料好的商務(wù)文書不是可以一蹴而就的，需要圍繞作者的主旨來收集很多相關(guān)方面的素材。 主旨所謂“主旨”，就是指商務(wù)文書的中心思想，即作者所要表達(dá)的意思。198。198。 簡明正所謂“句中無余字，篇內(nèi)無贅語”，“簡明”是商務(wù)文書首要特點(diǎn)。（四）商務(wù)文書寫作的特點(diǎn)與要素商務(wù)文書的寫作與小說、網(wǎng)絡(luò)上的博客以及出行的游記有著顯著的不同，其特點(diǎn)與要素主要包括： 商務(wù)文書的寫作技巧；198。而發(fā)送人的心情則通常難以得到傳遞，由此而引發(fā)不必要的誤會和誤解。因此，在商務(wù)文書寫作方面最為重要的一點(diǎn)就是要避免陷入單向溝通的誤區(qū)，時(shí)刻站在讀者的角度來思考問題并形成最后的文字表現(xiàn)，讓文書接收方能夠理解自己的意圖，這樣才能發(fā)揮出寫作商務(wù)文書的溝通作用。福布斯曾經(jīng)說“一封好的商務(wù)信函，可以讓你得到一次面試的機(jī)會，幫助你擺脫困境，或者為你帶來財(cái)富”，也就是說，寫好商務(wù)文書在一定程度上能夠給大家?guī)砗艽蟮慕?jīng)濟(jì)利益。 通用的商務(wù)文書常見德通用商務(wù)文書主要有：通知、會議紀(jì)要、請示、批復(fù)、總結(jié)、備忘錄以及報(bào)告等。198。（一）商務(wù)文書的分類在實(shí)際工作中，大家可能會遇到形形色色、各種各樣的商務(wù)文書，根據(jù)其形式和內(nèi)容用途可以大致將其劃分為以下的類型：伴隨著經(jīng)濟(jì)改革的深入發(fā)展，商務(wù)文書寫作已成為當(dāng)前應(yīng)用寫作的一個(gè)熱點(diǎn)。 （一）、（二）、（三）……來表示 3. C 制作中 , 第二層編號用： 回答：正確 1. A 民國92年 3. C 工程報(bào)告 ，下列表述正確的是： 回答：正確 1. A 通用的商務(wù)文書和禮儀性的商務(wù)文書 3. C 可以適當(dāng)創(chuàng)造新的詞語 ，商務(wù)文書可以分為： 回答：正確 1. A 以上報(bào)告請審閱 3. C （1）、（2）、（3）……來表示 ： 回答：正確 1. A 增加商務(wù)文書的時(shí)間緊迫性 3. C要做到這一點(diǎn)就必須： 希望被愛 2. B 游說矩陣 回答：正確 1. A 宣傳冊 3. C 鮮明 ： 回答：正確 1. A 邀請信 3. C 福利活動 ： 回答：正確 1. A 句號 3. C （1）、（2）、（3）……來表示 ： 回答：錯(cuò)誤 1. A 進(jìn)行方案設(shè)計(jì) 3. C 臘月15 ： 回答：正確 1. A 修正性反饋 3. C 運(yùn)用正式指數(shù)、提升對撰寫者的關(guān)注程度的觀念的一種延伸 ，最大限度地給與目標(biāo)讀者體貼溫暖的感覺的是： 回答：正確 1. A “六分想，二分寫”的過程 3. C 工程報(bào)告 ： 回答：錯(cuò)誤 1. A 簡明 3. C 賀信、賀電 ： 回答：正確 1. A 增加商務(wù)文書的時(shí)間緊迫性 3. C要做到這一點(diǎn)就必須： 希望被愛 2. B 分析問題式的層次結(jié)構(gòu) 3. C 便簽 “天鵝下蛋式”的是： 回答：正確 1. A 正確 3. C 嘆號 考卷3單選題，應(yīng)遵循的原則不包括： 回答：正確 1. A （一）、（二）、（三）……來表示 3. C 制作中 14:部分結(jié)構(gòu)層次敘述的國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中, 第二層編號用： 回答：正確 1. A “六分想，二分寫”的過程 3. C 全面 12:撰寫商務(wù)文書是一個(gè)： 回答：正確 1. A 請示、批復(fù) 3. C 非固定格式的商務(wù)文書和禮儀性的商務(wù)文書 10:以下屬于禮儀性的商務(wù)文書的是： 回答：正確 1. A 盡量寫長句子，表達(dá)清楚 3. C （1）、（2）、（3）……來表示 8:下列關(guān)于合同的說法正確的是： 回答：錯(cuò)誤 1. A （一）、（二）、（三）……來表示 3. C 增加商務(wù)文書的時(shí)間漫長性 6:部分結(jié)構(gòu)層次敘述的國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中, 第一層編號用： 回答：正確 1. A 希望具有隨意性 4. D 二八原則 3. C 鄭振鐸 3:把握商業(yè)文書總體風(fēng)格的依據(jù)是： 回答：正確 1. A 邀請信 3. C 嘆號 考卷2單選題1:以下屬于非固定格式的商務(wù)文書的是： 回答：正確 1. A （一）、（二）、（三）……來表示 3. C 制作中 , 第二層編號用： 回答：正確 1. A 民國92年 3. C 沒有反饋 ，下列表述正確的是： 回答：正確 1. A “六分想，二分寫”的過程 3. C 工程報(bào)告 ： 回答：正確 1. A 請示、批復(fù) 3. C 非固定格式的商務(wù)文書和禮儀性的商務(wù)文書 ： 回答：正確 1. A 盡量寫長句子，表達(dá)清楚 3. C 增加商務(wù)文書的時(shí)間漫長性 ： 回答：正確 1. A 希望具有隨意性 4. D 分析問題式的層次結(jié)構(gòu) 3. C 便簽 “天鵝下蛋式”的是： 回答：正確 1. A 邀請信 3. C學(xué)習(xí)課程：商務(wù)文書寫作教程： 商務(wù)合同 2. B 政府公文 4. D 連貫式的層次結(jié)構(gòu) 2. B詹姆斯的研究結(jié)果表明，人類本質(zhì)中最深遠(yuǎn)的驅(qū)動力是： 希望具有重要性 3. C 增加商務(wù)文書的時(shí)間有效性 4. D 文字與阿拉伯?dāng)?shù)字并用 2. B 通用的商務(wù)文書和非固定格式的商務(wù)文書 4. D 備忘錄 2. B 事故調(diào)查報(bào)告 4. D “八分想，四分寫”的過程 2. B 負(fù)面反饋 4. D 03年 2. B 進(jìn)行制作 4. D 一、二、“三……來表示 2. B 問號 4. D 商務(wù)合同 2. B 葉圣陶 4. D 戴明環(huán)循環(huán)規(guī)則 2. B詹姆斯的研究結(jié)果表明，人類本質(zhì)中最深遠(yuǎn)的驅(qū)動力是： 希望具有重要性 3. C 增加商務(wù)文書的時(shí)間有效性 4. D 一、二、“三……來表示 2. B 用阿拉伯?dāng)?shù)字來表示 4. D 文字與阿拉伯?dāng)?shù)字并用 2. B 通用的商務(wù)文書和非固定格式的商務(wù)文書 4. D 備忘錄 2. B 詳細(xì) 4. D “八分想，四分寫”的過程 2. B 進(jìn)行制作 4. D 一、二、“三……來表示 2. B 問號 4. D 簡單 2. B 政府公文 4. D 連貫式的層次結(jié)構(gòu) 2. B詹姆斯的研究結(jié)果表明，人類本質(zhì)中最深遠(yuǎn)的驅(qū)動力是： 回答：正確 1. A 希望具有自由度 ，從而使自己的溝通目的能夠盡快達(dá)成。 增加商務(wù)文書的時(shí)間任意性 2. B 通知、會議紀(jì)要 4. D 獨(dú)特 2. B 事故調(diào)查報(bào)告 4. D “八分想，四分寫”的過程 2. B 運(yùn)用情感指數(shù)、提升對讀者的關(guān)注程度的觀念的一種延伸 4. D 正面反饋 2. B 二○○六年 4. D 完成方案設(shè)計(jì) 2. B 用阿拉伯?dāng)?shù)字來表示 4. D 分號 2. B 商務(wù)活動 4. D 商務(wù)合同 2. B 集中 4. D 帶抬頭的信件 2. B 目標(biāo)管理 4. D 回答：正確 1. A 希望具有自由度 ，從而使自己的溝通目的能夠盡快達(dá)成。 增加商務(wù)文書的時(shí)間任意性 2. B 用阿拉伯?dāng)?shù)字來表示 4. D 以上如認(rèn)為可行，請批準(zhǔn)有關(guān)單位執(zhí)行 2. B 漢語和符號并用，能用簡略符號的就是用符合，避免歧義 4. D 固定格式的商務(wù)文書和非固定格式的商務(wù)文書 2. B 事故調(diào)查報(bào)告 4. D 03年 2. B 進(jìn)行制作 4. D 一、二、“三……來表示 2. B當(dāng)今社會是市場經(jīng)濟(jì)社會，商務(wù)活動則是各種社會活動的基礎(chǔ)。本課程的內(nèi)容涵蓋了商務(wù)文書寫作的基本技巧和范例，希望可以幫助