【正文】 其重要又極其困難的。3．反饋時的特征4．如何接受反饋成功的正面指導(dǎo)反饋一定要具有以下特征：具有肯定行為價值、描述特定的行為、真心的、及時、經(jīng)常、逐漸減少。3．會議中的反饋技巧1．反饋的兩種方式2．反饋的兩種類型在溝通過程中，彼此積極主動，善于傾聽對方，注重雙方的每一個細(xì)節(jié)，并且雙方為達(dá)成目標(biāo)而不斷努力。 溝通的冰山模式溝通的冰山模式反映了兩個人或者兩組人在談話時，談的是同一個話題，但是大家說出的內(nèi)容只是冰山露出水面的部分，而對方真正想表達(dá)的東西大部分隱藏在水面以下。由圖52所示，在三角形的底端， “自己”和“對方”在兩邊說話，你談你的事兒，我談我的事兒，這種溝通只是在對話，是不會成功的；只有在金三角的頂端，只有開會溝通的雙方采用換位思考的方式，使談話雙方都站在對方的角度上，設(shè)身處地的為對方考慮，才能真正體會彼此的意思，也才能實現(xiàn)成功的溝通，所以溝通的關(guān)鍵在于換位思考。等到這些人遵照領(lǐng)悟的40%具體行動時，已經(jīng)變成20%了。 溝通漏斗溝通漏斗呈現(xiàn)的是一種由上至下逐漸減少的趨勢，因為漏斗的特性就在于“漏”。策略是決定會議成敗的關(guān)鍵因素之一，一定要深刻理解并靈活運用成功會議的5種策略。如何圓滿結(jié)束會議 C、允許多數(shù)人對問題發(fā)表自己的意見。復(fù)雜的決議會經(jīng)過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議。4種團隊決策法優(yōu)點：確保團隊每個人都認(rèn)為所達(dá)成的決議是最佳的，并公開支持它；意見不和和沖突最低。注意：無論團隊具備什么樣的經(jīng)驗，無異議決策都很難達(dá)成。而且需要大量的溝通、耐心的聆聽并理解他人觀點；為確保所有團隊成員有機會發(fā)表意見和分享其見解，必須進行有效的推動?！九e例】全體工作人員同意支持新的程序變動，團隊制定了一套工作方針。3．共識決策共識決策產(chǎn)生于所有成員都不同程度地支持某項提議，每一團隊成員均有否決權(quán)。決議可通過簡單唱票，相對迅速和高效做出?！九e例】團隊成員投票接受一項新的工作程序。2．少數(shù)服從多數(shù)決策少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于多數(shù)成員同意提案時，它以民主原則為基礎(chǔ)。經(jīng)理決定工作日程表，然后通知該小組。適宜使用：當(dāng)組織授權(quán)團隊領(lǐng)導(dǎo)人作最終決策并全權(quán)負(fù)責(zé)時。4種群體決策圖41德魯克決議法彼德2．非語言方式更有效的掌控議事進度的方式是用非語言性的方式，即通過眼神、手勢等面部表情告訴發(fā)言人說多了或者別說了，或者是說得不夠接著說等。例如，面對一些非常容易滔滔不絕的發(fā)言者，主持人可以憑借對其的了解，讓其先發(fā)言，使其盡量縮短發(fā)言的時間?？貓鲆簿统蔀橐粋€主持人最應(yīng)訓(xùn)練的技巧之一?！拘牡皿w會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第四講 成功會議的五種策略1． 引言第1講 【本講重點】第2講 如何做開場白第3講 如何分配發(fā)言時間第4講 如何掌握議事進度第5講 如何達(dá)成決議——決策方式第6講 如何圓滿結(jié)束會議2．如何做開場白高效會議要求我們循序漸進、按部就班的做好會前的各項準(zhǔn)備工作。 SWOT分析SWOT是以上四個英文單詞的縮合形式?！羧绻侨w會議，可以布置成階梯教室的形式；◆5到7人的會議，最好安排成圓桌型，也就是半島型。將這些具體的工作一一列出就是一張會議準(zhǔn)備工作核對單。2．特殊提醒根據(jù)統(tǒng)計調(diào)查顯示，會議人數(shù)最多不應(yīng)超過9個，最為合適的人數(shù)是5至7人。一般來說，會議的準(zhǔn)備工作具有以上4種作用，它可以幫助你確定在會議中應(yīng)該采取哪種討論方式達(dá)到最好的會議效果；通過充分的會議準(zhǔn)備、通過書面通知的形式告知參會者會議的目的、意圖以及會議對與會者發(fā)言的要求等情況。 □采用會議的形式表揚或批評，有利于充分發(fā)揮表揚或批評的作用。 必須開會的“五個如果”◆“聽取部門匯報工作”最好采用會議的形式，不能用每周或每月交一次書面報告的方式取代?！魰h成本是一個絕對不容忽視的問題，一定要做好會議成本的預(yù)算，不能用高昂的會議成本來換取某些會議的發(fā)生，因為長此以往公司必然會不堪重負(fù)、得不償失。 不需開會的“五個如果”◆如果還有比開會更好的方法，即如果能夠通過一些看似原始的方法達(dá)到與開會同樣的目的，就無需舉行會議，例如寫紙條、打電話或發(fā)郵件等。這個確定工作看似多余，實際上必不可少。是否要開會與此同時，清楚了解什么是高效會議、會議規(guī)范有哪些也至關(guān)重要，只有掌握了這些，才能從正面引導(dǎo)我們?nèi)绾翁岣邥h的效率。（2）兩個基本點兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準(zhǔn)備和會議結(jié)束后的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視的。一個中心包括：■ 會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會議記錄人。3．固定的會議流程規(guī)范圖21◆會議結(jié)束23天后，所有與會者應(yīng)拿到會議記錄?！魷?zhǔn)時開始，準(zhǔn)時結(jié)束。會議規(guī)范是指大家達(dá)成共識的會議守則。◆下午35點之間，最好不要安排會議?！羯衔?10點之間，員工已經(jīng)開始進入工作狀態(tài)。與低效率會議相對的就是高效會議，高效會議充分克服了致使會議效率不高的種種不利因素?！九e例】以會議為例，為了預(yù)防出現(xiàn)效率不高的情況，下面針對7種致使會議效率低下的原因，做一個全面的預(yù)防性管理。 會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)這3種原因是：主持人的技能、會議的地點以及會議的準(zhǔn)備工作。因此，尋找致使會議效率不高的原因就顯得格外重要。◆有些“必須到會”的員工，因為已經(jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會議討論很難進行。很多公司往往由于以下原因，開會效率低下：◆公司的主管都不知道何時是開會的最好時機。高效的會議能幫助我們迅速解決實踐中遇到的問題，然而低效率的會議卻往往占據(jù)上風(fēng)，造成時間成本、直接成本及效率成本的損失。 ①至少每兩月一次B、一對一會議【自檢】請將下列相關(guān)選項用橫線連接起來。6． 會議的種類 會議的種類會議可以按照人數(shù)、開會方式和開會目的進行分類，每一種分類都從一個方面反映了會議的作用，每一種分類都與人們的實際需要、社會的不斷發(fā)展密切相關(guān)?！艏钍繗饽瓿趸蚰甑椎臅h通常具有這一目的性。◆傳達(dá)資訊通過會議可以向員工通報一些決定及新決策，也就是說向員工傳達(dá)來自上級或其他部門的相關(guān)資訊。因為這種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣。2．會議顯示一個組織或一個部門的存在會議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種小型組織。 集思廣益圖如上圖11，會議是一個集合的載體。如何能在會議中高效率且有效果地解決問題，是“高效會議管理技巧”的中心議題。 引言【本講重點】會議的意義會議的目的會議的種類會議的頻率會議成本的計算頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工花太多時間在無效率的會議上，不僅浪費公司成本，也造成工作效率低下。圖12隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過Ｅmail、多媒體等種種形式進行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的?！糸_展有效的溝通會議是一種多項交流，可以集思廣益，實現(xiàn)有效溝通是會議的一個主要目的。圖13通過舉行會議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。4．效率損失成本包括以下3種情況：②隨時C、處理突發(fā)事件的會議③按需要D、全體會議【本講總結(jié)】從某種角度而言，世界是一個時時處處充滿會議的世界?！拘牡皿w會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第二講 會議效率不高的原因及解決方案1．會議效率不高的原因1．會議的通病——效率不高小王是一家公司的職員，他對公司會議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司會議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。這使得員工疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會議。開會之所以煩，用小王的話來說，就是“會議常在毫無章法的狀況下進行，甚至毫無意義地延長時間，即使有決議，質(zhì)量也很低”，簡而言之，會議效率不高。在這7種原因中，有3種原因是會議的“致命傷”，需要格外警惕。3. 高效會議的八大特征 4．會議規(guī)范會議規(guī)范包含3個部分：會議時間安排的規(guī)范、固定的會議流程規(guī)范以及會議規(guī)范本身。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應(yīng)會議提議或進行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實的。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點子、新方法。2．會議規(guī)范本身◆所有與會者都要準(zhǔn)備在會上發(fā)言?！粢庖姴煌呛檬?，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。（1）一個中心一個中心是指整個會議的議程?！?結(jié)束會議，具體包括：總結(jié)；安排下次會議。會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計劃，以及安排下次做匯報的人選等。通常有7大因素致使會議效率低下，針對這些因素，應(yīng)在會前充分做好預(yù)防性管理。第三講 開會前的準(zhǔn)備工作1．引言【本講重點】是否要開會準(zhǔn)備工作的作用1H 5W準(zhǔn)備工作核對單主持人的準(zhǔn)備工作對一次會議而言，高效的會議其實在正式宣布開始之前就開始了！一次高效會議的第一步準(zhǔn)備工作是確定是否真的有開會的必要性。首先，因為他人的參與可能只能把問題變得更糟；其次，決策既然只能由你做出，就無需聚集他人集體討論，結(jié)果又全盤推翻他人意見，這種做法只會既不利于解決問題，又容易令自己陷入尷尬境地?！舯頁P和批評是兩種很好的激勵方式，而當(dāng)眾的表揚和批評具有更強的影響力。因為分派任務(wù)意味著要達(dá)到團結(jié)上下、協(xié)作完成任務(wù)的目的，只有通過會議把任務(wù)公共化、明確化，才能促進協(xié)作，從而保證任務(wù)的及時完成。只有認(rèn)識到準(zhǔn)備工作的作用，才能有更大的積極性、更有信心地做好準(zhǔn)備工作。1．1H 5W