【正文】 人快樂。秘書的形象非常重要，因此在塑造形象上應(yīng)多花一些心思，不斷學(xué)習(xí)、不斷改進、不斷積累經(jīng)驗，把自己塑造成具有專業(yè)形象的優(yōu)秀秘書。 表 4－ 2 大禮服和小禮服的使用方法一覽表 大禮服 小禮服 服裝 及地長禮服，合身直立式剪裁或大蓬裙，不規(guī)則裙擺亦可 裙長可到膝蓋或足踝，可釘亮片或亮珠，可選擇華麗的質(zhì)料 發(fā)型 長發(fā)可挽起，不宜裝飾華麗發(fā)夾或頭花 可吹大波浪，短發(fā)可用摩絲來增加服帖感 化妝 用粉條上底妝可增加臉上光彩，化妝可比白天濃艷些 盡量采用立體化妝，突出臉上輪廓與五官 皮 包 手包宜小，可釘亮片或選擇金、銀色，不能太鼓或太大 綢緞或珠包，金銀色小皮包也可 鞋襪 綢緞或絲絨的鞋面很得體，絲襪可以比較亮麗 同大禮服 香水 應(yīng)抹些許香水，但不要太濃，可將香水舉起，在頭頂上噴灑在空氣中 同大禮服 【自檢】 在學(xué)習(xí)了本講的形象塑造之后，請檢查自己以前的做法，看看存在哪些失誤之處，您打算怎么改進？對今后的著裝，您有什么樣的想法？ ?___________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 【本講小結(jié)】 本講介紹了專業(yè)形象的塑造。 ? 首飾 首飾是用來點綴外表的，首飾的佩戴要強調(diào)少而精，如果把所有的首飾都戴在身上，只會讓人覺得你像一棵圣誕樹，尤其對于比較年輕的女士，一只小巧的戒指，或者一塊精致的手表就是很好的點綴了。 此外，應(yīng)該在提包里或者辦公室里準備一雙備用的絲襪，因為絲襪一不小心就會被勾破，一旦滑了絲，應(yīng)立即換下，在辦公室內(nèi)穿著脫絲的絲襪是非常不雅觀的。 圖 4－ 1 女士化妝步驟示意圖 3．服裝 上班時穿著的服裝要大方、端莊，街上流行的短裙、牛仔褲、高統(tǒng)靴等最好不要出現(xiàn)在辦公室，職業(yè)套裝是最保險的選擇。如果要使用香水，應(yīng)該把香水擦在脈搏跳動的地方，比如耳后、腋窩、手腕、腳、膝蓋后側(cè)等部位，要注意的是，有淡淡的香味就可以了，過于濃烈的香味會讓別人覺得難受。在平常的工作場合中最好化淡妝，使人顯得清新自然，如果濃妝艷抹，反而會適得其反，讓人質(zhì)疑你的工作能力。 工作中的發(fā)型要以簡單、方便為原則，如果是長頭發(fā)，可以扎一個馬尾辮，或者利用發(fā)夾把頭發(fā)固定住，此外還可以把長發(fā)盤起來，使得臉龐清清爽爽地呈現(xiàn)出來。 【自檢】 小王是一家公司的秘書，這個禮拜的星期五他要陪同上司去見客戶，星期六公司組 織員工出去郊游。 3．禮服 在一些非常正式的場合，男士必需穿禮服出席，比如參加一個國際會議，舉行一個晚宴，這時禮服就是必備的服裝了。 ? 領(lǐng)帶 隨著時尚潮流的變化，領(lǐng)帶的寬度長了又減，減了又長，不管怎樣，選擇適合自己的領(lǐng)帶是一位男士所必備的?？傊?，選擇西裝的目的就是拉長身材，使自己顯得高大挺拔，而不是壓縮自己的身高。 男性的穿著藝術(shù) 1．正裝 上班族的穿著有一個基本的原則，那就是根據(jù)場合選擇服裝，比如陪同主管去應(yīng)酬，就要穿得正式一些，如果是公司組織出去郊游，則應(yīng)該穿得休閑一些。 當(dāng)與他人談話或傾聽他人的意見時，身體應(yīng)輕微地向前傾，表示對對方的尊重和重視，但是不要過于前傾，否則會顯得不自然。 如果是男秘書， 站立的時候兩腳應(yīng)稍微跨開，保持一定的距離，手輕輕地放在腹部或者貼在大腿側(cè)，要注意的是，一定要精神抖擻。對秘書來說，走路的姿勢要自然 、穩(wěn)重、從容不迫，收腹、抬頭挺胸，兩只腳走成平行線。 【心得體會】 ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 如何建立專業(yè)形象 秘書的形象常常代表著公司的形象，所以秘書一定要注意自己的儀表。檢查自己 是否已經(jīng)掌握了剛才所學(xué)的知識。 3．對重要文檔進行加密 對于一些重要的、機密的資料，人們必須具有保密意識，否則機密的泄漏會給公司、企業(yè)以及個人帶來很大的危害。 ? 數(shù)據(jù)處理器（Ｄａｔａ Ｐｒｏｃｅｓｓ Ｕｔｉｌｉｔｙ） 專門用來備份編輯中的檔案，可以針對同一件檔案進行多份備份。全部存在Ｃ盤或Ｅ盤同一個目錄下，當(dāng)需要某一個資料的時候，僅僅是瀏覽各個文件夾的名稱就要消耗很多的時間和精力。 ? 如果客戶變更了地址、電話，秘書應(yīng)主動向客戶要張新名片，將舊名片更換掉，或者在名片上進行更正、補充。 3．名片的整理方法 對名片進行適當(dāng)?shù)恼?，可以便于保存和查找名片? 名片的檔案管理 名片雖然小，卻是人們拓展人際關(guān)系的橋梁，所以要認真地收集好名片，作為秘書，還要替上司管理好名片，在上司需要的時候，能隨時為他找到所需的名片。 ? 按主題劃分 根據(jù)不同的主題進行劃分，比如把資料分成技術(shù)開發(fā)領(lǐng)域的資料和銷售領(lǐng)域的資料，或者按照產(chǎn)品名稱區(qū)分資料。 2．尺寸要統(tǒng)一 要想進行高效率的檔案管理，應(yīng)該使資料具有統(tǒng)一的規(guī)格和尺寸， 這樣才能便于辨認和管理。 ? 檔案夾本身要用同一色系，一般不采用檔案夾的顏色來區(qū)分檔案，顏色太多，會使人眼花繚亂，不能區(qū)分。 1．透明資料袋 ａ．易于保密，不易損壞 2．抽屜式直立檔案柜 ｂ．具有標準的尺寸 3．檔案盒 ｃ．一眼就可以判斷里面裝的是什么資料 4．金屬文件夾 ｄ．檢索方便，容易拿取 5．開放式橫向檔案柜 ｅ．可以隨時取放資料，但不能放太多 見參考答案 3－ 1 檔案管理的方法 檔案管理要有具體的管制方法。如果不是很重要的資料，都可以暫時用透明資料袋來保存。這種檔案盒的特點是能實現(xiàn)數(shù)據(jù)單元化、分類分盒放好，適合用來存放新產(chǎn)品開發(fā)企劃書、資料影印文件、圖片、慣用表格、常用記事本等資料。 3．穿孔式活頁夾 穿孔式的活頁夾最大的優(yōu)點就是易于保存資料，不必擔(dān)心資料次序錯亂或遺失。 開放式的檔案管理常常使用顏色管理，所謂顏色管理就是把公司各部門的檔案用不同的顏色來表示，如紅色的柜子屬于會計部，藍色的屬于銷售部等等。收集整理是指快速且大量的收集整理相關(guān)資料；分類是指區(qū)分建檔，避免累積檔案；建立檢索是指建立檢索表，通過檢索表可以迅速縮小檢索范圍，方便查找檔案。首先，講解了怎樣與同事相處，包括樹 立獨立意識、講究禮節(jié)、言行謹慎、工作積極主動、遵守公眾禮儀、小心處理辦公室戀情等方面；其次，從端正工作態(tài)度和樹立專業(yè)形象兩個角度強調(diào)了要有敬業(yè)精神；然后，介紹了如何接受直接上司的指令以及如何接受其他部門主管的指令；最后，提出必須要進行匯報，分析了匯報的時間、匯報的方式，并指出匯報時的注意事項。如果工作比較復(fù)雜、耗時長、范圍廣、影響大，則應(yīng)進行書面匯報，把工作成果寫成報告，供上司批閱，并存檔以便今后查閱。這天，另一個部門的主管說：“李秘書，麻煩你幫我處理這份資料好嗎？”小李硬著頭皮答應(yīng)了，只好又開夜車。上司交 待完了之后，林秘書問： “總經(jīng)理，請問這 10位客人中有幾位高級主管？有沒有素食的？我們是否要準備贈品？ ”上司回答了一些問題，但有些問題上司也不知道，林秘書就自己去尋找答案，保證做到最充分的準備。 ? 向主管詢問應(yīng)辦事項 在進入主管辦公室之前應(yīng)先敲門，得到回應(yīng)后，才可進去接受指令，同時要面帶笑容，誠懇地向主管詢問：“請問您有什么事情要辦嗎？” ? 逐條記錄應(yīng)辦事項 對于主管交代的事情，秘書應(yīng)逐條記錄下來。 需要提醒的是，哭并不是 解決問題的法寶，不少女性經(jīng)常遇到一點問題或者被上司稍微批評就掉眼淚，這也許是習(xí)慣，也許是想用眼淚來解決問題，不管哪種原因都不應(yīng)該用哭來解決問題。 事實上，在當(dāng) 今社會，不少女性即使結(jié)了婚，也保持著經(jīng)濟、工作上的獨立性，而且在工作上做得非常出色。 做法ｂ：因為情緒不好，所以不想做事，讓老板把工作交給別人去做。 做法ａ：等其他人忙完了，叫他們把打印機搬進去、安裝好。 【自檢】 秘書小李在工作中遇到了一些問題，請您幫小李作出正確的選擇。 5．遵守公眾禮儀 辦公室是公眾場合，必須遵守公眾禮儀，首先，盡量不要在辦公室里抽煙，因為辦公室的空氣本來就很渾濁， 抽煙會使空氣更加惡化，影響他人的工作。 在工作中如果出了差錯，要 主動承擔(dān)責(zé)任，一味的推卸責(zé)任只會獲得同事的鄙視和回避。 【舉例】 秘書小張早上一上班就神秘兮兮地對大家說：“你們知道我昨天在王府井看到王經(jīng)理和誰了嗎？”別人都說不知道，小張得意地說：“我看到王經(jīng)理和一個女孩一 起在王府井買東西，那女孩可年輕了，長的還真不錯，你們說，她是王經(jīng)理的什么人呀？”“她是我妹妹！”小張的身后有人回答。 如果有同事因為表現(xiàn)優(yōu)異而獲得了表彰或升遷，應(yīng)該對他表示由衷的祝賀，而不是說一些尖酸刻薄的風(fēng)涼話，“嫉妒是人性最大的致命傷”，一個心懷嫉妒的人是不可能具有良好的人際關(guān)系的。 1．樹立男女平等的意識 在當(dāng)今社會，男女同工同酬，彼此之間是平等的， 所以不應(yīng)認為自己是女士，就可以讓同事幫助自己干這干那，而是應(yīng)該樹立平等、獨立的意識，自己的工作應(yīng)盡量自己獨立完成。首先，列舉了秘書的工作內(nèi)容以及秘書應(yīng)該具備的能力；其次，講解了對人際關(guān)系的認知，包括增進 人際互動、人際交往的流程和人際交往的四種態(tài)度；接下來，分別從客觀和主觀兩方面詳細介紹了影響人際關(guān)系的因素；然后，講解了促進人際交往的各種技巧，并分析了造成人際交往失敗的各種原因；最后，介紹了怎樣建立職場人際關(guān)系，包括怎樣與上司相處、怎樣與同事互動、怎樣與客戶建立良好的關(guān)系。老板對秘書的信任取決于秘書的能力，秘書對公司要忠城、任勞任怨、保密、守時、公私分明，更要有耐心、不居功諉過、愛惜公物、交辦工作要立即去做、提升工作效率、倚賴心不可太強、做事要明快，最重要的是對自己要有信心。 ? 碰觸異性身體，忸怩作態(tài)，夸張無禮等肢體語言使人生厭。 ? 運用肢體語言 優(yōu)雅的肢體語言就像一塊磁鐵，能緊緊地吸引別人的注意力，發(fā)言時與肢體語言相輔相成，更能帶來好的效果 。 ? 善于傾聽 很多時候，一雙善于傾聽的耳朵比一口伶牙俐齒更受人歡迎。我們不要因?qū)Ψ降某錾肀拔⒍蛔鹬貙Ψ?。懂得贊美別人的人，才是最佳的公關(guān)高手，贊美是人際關(guān)系的潤滑劑，不花一分錢，就能獲得很好的效果。 當(dāng)你總是把“我”字擺在第一位的時候，你的朋友一定不會很多。 ? 態(tài)度習(xí)慣 不同的生活環(huán)境、家庭教育培育出不同的習(xí)慣，每個人都有自己的處世習(xí)慣，如果習(xí)慣一致，則容易相處，所以有“物以類聚”的說法。 2．影響人際交往的主觀因素 ? 人格特質(zhì) 有些人生性木訥，不茍言笑，朋友自然不多；有的人主動外向，總有許多人圍繞在他身旁。 ? 生活壓力 人們在生活中難免會面對許多壓力，比如升學(xué)壓力、家庭壓力、經(jīng)濟壓力、工作壓力等等，這些都會影響個人的看法與想法，也會左右人們?nèi)穗H開 拓的腳步。 ? 我好，你也好，這是我們追求的目標，希望大家都能夠有和諧的博愛的精神。 2．人際交往的流程 人與人之間從彼此生疏到彼此交往，有一個循序漸進的過程，一般來說，這個過程可以分為八個步驟，其流程如下圖所示。 ?___________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 見參考答案 1－ 1 人際關(guān)系與溝通技巧 認知人際關(guān)系 1．增進人際互動 人是一種群體動物，沒有人可以離群獨居，我們每天都要進行人與人之間的互動。 2．秘書應(yīng)該具備的能力 秘書的工作非常繁瑣，而且經(jīng)常有突發(fā)性的事件要處理，所以秘書的能力應(yīng)該是多元化的，決不能只有單一專長。 ? 查辦工作 查辦工作是指秘書對公司或部門提交的報告進行核實，或者對一些須要重視的傳言進行證實。 ? 會務(wù)準備 所謂會務(wù)準備既包括公司內(nèi)部的會議準備，也包括對外的會議溝通，準備工作主要是進行業(yè)務(wù)匯報。 ? 收集信息 當(dāng)今的社會已進入信息時代，秘書必須 具備信息處理能力，及時、準確地收集所需要的信息。 秘書的自我定位 當(dāng) 記者問美國一家石油公司的董事長西牟艾特，其一生經(jīng)營企業(yè)的秘訣時，他說“要請一位好秘書”，由此可見，秘書在企業(yè)中的位置有多么重要。通過本課程的學(xué)習(xí)，將為職業(yè)秘書不斷實現(xiàn)自我發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ) 。 ☆本課程針對職業(yè)秘書當(dāng)前所面臨的職業(yè)挑戰(zhàn)，為職業(yè)秘書提供了一套實用訓(xùn)練教程，將為您系統(tǒng)講授職業(yè)秘書的角色扮演與 人際應(yīng)對、辦公室禮儀、商務(wù)用餐禮儀、檔案管理、會務(wù)管理、企劃案撰寫與公文寫作