【正文】 碰個面商量一些行動計劃，怎么樣？……”第六講 如何使文章生動有效（中）在商務(wù)文書中，不同的反饋會收到不同的效果，具體有以下幾種類型：修正性反饋可以在向目標(biāo)讀者提出相應(yīng)問題及其建議的同時，最大限度地給與目標(biāo)讀者體貼溫暖的感覺。198。在英文的文章中，被動語式的應(yīng)用很多；但是在中文的語言環(huán)境中，主動語式更加符合讀者的閱讀習(xí)慣。對于在商務(wù)文書中應(yīng)用的數(shù)字，有以下的使用規(guī)范和要求：表現(xiàn)在商務(wù)文書中的數(shù)字通常對實(shí)際工作有著極大的指導(dǎo)作用和意義，因此其中所援引的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)務(wù)必要來自于穩(wěn)妥的出處，這樣才能確保是真實(shí)準(zhǔn)確的。 結(jié)構(gòu)層次的第一層，其層次編號用“一”、“二”、“三”……來表示；198。（四）綜合校對的注意事項在前文的內(nèi)容中曾經(jīng)提到，完成商務(wù)文書寫作第六個步驟之后，還應(yīng)該有綜合校對的過程。前文中提到的白居易大師就始終能夠?qū)⒆约憾ㄎ挥谝粋€求教者，以小學(xué)生的心態(tài)來就自己的作品反復(fù)地向周圍的人們請教；同樣的，在商務(wù)文書的綜合校對階段，撰寫者也應(yīng)該扮演好這樣的角色。 “等”與其前面所列舉的名詞或詞組之間不能出現(xiàn)停頓，而“等等”與前面的詞語之間則可以用逗號隔開。 “嚴(yán)禁中外記者利用采訪進(jìn)行挑唆，煽動性宣傳報道”；198。 這句話的問題在于冒號的使用，“深刻體會到”與后半句話實(shí)際上是動賓關(guān)系（一個從句做賓語），它們的聯(lián)系是很緊密的，不應(yīng)該用冒號來進(jìn)行句內(nèi)的停頓。198。 引文結(jié)尾處的句號和引號，如果引用語是作為一個獨(dú)立整體存在，則句號在先；反之，則句號在后。通知的適用性也是相當(dāng)廣泛的，企業(yè)單位、事業(yè)單位、黨政機(jī)關(guān)，甚至學(xué)校都可以發(fā)通知。198。 周知性通知與知照性通知相類似的，還有一種通知叫做“周知性通知”；這種通知的作用在于讓目標(biāo)讀者知道事情的情況而無需他們采取任何的措施和行動，純屬于告知性的。198。參加會議的人員，酒店負(fù)責(zé)提供車輛接送；每人隨身所攜帶的物品體積不得大于三平方米，不得重于兩斤；會后酒店會將會議人員送往大約200里外的餐廳。依據(jù)具體內(nèi)容，報告可以分為以下四種類型：198。請示的格式基本與前兩種商務(wù)文書一樣，但在最后結(jié)尾的時候需要注意：198。這個廠的廣大干部和職工在2002年計劃產(chǎn)量增長了30%，但全年計算尚虧損六萬元。198。 在批復(fù)的正文中含有隱語，即是針對某一個請示而予以的批復(fù)；因此，正文中應(yīng)該包括“號文收悉”或者“某年某月某日關(guān)于事項的請示收悉”；198。 記錄議定的事項，即歸納、提煉和整理會議中的決議些內(nèi)容。（六）邀請信在撰寫邀請信的時候應(yīng)該要注意以下的要點(diǎn)：198。 總結(jié)都是第一人稱的；198。 采用結(jié)果性的語言合同當(dāng)中要采用結(jié)果性的語言，例如“完成方案設(shè)計”與“進(jìn)行方案設(shè)計”就是完全不同的含義，后者這種進(jìn)行式的語言是難以對具體合同內(nèi)容進(jìn)行描述的，會對后期合同的執(zhí)行造成很大的負(fù)面影響。198。198。198。198。 盡量寫短句子198。現(xiàn)在很流行的一本漫畫書《澀女郎》，把女人分成四類：要結(jié)婚的女人；要愛情不要婚姻的女人；愛情和婚姻都要的女人；愛情和婚姻都不要的女人。它包含三個核心：●客戶●職業(yè)化●職業(yè)生涯職業(yè)化的傳統(tǒng)概念：按時上班，聽老板的話，老板讓干什么就干什么。公司規(guī)模不同，用人標(biāo)準(zhǔn)有一定的差異?！裼蚁陆牵簯B(tài)度很好，能力很差。老板喜歡的人才是能給企業(yè)帶來財富的人。但問題是他不知道加西亞身在何方。真正的人才是自己想辦法給企業(yè)創(chuàng)造財富的人。而客戶的觀念，則是以感受滿意為主導(dǎo)。職業(yè)人的核心是客戶。人可以分為四種類型：●沒人經(jīng)營他——死人；●別人經(jīng)營他——活著的人；●自我經(jīng)營——職業(yè)人；●經(jīng)營別人——老板?！盎钪娜恕弊顡?dān)心的可能是：公司又要裁員了。個人的發(fā)展與職業(yè)的發(fā)展密不可分【本講總結(jié)】本講從經(jīng)營人生的角度入手，介紹了職業(yè)人的概念。職業(yè)人的所有對象是客戶，非職業(yè)人的對象是消費(fèi)者。真正的人才是自己想辦法克服困難，能夠處理老板辦不到的事情。真是難用呀！人財——態(tài)度好，又有能力。這類人是給企業(yè)帶來財富的人，用財富的“財”字來形容他。圖1－2 四類人ＣＡＩ●左下角：態(tài)度很差，能力很差。這兩位老總所選的三種人中，有兩種人是相同的：▲勇敢，做事不計后果；▲有將才，也有野心。在父輩們的觀念中，一個人是否敬業(yè)就看他上班是否準(zhǔn)時，不遲到、不早退，凡事遵從領(lǐng)導(dǎo)的意見就是一個敬業(yè)的人。【本講重點(diǎn)】什么是職業(yè)化新時代對職業(yè)人的界定職業(yè)化與個人成長是否能達(dá)成統(tǒng)一職業(yè)人的一個中心 三個基本點(diǎn)職業(yè)化的煩惱課程結(jié)構(gòu)和學(xué)習(xí)方法介紹 每個段落只寫一個主題一般來講，合同當(dāng)中每一段只能寫一個主題；否則，多個主題只會增加對合同理解產(chǎn)生歧義的風(fēng)險。198。 不用公司帶抬頭的信紙打印合同法律規(guī)定，如果是用有某一方抬頭的信紙打印出來的合同，會被認(rèn)為該合同會偏向于該方；那么在產(chǎn)生分歧、進(jìn)行解釋的時候，法官則會稍微偏向于對方。198。198。 采取封閉型的寫法所謂“封閉型的寫法”，就是對于合同中時間期限的界定一定要明確，例如“合同簽訂之日起三天之內(nèi)，要進(jìn)行標(biāo)的物的轉(zhuǎn)移”，如果寫成“自合同簽訂的三天之后，把標(biāo)的物轉(zhuǎn)交給甲方”這種開放式的界定，就無疑會留下時間期限上的漏洞。（七）總結(jié)總結(jié)，是對經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的概括和梳理，其撰寫過程應(yīng)該要注意：198。 在會議紀(jì)要的最后要對未來進(jìn)行展望。會議紀(jì)要可以主要分為決定性的會議紀(jì)要和消息性的會議紀(jì)要，其作用在于：198。批復(fù)具有以下的特點(diǎn)：198?，F(xiàn)將該面粉廠關(guān)于免征2003年國家稅金的請示轉(zhuǎn)發(fā)給市局。 需要批復(fù)即強(qiáng)調(diào)請示都是需要批復(fù)的。（三）請示當(dāng)撰寫者自己的單位以及權(quán)限不足以做相應(yīng)的決定，這個時候就需要進(jìn)行請示。198。報告這種商務(wù)文書具有單向性和敘述性（切忌辭藻的堆砌）的特點(diǎn)。會議為期三天，主要匯報各部門全年工作的完成情況并研究明年工作計劃。198。例如關(guān)于上級單位中任免與聘用的通知。198。 標(biāo)號中的引號、括號和書名號，前半個不能放在一行文字的末尾，而后半個則不能放在一行的開頭；198。198。喬丹；⑧ 書名號；又可分為單書名號和雙書名號；⑨ 專名號，即畫于特點(diǎn)文學(xué)作品下邊的橫線。 這里的問題在于三個詞組之中的頓號，頓號代表的是語氣的停頓，類似于休止符的作用，這里的三個詞組都不應(yīng)該使用頓號進(jìn)行內(nèi)部停頓；198。 無論是“等”還是“等等”，其前面所列舉的名詞或詞組一般都不得少于兩項，但其中有一個特例，即當(dāng)前面這個詞是一個專有名詞或者人名時，可以只列舉一個后面用“等”概括；198。在綜合校對的過程中，撰寫者還應(yīng)該扮演一個朗讀者，反復(fù)地朗讀自己的文章并隨時進(jìn)行修改和完善。（三）計量單位的使用規(guī)范在國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中對于計量單位也是有明確要求的，詳見表3－1所示：表5－1 計量單位的使用規(guī)范示例表（二）部分結(jié)構(gòu)層次敘述的規(guī)范性所謂的“部分結(jié)構(gòu)層次敘述”，就是對商務(wù)文書中的幾級嵌套的分層次編號。前文案例中有關(guān)氯化鉀產(chǎn)量的例子就是列舉數(shù)字缺乏可比性的典型。在以上的板塊中，我們對商務(wù)文書的寫作步驟以及潤色問題進(jìn)行了討論，下面來看看如何使商務(wù)文書具有規(guī)范性，具體包括以下六個方面：另外，商務(wù)文書只是說明一個情況，而不是讓撰寫者發(fā)表某種感慨；因此，在其中應(yīng)該少用描寫性的詞匯而盡量使用陳述性的詞匯。在這種情況下，可以按照以下的方法來進(jìn)行處理：首先讓秘書把這個文章打印出來，而后附上一個記錄著部門需要瀏覽者姓名的表格，并要求每個人在讀完之后簽字予以確認(rèn)。所謂“可信度”，就是讓自己的文書在目標(biāo)讀者那里看起來非常的值得相信；而要做到這一點(diǎn)，就必須在商務(wù)文書的撰寫過程中做到言之有物，將撰寫者自己實(shí)際經(jīng)歷的東西表達(dá)出來。 時間的規(guī)范性首先，應(yīng)該注意時間的規(guī)范性問題?！?一般的表述：“我很高興的宣布，我們公司在2005年度超過了預(yù)期的目標(biāo)，完成任務(wù)了”；198。因此，在溝通的郵件中，該客戶經(jīng)理應(yīng)多用一些祈使句和鼓勵性的話語，同時將自己與小王放在比較共同的立場上來對問題進(jìn)行討論?！咀詸z32】以下是某公司客戶經(jīng)理在帶其下屬小王參加完一次客戶的會議后給小王發(fā)的一個郵件的部分內(nèi)容，由于在這次會議中該經(jīng)理面對客戶A公司所提出的諸多問題無法解答而處境尷尬，他認(rèn)為這是因?yàn)樾⊥鯖]有與其進(jìn)行事先溝通所造成的，所以這個郵件中的語氣顯得相當(dāng)?shù)膰?yán)厲。198。做了如此的修改之后，情感指數(shù)變?yōu)榱耍?（讀者處為3，撰寫者處為1），相應(yīng)的可以發(fā)現(xiàn)其親和力也得到了較大的提升。因此，如果在商務(wù)文書中能夠體現(xiàn)出相比自己更多的對于目標(biāo)讀者的關(guān)注，那么文書的親和力自然會得到很大的提高。第五講 如何使文章生動有效（上）【案例1】有關(guān)申請參加培訓(xùn)的郵件某公司的一位財務(wù)人員想報名參加新會計制度的講解培訓(xùn)班，但是由于最近公司在控制成本，原則上是不批準(zhǔn)任何的培訓(xùn)申請的，所以她打算寫一份郵件給其經(jīng)理，讓他批準(zhǔn)并支持自己的請求。選擇我們的產(chǎn)品將是您的明智的選擇。198。198。正因?yàn)楦鱾€層次是并列的關(guān)系，所以這種層次結(jié)構(gòu)的文書便于讀者按照其興趣或關(guān)注的重點(diǎn)來分段閱讀。 突出的重點(diǎn)連貫式的層次結(jié)構(gòu)突出的重點(diǎn)在于事情的前因后果以及發(fā)展脈絡(luò)。【自檢22】請分析圍繞以下主題而撰寫的商務(wù)文書的行動目標(biāo)、正式指數(shù)以及總體風(fēng)格：某公司總經(jīng)理吩咐其秘書制定一份購買計算機(jī)的預(yù)算，而這個秘書通過了解得知，由于計算機(jī)的更新速度非常快，所以租賃計算機(jī)比購買新機(jī)所付出的費(fèi)用更低。在這個事件中，這個秘書可能會需要撰寫有關(guān)以下幾種情形的匯報郵件：該秘書發(fā)現(xiàn)了一個特別適合舉辦新年晚會的場所，距離公司很近且飯菜可口，預(yù)算方面也沒有超出5000元的要求。因此，這類商務(wù)文書通常篇幅較長（簡短的形式無法表達(dá)清楚），并且需要特別突出強(qiáng)調(diào)撰寫者的利益之所在，充分分析自己觀點(diǎn)或者想法的優(yōu)勢和好處，以達(dá)到轉(zhuǎn)變目標(biāo)讀者立場的目的。198。：游說矩陣對商務(wù)文書總體風(fēng)格進(jìn)行判斷和把握，可以參考下圖所示的這個“游說矩陣”的應(yīng)用工具。第三講 如何寫出好文章（中）在了解了正式指數(shù)的內(nèi)容之后，我們接著來討論商務(wù)文書正式程度所表現(xiàn)的方面：198。：正式指數(shù)判斷在某一個商務(wù)文書中所應(yīng)該采用的正式程度，可以應(yīng)用“正式指數(shù)”來操作。認(rèn)識到這樣一個誤區(qū)，將被動目標(biāo)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃幽繕?biāo)，就需要在明確之前的第一個問題的基礎(chǔ)上，再獲取以下這個問題的答案：作為商務(wù)文書的撰寫者的我們在乎什么？換而言之，我們從成功撰寫商務(wù)文書、正確傳遞信息并獲得對方實(shí)際行動的響應(yīng)中，能夠收獲到什么成果。商務(wù)文書寫作的步驟在材料方面，應(yīng)該遵循“收集要多，選擇要嚴(yán)，使用要巧”的原則。 規(guī)范商務(wù)文書寫作在很多方面還具有規(guī)范性強(qiáng)的特點(diǎn)，其中標(biāo)點(diǎn)符號的規(guī)范性就尤為重要但是卻往往被大家所忽視。198。 商務(wù)文書的寫作步驟以及相應(yīng)的重點(diǎn)；198。從另一個角度來看，商務(wù)文書寫作與其它任何文本的撰寫一樣，其作用和最終目的都是為了與別人進(jìn)行某種形式的交流與溝通。 通用的商務(wù)文書常見的通用商務(wù)文書主要有：通知、會議紀(jì)要、請示、批復(fù)、總結(jié)、備忘錄以及報告等。本課程的內(nèi)容涵蓋了商務(wù)文書寫作的基本技巧和范例，希望可以幫助學(xué)員掌握商務(wù)文書寫作的步驟和方法；與此同時，總結(jié)了商務(wù)文書寫作中常見的病例，突出強(qiáng)調(diào)了公文寫作的規(guī)范性，以幫助學(xué)院在寫作中能夠有意識地避免這些錯誤。這就需要結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)，為企業(yè)員工安排商務(wù)文書的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。以內(nèi)容以及用途作為劃分標(biāo)準(zhǔn)，商務(wù)文書則又可以分為以下兩類：198。福布斯曾經(jīng)說“一封好的商務(wù)信函，可以讓你得到一次面試的機(jī)會，幫助你擺脫困境，或者為你帶來財富”，也就是說，寫好商務(wù)文書在一定程度上能夠給大家?guī)砗艽蟮慕?jīng)濟(jì)利益。（三）學(xué)習(xí)商務(wù)文書寫作的關(guān)鍵商務(wù)文書寫作的核心內(nèi)容包括以下幾個部分，這些內(nèi)容也就是本課程的主要構(gòu)成：198。 簡明正所謂“句中無余字，篇內(nèi)無贅語”，“簡明”是商務(wù)文書首要特點(diǎn)。198。例如在政府機(jī)關(guān)中撰寫政策性的通知，就需要查閱很多以前類似的、與之相關(guān)的批文、章程等資料，以確保前后建立起必要的聯(lián)系和呼應(yīng)。第二講 如何寫出好文章（上）正如前文中提到的單向溝通一樣，大多數(shù)人在撰寫商務(wù)文書時往往陷入到一個誤區(qū)當(dāng)中，即將自己的被動目標(biāo)當(dāng)成了主動目標(biāo)——只關(guān)注自己的主觀想法或者需要完成的工作任務(wù)，而忽略了接收文書的對方的感受。要寫好這個商務(wù)文書，總經(jīng)理秘書需要將其被動目標(biāo)轉(zhuǎn)化為主動目標(biāo)：自己之所以在乎“所有秘書都按時參會”這個事情，是因?yàn)榭偨?jīng)理交代自己組織這個會議，如果與會的秘書沒有到齊，那么就意味著自己組織工作的失敗；換而言之，自己希望在總經(jīng)理面前有一個良好的表現(xiàn)，就需要確保會議順利組織成功，而組織成功的標(biāo)志之一就是人員來得比較齊，所以需要他們給自己一個能否與會的確認(rèn)。（二）步驟二：決定文章的正式程度(一)在這個步驟中需要把握以下的內(nèi)容： 語氣而“語氣”，就指是在撰寫商務(wù)文書的過程中采取相對輕松愉快的口吻還是比較凝重嚴(yán)肅的口氣的選擇。 艱難型游說矩陣的第三象限代表著“撰寫者與目標(biāo)讀者立場不一致且資源也不充足”的情形，這種情形即稱之為“艱難型”。 說服型而如果是說服型的商務(wù)文書，由于其行動目標(biāo)與目標(biāo)讀者的初衷并不一樣，撰寫者需要通過商務(wù)文書來使其改變原來的想法或者認(rèn)識，所以盡管資源狀況是充足的，但仍然會需要與目標(biāo)讀者進(jìn)行反復(fù)多次的溝通才能達(dá)到目標(biāo)。【案例1】有關(guān)新年晚會安排的信件某公司總經(jīng)理要求其秘書對公司新年晚會進(jìn)行安排，預(yù)算是5000元。198。 突出的重點(diǎn)并列式的層次結(jié)構(gòu)也可以被稱為“天鵝下蛋式”，因?yàn)檫@種層次結(jié)構(gòu)要求在文書中的每一段前面都要有前提擇要，作為后續(xù)并列內(nèi)容的引子。 “只有結(jié)果”，這樣的商務(wù)文書包括批復(fù)、指示以及命令等，它們通常都沒有問題的原因也沒有相關(guān)的分析，因?yàn)椴]有這個必要。所謂“問答式”，就是指運(yùn)用問答的形式來組織商務(wù)文書的全篇。經(jīng)過計算，我們公司的剪草機(jī)比較同類型機(jī)器，可以節(jié)省30%時間以及20%能源。撰寫商務(wù)文書是一個“七分