【正文】 下五種類型：由于采用這種層次結(jié)構(gòu)的商務(wù)文書(shū)從整體上看是渾然貫通、連成一體的，因此讀者是不能顛倒前后順序或者從中間節(jié)選來(lái)閱讀的，否則其表達(dá)的意思就將不再完整。所謂“并列式”，就是商務(wù)文書(shū)中層次與層次之間是并列的關(guān)系。198。所謂“分析問(wèn)題式”，實(shí)際上就是圍繞問(wèn)題的出現(xiàn)直到最終解決的邏輯關(guān)系而展開(kāi)的一種層次結(jié)構(gòu)。 “提出問(wèn)題并分析問(wèn)題”，情況簡(jiǎn)報(bào)就屬于這樣的類型。 “提出問(wèn)題、分析問(wèn)題，最后解決問(wèn)題”，這種類型實(shí)際上就包括了處理問(wèn)題從始至終的整個(gè)邏輯關(guān)系，在實(shí)際工作終指導(dǎo)性的通報(bào)和決議就是最好的例子。 突出的重點(diǎn)在商務(wù)文書(shū)終運(yùn)用問(wèn)答式的層次結(jié)構(gòu)應(yīng)該要注意對(duì)問(wèn)題的設(shè)計(jì)：?jiǎn)栴}并不是胡亂設(shè)計(jì)的，而是為了突出文書(shū)的主旨而進(jìn)行的一種利益上的引導(dǎo)；因此，設(shè)計(jì)問(wèn)題時(shí)要突出利益以及避免不良后果的方法。所謂“行動(dòng)結(jié)果式”，就是在商務(wù)文書(shū)中先擺問(wèn)題、而后突出結(jié)果以及結(jié)果的實(shí)現(xiàn)方式的一種層次結(jié)構(gòu)?！钡覀冃枰鞔_的一點(diǎn)是，在撰寫(xiě)商務(wù)文書(shū)之前做列出大綱的工作實(shí)際上是磨刀不誤砍柴功的環(huán)節(jié)。利用大綱來(lái)有序地組織撰寫(xiě)者的思路，可以有以下兩種方法：198。在這個(gè)過(guò)程中，一開(kāi)始并不必著急去考慮其是否具有價(jià)值以及整理其這些想法的內(nèi)在邏輯關(guān)系，當(dāng)所有的想法都呈現(xiàn)出來(lái)之后，再將它們梳理清楚。對(duì)于這樣一個(gè)商務(wù)文書(shū)而言，其行動(dòng)目標(biāo)很簡(jiǎn)單，就是這個(gè)財(cái)務(wù)人員希望其經(jīng)理同意自己出去參加培訓(xùn)并支付培訓(xùn)費(fèi)用；其結(jié)構(gòu)層次可以采用行動(dòng)結(jié)果式，即分別分析參加和不參加這個(gè)培訓(xùn)對(duì)公司而言所產(chǎn)生的幫助和損失。實(shí)際上，有了以上五個(gè)步驟的鋪陳之后，撰寫(xiě)初稿就已經(jīng)變得相對(duì)簡(jiǎn)單了，需要的是給撰寫(xiě)者自己留出一個(gè)比較完整的時(shí)間、在一個(gè)相對(duì)安靜的空間中排除干擾、一氣呵成、一鼓作氣地完成即可。除了遵循嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟襟E之外，要寫(xiě)好商務(wù)文書(shū)還需要掌握并合理使用一些技巧，這些技巧的運(yùn)用實(shí)際上是對(duì)文書(shū)的潤(rùn)色，可以使其變得更加生動(dòng)有效。所謂“情感指數(shù)”，實(shí)際上就是對(duì)讀者的關(guān)注程度，它在很大程度上可以對(duì)商務(wù)文書(shū)的親和力予以衡量。【案例2】情感指數(shù)的計(jì)算與調(diào)整以“我們很高興的宣布，我們的新圖書(shū)館會(huì)在6月份對(duì)外開(kāi)放，歡迎光臨”這樣一句話為例，其中提到目標(biāo)讀者的地方最多只有1處（即“歡迎光臨”中對(duì)目標(biāo)讀者的暗指），而提到撰寫(xiě)者自身的地方卻有2處；所以，這句話的情感指數(shù)為“－2”。 增加第三人稱的專有名詞所謂的“第三人稱的專用名詞”有很多，例如“消費(fèi)者”、“納稅人”以及“員工”等，這些專有名詞出現(xiàn)在商務(wù)文書(shū)中也是一種對(duì)目標(biāo)讀者的尊重。 增加對(duì)讀者的暗指所謂的“對(duì)讀者的暗指”，實(shí)際上就是指在商務(wù)文書(shū)中對(duì)祈使句的使用，這是因?yàn)槠硎咕渲型÷粤酥复繕?biāo)讀者的代詞。你們是最棒的讀者。出于對(duì)小王進(jìn)行適當(dāng)指導(dǎo)的目的，請(qǐng)對(duì)這封郵件進(jìn)行必要的調(diào)整和修改。因此，在溝通的郵件中，該客戶經(jīng)理應(yīng)多用一些祈使句和鼓勵(lì)性的話語(yǔ)，同時(shí)將自己與小王放在比較共同的立場(chǎng)上來(lái)對(duì)問(wèn)題進(jìn)行討論。按照這樣的思路，這封郵件可以改為以下的形式：“小王，非常感謝你讓我參加了昨天的電話會(huì)議，會(huì)議之后，有一點(diǎn)很明顯的就是，你和我需要想出一套方法來(lái)，確保我能夠及時(shí)了解到A公司的信息。1.“讀者為尊”的內(nèi)涵實(shí)際上，所謂的“讀者為尊”是運(yùn)用情感指數(shù)、提升對(duì)讀者的關(guān)注程度的觀念的一種延伸；其核心意思就是要求從對(duì)方的角度來(lái)表述問(wèn)題。 “讀者為尊”的表述：“非常感謝在座各位的努力，由于你們的努力，我們公司在2005年超過(guò)了我們預(yù)期的目標(biāo)”。（三）進(jìn)行有效的反饋商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的第三個(gè)技巧是進(jìn)行有效的反饋。詹姆斯的研究結(jié)果表明，人類本質(zhì)中最深遠(yuǎn)的驅(qū)動(dòng)力就是希望具有重要性；換而言之，也就是說(shuō)人們最殷切的需求是渴望得到他人的肯定。所謂“修正性反饋”，就是指當(dāng)目標(biāo)對(duì)象出現(xiàn)了一些問(wèn)題的時(shí)候，撰寫(xiě)者應(yīng)該在商務(wù)文書(shū)中給與其一個(gè)反饋，但這種反饋是以一開(kāi)始的稱贊為前提的。負(fù)面反饋就是與正面反饋相對(duì)應(yīng)的一種反饋形式，而“沒(méi)有反饋”則更加可以從字面上來(lái)予以理解。（四）增加商務(wù)文書(shū)的緊迫性商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的第四個(gè)技巧是增加其時(shí)間上的緊迫性。這主要是指應(yīng)該要避免使用昨天、今天、明天、今年等時(shí)間約束不明確的時(shí)間代詞，這樣的表述并沒(méi)有太大的實(shí)際意義。 時(shí)間的通用性最后，就是要特別注意時(shí)間使用的通用性，具體的要求范例包括：① 商務(wù)文書(shū)中一律要使用公元的全稱，例如2003年不能縮寫(xiě)為03年，也不要稱之為民國(guó)92年；② 在商務(wù)文書(shū)落款成文日期的部分，年度要采用中文的形式，例如“二○○六年”；③ 盡量不要用農(nóng)歷；④ 注意漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字之間的搭配使用規(guī)則，不能出現(xiàn)“臘月15”以及“星期3”等錯(cuò)誤情況。例如，“我們?cè)谂Φ膼?ài)護(hù)環(huán)境”這句話是比較空洞的；而如果將愛(ài)護(hù)環(huán)境的具體行動(dòng)增加進(jìn)去則會(huì)極大地增加其可信度：“我們通過(guò)回收塑料、玻璃、鋁材和紙張的方式，盡最大努力地去愛(ài)護(hù)環(huán)境”。正如我們?cè)谇拔闹兴治龅哪菢?，在日常商?wù)環(huán)境中，目標(biāo)讀者并一定總是有時(shí)間來(lái)閱讀并分析商務(wù)文書(shū)；因此，商務(wù)文書(shū)的撰寫(xiě)在意思鮮明的基礎(chǔ)上，一定要做到盡量簡(jiǎn)單，不要羅嗦冗長(zhǎng)。通過(guò)這種處理方式，可以強(qiáng)制性地要求目標(biāo)讀者進(jìn)行閱讀并形成有效反饋，從而使得從上至下的溝通更加順暢。所謂的“電報(bào)文體”，就是在這種文體中一個(gè)字就有很多的意義，這就需要撰寫(xiě)者對(duì)文章中的每一個(gè)字都要進(jìn)行斟酌，做到惜字如金。商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的目的并不是為了難倒別人或者進(jìn)行語(yǔ)言功底的考試，因此，在商務(wù)文書(shū)中應(yīng)該盡量選用簡(jiǎn)單的詞，避免采用比較晦澀的詞；與此同時(shí)，還應(yīng)該做到“一式一文主旨明確”，即用簡(jiǎn)單的一句話表達(dá)一個(gè)意思即可，不要試圖用一個(gè)句子表達(dá)多個(gè)意思。但這種復(fù)合句在商務(wù)文書(shū)中是不應(yīng)該出現(xiàn)的，應(yīng)該將其轉(zhuǎn)變?yōu)橐韵聝蓚€(gè)獨(dú)立句：“考慮了景觀和工程因素之后，我們將建筑位置定了在離河最遠(yuǎn)的地方。在日常工作和生活中，有各種各樣的縮略語(yǔ)，例如“三個(gè)代表”、“八榮八恥”等；在商務(wù)文書(shū)中適當(dāng)?shù)剡\(yùn)用縮略語(yǔ)可以使整個(gè)文章顯得簡(jiǎn)潔流暢。（一）數(shù)字的使用規(guī)范對(duì)商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作規(guī)范性的要求首先表現(xiàn)在所應(yīng)用的數(shù)字上?！氨驹侣然洰a(chǎn)量為300噸，增加了8%”分析：很明顯這個(gè)句子中缺乏產(chǎn)量增加的比較基準(zhǔn)期，可以改為：“本月氯化鉀產(chǎn)量為300噸，相比去年同期增加了8%”。在商務(wù)文書(shū)中使用數(shù)字，第一個(gè)規(guī)范和要求是真實(shí)準(zhǔn)確。除了明確數(shù)字比較的基準(zhǔn)之外，根據(jù)我國(guó)公文寫(xiě)作的法規(guī)規(guī)定，按慣例“以上”以及“以下”都應(yīng)該示包含該數(shù)字在內(nèi)的。在這個(gè)方面，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的具體要求為：198。 結(jié)構(gòu)層次的第四層，其層次編號(hào)可以用“（1）”、“（2）”、“（3）”……來(lái)表示。正確使用錯(cuò)誤使用長(zhǎng)度單位公里、千米、米、分米、厘米公分、尺功率單位千瓦、瓦馬力質(zhì)量重量單位千克、公斤、噸、克、毫克斤、兩熱能單位焦耳千卡體積單位升、毫升公升、立升土地面積單位公頃、平方米畝、平方丈在綜合校對(duì)的過(guò)程中，撰寫(xiě)者首先要將自己定位于一個(gè)旁觀者，對(duì)自己的文章進(jìn)行冷處理并反復(fù)審視幾次以發(fā)現(xiàn)和糾正存在的錯(cuò)誤。其中，“等”和“等等”這兩個(gè)詞的用法尤其值得分辨清楚。 表示列舉未盡且細(xì)指人的名詞和專有名詞的時(shí)候，一般只能用“等”；198。____________________________________________________________________________________________________________________________________見(jiàn)參考答案5－1使用正確的是（2）和（3），使用錯(cuò)誤的是（1）和（4）。首先，我們來(lái)看一下在以下的范例中標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用是否存在錯(cuò)誤：198。 “通過(guò)這件事我們深刻體會(huì)到：依靠群眾、堅(jiān)持調(diào)查研究的重要性”。 這句話的問(wèn)題在于省略號(hào)和等等是重復(fù)的，只應(yīng)該二者選用其一；198。 點(diǎn)號(hào)點(diǎn)號(hào)包括“句末點(diǎn)號(hào)”和“句內(nèi)點(diǎn)號(hào)”兩種，句號(hào)、問(wèn)號(hào)和嘆號(hào)表示一種停頓和語(yǔ)氣的并且通常放在句子最后的稱之為“句末點(diǎn)號(hào)”；而逗號(hào)、頓號(hào)、分號(hào)和冒號(hào)表示句內(nèi)停頓的則稱之為“句內(nèi)點(diǎn)號(hào)”。有關(guān)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用規(guī)范，我國(guó)相關(guān)機(jī)構(gòu)專門(mén)出版了一個(gè)小冊(cè)子，其中對(duì)每一種符號(hào)的用法都有詳盡的描述并進(jìn)行了舉例說(shuō)明，這個(gè)小冊(cè)子可以作為我們進(jìn)行商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的極好參考。198。 括號(hào)的用法括號(hào)可以表示一個(gè)文件的成熟程度，比如說(shuō)某一個(gè)政府文件是試行辦法還是最終的版本，只能用于需要進(jìn)行說(shuō)明的詞語(yǔ)的結(jié)尾，例如《市人民政府住房公積金管理辦法（試行）》。關(guān)于標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的點(diǎn)放位置，需要注意以下幾點(diǎn)：198。 標(biāo)號(hào)中的省略號(hào)和破折號(hào)，不可以一半在前一行文字中同時(shí)另一半在后一行文字中；198。這類商務(wù)文書(shū)主要包括以下七類：分析完其適用范圍，再來(lái)看看通知在主體方面的適應(yīng)性。 會(huì)議通知撰寫(xiě)會(huì)議通知的時(shí)候，應(yīng)該注意的內(nèi)容包括：會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、目的、要求，安排以及外地的人員到會(huì)的方式等。 批準(zhǔn)性通知所謂的“批準(zhǔn)性通知”，就是在下級(jí)有某一個(gè)請(qǐng)示呈遞上來(lái)，經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)之后再轉(zhuǎn)發(fā)出去予以遵照?qǐng)?zhí)行的通知。例如從2007年1月1日開(kāi)始，我國(guó)開(kāi)始實(shí)施新的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則；那么圍繞這個(gè)主題所下發(fā)的通知就應(yīng)該將《新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》作為一個(gè)附件與該通知同時(shí)下發(fā)。198。 標(biāo)題通知的標(biāo)題應(yīng)該包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由以及文種等三塊內(nèi)容，例如“國(guó)務(wù)院關(guān)于預(yù)防禽流感的通知”。 正文通知的正文主要由撰寫(xiě)通知的理由、事情的經(jīng)過(guò)以及具體的要求等內(nèi)容構(gòu)成。 附件正如前文所提到的，批準(zhǔn)性的通知，例如有關(guān)法律法規(guī)的通知、總經(jīng)理辦公室關(guān)于新的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度的通知等，應(yīng)該將法律法規(guī)或者新的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度作為附件與通知一同下發(fā)。要求各部門(mén)主任或副主任至少一人參加。 情況報(bào)告即關(guān)于某個(gè)重大事件的經(jīng)過(guò)的匯報(bào)，其重點(diǎn)在于事情的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、起因、經(jīng)過(guò)、結(jié)果、事件分析、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以及處理情況等內(nèi)容。 建議報(bào)告所謂“建議報(bào)告”，就是下級(jí)主動(dòng)的向上級(jí)提出建議或者希望的報(bào)告，其特點(diǎn)與請(qǐng)示相類似。 報(bào)告的開(kāi)頭應(yīng)該首先寫(xiě)“關(guān)于事情現(xiàn)做如下報(bào)告”；198。請(qǐng)示這種商務(wù)文書(shū)在政府機(jī)關(guān)、私營(yíng)企業(yè)以及外企也是廣泛地被予以應(yīng)用。198。 在署名和時(shí)間部分必須要加蓋印章。該面粉廠2000年投入面粉生產(chǎn)以來(lái)到2002年底均享受免征工商稅照顧。 指令性強(qiáng)與主動(dòng)發(fā)出的命令不同，批復(fù)是基于下級(jí)的請(qǐng)示而做出的被動(dòng)的指示；因此，在做答復(fù)的過(guò)程中，實(shí)際上也就表明了上級(jí)機(jī)關(guān)的態(tài)度。 態(tài)度鮮明批復(fù)一定是態(tài)度鮮明的，不是同意就是不同意，不可能出現(xiàn)模棱兩可的情況。在寫(xiě)作格式方面，除與前面提到的其它商務(wù)文書(shū)的一致要求以外，批復(fù)還有一些專有的要求：198。 傳達(dá)會(huì)議精神；198。 會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題中沒(méi)有發(fā)文機(jī)構(gòu)；198。 當(dāng)出現(xiàn)多個(gè)職稱、職位以及學(xué)術(shù)頭銜時(shí)，應(yīng)把握最高稱謂原則；198。 總結(jié)的內(nèi)容通常包括經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、心得體會(huì)等；198。第十二講 合同的22個(gè)書(shū)寫(xiě)原則198。 確定合同雙方的簡(jiǎn)稱自一開(kāi)始簽訂合同的時(shí)候就需要確定一個(gè)非常明確的合同雙方的簡(jiǎn)稱。 前后指代保持一致在合同中注意保持前后指代的一致性可以確保合同的清晰明了，否則，一旦出現(xiàn)糾紛和問(wèn)題，這個(gè)方面肯定會(huì)稱謂對(duì)手挑戰(zhàn)自己的機(jī)會(huì)，同時(shí)也會(huì)引起法官的置疑。 采用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)正如前文所提出的，在中文的合同中，一定要盡量避免適用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)，而采用更加符合中國(guó)人語(yǔ)言習(xí)慣的主動(dòng)語(yǔ)態(tài)。 不要?jiǎng)?chuàng)造詞語(yǔ)合同中的詞語(yǔ)應(yīng)具有公認(rèn)性，因此自創(chuàng)的詞語(yǔ)是不應(yīng)該出現(xiàn)的，否則極其容易出現(xiàn)理解上的偏差和歧義。 善用限制詞合同中常見(jiàn)的限制詞包括“應(yīng)當(dāng)”、“有義務(wù)”、“將”、“可以”等，其嚴(yán)格意義是不一樣的：相比較而言，前面兩個(gè)要更加嚴(yán)格一些。因此，這種做法實(shí)際上是對(duì)該方不利的一件事情。 采用描述性的方式合同采用描述方式方法可以保證詞語(yǔ)的精確性，例如“提供往來(lái)的交通費(fèi)用”和“提供飛機(jī)經(jīng)濟(jì)倉(cāng)標(biāo)準(zhǔn)的往來(lái)交通費(fèi)用”就是完全不一樣的說(shuō)法，顯然后者界定得更加明確和清楚。 準(zhǔn)確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)在合同中，往往一個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的差異就意味著天壤之別的結(jié)果；因此，確保使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的準(zhǔn)確性是非常重要的。198。198。 進(jìn)行拼寫(xiě)檢查198。什么是職業(yè)化簡(jiǎn)單說(shuō)，職業(yè)人就是懂得如何為自己創(chuàng)造美好生活的人。本課程提出的“新時(shí)代職業(yè)化”的概念。原網(wǎng)通的總經(jīng)理田溯寧和ＵＴ斯達(dá)康的總經(jīng)理吳鷹，在做客《對(duì)話》欄目時(shí)，主持人列出了八個(gè)類型的人才，讓這兩位老總選擇其中三種。圖1－1 大公司的用人標(biāo)準(zhǔn)這種選擇也許可以代表大公司的選才之道，那么，規(guī)模較小的企業(yè)的老板喜歡什么樣的人才呢？以金山公司和大洋公司為例：規(guī)模較小的公司的用人標(biāo)準(zhǔn)：◆金山公司——肯學(xué)、肯干、會(huì)干、忠誠(chéng)、協(xié)調(diào)◆大洋公司——能力與協(xié)作、專業(yè)、敬業(yè)、敬人根據(jù)這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，可以畫(huà)出下面的分析圖。這類人只能用“人裁”形容，因?yàn)樗麄冏钊菀壮蔀椴脝T的對(duì)象。他們是“剛才”的“才”。他是老板最喜歡的人。四類人ＣＡＩ：人裁——沒(méi)有能力，態(tài)度又差。真是公司的財(cái)源呀！ 小 故 事故事：致加西亞的信地點(diǎn)：古巴背景：美國(guó)和西班牙發(fā)生戰(zhàn)爭(zhēng)，古巴是西班牙的殖民地人物：古巴將領(lǐng)加西亞、美國(guó)總統(tǒng)、羅文（一個(gè)送信人）事件：美國(guó)總統(tǒng)想與古巴將領(lǐng)加西亞結(jié)盟，以對(duì)抗西班牙的侵略。沒(méi)有人知道羅文是如何把信送到加西亞將軍的手上，只知道加西亞將軍確實(shí)收到了這封信。客戶是職業(yè)化的核心概念。消費(fèi)者意味著單純的購(gòu)買商品的行為主體。所謂職業(yè)人是經(jīng)營(yíng)自己的人，即懂得為自己創(chuàng)造美好生活的人?！拘牡皿w會(huì)】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________我們?cè)陂_(kāi)篇之初已把職業(yè)人定義為經(jīng)營(yíng)自我的人，那么，他有什么特殊之處呢？下面通過(guò)四類人的比較，來(lái)分析職業(yè)人的特點(diǎn)。第二類是自己不經(jīng)營(yíng)自己，由別人經(jīng)營(yíng)的人，稱之為“活著的人”。老板是經(jīng)營(yíng)別人的人，他們獲得高收入的