【正文】 下五種類型：由于采用這種層次結(jié)構的商務文書從整體上看是渾然貫通、連成一體的，因此讀者是不能顛倒前后順序或者從中間節(jié)選來閱讀的，否則其表達的意思就將不再完整。所謂“并列式”，就是商務文書中層次與層次之間是并列的關系。198。所謂“分析問題式”，實際上就是圍繞問題的出現(xiàn)直到最終解決的邏輯關系而展開的一種層次結(jié)構。 “提出問題并分析問題”，情況簡報就屬于這樣的類型。 “提出問題、分析問題，最后解決問題”，這種類型實際上就包括了處理問題從始至終的整個邏輯關系，在實際工作終指導性的通報和決議就是最好的例子。 突出的重點在商務文書終運用問答式的層次結(jié)構應該要注意對問題的設計：問題并不是胡亂設計的，而是為了突出文書的主旨而進行的一種利益上的引導；因此，設計問題時要突出利益以及避免不良后果的方法。所謂“行動結(jié)果式”，就是在商務文書中先擺問題、而后突出結(jié)果以及結(jié)果的實現(xiàn)方式的一種層次結(jié)構?！钡覀冃枰鞔_的一點是，在撰寫商務文書之前做列出大綱的工作實際上是磨刀不誤砍柴功的環(huán)節(jié)。利用大綱來有序地組織撰寫者的思路，可以有以下兩種方法：198。在這個過程中，一開始并不必著急去考慮其是否具有價值以及整理其這些想法的內(nèi)在邏輯關系，當所有的想法都呈現(xiàn)出來之后，再將它們梳理清楚。對于這樣一個商務文書而言，其行動目標很簡單，就是這個財務人員希望其經(jīng)理同意自己出去參加培訓并支付培訓費用；其結(jié)構層次可以采用行動結(jié)果式，即分別分析參加和不參加這個培訓對公司而言所產(chǎn)生的幫助和損失。實際上，有了以上五個步驟的鋪陳之后，撰寫初稿就已經(jīng)變得相對簡單了，需要的是給撰寫者自己留出一個比較完整的時間、在一個相對安靜的空間中排除干擾、一氣呵成、一鼓作氣地完成即可。除了遵循嚴謹?shù)牟襟E之外，要寫好商務文書還需要掌握并合理使用一些技巧，這些技巧的運用實際上是對文書的潤色，可以使其變得更加生動有效。所謂“情感指數(shù)”，實際上就是對讀者的關注程度，它在很大程度上可以對商務文書的親和力予以衡量?！景咐?】情感指數(shù)的計算與調(diào)整以“我們很高興的宣布，我們的新圖書館會在6月份對外開放，歡迎光臨”這樣一句話為例，其中提到目標讀者的地方最多只有1處（即“歡迎光臨”中對目標讀者的暗指），而提到撰寫者自身的地方卻有2處；所以，這句話的情感指數(shù)為“－2”。 增加第三人稱的專有名詞所謂的“第三人稱的專用名詞”有很多，例如“消費者”、“納稅人”以及“員工”等，這些專有名詞出現(xiàn)在商務文書中也是一種對目標讀者的尊重。 增加對讀者的暗指所謂的“對讀者的暗指”，實際上就是指在商務文書中對祈使句的使用，這是因為祈使句中往往省略了指代目標讀者的代詞。你們是最棒的讀者。出于對小王進行適當指導的目的，請對這封郵件進行必要的調(diào)整和修改。因此，在溝通的郵件中，該客戶經(jīng)理應多用一些祈使句和鼓勵性的話語，同時將自己與小王放在比較共同的立場上來對問題進行討論。按照這樣的思路，這封郵件可以改為以下的形式：“小王，非常感謝你讓我參加了昨天的電話會議，會議之后，有一點很明顯的就是，你和我需要想出一套方法來，確保我能夠及時了解到A公司的信息。1.“讀者為尊”的內(nèi)涵實際上，所謂的“讀者為尊”是運用情感指數(shù)、提升對讀者的關注程度的觀念的一種延伸；其核心意思就是要求從對方的角度來表述問題。 “讀者為尊”的表述：“非常感謝在座各位的努力，由于你們的努力，我們公司在2005年超過了我們預期的目標”。（三）進行有效的反饋商務文書寫作的第三個技巧是進行有效的反饋。詹姆斯的研究結(jié)果表明，人類本質(zhì)中最深遠的驅(qū)動力就是希望具有重要性；換而言之，也就是說人們最殷切的需求是渴望得到他人的肯定。所謂“修正性反饋”，就是指當目標對象出現(xiàn)了一些問題的時候，撰寫者應該在商務文書中給與其一個反饋，但這種反饋是以一開始的稱贊為前提的。負面反饋就是與正面反饋相對應的一種反饋形式，而“沒有反饋”則更加可以從字面上來予以理解。（四）增加商務文書的緊迫性商務文書寫作的第四個技巧是增加其時間上的緊迫性。這主要是指應該要避免使用昨天、今天、明天、今年等時間約束不明確的時間代詞，這樣的表述并沒有太大的實際意義。 時間的通用性最后，就是要特別注意時間使用的通用性，具體的要求范例包括：① 商務文書中一律要使用公元的全稱，例如2003年不能縮寫為03年，也不要稱之為民國92年；② 在商務文書落款成文日期的部分，年度要采用中文的形式，例如“二○○六年”；③ 盡量不要用農(nóng)歷；④ 注意漢字和阿拉伯數(shù)字之間的搭配使用規(guī)則，不能出現(xiàn)“臘月15”以及“星期3”等錯誤情況。例如，“我們在努力的愛護環(huán)境”這句話是比較空洞的；而如果將愛護環(huán)境的具體行動增加進去則會極大地增加其可信度：“我們通過回收塑料、玻璃、鋁材和紙張的方式，盡最大努力地去愛護環(huán)境”。正如我們在前文中所分析的那樣，在日常商務環(huán)境中，目標讀者并一定總是有時間來閱讀并分析商務文書；因此，商務文書的撰寫在意思鮮明的基礎上，一定要做到盡量簡單，不要羅嗦冗長。通過這種處理方式，可以強制性地要求目標讀者進行閱讀并形成有效反饋，從而使得從上至下的溝通更加順暢。所謂的“電報文體”，就是在這種文體中一個字就有很多的意義，這就需要撰寫者對文章中的每一個字都要進行斟酌，做到惜字如金。商務文書寫作的目的并不是為了難倒別人或者進行語言功底的考試，因此，在商務文書中應該盡量選用簡單的詞，避免采用比較晦澀的詞；與此同時，還應該做到“一式一文主旨明確”，即用簡單的一句話表達一個意思即可，不要試圖用一個句子表達多個意思。但這種復合句在商務文書中是不應該出現(xiàn)的，應該將其轉(zhuǎn)變?yōu)橐韵聝蓚€獨立句：“考慮了景觀和工程因素之后，我們將建筑位置定了在離河最遠的地方。在日常工作和生活中，有各種各樣的縮略語，例如“三個代表”、“八榮八恥”等；在商務文書中適當?shù)剡\用縮略語可以使整個文章顯得簡潔流暢。（一）數(shù)字的使用規(guī)范對商務文書寫作規(guī)范性的要求首先表現(xiàn)在所應用的數(shù)字上?！氨驹侣然洰a(chǎn)量為300噸，增加了8%”分析：很明顯這個句子中缺乏產(chǎn)量增加的比較基準期，可以改為：“本月氯化鉀產(chǎn)量為300噸，相比去年同期增加了8%”。在商務文書中使用數(shù)字，第一個規(guī)范和要求是真實準確。除了明確數(shù)字比較的基準之外，根據(jù)我國公文寫作的法規(guī)規(guī)定，按慣例“以上”以及“以下”都應該示包含該數(shù)字在內(nèi)的。在這個方面，國家標準規(guī)范的具體要求為：198。 結(jié)構層次的第四層，其層次編號可以用“（1）”、“（2）”、“（3）”……來表示。正確使用錯誤使用長度單位公里、千米、米、分米、厘米公分、尺功率單位千瓦、瓦馬力質(zhì)量重量單位千克、公斤、噸、克、毫克斤、兩熱能單位焦耳千卡體積單位升、毫升公升、立升土地面積單位公頃、平方米畝、平方丈在綜合校對的過程中，撰寫者首先要將自己定位于一個旁觀者，對自己的文章進行冷處理并反復審視幾次以發(fā)現(xiàn)和糾正存在的錯誤。其中，“等”和“等等”這兩個詞的用法尤其值得分辨清楚。 表示列舉未盡且細指人的名詞和專有名詞的時候，一般只能用“等”；198。____________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案5－1使用正確的是（2）和（3），使用錯誤的是（1）和（4）。首先，我們來看一下在以下的范例中標點符號的使用是否存在錯誤：198。 “通過這件事我們深刻體會到：依靠群眾、堅持調(diào)查研究的重要性”。 這句話的問題在于省略號和等等是重復的，只應該二者選用其一；198。 點號點號包括“句末點號”和“句內(nèi)點號”兩種，句號、問號和嘆號表示一種停頓和語氣的并且通常放在句子最后的稱之為“句末點號”；而逗號、頓號、分號和冒號表示句內(nèi)停頓的則稱之為“句內(nèi)點號”。有關標點符號的使用規(guī)范，我國相關機構專門出版了一個小冊子，其中對每一種符號的用法都有詳盡的描述并進行了舉例說明，這個小冊子可以作為我們進行商務文書寫作的極好參考。198。 括號的用法括號可以表示一個文件的成熟程度，比如說某一個政府文件是試行辦法還是最終的版本，只能用于需要進行說明的詞語的結(jié)尾，例如《市人民政府住房公積金管理辦法（試行）》。關于標點符號的點放位置，需要注意以下幾點：198。 標號中的省略號和破折號，不可以一半在前一行文字中同時另一半在后一行文字中；198。這類商務文書主要包括以下七類：分析完其適用范圍，再來看看通知在主體方面的適應性。 會議通知撰寫會議通知的時候，應該注意的內(nèi)容包括：會議的時間、地點、目的、要求，安排以及外地的人員到會的方式等。 批準性通知所謂的“批準性通知”，就是在下級有某一個請示呈遞上來，經(jīng)上級批準之后再轉(zhuǎn)發(fā)出去予以遵照執(zhí)行的通知。例如從2007年1月1日開始，我國開始實施新的會計準則；那么圍繞這個主題所下發(fā)的通知就應該將《新會計準則》作為一個附件與該通知同時下發(fā)。198。 標題通知的標題應該包括發(fā)文機關、事由以及文種等三塊內(nèi)容，例如“國務院關于預防禽流感的通知”。 正文通知的正文主要由撰寫通知的理由、事情的經(jīng)過以及具體的要求等內(nèi)容構成。 附件正如前文所提到的，批準性的通知，例如有關法律法規(guī)的通知、總經(jīng)理辦公室關于新的財務報銷制度的通知等，應該將法律法規(guī)或者新的財務報銷制度作為附件與通知一同下發(fā)。要求各部門主任或副主任至少一人參加。 情況報告即關于某個重大事件的經(jīng)過的匯報，其重點在于事情的時間、地點、人物、起因、經(jīng)過、結(jié)果、事件分析、經(jīng)驗教訓以及處理情況等內(nèi)容。 建議報告所謂“建議報告”，就是下級主動的向上級提出建議或者希望的報告，其特點與請示相類似。 報告的開頭應該首先寫“關于事情現(xiàn)做如下報告”；198。請示這種商務文書在政府機關、私營企業(yè)以及外企也是廣泛地被予以應用。198。 在署名和時間部分必須要加蓋印章。該面粉廠2000年投入面粉生產(chǎn)以來到2002年底均享受免征工商稅照顧。 指令性強與主動發(fā)出的命令不同，批復是基于下級的請示而做出的被動的指示；因此，在做答復的過程中，實際上也就表明了上級機關的態(tài)度。 態(tài)度鮮明批復一定是態(tài)度鮮明的，不是同意就是不同意，不可能出現(xiàn)模棱兩可的情況。在寫作格式方面，除與前面提到的其它商務文書的一致要求以外，批復還有一些專有的要求：198。 傳達會議精神；198。 會議紀要的標題中沒有發(fā)文機構；198。 當出現(xiàn)多個職稱、職位以及學術頭銜時，應把握最高稱謂原則；198。 總結(jié)的內(nèi)容通常包括經(jīng)驗教訓、心得體會等；198。第十二講 合同的22個書寫原則198。 確定合同雙方的簡稱自一開始簽訂合同的時候就需要確定一個非常明確的合同雙方的簡稱。 前后指代保持一致在合同中注意保持前后指代的一致性可以確保合同的清晰明了，否則，一旦出現(xiàn)糾紛和問題，這個方面肯定會稱謂對手挑戰(zhàn)自己的機會，同時也會引起法官的置疑。 采用主動語態(tài)正如前文所提出的，在中文的合同中，一定要盡量避免適用被動語態(tài)，而采用更加符合中國人語言習慣的主動語態(tài)。 不要創(chuàng)造詞語合同中的詞語應具有公認性，因此自創(chuàng)的詞語是不應該出現(xiàn)的，否則極其容易出現(xiàn)理解上的偏差和歧義。 善用限制詞合同中常見的限制詞包括“應當”、“有義務”、“將”、“可以”等，其嚴格意義是不一樣的：相比較而言，前面兩個要更加嚴格一些。因此，這種做法實際上是對該方不利的一件事情。 采用描述性的方式合同采用描述方式方法可以保證詞語的精確性，例如“提供往來的交通費用”和“提供飛機經(jīng)濟倉標準的往來交通費用”就是完全不一樣的說法，顯然后者界定得更加明確和清楚。 準確使用標點符號在合同中，往往一個標點符號的差異就意味著天壤之別的結(jié)果；因此，確保使用標點符號的準確性是非常重要的。198。198。 進行拼寫檢查198。什么是職業(yè)化簡單說，職業(yè)人就是懂得如何為自己創(chuàng)造美好生活的人。本課程提出的“新時代職業(yè)化”的概念。原網(wǎng)通的總經(jīng)理田溯寧和ＵＴ斯達康的總經(jīng)理吳鷹，在做客《對話》欄目時，主持人列出了八個類型的人才，讓這兩位老總選擇其中三種。圖1－1 大公司的用人標準這種選擇也許可以代表大公司的選才之道，那么，規(guī)模較小的企業(yè)的老板喜歡什么樣的人才呢？以金山公司和大洋公司為例：規(guī)模較小的公司的用人標準：◆金山公司——肯學、肯干、會干、忠誠、協(xié)調(diào)◆大洋公司——能力與協(xié)作、專業(yè)、敬業(yè)、敬人根據(jù)這兩個標準，可以畫出下面的分析圖。這類人只能用“人裁”形容，因為他們最容易成為裁員的對象。他們是“剛才”的“才”。他是老板最喜歡的人。四類人ＣＡＩ：人裁——沒有能力，態(tài)度又差。真是公司的財源呀！ 小 故 事故事：致加西亞的信地點：古巴背景：美國和西班牙發(fā)生戰(zhàn)爭，古巴是西班牙的殖民地人物：古巴將領加西亞、美國總統(tǒng)、羅文（一個送信人）事件：美國總統(tǒng)想與古巴將領加西亞結(jié)盟，以對抗西班牙的侵略。沒有人知道羅文是如何把信送到加西亞將軍的手上，只知道加西亞將軍確實收到了這封信?？蛻羰锹殬I(yè)化的核心概念。消費者意味著單純的購買商品的行為主體。所謂職業(yè)人是經(jīng)營自己的人，即懂得為自己創(chuàng)造美好生活的人?！拘牡皿w會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________我們在開篇之初已把職業(yè)人定義為經(jīng)營自我的人，那么，他有什么特殊之處呢？下面通過四類人的比較，來分析職業(yè)人的特點。第二類是自己不經(jīng)營自己，由別人經(jīng)營的人，稱之為“活著的人”。老板是經(jīng)營別人的人，他們獲得高收入的