【正文】 導的信件 . (2)及時拆封 .拆封時 ,不要損壞郵票 ,郵戳和其他書寫內容的地方 .對急信 ,要信 ,或有過激言語的來信 ,要處理及時 ,報告上司 ,還要以有效方式通告有關單位 緊急處理 .拆開后在裝訂時 ,信紙在前 ,信封在后 ,要一并裝訂 . (3)認真閱讀 .把握信中的主要內容 ,也可用顏色筆為領導標明信中的重點 ,或在信紙的空白處注明 參閱某卷宗 39。 （ √ ） 117． 交際應酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關系。 （ √ ） 109． 辦公室的燈光照明要避開自然光 ，最好用人工燈光。 （ ） 100． 沒有兩位辦公室人員一天的工作內容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。（ √ ） 89． 辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了有利于保密工作。（ √） 81．文員第一次做一項工作時應該快一些，如果錯誤可以再做一遍。（ ） 63．列入保密范圍的公文，應在產生的同時，由制文機關確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（ ） 55．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人 際關系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。（ ∨ ） 49．用叉、匙進食西餐時，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（ ∨ ） 41．即使是上司私人的應酬，文秘人員也應該積極、樂意地去協助。（ ∨ ） 34．如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（ ∨ ） 26．如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀要的打印件存放進一個會議文件夾，如果以后出現問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。（ ） 18．如果需要與來訪者確定會面時間， 應先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應下來。因為上司震怒，自己轉達口信的語氣也應該變成上司的語氣。（ ） 3．在陽光明亮的教室和會議室內使用投影機，效果不受影響。 7 郵件送到單位所租的信箱 ,由文員開啟 ,取出郵件帶回辦公室 ,以下哪項事情與文員的工作要求不一致 (應提高辦事效率 ,把取郵件與其他事一起辦 )。 65．值班人員不應該做以下哪類事情？（ 簽發(fā)文件 ）。 56．以下關于文員的宴會禮儀中，哪一項是正確的？（ 吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去 ）。 46．以下關于預訂工作的行為中，哪一項是不適宜的？（ 不一定要弄到確認旅館預訂的傳真或其他書面形式的證明 ）。 38．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議？（ 圓桌型 ）。 30．以下關于握手的禮節(jié)，不正確的是（ 雙方有很多人時，可以交叉握手 ）。 22．以下文員應遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的？（ 打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話 ）。 14．文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的？（ 每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力 ）。 6．傳真機的使用哪一項是不對的？ （ 隨時隨地可向對方發(fā)送 ） 。 3．文員在進行辦公室布置時，以下哪些行為是不適宜的？ （ 較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方 ） 。 11．以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的？ （ 讓員工們隨意領取辦公用品 ） 。 19．以下接打電話的行為中，哪一項是不適宜的？（ 應隨時使用手機在飛機上、飯店里、大劇院等進行聯系 ）。 27．郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個因素？（ 愛好 ）。 35．文員做會議記錄時，可以在會議記錄中（ 與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致 ）。 43．在某些情況下，文員在安排日程計劃表時可能獲得上司的完全信任，取決于兩點：一是掌握足夠的知識，了解業(yè)務的輕重緩急；另一是具有（ 說話的技巧 ），了解要求約會者的心理。 51．以下關于交際禮儀的舉止行為，哪一項是比較適宜的？（ 穿著短裙的下蹲姿勢，應跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時慢悠悠地彎下腰 ）。 62．接受忠告的正確反應是（ 切勿感情用事 ） 。 69．文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、（ 歸檔時間 ）和歸檔要求。 （ 圓桌型 ） 11 文員打印寄往歐美國家的信封，寄信人姓名、地址應該打印在 （ 右上角 ） 11 在辦公室里，（ 離入口最遠 ）的位置是上座。（ ） 8．文秘人員 對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應該一起收藏，以避免被盜用冒領。（ ） 15．文員在工作時間如需要補妝，應該去洗手間。 （ ∨ ） 23．文員作介紹，應先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（ ） 31．代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數方為有效，因此文員應仔細核對出席人數。（ ） 38．假如對方所要求的日期已經被預約，除非有相當的確認，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情。（ ∨ ） 46．交際應酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關系。（ ） 53．口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應文雅些；對一般同事或顧客說話，就可通俗。（ ） 60．值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領導批示或轉交有關部門 處理。（ ） 68．文秘人員或文書人員依照已經編好的立卷類目，將已經處理完畢的文件，隨時按類目上的對應條款歸人卷內，即為年終歸卷工作。（ ） 86．按英美國家習慣，文員接待來訪者，應該站起來與來訪者講話。 （ ） 95． 上下級之間握手，下級先伸手后，上級才能相握； （ ） 96． 女性文員應留短、薄式的發(fā)型，以免妨礙工作 （ √ ） 97． 如果兩位 來訪者均未預約，應該按照先來后到的原則引見給上司。 （ √ ） 105． 男女之間，男士先伸手了，女士才能與之相握。 （ ） 114． 假如上司不準備參加某個會議，應立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。 2． 文員進言是指什么 ?進言具有什么作用 ?方法和要求是什么？ P36— 37 答： 進言 :是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸。 5． 文員利用提示系統提醒上司的工作，有哪些提示系統？具體做法是怎樣的？ p178— 181 答： （ 1）有電子提示系統和人工提示系統 （ 2）電子提示系統的做法 :在電腦中設置日程表 ,報警系統 ,一周計劃以及 其他提示事項 ,文員應該隨著情況的變化不斷編排和修改輸人的信息 . 人工提示系統的做法 :設置基本辦公日程表 ,固定活動日期一覽表 ,使用提示 性備忘錄 ,準備約會表 ,準備特殊提示卡 ,準備交往提示文件 . 6．文員所作的完整的會議記錄應該包括哪些事項？ p137 答： （ 1）會議名稱；（ 2）會議記錄人的姓名、蓋章；（ 3）時間（開始時間，結束時間）；（ 4）會議地點；（ 5）議題；（ 6）主持人、主席；（ 7）出席者名單； (8)會議的經過情形及結論；（ 9）相關的資料；（ 10）下次會議預定日期。 12．公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。 進言具有以下作用： ① .參謀作用，主動向上司提出意見、建議。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封在后，要一并裝訂； (3).認真閱讀。通常，報告是以口頭或文書表示，這里要談論的是口頭報告說明。是文件承辦人根據領導的交擬或批辦意見草擬文稿的過程。對已經簽發(fā)的文件定稿進行譽清、復印、或排版印制。對準備發(fā)出的文件進行分裝和發(fā)送。 說服的要領： ① .清楚地知道在所說的事項中最想說什么。上海代表團一行 10人將于 8月下旬 來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。 5．麥格公司為了解新產品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產品進行評估，辦公室人員應該如何準備和開好這次座談會？ (P150) (1)座談會邀請對象必須是新產品所在領域的專家和學者 ,能獨立思考 ,有主見又敢于發(fā)表意見者； (2)座談會以小型為主 ,人數以七 ,八人為宜； 3)座談會上 ,文秘人員應與主持人密切配合； 4)主持人負責引導 ,組織 ,可不做記錄； (5)詳細的記錄應由文秘人員在不引人注目的座位上去做； 6)座談會的時間不必嚴格規(guī)定 ,可長可短； (7)會場應準備些飲料 ,茶點 ,邊吃邊談 ,可使氣氛輕松。會議后勤費用開支有：文件材料費 200 元，飲料費 100元，因會議緊張安排午餐，餐費每人 10元。 8) (4)T—— 參加會議人員人均到會時間為 5小時； (5)n—— 參加會議人數為 50人 (46+4)； (6)后勤開支 —— 等于支票開支、現金開支和實物開支的總和為 800(200+100+10 50) (7)會議成本一 6 (10+2． 5) 5 50+800 =18750一 800 =19550(元 ) 8．文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作？ (P196) (1)整理好旅行過程中所有的單據 ,憑證 ,送上司審閱 ,簽字后向財務部門報銷 ,或者結算預支的出差費用 (2)回到公司上班后 ,應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報 .如果是與上司同行的 ,可根據上司的原始記錄整理出報告 ,送上司過目或批準 ,然后存檔備案 (3)盡快恢復正常工作和生活狀態(tài) ,繼續(xù)做旅行前未完的工作 (4)把在出差時結識的有關人士 ,單位等情況做好記錄 ,以便將來有用 (5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員 ,分別去函或去電表示感謝。如因事外出 ,須經批準交他人代管；加蓋單位公章 ,須經總經理批準 ,并審核簽名；并要將蓋用文件名稱 ,編號 ,日期 ,簽發(fā)人 ,領用人 ,蓋章人 等項詳細登記；加蓋印章必須做到用力均勻 ,使印章端正 ,完整?！闭f完，“啪”掛上了電話。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。 文員小曹向分管營銷業(yè)務的孫副經理請示了業(yè)務處理的意見后，又遇到了負責宣傳的張副經理，小曹又向他作了請示，結果兩位領導的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領導也 因此矛盾加深。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說：“小李，把這封信交給你們科長”，小李 把信帶走了。小趙客氣地請小林坐下，說：“總經理外出了，有什么事請跟我說吧”。 東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮?？蜕谭餍涠?。小李有點摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對待他，他怎么…… 你認為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應該怎么做才是正確的？ (1)主人和客人之間 ,應該主人先伸手 。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個業(yè)務部門轉了轉，大多數人外出了，也沒有遇到銷售員。經理對小劉非常不滿。 9 日上午，大家正在緊張地做著最后的準備工作，劉小姐一看表，呀，已經 9 點五十分了，放映機還沒有送到。(8)不能僅憑電話聯系 ,應實地查看 。因為打印的分組小組名單上，根本沒有他們的名字。 案卷三： 2021年招生工作計劃； 2021年度工作總結； 標題 。一些特邀代表和列席代表認為是對他們不尊敬，紛紛離會而去，會場上出現了一陣騷亂。小萬一邊寫一邊想，有些部門的領導一向不重視衛(wèi)生問題，如果他們知道召開的是衛(wèi)生工作會議可能自己不來而派其他人員來了。眼看著各地方 來賓已陸續(xù)進場，劉小姐心急如焚……突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷：“怎么這個地方連停車場也沒有……” 問題： （ 1）假如你是劉小姐，對接下去可能發(fā)生的各種情況，應該如何處理？ （ 2）假如放映機在十點十分還未送到，你還應該做些什么？ （ 3）從這件事中你得到了什么教訓？ (1)請租賃公司告知送貨員的聯系方法 ,想辦法聯系送貨員 。總經理讓辦公室負責安排，會上要放映資料電影，進行產品操作演示。 一直到星期三下午，經理問她會議通知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議，會議重要，請務必出席。 (4)司機開車 ,汽車的位次禮儀是 右為上 ,左為下 。 (2)沈的穿著突出自己 ,影響了古總經理的形象 。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準備，還化了一番功夫進行了打扮。小趙一邊聽，一邊看報表。于是小王打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經理將參加會議，并替總經理簽了名。 請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應該怎么辦？ 參考答案： (1)小曹犯了多頭請示的錯誤。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。過了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以 美元一打賣出了 100萬打。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵她努力干，準備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。 10．某公司成立三周年，準備舉行大型宴會，辦公室人員應該如何做好準備，要做哪些工作？ (P126) (1)客人的選擇 .確定名單 ,再請上司核定 . (2)確定時間 .如果是涉外宴請 ,宴請時間應該按照國際慣例 ,征詢客人的意見 ,要避免選擇對方的重大節(jié)假日 . (3)會場的選擇 .要考慮