【正文】 案卷三： 2021年招生工作計劃； 2021年度工作總結； 標題 。 11．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題： （ 1）市教委關于 2021年招生工作的通知； （ 2）東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要； （ 3）東方學院 2021年招生工作計劃； （ 4）東方學院關于 2021年招生工作的請示 (呈市教委 )； （ 5）市教委關于東方學院 2021年招生工作的批復； （ 6）東方學院院務會議關于調整系主任的決定； （ 7）東方學院關于調整系主 任的通知； （ 8）東方學院關于做好開學工作的通知； （ 9）東方學院各系關于開學準備工作的報告； （ 10）東方學院各系關于加強學生思想工作的報告；（ 11）東方學院各系關于提高教學質量的報告； （ 12）東方學院 2021年度工作總結； 案卷一： 2021年招生工作的通知； 2021年招生工作的請示 (呈市教委 )； L市教委關于東方學院 2021年招生工作的批復； 標題 :市教委 ,東方學院關于招生工作的通知 ,請示 ,批復。 （ 2） 會前準備工作的每個細節(jié)問題都應認真對待；小萬沒有認真校對材料；最后也沒能仔細審查所有會議材料 ,加以改正。一些特邀代表和列席代表認為是對他們不尊敬，紛紛離會而去，會場上出現(xiàn)了一陣騷亂。因為打印的分組小組名單上，根本沒有他們的名字。會議上，聽完報告后，進人小組討論。 小萬將通知下發(fā)后不久，就接到了不少部門的電話詢問開什么會議，言談中頗有些責怪的意思。小萬一邊寫一邊想，有些部門的領導一向不重視衛(wèi)生問題，如果他們知道召開的是衛(wèi)生工作會議可能自己不來而派其他人員來了。(8)不能僅憑電話聯(lián)系 ,應實地查看 。6)召開大型會議 ,各種準備工作 ,包括音響 ,電子類裝置應至少提前一天安排 。(3)馬上向總經(jīng)理報告 ,不得擅自決定調整會議議程 。眼看著各地方 來賓已陸續(xù)進場，劉小姐心急如焚……突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷：“怎么這個地方連停車場也沒有……” 問題： （ 1）假如你是劉小姐，對接下去可能發(fā)生的各種情況，應該如何處理？ （ 2）假如放映機在十點十分還未送到，你還應該做些什么？ （ 3）從這件事中你得到了什么教訓？ (1)請租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法 ,想辦法聯(lián)系送貨員 。 9 日上午，大家正在緊張地做著最后的準備工作，劉小姐一看表，呀，已經(jīng) 9 點五十分了，放映機還沒有送到。劉小姐打電話給租賃公司，要求租賃公司在 9 日上午九點四十五分必須準時把放映機送到黎明大廈的會議廳。預定會議廳和租借黎明大廈的會議廳。總經(jīng)理讓辦公室負責安排，會上要放映資料電影，進行產(chǎn)品操作演示。經(jīng)理對小劉非常不滿。 10點，只剩下4位銷售員，也談不出什么東西，會議草草結束了，經(jīng)理很不高興。 9： 00 左右有 6 個銷售員來了，什么資料也沒帶，其中兩個說，他們已經(jīng)約好客戶在 10： 00見面。 一直到星期三下午，經(jīng)理問她會議通知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議，會議重要，請務必出席。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個業(yè)務部門轉了轉，大多數(shù)人外出了，也沒有遇到銷售員。 (7)應該與客人談一些合適的話題 ,如天氣 ,風土人情 ,新聞等 。 5)客人應該坐后排 ,小李應該坐副駕駛座 。 (4)司機開車 ,汽車的位次禮儀是 右為上 ,左為下 。小李有點摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對待他，他怎么…… 你認為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應該怎么做才是正確的？ (1)主人和客人之間 ,應該主人先伸手 。”然后，自己坐在汽車后排座位上。 小李受上司委托在浦東機場接到公司的一位重要客人，“歡迎，歡迎”，嘴里說著，并不主動伸手 ，等客人伸手了，小李才與之相握。 (2)沈的穿著突出自己 ,影響了古總經(jīng)理的形象 ?？蜕谭餍涠??？蜕堂鎺?不悅之色，把自己的茶杯推得遠遠的，古總經(jīng)理也覺得尷尬。 古總經(jīng)理與法國客商在接待室內寒暄時，小陳拿來了托盤準備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準備，還化了一番功夫進行了打扮。 東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。正好總經(jīng)理走了進來，他們怒氣沖沖 地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。 小趙還在悶悶不樂時，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進來了，他們因平時工作不遵守紀律，完不成任務被解職，此刻要找總經(jīng)理解決他們的問題。小趙一邊聽，一邊看報表。小趙客氣地請小林坐下，說：“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧”。 小王處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應該是怎樣的？ (1)河南分公司郵件轉交銷售科處理的 ,應制作簽收單 ,要求小李簽名 ,并注明時間 (2)把上司親啟信件先保存下來 ,并通知發(fā)信人信已收到 ,告訴對方何時可能得到答復 (3)12日回來就參加會議不妥當 ,不宜在總經(jīng)理出差回來的當天安排活動 (4)在回信上應簽上自己的職稱 (某某人的文秘人員 ),發(fā)出前復印一份 ,留待上司過目 (5)發(fā)現(xiàn)附件缺少 ,應該 在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量 ,接著應及時打電話或寫信與寄信人聯(lián)系 (6)沒有訂購的東西不能簽收 (7)在移交郵包里的物品時 ,要先打印一份清單 ,注明收到的日期 ,請接受人員在上面簽字 ,并保存好。 小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購的新型材料，一共有五個品種， 小王憑印象覺得訂購的是三種，多了兩種。于是小王打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經(jīng)理將參加會議，并替總經(jīng)理簽了名。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說：“小李，把這封信交給你們科長”，小李 把信帶走了。文員小王負責處理公司的各類郵件。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。 請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應該怎么辦？ 參考答案： (1)小曹犯了多頭請示的錯誤。 文員小曹向分管營銷業(yè)務的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務處理的意見后，又遇到了負責宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請示，結果兩位領導的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領導也 因此矛盾加深。 你認為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？ 請講出理由并說明正確的做法。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在 上司的辦公桌上。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。 電話禮儀方面：（ 1）接電話時沒有自報家門； (2)不等對方說完，就“啪”掛上電話。”上司當即臉色一變說：“你被解雇了”，陳小姐哭喪著臉說：“為什么？”上司說：“你犯了五個錯。過了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以 美元一打賣出了 100萬打?！闭f完，“啪”掛上了電話?！? 來電者：“你們的塑膠手套多少錢一打？” 陳小姐：“ ?！? 來電者：“你們經(jīng)理在嗎？” 陳小姐：“不在。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵她努力干，準備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。如因事外出 ,須經(jīng)批準交他人代管；加蓋單位公章 ,須經(jīng)總經(jīng)理批準 ,并審核簽名；并要將蓋用文件名稱 ,編號 ,日期 ,簽發(fā)人 ,領用人 ,蓋章人 等項詳細登記；加蓋印章必須做到用力均勻 ,使印章端正 ,完整。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？ (P103) 接受任務；了解來賓；制定計劃；預定食宿；歡迎來賓；商議日程；禮節(jié)性拜訪；宴請；正式會談；簽訂協(xié)議書；陪同參觀游覽；互贈禮品；歡送來賓；接待小結。 (3)在日歷上應該清楚地標明節(jié)日活動安排以引起上司的注意 .時間如何取決于當?shù)氐? 購物環(huán)境 . (4)還應熟知以下規(guī)則 :除非上司有特殊的要求 ,不必送太昂貴的禮物 ,只要用心為對方選 擇適當?shù)亩Y物即可 . (5)要看對方的實際情況選擇禮品 ,做到恰如其分 ,適合對方 . (6)贈送的禮物應去掉包裝上的標價 ,并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下 . (7)如果不是親自送禮 ,應該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片 ,賀卡 . (8)文秘人員應準備一張節(jié)日禮物名單 ,上司可以在上面作一些增減 ,表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見 ,以及標明價格范圍 . (9)為了避免所送禮物的重復 ,文秘人員應該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄 . 12．上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內緊缺的產(chǎn)品。 10．某公司成立三周年，準備舉行大型宴會，辦公室人員應該如何做好準備，要做哪些工作？ (P126) (1)客人的選擇 .確定名單 ,再請上司核定 . (2)確定時間 .如果是涉外宴請 ,宴請時間應該按照國際慣例 ,征詢客人的意見 ,要避免選擇對方的重大節(jié)假日 . (3)會場的選擇 .要考慮宴會的性質 ,客人的數(shù)目 ,以及預算費用等 ,考慮宴會的形式與氣氛等。 8) (4)T—— 參加會議人員人均到會時間為 5小時； (5)n—— 參加會議人數(shù)為 50人 (46+4)； (6)后勤開支 —— 等于支票開支、現(xiàn)金開支和實物開支的總和為 800(200+100+10 50) (7)會議成本一 6 (10+2． 5) 5 50+800 =18750一 800 =19550(元 ) 8．文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作？ (P196) (1)整理好旅行過程中所有的單據(jù) ,憑證 ,送上司審閱 ,簽字后向財務部門報銷 ,或者結算預支的出差費用 (2)回到公司上班后 ,應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報 .如果是與上司同行的 ,可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告 ,送上司過目或批準 ,然后存檔備案 (3)盡快恢復正常工作和生活狀態(tài) ,繼續(xù)做旅行前未完的工作 (4)把在出差時結識的有關人士 ,單位等情況做好記錄 ,以便將來有用 (5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員 ,分別去函或去電表示感謝。 (600247。 30247。 (P161) (1)會議成本 =2 3[(G+S) T]n+后勤開支 =6(G+S)T會議后勤費用開支有：文件材料費 200 元，飲料費 100元，因會議緊張安排午餐，餐費每人 10元。 7．科達公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共 46 人，會議文秘人員和其他服務人員 4人，會議時間為 5 小時。 制作會議記錄并分發(fā)； 如有必要，應寄答謝卡給出席者，應立即制作、發(fā)送。公司的大型會議室有很各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓，為圓滿結束這次會議，辦公室人員在會后應該做些什么工作？ (P134) (1)要替搭車回去的人安排車子 (2)在接待處暫時代為保管的衣物 ,不要遺失或被人錯領 ,冒領 (3)有留話時 ,切記務必傳達 (4)檢查會場有無物品遺漏 (5)要為參加會議的人員送行 (6)文秘人員離去前 ,要檢查煙灰缸 ,字紙簍有無易燃的東西 ,如有 ,則必須加以熄滅 (7)桌 ,椅早先若有移動 ,必須還原 。 5．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產(chǎn)品進行評估，辦公室人員應該如何準備和開好這次座談會？ (P150) (1)座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領域的專家和學者 ,能獨立思考 ,有主見又敢于發(fā)表意見者； (2)座談會以小型為主 ,人數(shù)以七 ,八人為宜； 3)座談會上 ,文秘人員應與主持人密切配合； 4)主持人負責引導 ,組織 ,可不做記錄； (5)詳細的記錄應由文秘人員在不引人注目的座位上去做； 6)座談會的時間不必嚴格規(guī)定 ,可長可短； (7)會場應準備些飲料 ,茶點 ,邊吃邊談 ,可使氣氛輕松。 4．文秘人員如何主持會議？應注意哪些細節(jié)？ (P145) 答：文秘人員如果在會議上要發(fā)言，應該先把要講的內容徹底考慮一下 ，做一個總結結構的構思，簡略記下發(fā)言的要點，條理清楚，重點突出。辦公 室主任讓小付擬一個會議通知。 3．康橋賓館位于本市南京西路 45 號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在 11月 15 日上午9:00到 12： 00召開全廠中層干部大會，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的 12樓會議室。上海代表團一行 10人將于 8月下旬 來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料 ,在文件夾上貼上相應的標識條；各種筆 ,膠水 ,剪刀 ,印盒等文具分門別類放在文具用品盒內；參考書應該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內；墨水放置在儲物架底層 ,復印紙放在下面幾層。 四、設計題 、 1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內有各種文件柜、儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復印紙 (2刀 )，要求小李 整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當?shù)奈恢谩? ③ .以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言。 說服的要領： ① .清楚地知道在所說的事項中最想說什么。爭取主動與你合作。 2