【正文】 12 冠 智 達 顧 問 GREEM CONSULTING 四．流程圖繪制 例一：收貨流程 供應商 送貨 本公司倉庫 核對送貨 單與實物 收貨 13 冠 智 達 顧 問 GREEM CONSULTING 四．流程圖繪制 此范例將工作單位以 表示而將執(zhí)行的工作以 來區(qū)分 ， 這是一個最簡單的流程圖 ， 您可以任意發(fā)揮 。 9 冠 智 達 顧 問 GREEM CONSULTING 三、文件的結構 5． 作業(yè)內(nèi)容 即工作執(zhí)行的方法 、 過程和要求 ， 一般將作業(yè)內(nèi)容的編寫分為兩 個部份 。 5 冠 智 達 顧 問 GREEM CONSULTING 二．體系文件的架構 3． 工作指導書 工作指導書是工作的明確指示 ， 它需詳細敘述某一具體的工 作如何來執(zhí)行和操作 ， 很多公司亦稱為工作指引或作業(yè)標準 書 。 1 冠 智 達 顧 問 GREEM CONSULTING 一．體系文件編寫的重要性 （ 3） 提升管理技術水平的基礎 當所有的工作要求都文件化后 ， 公司即可在此基礎通過日 常工作 ， 不斷地完善管理和技術的要求 。 （ 6） 員工的責任心和榮譽感 執(zhí)行工作人員透過文件知道自己的工作權責和內(nèi)容，明確 了自己的工作范圍從而提升了工作的責任心和榮譽感。 一般對于圖紙 、 設備說明書 、 國內(nèi) 、 國際的標準亦歸納為工作指導書類文件 。 10 冠 智 達 顧 問 GREEM CONSULTING 三、文件的結構 6． 參考文件資料 用以索引文件中所提到或引用的文件資料 ， 在索引文件時 ， 最 好將文件的編號同時附在文件名之后 ， 以及便查找 ， 但是不可 將文件版本附上 。 15 冠 智 達 顧 問 GREEM CONSULTING 五、編寫文件的五忌 （ 一 ） 、 忌簡單草率 ， 未將所有的工作要求都納入體系 。 2． 0 范例 本 公司質量管理系統(tǒng)使用之內(nèi)部 、 外部文件皆屬之 。 31 冠 智 達 顧 問 GREEM CONSULTING 八．程序文件范例 5． 3 文件和資料的控制 / 發(fā)放 a. 文件 /資料的編制人在編制文件后填寫 “ 文件控制申請 文件 收發(fā)記錄 ” ， 注明此文件應該發(fā)放的部門 ， 給相關部門主管 會簽并決定持有的份數(shù) ， 無異議后交由文件的核定人批準 , 非公司編制的資料由使用部門 （ 部門專用 ） 或文控中心 （ 全廠性 ） 申請受控； b. 文件中心在接到批準的 “ 文件控制申請 文件收發(fā)記錄 ” 時 復印發(fā)放的總份數(shù) ， 并在每面蓋上控制文件的印章和序號 發(fā)放給相應的部門并提請其部門負責人或代理人簽收 。 2． 0 適用范圍 適用于本公司所有品質 、 環(huán)境管理上糾正和預防措施的執(zhí)行 。 42 冠 智 達 顧 問 GREEM CONSULTING 八．程序文件范例 5. 4 糾正和預防措施要求書的行動反饋 當發(fā)出者就行動要求的糾正和預防項目了解符合預定效果后 ， 應簽批效果確認一欄 ， 由總經(jīng)理審閱后交管中心統(tǒng)一復印給相關部門 ，并歸檔原稿 。 f. 當已確定某個不良因素源于某部門或某部門存在不符合項目時 ， 由總經(jīng) 理分析 、 鑒定是否有需采取糾正和預防措施 ， 指定由專人發(fā)出糾正和預 防措施要求書并作效果追蹤 。 5． 7 一般文件和資料經(jīng)核定修改后由文件控制中心根據(jù)收發(fā)記 錄將其副本收回銷毀 ， 正稿由文件控制中心加蓋 “ 失效文件 和日期 ” 印章 ， 分隔存放 ， 失效文件如無特別要求保留一年 。 3． 2 文件控制中心 a. 負責保管文件和資料的原稿； b. 安排文件的編號； c. 控制文件的版本 、 發(fā)放 、 回收 、 修改及失效的處理 。 （ 五 ） 、 忌咬文嚼字 ， 理解困難 。 11 冠 智 達 顧 問 GREEM CONSULTING 四．流程圖繪制 在編制文件的過程中 ， 適當?shù)刂谱饕恍┝鞒虉D ， 會更容易理解文件內(nèi)容和加深印象 ， 流程的制作不拘形式 ， 最主要的是能做到清楚明了即可 。 4． 定義 亦即名詞解釋 ， 針對文件中用到的專業(yè)術語 、 英文縮寫做明確說 明 ， 會令文件內(nèi)容更清楚明白 。 文件化的程序通常包括活 動的目的和范圍；做什么事情和由誰來做；何時 、 何地和由 誰來做；應使用什么材料 、 設備和文件 ， 如何對活動進行控 制和記錄等 。 （ 2） 工作的依據(jù) 建立體系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持 一致和穩(wěn)定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作 時出現(xiàn)不一致的工作方式和標準，或者由于口頭交待溝通工 作的方式和方法欠明確和清楚。 3 冠 智 達 顧 問 GREEM CONSULTING 二．體系文件的架構 （ 一 ） 目前建立的體系文件 ， 一般企業(yè)均將文件架構分為四個層次 ， 即： 一階文件：手冊