【正文】 特別要注意簡潔、正確，千萬不要長篇大論，先說明主管最想了解的重點(diǎn)，陳述時(shí)要條理分明，配合適當(dāng)?shù)那閳?bào)，讓主管容易理解。 (2) 中間報(bào)告 對一些需要較長時(shí)間才能完成的工作，您在工作進(jìn)行的途中，要向主管報(bào)告您的進(jìn)行狀況，一方面讓主管安心，另一方面也讓主管知道您做了些什么事情。例如容納 30 人的會議室、希望邀請 500 人參觀新產(chǎn)品發(fā)表會。例如年終檢討會可在公司內(nèi)部舉行，也有許多公司一定選在外面能提供會議廳的飯店舉行。 命令如果被誤解了，后面的行動，必然徒勞無功。 注意點(diǎn) : 不清楚的地方，詢問清楚為止。例如您到餐廳吃飯點(diǎn)菜時(shí)，若是碰到的是一個(gè)熟練的服務(wù)生，對您點(diǎn)的菜如羅漢上素、龍鳳翼趐、芹香拌魔芋、碧綠玉帶、板栗肫花、溜黃青蟹、香露鯛卷等，他能倒背如流，不會出錯(cuò)；但新來的服務(wù)生，他就必須把您點(diǎn)的菜寫下來才不會弄錯(cuò)。因此，這兩個(gè)項(xiàng)目都是您學(xué)習(xí)的重點(diǎn)。 您若能從前手、后手的更廣泛角度來評估自己的工作，將更能把握住完成您工作的重點(diǎn)。這個(gè)極端的例子就是表示著做事情不具目的意識，主管請您校稿，不管他怎么指示，目的是希望打字稿能正確無誤，不是要和原稿一字不差。因此，您可擬出幾種方案，分析利弊得失，讓您的主管更容易裁決。例如檢查官詢問嫌犯時(shí)，會取得許許多多的口供，但第二步更重要的工作是如何突破嫌犯的心防，取得正確的口供。不同的目的，會有不同的行程，這是您首先要了解的。 特立獨(dú)行、凸出的個(gè)人表現(xiàn)，固然令人激賞，但企業(yè)是一個(gè)透過組織達(dá)成目標(biāo)的群體，因此您必須察覺自己是企業(yè)團(tuán)隊(duì)的一份子，唯有透過同仁間不斷地密切合作，您在未來的職業(yè)生涯中才能贏 得穩(wěn)固、長久的優(yōu)勢。自由經(jīng)濟(jì)社會中的企業(yè)，每日對應(yīng)競爭是永遠(yuǎn)不會變的。 ? 滿足后手（后工程）的需求。 身為組織內(nèi)的新進(jìn)人員，我要做好下列事項(xiàng)配合組織的運(yùn)轉(zhuǎn)： ? 提供有用的情報(bào)供上級參考。 利潤分享 同時(shí)，企業(yè)是由員工、經(jīng)營者及股東構(gòu)成，員工想要能滿足他們的薪水，經(jīng)營者想要得到能滿足他們的紅利，股東想要得到能滿足他們的股利，這些期 望要如何滿足呢？這些期望必需透過企業(yè)經(jīng)營的利潤來滿足。 在您進(jìn)一步了解企業(yè)是什么前，我們先讓您了解影響企業(yè)的兩個(gè)重要因素 ─ 競爭與滿足客戶需求。同樣是人經(jīng)營的企業(yè)，結(jié)果卻千差萬別。企業(yè)都期望「永續(xù)經(jīng)營」，什么是「永續(xù)經(jīng)營」呢？永續(xù)經(jīng)營是相對于個(gè)人生命而言，個(gè)人可能因各種因素離開企業(yè)如退休，但企業(yè)必須要能永遠(yuǎn)地生存下去，因此企業(yè)需具備一些條件，能支持它永續(xù)經(jīng)營。 我是企業(yè)組織的一份子，我要盡快地了解公司提供給客戶的商品及服務(wù)種類，我要了解公司的經(jīng)營理念，我要盡快能響應(yīng)客戶的問題，雖然不能全部當(dāng)面解答，但也能正確地提供客戶獲得處理的途徑。 ? 積極主動地與同事協(xié)調(diào)合作。 投身于企業(yè)，您必須自覺是投身于戰(zhàn)場，不管您現(xiàn)在是扮演前鋒的戰(zhàn)將，或是 后援的角色。玩計(jì)算機(jī)的人都清楚，一些計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)工程，動輒百人以上共同合作開發(fā)，以爭取推出的時(shí)間，這告訴我們必須認(rèn)清一個(gè)趨勢 ─ 團(tuán)隊(duì)合作（ Team Work）是有效達(dá)成企業(yè)目標(biāo)的重要途徑。目的可能是讓客戶得到充分的松弛（ relax），也可能使客戶對臺灣的民俗特色留下深刻的印象，或是讓客戶能品嘗到臺灣吃的特色。要收集那些資料？如何收集這些資料？更重要的是您要確認(rèn)您收集的這些資料是正確無誤的。例如您要到臺北車站，可依不同的費(fèi)用預(yù)算、時(shí)間充裕等條件而采取搭公車、出租車、自己開車或乘坐火車等方法。 舉一個(gè)極端的例子，例如主管請部屬找出打字稿和原稿不一樣的地方，當(dāng)部屬發(fā)現(xiàn)原稿字錯(cuò)，打字稿同樣打錯(cuò)時(shí)，二者相同，也就不去更改，因?yàn)樵搴痛蜃指鍥]有不一樣。因此您工作進(jìn)行的好壞，也就是您工作的貢獻(xiàn)，就是您的前手及后手對您工作的滿意度。主管通常以二個(gè)角度來評價(jià)您的表現(xiàn)：一個(gè)是您的工作結(jié)果，另一個(gè)是您工作進(jìn)行的態(tài)度。 STEP 2 記下主管交辦事項(xiàng)的重點(diǎn) 新進(jìn)人員初進(jìn)公司，對公司的諸多事情并不熟悉，溝通上必定比較吃力。 上面這個(gè)案例，雖然是因主管交待事情不夠清楚而造成，但是若您在接受命令時(shí)能注意到下列幾點(diǎn)，您將可避免上述的誤解發(fā)生。 您能注意上述的三個(gè)注意點(diǎn)，相信您已能把握住理解主管命令的原則。不同的場所能代表不同的意義，適當(dāng)?shù)膱鏊苋〉霉ぷ魃系牡乩? ? HOW MANY How many 指需要多大、多少，以計(jì)量的方式讓事情更具體化。 記住計(jì)畫是您未來行動的藍(lán)圖，計(jì)畫在得到主管認(rèn)可前往往需經(jīng)過多次地向主管報(bào)告及修正的過程，千萬不要中途氣餒或失去信心。 先說結(jié)論 主管最想知道的是您工作的結(jié)果如何，因此您報(bào)告時(shí)的順序?yàn)?結(jié)論 經(jīng)過 理由。 (2) 書面報(bào)告的原則 有些報(bào)告需要書面報(bào)告，例如： 內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)字及圖表很多的情況。 報(bào)告順序要合邏輯 報(bào)告的順序要有系統(tǒng)、合邏輯。 (3)同性質(zhì)、同種類、類似性高的工作分門別類進(jìn)行。 ３一定在指定的期限內(nèi)完成工作 工作完成的時(shí)間確定后，您一定要遵守期限完成，最好能提早完成，預(yù)留一些檢查的時(shí)間，讓您能檢查是否有疏失或遺漏的地方，以確保工作的精確。 ? 檔案、公文、書信 ?? 等編號管理。 (2)有效率的使用辦公文具及復(fù)印機(jī) 節(jié)省使用辦公文具，廢棄不用的紙張空白面皆可當(dāng)草稿或 memo 用紙；正確使用復(fù)印機(jī)，避免誤印，參考或存盤的副本可將兩張正本縮小復(fù)印至一張副本，以節(jié)省紙張及復(fù)印耗材。 理解企業(yè)內(nèi)人際關(guān)系的含意 人際關(guān)系對大家來說，應(yīng)該已不是什么新鮮事，人際關(guān)系指的是我們和周圍人之間的關(guān)系。 ? 企業(yè)內(nèi)大部分的工作您都要和別人共同完成，不懂得 如何和別人共同完成一件工作的人，在企業(yè)內(nèi)很難有績效產(chǎn)生。 (4) 向上司提出自己的意見 工作上有任何好的看法或事先能感覺會發(fā)生什么問題，主動地向上司提出，讓上司覺得您是個(gè)得力助手。 如：「和泰公司，您好。 再匯總確認(rèn)來電事項(xiàng) ? 再扼要確認(rèn)來電事項(xiàng) 禮貌地結(jié)束電話 ? 謝謝您來電。 ? 把握６Ｗ３Ｈ的原則。如家庭中的親子溝通、朋友相交時(shí)的溝通、同事間相處的溝通、上司與部屬間的溝通、企業(yè)經(jīng)營方向的溝通、國家治國理念的溝通；溝通既是那么重要又和我們的生活息息相關(guān)，我們實(shí)在應(yīng)該不吝惜地投入更多的心血，探討如何讓您的溝通更有效。 「這個(gè)月的目標(biāo)達(dá)到了沒有？」經(jīng)理大聲地問。 溝通時(shí)雙方都扮演著說話者和聽話者的角色，基本的關(guān)系是說話者期望聽話者能正確地聽自己的話，正確地理解自己的意思，聽話者要能正確地理解對方所說的話給予響應(yīng)，如此雙方才能在安心的狀況下進(jìn)行溝通。例如與對環(huán)保人士溝通環(huán)保的重要性、迫切性您能依自己的知識理解。 “ 討厭死了 ”“ 還不討厭 ”“ 普通 ”“ 還可以 ”“ 喜歡 ”“ 愛死了 ” 這些程度上的字眼，對每個(gè)人而言，代表的意義都有差別。選舉后，美國人民對布什選舉的承諾中印象最深刻地就是這句話。」 小佩聽了爸爸的話，內(nèi)心的激蕩久久無法平息，心理決定以后再也不要做這種只顧自己，不顧家人感受的事情。除了溝通的效果大打折扣外，別人會先入為主地認(rèn)為無法與您溝通，因?yàn)槟腔钤谔厥鈱I(yè)領(lǐng)域的人。 上面兩種方式，您認(rèn)為那一種溝通比較有效呢？ ? 忽略了確認(rèn)不了解的訊息 說話者有責(zé)任用清晰、明確的方式表達(dá)自己的意思，同樣地聽話者也有義務(wù)確定自己能充分了解對方傳達(dá)的任何訊息，千萬不要因?yàn)椴缓靡馑级欢b懂，表面上頻頻點(diǎn)頭稱是，但腦海中卻茫然失序，這種結(jié)果一定對溝通后的行為造成傷害。 (3) 容易了解 用字遣語要簡單明了，使用共通的語言，千萬不要使用艱深的文字或賣弄炫耀自己在文字上的造詣，率直地表達(dá)自己真正的想法。 ? 會議的人選是否妥當(dāng)。 ? 會議氣氛是否生動活潑，討論熱烈。 ? 是否在預(yù)定時(shí)間內(nèi)結(jié)束會議。 (4)是否喜歡否定別人的意見。 進(jìn)行一次成功的演示文稿 下列幾個(gè) check points，能讓您的演示文稿更具專業(yè)水準(zhǔn)。 (8)是否尊重主席的指示。 (4)是否準(zhǔn)時(shí)參加會議。 ? 是否大家附和少數(shù)主管 的意見。 ? 是否能針對議題深入討論。 (3) 完整不遺漏 溝通時(shí)隨時(shí)以６Ｗ３Ｈ來提醒自己，每件事情都要完整地溝通清楚，務(wù)使溝通后，雙方能依溝通后的結(jié)果，產(chǎn)生具體的行動。 企業(yè)內(nèi)的溝通準(zhǔn)則及方式 企業(yè)內(nèi)的工作都是經(jīng)由分工與合作的方式進(jìn)行，因此，良好的溝通是組織運(yùn)轉(zhuǎn)的必備條件，若溝通不良，則組織的目標(biāo)必定無法達(dá)成。例如多數(shù)父母跟小孩溝通時(shí)，往往從沒有想到小孩表達(dá)的看法，一定有他的原由，一定是他身處其境的感受，他的意見是他最期望去實(shí)現(xiàn)的，父母們溝通時(shí)只是以自己的認(rèn)知、好惡去判斷應(yīng)該或不應(yīng)該，完全不留意到小孩有小孩的世界?！刮覀冎浪f的「你不知道」或「你們不懂」這句話沒有任何含意，只是他表達(dá)不同意見時(shí)的一句口頭禪，但是聽到他這句口頭禪時(shí)，心里上第一個(gè)反應(yīng)是 “ 我們什么都不懂，只有你才懂，你是誰啊？ ” 此時(shí)溝通已不是在心平氣和下進(jìn)行，容易陷入無謂地爭辯中。星期六晚上由于怕爸爸生氣只敢跟媽媽說。 (5) 表達(dá)出讓人印象深刻的溝通話語 里根競選連任時(shí) ，孟岱爾以里根的年齡做為攻擊的目標(biāo)，里根從容不迫地回答：「我所以不把年齡當(dāng)做競選的話題是因?yàn)椴辉敢庾屵x民認(rèn)為我以年齡之便，欺負(fù)您年輕而經(jīng)驗(yàn)不足。例如根據(jù)經(jīng)驗(yàn)日本人說 yes 的時(shí)候，并不代表他真的同意您所說的， yes 只表示他不需要反對您的看法。 (3)注意傾聽 “ 聽 ” 在英文中有「 hear」及「 listen」的差別， hear 指聽說、聽到， listen 有專心聽、注意聽的含意，溝通時(shí) “ 聽 ” 非常重要，溝通深淺的程度從 聽話者接受的程度能辨別?！菇?jīng)理回答。 有效溝通的五個(gè)重點(diǎn) 什么是有效的溝通呢？有效地溝通必須要得到對方的響應(yīng)。 掛斷電話 ? 確認(rèn)對方掛斷電話后 有效地溝通 什么是溝通 一個(gè)人將事實(shí)、意見、意圖傳達(dá)給他人就稱為溝通（ munication），不管是陳述事實(shí)、表達(dá)意見、明示意圖等都是在影響對方的思考，因此溝通的原點(diǎn)是思考的互動，是意見的交流。 自我介紹 ? 自我介紹依序?yàn)楣久Q、部門名稱及自己的名字。 確認(rèn)對方名字 ? 確認(rèn)對方名字，并問好。 接聽電話的技巧 接聽電話的技巧動作與注意事項(xiàng) 鈴聲響起 ? 不要讓鈴聲響太久?！? 您與上司的相處之道 前面我們提供給您的是企業(yè)內(nèi)良好人際關(guān)系的一般性原則，您可運(yùn)用在每一個(gè)場合，至于您與上司間的相處方法，除了一般性的原則外，下列的七件事情要請您特別留意。 反過來說，企業(yè)在人際方面對您也有期望。 (6)做好機(jī)器維護(hù)，并正常操作機(jī)器 機(jī)器維護(hù)不好或錯(cuò)誤操作造成故障，因而停工修機(jī)，會給公司帶來損失。 (1)簡單化 ─ 是否能用更簡單、更省力的方法進(jìn)行？ (2)代替化 ─ 是否能用機(jī)器代替？是否能用別的途徑代替？ (3)統(tǒng)合化 ─ 是否能將兩樣工作合并處理？ (4)分散化 ─ 是否能分開做更有效率？ (5)廢止化 ─ 這項(xiàng)工作是否真有必要？是否能廢止？ ９養(yǎng)成節(jié)省費(fèi)用的習(xí)慣 節(jié)省不等于吝嗇或苛刻，節(jié)省是不浪費(fèi)公司的資源，浪費(fèi)公司的任何資源就等 于是浪費(fèi)公司的利潤，企業(yè)人要養(yǎng)成節(jié)省公司費(fèi)用的習(xí)慣。 ? 使用一些未經(jīng)確認(rèn)的信息 ? 工作上的專業(yè)知識或技巧不充分 ? 疲倦、不能集中心力 ? 情緒低潮、不穩(wěn)定 ? 連絡(luò)錯(cuò)誤、協(xié)調(diào)不足 ? 把一知半解當(dāng)做全部知道 ? 不注意、草率、馬虎 ? 成見、專斷 無責(zé)任感、推餒 ? 不遵守作業(yè)規(guī)定。 (7)隨時(shí)訂出完成工作的期限。 企業(yè)人工作的基礎(chǔ)守則 １ 比上司期待的工作成果做得更好 您完成每件工作都比上司要求的水準(zhǔn)更好一些，上司必然很快的對您產(chǎn)生信賴感，能放心地把更重要的工作交給您，您將有更多的機(jī)會學(xué)習(xí)更多的經(jīng)驗(yàn)、擴(kuò)充更多的能力，成為上司值得倚賴的左右手。 書面報(bào)告和口頭報(bào)告一樣，也有一些原則能讓您的報(bào)告發(fā) 揮報(bào)告的最大效果。 不要遺漏重點(diǎn) 如何判斷什么是重點(diǎn)呢？當(dāng)主管交待您去完成一件工作，這項(xiàng)工作的結(jié)果對主管來說一定會有它的用途。例如主管要利用您做的調(diào)查報(bào)告參加重要的會議或決定一件事情，若您工作完成后沒有向主管報(bào)告，主管可能以為您還未做好，以致放棄參考您的調(diào)查報(bào)告。 有效的報(bào)告方法 報(bào)告是接受指示命令的人向下達(dá)命令的人陳述執(zhí)行的結(jié)果及經(jīng)過。 Why 能讓我們更能洞悉我們?yōu)槭裁催@樣做而不要那樣做。例如前例中人事主管要做的是半年內(nèi)公司離職人數(shù)的統(tǒng)計(jì)，他要的統(tǒng)計(jì)資料的狀態(tài)是部門別的離職人數(shù)、年資別的離職人員、男 、女別的離職人數(shù)及總離職人數(shù)，經(jīng)由 what 的質(zhì)問，您能確認(rèn)主管期望的東西和您想的東西是否一致。 注意點(diǎn) : 盡量以具體化的方式，向主管確認(rèn)命令的內(nèi)容。 (2) 日后工作進(jìn)行中，可根據(jù) memo 記錄主管所提示的注意事項(xiàng)、協(xié)調(diào)事項(xiàng)，檢查您的工作狀況。 注意點(diǎn) : 用有朝氣的聲音立刻回答。 對于后手，必須充分知道后手需要的是什么？如何充分地滿足他們。 了解您工作的前手與后手 了解了您的職務(wù)內(nèi)容后，接下來您需了解您的工作和其它人的關(guān)系。 STEP 6. 檢討（ SEE） 透過檢討把握住目前執(zhí)行的優(yōu)點(diǎn)及缺失，讓您能適當(dāng)?shù)卣{(diào)整及修正您目前的計(jì)畫及做法，以便更能有效地達(dá)成您的明確目標(biāo)。 STEP 3. 依事實(shí)做判斷 工作計(jì)畫及進(jìn)行