【正文】 Check Points 1. 注意服裝儀容，帶全資料 您的裝扮要適合您演示文稿的主題，演示文稿前再一次檢查需用的資料是否備全。 (3)是否能堅持找出最好方案的態(tài)度，導(dǎo)出結(jié)論。 3. 導(dǎo)出結(jié)論 (1)是否盡心盡力地協(xié)助主席導(dǎo)出結(jié)論。 (7)是否對人不對事。 (5)言辭用語是否傷害到他人 。 (3)是否注意發(fā)言不脫離主題。 2. 會議進行中 (1)是否積極參與發(fā)言。 (3)是否事先思考要表達的意見。 參加會議人員自我檢查表 1. 準備 (1)開會前對議題與目標是否充分理解。 ? 導(dǎo)出的結(jié)論是否指定專人負責(zé)執(zhí)行。 ? 是否常用表決方式得出結(jié)論。 ? 每個結(jié)論是否都經(jīng)過充分的溝通。 4. 導(dǎo)出結(jié)論 ? 是否能扼要地綜合大家的意見。 ? 是否能讓大家坦誠發(fā)表意見；意見相左時，彼此能徹底溝通，務(wù)必尋求最佳方案。 ? 是否會議的發(fā)言被少數(shù)人主導(dǎo)。 3. 進行討論 ? 是否能讓大家踴躍發(fā)言。 2. 導(dǎo)入議題 ? 是否在導(dǎo)入議題前能制造好的會議氣氛。 ? 會議使用的器具 是否齊全。 會議主持人自我檢查表 1. 準備 ? 開會通知單上是否充分說明了議題及會議的目標。 (2) 一面溝通一面要確認對方理解您的意思 要注意對方確實理解您已說明的部分后，再進行下面的溝通，否則無法做正確的溝通。 企業(yè)內(nèi)常用的溝通方式有下列幾種： (1) 口頭溝通 ? 電話 ? 會議 ? 面對面會談 (2) 文書溝通 ? 各種報告（如市場調(diào)查報告、出差報 告、日報、月報等） ? 企畫書（如活動企畫書、促銷企畫書、廣告企畫書） ? 簽呈 ? 內(nèi)文（各種連絡(luò)事項） ? 公文 ? 信（如開發(fā)信、問候信、遷址通知 ?? 等） ? 留言 ? 傳真 ? TELEX ? 申請書 (3) 視聽溝通 ? 錄像帶 ? 投影片 ? 幻燈片 不管您使用那種方法溝通，請您要把握迅速、正確、容易了解的三個原則，同時溝通時要能注意到下列的三個要點： (1) 從整體、大方向開始溝通 如公司上個月份營業(yè)收入達標率為 95％，營收短少 54 萬元；以產(chǎn)品來說，Ｃ產(chǎn)品及Ｄ產(chǎn)品落后計畫最嚴重，分別落 后 2 千 5 佰萬元及 1 千 5 佰萬元，造成落后的主要原因有三項，第一項為 ?? 。 (2) 正確地 溝通時講的話、提供的信息要注意它的正確性，要能明確地表達自己的想法，不可語意含糊、似是而非，把揣測當(dāng)做事實陳述。 企業(yè)內(nèi)的溝通除了要注意前面所提到的有效溝通的注意點外，由于企業(yè)是一個有目標的作戰(zhàn)體，工作進行必須講究時效、正確及效率，因此，企業(yè)內(nèi)的溝通還要注意下列三個特點： (1) 迅速地 要能透過手段、方法迅速地獲得溝通時所需要的資料、情報，有溝通需要時要能迅速地進行溝通。 ? 不 信任對方 當(dāng)您不信任對方時，心中自然會產(chǎn)生防衛(wèi)的心理，往往不能坦誠溝通，同時容易誤解對方的話語。 ? 只聽自己想要聽的 ? 被第一印象及身份、地位左右 受第一眼印象的好壞及對方服飾、地位、學(xué)歷等先入為主的影響，不能客觀地聽取對方的話語。 另外一位主管辨別出溝通的主題對部屬而言是最重要的，他請部屬進辦公室，親自把門關(guān)上，交待秘書不接電話，不要讓人進入辦公室后，才開始和 部屬討論。 ? 用威脅的語句 威脅的語句，一定令人反感而產(chǎn)生反抗的心理，使溝通倒退。 ? 只顧表達自己的看法 不傾聽對方的意見，只顧表達自己的看法，這種心態(tài)特別是長輩對晚輩、上司對部屬溝通時最容易陷入。 同樣地，有些人不管談話的對象有那些人，話中喜歡參雜一些英文，好象英文才能正確表達他的意見，也不管突然冒出一、二句英文的發(fā)音準不準，別人聽不聽得懂。 ? 用過多的專業(yè)術(shù)語或夾雜英文 溝通是要清楚地讓對方了解您的意見， 雖然專業(yè)術(shù)語能正確地表達一個定義完整的概念，但前題是您溝通的對象也能明確地知道專業(yè)術(shù)語的含意，否則您傳達給對方的訊息是不完整、無法讓人充分了解的訊息。 您檢查一下，您是否也觸犯了這些溝通的禁忌。例如某位同事在表達自己意 見前的開場白一定是：「你不懂或你們不懂，這件事是 ?? 。不管是雋永的名言或是平時日常上的瑣碎事件，溝通依著當(dāng)時的情景，您都可能創(chuàng)造一些讓人一世難忘的話語，贏得您溝通對象的充分響應(yīng)。 爸爸看了小佩，說道：「小佩，今天郊游一定不時地想著家里搬家的事，恐怕無法和別人一樣盡性的玩，妳房間里重的東西，我們已經(jīng)幫它定位了，小的東西只好自己整理了。 第二天一大早小佩就離開家去忙著郊游活動，在郊游時，想著家里搬家這么忙，自己卻一個人在游玩，心里不時感到絲絲愧疚。小佩心猿意馬地收拾搬家的行李，心理一直猶豫如何去向爸爸說下星期自己主辦一個郊游，搬家當(dāng)天無法在家?guī)兔Α? 「不要問國家能為您做什么？先問您能替國家做什么？」這是甘乃迪總統(tǒng)就職典禮上向美國人民溝通治國理念的一句膾至 人口、留傳不朽的名言，在當(dāng)時的美國獲得空前的響應(yīng)?！共际策@種溝通方式及話語，打動了無數(shù)美國人的心，而贏得了勝選?！挂慌e化解了年齡上的弱點。 因此，我們在溝通進行時，要不斷地確認您所了解的是否就是對方的意思，要確認自己有無受了主觀的影響，用有色的眼光去理解對方的話語。在公司里您見某人被上司大聲斥責(zé)，您認為上司一定不喜歡他，但被責(zé)罵的當(dāng)事人也許認為上司喜歡自己才大聲斥責(zé)，因為希望自己能更進步。家長對小學(xué)老師說，我每天只給他一點零用錢， “ 一點零用錢 ” 有的是指十元、二十元，但有 的所謂的 “ 一點零用錢 ” 是伍佰、壹仟。其它如種族的歧視、族群的情結(jié)等都是來自先入為主的觀念。 (4) 經(jīng)常、不斷地確認溝通的訊息 每一個人都會受到自己過去的經(jīng)驗及成長的環(huán)境影響，有一些先入為主的觀念或?qū)Τ潭壬系恼J知不一樣。 ? 如同身受的水準 能站在說話的立場了解說話者的感受、思想，能正確體會說話者的情緒及抓住說話者言辭無法充分表達的含意。 ? 理解的水準 理解的水準指對于說話者的話語能依照聽話者自己的方式理解。 ? 話語的水準 聽話者只是將說話者發(fā)言說的話語聽到耳里，就算結(jié)束了。 溝通過程中秉持地態(tài)度如信任對方、尊重對方、喜歡對方、愛對方，和對方站在同一立場、坦誠、率直、期望諒解 ?? 等都是促進有效溝通的良好態(tài)度。 (2) 注意溝通過程的態(tài)度 溝通時雖然都是在述說事情、講明道理，希望經(jīng)由道理的陳述打動對方、影響對方，但是影響人們行為除了理智外還有感情，并且受感情影響的人往往超過理智。正確的響應(yīng)是有效溝通的第一個要件。 上面的二個例子都明顯地看出，聽話者都沒有針對詢問者的話語，做出正確地響應(yīng)。 「我現(xiàn)在有事在忙。 例２ 「不知道經(jīng)理什么時候有時間，我想向經(jīng)理報告上次交辦事情的處理狀況。 (1) 正確地響應(yīng)對方的話語 例１ 「早！」張大年早上時進公司碰到經(jīng)理。例如社區(qū)內(nèi)居民溝通美化社區(qū)的主題，有效溝通的響應(yīng)是社區(qū)各戶門前、陽臺上堆積的雜物被清除干凈，換上去的是花紅葉綠、蒼翠古意的花草樹木，再 也不見惡心雜亂。例如蔥、蒜、醬、醋、鹽、糖、酒是做菜時的調(diào)味用品，每個人都會用，但不見得每個人都清楚如何有效地使用。有效的溝通能力 是成熟人魅力的一個表征，也是建筑良好人際關(guān)系最重要的因素之一。 有效地溝通 每個人每天都在做溝通的動作，不論溝通對您來說是件困難的工作或溝通對您來說似乎看不出有什么問題，溝通必定會在我們?nèi)粘Ｉ钪械拿恳粋€層面發(fā)生。 Communication 的字源是拉丁語的 munis（共通的）與 municatus（與他人交換）二字構(gòu)成，意指交換雙方共通的東西。 ? 謝謝。 再匯總確認 ? 再扼要地匯總說明，確認對方完全了解。 說明來電事項 ? 清晰、正確地說明。 確 定對方及問候 ? 您是陳總經(jīng)理嗎？您好。 打電話的技巧 打電話的技巧動作與注意事項 撥電話 ? 若是初次往來，撥電話前查明對方姓名、頭銜。 ? 我會依指示盡快處理。 ? 把握６Ｗ３Ｈ的原則。 如：方總經(jīng)理您好，好久沒跟您聯(lián)絡(luò)，最近好嗎？ ? 聲音要熱誠有精神?！? ? 聲音要熱誠有 精神?！?、「企劃部，您早。 報出名字及問候 ? 報出名稱并問候。 ? 若周遭吵嚷，請大家安靜后再接電話。 (7) 不要在背地說上層主管的閑話 對自己的直屬主管或公司的政策有不平不滿的地方，要坦誠溝通或積極提出改善建議，不要在背后批評、指責(zé)。 (5) 向上司提供情報 工作中收集的情報，整理妥當(dāng)后，要提供給工作參考，讓上司和您能獲有同樣的信息，能讓上司做更正確的決定。 (3) 工作到一個段落，需向上司報告 工作到了一個段落，需向上司報告經(jīng)過狀況及實施結(jié)果，進一步征詢上司的意見。 (1) 理解上司的立場 新進人員的上司，多半為公司內(nèi)的中階主管，他們一方面要替部屬爭取權(quán)益，同時又得執(zhí)行上層主管的命令，往往顧此失彼，您要能充分體認主管兩難的立場。 因此，我們可以說：「企業(yè)的人際關(guān)系，就是贏得合作的關(guān)系。例如您要收集競爭者產(chǎn)品在全省各地的報價狀況，此時您必須透過全省業(yè)務(wù)人員的合作，只有業(yè)務(wù)人員才經(jīng)常接觸到競爭者向不同客戶的報價或在競標時能知道競爭者的報價；新產(chǎn)品要能成功的開發(fā)上市，要從市場部門獲得客戶的喜好及需求，要靠品管部門控制產(chǎn)品的品質(zhì)，要靠采購部門能在零件成本范圍內(nèi)購買合于要求的零件，要靠生產(chǎn)部門及時的生產(chǎn)出成品，透過各相關(guān)部門的密切配合，才有新產(chǎn)品的上市。 企業(yè)在人際關(guān)系對您有那些期望呢？在回答企業(yè)對您的期望前，我們希望您能先認知下面二個要點： ? 企業(yè)的資源有人、物、金、情報，但是處理和活用物、金、情報的是人，因此人是企業(yè)成敗最重要的因素。過去父母、師長們對您在人際關(guān)系的期望，大概是希望大家能合睦相處、不要爭擾不斷，這也是一般人對人際關(guān)系最常有的認知。 您進入了企業(yè)成為企業(yè)內(nèi)的一份子，您又擴大了您的人際關(guān)系層面，對企業(yè)的人際關(guān)系面您是否也有所期待呢？回想一下，當(dāng)您應(yīng)征求職時，您是否期望能進入一家知名度高、待遇不錯的公司，期望能碰到好的主管，交到好的同事，希望工作場所是一個氣氛愉快 的地方，這些期望中自然而然地透露了您對人際關(guān)系的期望。例如在家里和父母兄弟姊妹相處的狀況、學(xué)校和同學(xué)老師們 相處的狀況、社區(qū)里和左鄰右舍相處的狀況。 (9)愛惜公司的資產(chǎn) 愛惜使用公司一切的設(shè)備、工具、車輛、器具 ?? 等資產(chǎn)，這些資產(chǎn)的更換、修理對公司的營運而言，都是一筆龐大的資金支出，您能愛惜它、珍惜它，它才能維持高效率地運轉(zhuǎn)，公司才能正常的營運。 (7)做好預(yù)算，控制預(yù)算 每項工作都精確地預(yù)估好預(yù)算，并控制在預(yù)算內(nèi)進行。 (5)做好避免不良品的措施 一旦產(chǎn)生不良品，必然造成材料、時間、人工費用的損失，因此要徹底做好避免不良品產(chǎn)生的措施。 (3)節(jié)省電費、水費 休息時間或離開辦公室記得關(guān)燈，不要忘了將水龍頭關(guān)牢。長途電話最好使用傳真機或信件代替，特別是電話較難充分表達或說明的事項。 下列九個注意點，請您遵守： (1)合理的使用電話 使用電話交談公務(wù)時，先整理好要講的重點，不但能節(jié)省電話使用時間，同時能提升工作效率。 注意下列五個方法，以改善您手頭上的工作。 ? 各種辦公用品、文書仔細規(guī)畫放置地點。 ? 走道、通路不隨便放置東西。 ７做好整理整頓 ? 辦公用品、器具依定位放置用完的工具立刻返還。 ６要有防止錯誤的警覺心 工作上的錯誤都是由這些原因造成的，您要隨時注意自己是否有下列這些狀況。 ４工作時間，集中精神，專心工作 做事要有做事的態(tài)度，您要關(guān)心您的工作，要有完成工作的意愿，工作時間集中精神、專心工作，不要一面工作一面和同事聊天、談笑或吃零嘴。 (10)避免用過小的手段達成較大的目的以造成無法做到，如螳臂擋車。 (8)準備好必要的工具、材料、器材。 (6)請教有經(jīng)驗的前輩。 (4)不斷地思考是否有更有效率的工作方法。 (2)依工作的重要性決定投入工作的時間。 ２ 懂得提升工作效能與效率的方法 效果（ effective）是做對的工作；效率（ efficient）是用最有效的方法把工作做好，請您參考下面的方法提升效果與效率。 我們盼望您能花更多的心力注意及提升您的報告技巧。 利用添附資料說明 主管閱讀書面報告時，往往您不在場，無法立刻回答、解說主管的疑問，因此對一些需要加強說明的資料及證明您的觀點的資料，可以附件的方式添附在報告后，供主管參考。 盡量用圖表、數(shù)字說明 圖表、數(shù)字能讓閱讀者一目了然，因此盡量使用圖表及數(shù)字說明。 遣詞用語要簡單易懂 艱深及華麗的用詞用語，都不適合用在工作報告上，工作報告的用語應(yīng)盡量讓人易懂易讀。 主管指示要書面報告。 需要正式的記錄。 成功、失敗都要明言 事情的成敗都要向主管明言，讓主管能早做準備，特別是目標沒有達成時應(yīng)坦誠地向主管說明無法達成目標的原因，若自己有錯的地方，應(yīng)坦然承認，請求主管原諒。例如，主管請您去對外洽詢年終檢討會的開會場