【正文】 繳銷的印信，即斟酌實(shí)情予以保存或截角注銷。 Ⅱ. 整理與分類 第三十九條 文件點(diǎn)收 文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，依如下原則點(diǎn)收： (一 )檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。 第四十一條 檔案分類 (一 )檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門、大類、小類三級分 類。 D 1 為檔卷卷次， E 1E 2 為檔案目次。 (三 )檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號。 (五 )規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。 (四 )檔案歸還時(shí)，經(jīng)管檔人員核查無訛并于 “ 調(diào)卷單 ” 填注歸還日期及簽章確認(rèn)后，檔 案即行歸入檔夾。 (三 )業(yè)務(wù)性之資料：銷售成本資料，市場情報(bào)，國外業(yè)務(wù)考察報(bào)告及其他業(yè)務(wù)上屬于機(jī)密性之資料。 (二 )若文件內(nèi)容影響公司權(quán)益重大時(shí)，保管人員于文件分類辦理時(shí)，應(yīng)以影本為之，原文件由保管人員妥藏。 (三 )經(jīng)辦人如因公確需攜帶機(jī)密文件外出時(shí)，應(yīng)呈經(jīng)理級以上主管(專業(yè)性機(jī) 密文件得呈廠、處長 )核準(zhǔn)后為的。 第五十六條 調(diào)卷 (一 )各部門需調(diào)閱機(jī)密文件時(shí)，除依第四十八條規(guī)定方式辦理外，經(jīng)辦人填具 “ 調(diào)卷單 ” 注明調(diào)閱期間及用途，應(yīng)經(jīng)調(diào)閱部門廠處長證明并送保管部門主管同意后，始得調(diào)卷。 (五 )擅自請托他人代抄、代描、復(fù)印或打字、印刷者。 (三 )電報(bào)以電報(bào)專用紙。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。 (七 )傳閱文件由辦公室專人負(fù)責(zé)收回，對領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公室應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。 (三 )文件和原稿，由辦公室分類歸檔，保存?zhèn)洳?。對客戶或廠商行文得以印有公司名銜的書函。 (三 )擅自將文件攜帶外出，轉(zhuǎn)借或出示于人及其他宣泄機(jī)密情事者。 (二 )保管人員應(yīng)于 每月底查對 “ 機(jī)密文件增列表 ” 及 “ 出國計(jì)劃書 ” 或 “ 工作計(jì)劃表 ” ，如有應(yīng)送而未送歸檔者，則以便函稽催經(jīng)辦部門送交歸檔。 第五十三條 經(jīng)辦方式 (一 )經(jīng)辦人應(yīng)于辦公場所處理機(jī)密文件，不得擅自攜帶外出或轉(zhuǎn)借、出示于他人，處理期間并應(yīng)妥善收存，防止他人輕易取得或翻閱。 第五十一條 外來機(jī)密文件處理 (一 )外來機(jī)密文件由代表公司取得該文件的人員徑送該公司總經(jīng)理室機(jī)密文件保管人員，以 “ 收 (發(fā) )文登記單 ” 一式五聯(lián)登記，呈請總經(jīng)理核派經(jīng)辦人 (主辦人 )及指定處理期限后，其分文、經(jīng)辦、復(fù)文或主動(dòng)發(fā)文均依第四章之規(guī)定流程處理。 □ 機(jī)密文件 第四十九條 范圍 (一 )生產(chǎn)設(shè)備設(shè)計(jì)圖：具有專利性與獨(dú)特性之機(jī)械設(shè)計(jì)圖，以及生產(chǎn)設(shè)備布置圖。 “ 調(diào)卷單 ” 則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。 (三 )5年保存： ； 保存 5 年的文書。 第四十三條 檔號編定 (一 )案件如系新案，應(yīng)就 “ 檔案分類編號表 ” ，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。 (四 )每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè) “ 目次表 ” ，案件歸檔時(shí)依序編號、登錄；并以每一案一個(gè) “ 目次 ” 編號為原則。 (二 )右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對準(zhǔn)左上角理齊釘牢。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部門歸檔并換回影本。 。 第三十四條 印信登記 業(yè)務(wù)主辦部門需用特定印信或業(yè)務(wù)專用印信向有關(guān)主管機(jī)構(gòu)報(bào)備時(shí)，該印信的登記、更換、撤銷等的手續(xù)，均由該主辦部門辦理。 (三 )各部門主管的職銜簽字章及部門章由各部門主管指定監(jiān)印人員。 。 “ 寄送 中心 ” ，總公司為各公司總經(jīng)理室，各公司 (工廠 )所在地為總務(wù)部門，各 “ 寄送中心 ” 得規(guī)定每日截止收件時(shí)間，以便整理集中裝運(yùn)。 ，應(yīng)日案日清，最遲不得逾二日。 第二十四條 文件處理期限 (一 )收發(fā)人員收文時(shí)，原則上應(yīng)隨到隨送，不得積壓，最遲應(yīng)于文到一小時(shí)送交有關(guān)人員。 (三 )合約書簽約代表人及原稿、正本的保管部門規(guī)定如下表： 保管部門收到合約書正本應(yīng)即貼足印花并予銷印后與原稿一并歸檔。 (二 )指 名經(jīng) (副 )理以上人員的信函，逕送其本人，如系公務(wù)文書，再交收發(fā)人員依本規(guī)則辦理。 (三 )復(fù)文 經(jīng)辦人收到來文應(yīng)于第三聯(lián)擬具復(fù)文稿并填寫銷案或待復(fù)日期，及預(yù)定保存期限 (如需簽辦，則以 “ 文書簽辦單 ” 辦理，簽辦單連同 “ 業(yè)務(wù)接洽便函 ” 第三聯(lián)處理 )，經(jīng)主管判行后，依式填寫于第二聯(lián)，一并呈主管簽署再送由收發(fā)人員轉(zhuǎn)請用印并抽出原暫存之第四聯(lián)轉(zhuǎn)記銷案或待復(fù)日期，將第二聯(lián)送交受文部門 (原發(fā)文部門 )，第三、四聯(lián)編定檔號填記于檔號欄后；第三聯(lián)依其類別歸檔；第四聯(lián)依收文流水編號的順序存查。 Ⅲ. 關(guān)系企業(yè)來往文件 第十五條 行文方式 (一 )正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規(guī)定處理。 “ 收 (發(fā) )文登記單 ” 第四、五聯(lián)時(shí)： ① 如無需復(fù)文者，依其類別編定檔號填記于第四、五聯(lián)將檔號及銷案日期轉(zhuǎn)記第一聯(lián)，抽出原留存的第二聯(lián)銷案，并將第五聯(lián)同文件歸檔，將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。 。 X 1X 2 為公司簡稱； X 3 為地區(qū)別，不需分地區(qū)者省略； ○○○○ 為公司收 (發(fā) )文流水號。 (四 )C類：一般通知或參考性的函件無須呈判者，僅登記分文直接交經(jīng)辦部門處理后歸檔。 (四 )以部門名義由廠處長署名行文者，應(yīng)由部門主管判行。 、資材、會(huì)計(jì)、總務(wù)等服務(wù)部門對其他部門的行文蓋部門章。 ，由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。 、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。 (三 )便函：關(guān)系企業(yè)各公司、部門間或公司內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時(shí)使用。 第四條 管理部門 (一 )總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書，以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門；營業(yè)、采購、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門的文書，得以各該業(yè)務(wù)部門的最高主管部門為管理部門?？偸瞻l(fā)部門負(fù)責(zé)文書之收受及發(fā)送。 (二 )公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對象宣布時(shí)使用。 ： 對政府各部、會(huì)、局、署及其所屬一級、二級機(jī)構(gòu)或省政府、市政府及其所屬一級機(jī)構(gòu)等之行 文。 營業(yè)、資料、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對客戶、廠商之行文。 、室、中心對各公司行文的油印函件，蓋用部門章。 (三 )以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理判行。 (三 )B類：一般文書及經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來文書。 第十一條 收 (發(fā) )文字號的制定管理 (一 )對外行文的字號 ： X 1X 2(X 3)總字第 ○○○○ 號。 ，如有二號以上來文并案處理，以最后的收文號碼為發(fā)文號碼。經(jīng)辦部門主管于文件判行后，將 “ 收 (發(fā) )文登記單 ” 第三聯(lián)抽出銷案。 第十四條 外界復(fù)文的處理 收發(fā)人員及文書經(jīng)辦部門收到外界復(fù)文，除按收文程序處理外，收發(fā)人員應(yīng)抽出原發(fā)文的第二聯(lián)銷案，將銷案日期轉(zhuǎn)記原發(fā)文的第一聯(lián)，并將收文日期及字號轉(zhuǎn)記于原發(fā)文后歸檔的第五聯(lián)，經(jīng)辦部門接到復(fù)文時(shí)，主管應(yīng)抽出原發(fā)文的第三聯(lián)銷案，經(jīng)辦人應(yīng)于原發(fā)文的第四聯(lián)填記收文日期及字號。 (二 )收文 受文部門的收發(fā)人員收到 “ 業(yè)務(wù)接洽便函 ” 第二、三、四聯(lián)，于便函上填記收文時(shí)間、編定收文號碼并記載 “ 收 (發(fā) )文編號登記表 ” 將便函第二、三、四聯(lián)送呈部門主管批定經(jīng)辦人后，由收發(fā)人員將二、三聯(lián)交由經(jīng)辦人 承辦，第四聯(lián)經(jīng)經(jīng)辦人簽收后由收發(fā)人員按發(fā)文部門要求的待復(fù)日期先后整理，以備稽催。 第十八條 信函處理 (一 )指名營業(yè)