【正文】 部 (室 )經(jīng)理 (主任 )核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。 Ⅱ. 印信使用 第三十條 監(jiān)印人員 (一 )各公司公章及董事長職章之監(jiān)印人員應簽請本企業(yè)董事長核定后任用。 □ 印信 Ⅰ. 印信種類 第二十八條 種類 (一 )公章：各公司向主管機構(gòu)登記之公司印鑒及特定業(yè)務專用之公司印信。 (二 )部門間文件的遞送 ，可以文件直接遞送，如需簽收者，可以自存聯(lián)送請請受文部門簽收后取回稽催。 、試驗、研究、開發(fā)、規(guī)章修訂、測定、搜集資料等特殊案件部門主管應斟酌實際需要分別規(guī)定其處理期限。 (三 )經(jīng)辦、會稿、核稿等人員的簽名，應清晰可辨，不得潦草難認。判行后依業(yè)務需要份數(shù)送請繕打、校對、用印 。 (四 )采用語體文以達到 “ 簡、淺、明、確 ” 的要求，可用表格處理的盡量利用表格。 第十六條 業(yè)務接洽便函之處理 (一 )發(fā)文 經(jīng)辦人發(fā)文時，應將接洽內(nèi)容列記于 “ 業(yè)務接洽便函 ” 第一聯(lián)，并填記文書類別、受文者、待復期限、附件等各欄，呈請主管判行后另依式填寫三聯(lián)連同第一聯(lián)呈主管主管簽署，一并送收發(fā)人員編號并記載于“ 收 (發(fā) )文編號登記表 ” 再送監(jiān)印人員用印后，由收發(fā)人員將 “ 業(yè)務接洽便函 ” 第二、三、四聯(lián)送交受文部門，第一聯(lián)則依待復日期之先后整理以備稽催。文件封發(fā)投郵后，登記單第一聯(lián)依收發(fā)文編號的流水號裝訂；無須待復文件，第二、三聯(lián)即予銷案，如須待復者，第二聯(lián)由收發(fā)人員暫存，第三聯(lián)送經(jīng)辦部門主管，均依待復日期的先后整理以備稽催；第四、五聯(lián)連同發(fā)文原稿及底本依其類別編寫檔號，將檔號及銷案日期填記于第一聯(lián)后，第四聯(lián)交還經(jīng)辦人存查，第五聯(lián)連同發(fā)文原稿、底本歸檔。 、結(jié)果或復文摘要記錄于 “ 收 (發(fā) )文登記單 ” 第四、五聯(lián)記要聯(lián)記要欄 (如不敷使用時，得以 “ 文書簽辦單 ” 補充，簽辦單隨同 “ 收 (發(fā) )文登記單 ” 第五聯(lián)流程處理 )，并填記預定保存期限及銷案或待復日期后連同來文 (復文時需附復文稿 )經(jīng)呈判后 打字、校對再轉(zhuǎn)送文書管理部門收發(fā)人員。 “ 業(yè)務接洽便函 ” 另行編定，亦采流水號碼一文一號編列。 (五 )第五聯(lián)為核查聯(lián)，于文件辦妥時隨文歸檔，如系代行或授權(quán)判行的文件，由收發(fā)人員轉(zhuǎn)送主管核閱后歸檔。 (二 )A類：凡關(guān)系重大，足以影響公司權(quán)益的文書，應呈總經(jīng)理核閱后始得分文辦理。 (二 )以總經(jīng)理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各公司對外行文得由經(jīng)理 (主任 )判行者外，應送 各公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理判行。 (二 )關(guān)系企業(yè)各部門間應以部門名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用印： ，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之；以業(yè)務接洽便函行文者，由經(jīng)辦部門主管及經(jīng)辦人署名，蓋用部門章。 對本款第二項所列以外的公家機構(gòu)或公民營企業(yè)、法人團體的行文。 第七條 行文名義、署名及印信借用 (一 )對關(guān)系企業(yè)外機構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下： ： 屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。 □ 行文 第六條 行文類別 (一 )函：發(fā)布規(guī)章或臨時性規(guī)定及對機關(guān)團體、公司行號、私人或關(guān)系企業(yè)各公司間及 公司內(nèi)各部門間行文使用。 □ 承辦部門 第三條 總收發(fā)部門 總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總管理處總務部門統(tǒng)一辦理，各公司 (工廠 )所在地的總收發(fā)由其所屬總務部門辦理。 (二 )各公司 (工廠 )所在地與外界來往屬地區(qū)性文書，以其所在地之經(jīng)理室或管理處 (或總務部門 )為管理部門。 (四 )簽呈：下級對上級有所請示或報告時使用。 ① 對省政府、市政府所屬二級機構(gòu)等的行文。 營業(yè)、資材、工務等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對客戶、廠商的行文。 、處以上部門主管對其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。 (五 )以部門名義行文者，應由部門主管判行。 (五 )其他類：與公司業(yè)務無直接關(guān)系之表報、宣傳或印刷函件，無需收文、登記， 可直接送有關(guān)部門參閱。 (含直屬部門 )： X 1X 2(X 3)X 4 字第 ○○○○ 號(X 4 為事業(yè)部或直屬部門代字，由各公司總經(jīng)理室制定管理 )。 Ⅱ. 與外界來往文件 第十二條 收文 (一 )登記、分文 來文由收發(fā)人員拆封后，于 “ 收 (發(fā) )文登記單 ” 登 記收文編號、收文日期、來文者、來文字號、來文日期、附件及摘要后，送分文人員依其性質(zhì)判定文書類別、經(jīng)辦部門，再由收發(fā)人員分發(fā)。 ② 如需復文者，將復文及復文稿送請監(jiān)印人員用印后，復文封發(fā)投郵；來文、復文稿、復文底本則依其類別編寫檔號填記于第四、五聯(lián)后，第五聯(lián)連同來文、復文稿、復文底本歸檔，并抽出原留存的第 二聯(lián)銷案(如需待復者，則將第二聯(lián)依待復日期的先后整理以備稽催 )，再將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。一般性的規(guī)定、通知、公告等函件無需復文時，發(fā)文部門仍辦理發(fā)文手續(xù)，受文部門則依下列方式處理： 轄部門行文時，受文部門免辦收文手續(xù)。如未結(jié)案，則第四聯(lián)按待復日 期先后整理以備稽催。 第十九條 簽呈處理 (一 )經(jīng)辦人因特殊案件的處理，需簽請主管核示時，以簽呈用紙繕寫一份行之，簽呈經(jīng)核決并依示辦妥后應依類別歸檔。其他業(yè)務有關(guān)部門均以副本留存?zhèn)溆谩? (二 )分文人員的分文時期，由各公司視其收文數(shù)量自行訂定。 ，按分層負責的決行層次，由各公司自行訂定時限。 “ 寄送中心 ” 后， “ 寄送中心 ” 人員應將同一受文部門之廠 (處 )部 (室 )的文件集中整理，開具 “ 文件遞送清單 ” 一式三聯(lián)，第一聯(lián)自存，第二、三聯(lián)連同文件匯總裝入地區(qū)別專用 “ 文件袋 ”寄送?！?ZK)〗 (三 )職銜簽字章：各公司廠、處長以上主管刻有職銜及簽名的印信。 (四 )監(jiān)印人員不在時，應由代理人代為監(jiān)印，代理人的任用應依前三款的規(guī)定簽準或指派。 第三十五條 印信申請 (一 )印信制發(fā)的申請 因業(yè)務需要或組織變更，由主辦部門填具 “ 請 (制 )發(fā)印信申請表 ”一份，送會印信 管理部門依本規(guī)則第三十三條的規(guī)定呈請核定后由管理部門制發(fā)。 第三十六條 印信繳銷 (一 )廢舊、撤銷或遺失尋獲的印信，應由監(jiān)印人員填具 “ 繳銷印信申請表 ” 一份，送會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條之規(guī)定呈經(jīng)核定后，檢具繳銷之印信，送繳管理部門撤銷。 (二 )各公司檔卷分類目錄及編號原 則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經(jīng)理室。 (三 )文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。 (五 )檔號之表示方式如下 A 1A 2B 1B 2C 1C 2D 1E 1E 2 A 1A 2 為經(jīng)辦部門代號， B 1B 2 為大類號， C 1C 2為小類號。 (二 )案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。 (四 )1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。 (三 )于檔案室當場借閱者，得免填 “ 調(diào)卷單 ” 。 (二 )技術(shù)性的資料：獨特技術(shù)性的操作標準，與外人技術(shù)合作或外人技術(shù)指導資料，產(chǎn)品配方，產(chǎn)品開發(fā)，改良或試驗資料，國外現(xiàn)場實習報告及其他技術(shù)上屬于機密性之資料。唯其遞送均應親自為之，不得假手他人。 (二 )經(jīng)辦人不得請托他人代抄、代描機密文件，非經(jīng)經(jīng)理級以上主管核準者，亦不得擅自復制。 (三 )機密文件應單獨成立檔卷，與其他一般文件分開保管。 (四 )調(diào)卷逾期拒不歸還而不申述理由者。 (二 )關(guān)系企業(yè)內(nèi)部各部門 間的行文以 “ 業(yè)務接洽便函 ” 為之，但公司間的行文亦得以公文用紙。 (四 )屬于秘密的文件，核稿人應該注明 “ 秘密 ” 字樣，并確定報送范圍。