【正文】 自己管理時(shí)間 如何提高效率(1) 例行性工作與執(zhí)行性工作處理程序如何計(jì)劃優(yōu)先順序Follow up System的建立(2) 拆閱信件的程序(3) 向上屬報(bào)告的方法(4) 交件呈送上屬的方法(5) 如何善用他人的時(shí)間(6) 一心二用(7) PERT（工作進(jìn)度評(píng)估術(shù)）(8) 能提高工作效率的辦公室文具 一些建議(1) 每日列出“應(yīng)做事項(xiàng)”及排列優(yōu)先順序。要有勇氣你要毫不畏懼地把工作承接過(guò)來(lái)，一顯身手，發(fā)揮你行政管理方面的才能，面臨新的挑戰(zhàn)不要害怕，你要付出心力，絞盡腦汁，全力以赴。要注意儀表女秘書雖然不是瓶花只供欣賞之用，但是女秘書的儀表相當(dāng)重要的。對(duì)上司一味奉承和附和，并不一定能給上司良好的印象，因?yàn)槟闶紫染妥约旱娜烁窠档土?，你不能用這種卑微的身份，換取上司的重視，不要被上司的地位或權(quán)威所哧倒，以為除了諂媚和馴服之外，什么也不能作?！?在走路時(shí)：應(yīng)讓客人走在內(nèi)側(cè)● 走樓梯時(shí)：上樓跟在客人后面，下樓走在客人前面● 電梯：先進(jìn)去按“開”鈕，出來(lái)時(shí)按“閉”鈕，讓客人先出去● 開門：門向外開的情形下，拉開門后自己站在門外，讓客人先進(jìn)；門向內(nèi)推的情形下，推開門后自己先進(jìn)去，再請(qǐng)客人進(jìn)去。對(duì)方掛斷后輕輕將話筒放回去。再半年就屆滿三十年，童興聰在這個(gè)她生命中最喜歡的工作待了這么久，卻依然留戀不已。尤其是女主管，壓力更大，身為秘書如果能保持著同情心，自己工作起來(lái)也覺(jué)得比較舒暢。生活簡(jiǎn)單符合理想 “老板平時(shí)很少打擾我的生活，除非是碰到一些生活上需要與房東溝通的問(wèn)題，產(chǎn)生語(yǔ)言障礙時(shí)；但基本上，他們公私都分得很清楚。童與聰除了擔(dān)任中華民國(guó)秘書總會(huì)會(huì)長(zhǎng)，也教授各種秘書課程，除此之外，生活就是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單，完全符合自己的理想。第四階段：贊助人確立組織發(fā)展方向，并行使權(quán)力。(八) 注意周遭環(huán)境，并維持整潔。應(yīng)對(duì)訪客的基本禮儀如何讓訪客有親切感一、 核對(duì)行事表二、 訪客的出迎三、 引導(dǎo)的方式四、 訪客面談時(shí)應(yīng)作的工作五、 訪客的送行六、 會(huì)客室的整理七、 臨時(shí)來(lái)訪客人的接待三、 如何扮演好幕僚小姐角色 前言：任何一個(gè)人進(jìn)入公司工作，必須能與上司、同事或下屬和樂(lè)相處，進(jìn)而一展所長(zhǎng)，方能有所發(fā)展及出人頭地。 集中所有的努力在最想獲得的東西上。1 做一個(gè)永遠(yuǎn)的樂(lè)觀主義者。2 盡可能把某些事情委任他人去做。3 每天的事情是千變?nèi)f化的。3 隨時(shí)攜帶小卡片，以便記載新點(diǎn)子。4 把事情做好，避免夸張性的完善主義，如何可以省下許多時(shí)間，而去從事重要的工作。4 把表?yè)芸烊昼?，讓一天提早開始。3 對(duì)于特別的問(wèn)題，則請(qǐng)專家策劃。 打電話前要先有計(jì)劃，寫下重點(diǎn)?！? 早上第一件大事，就是決定當(dāng)日計(jì)劃的優(yōu)行順序?！? 書桌上的東西整理的井然有序，以備隨時(shí)取用，特別是重要的東西要放置在書桌的中央。 以愉快地心情去做每一件事。(十四) 本身要有問(wèn)題意識(shí)。(六) 講交效率、正確性。第二階段：同事已有能力單獨(dú)作業(yè)，對(duì)整體績(jī)效亦有單獨(dú)而明顯的貢獻(xiàn)。個(gè)性單純的單與聰，自認(rèn)為太復(fù)雜的工作她做不來(lái)：“要量力而為！”她不會(huì)強(qiáng)求去做自己做不到的事?！芭龅絾?wèn)題時(shí)，多幫別人想想。童與聰自工作以來(lái)就與外國(guó)老板共事，覺(jué)得要扮演好秘書角色有五個(gè)原則：“細(xì)心、耐心、同情心、愛(ài)心、感激心。 代接電話 處理同時(shí)來(lái)的幾個(gè)電話 打電話的要決：● 要打的電話一次打完● 編一本常用的電話號(hào)碼簿● 讓人家有時(shí)間來(lái)接電話，至少響九到十下才放棄● 事前的計(jì)劃● 報(bào)出自己的名字及頭銜，并順便問(wèn)對(duì)方是否方便說(shuō)話● 先打電話秘書有權(quán)把對(duì)方接通后再請(qǐng)老板來(lái)接電話 “謝謝您”及“對(duì)不起”要時(shí)常掛在嘴上 盡量認(rèn)出對(duì)方的聲音 電話答錄機(jī) 處理抱怨的電話的步驟：● 傾訴● 確認(rèn)● 提出解決的辦法● 追蹤結(jié)語(yǔ)講義所刊內(nèi)容，非經(jīng)全友管理顧問(wèn)有限公司同意，禁止任意翻印、轉(zhuǎn)載為任何形式結(jié)語(yǔ)一、 SELF TEST二、 主管考核秘書之標(biāo)準(zhǔn)一、 SELF TEST1. Are you always punctual to work?2. Are you able to adjust your working time with your boss?3. Do you have good manners in meeting people and handing telephone calls?4. Can you handle your work independently without a lot of guidance from your boss?5. Will you consider and think carefully before you take a step further?6. Does your boss ever find more than three typos after your own proof read?7. If your boss is out of town, a manager asks for the business plan in order to draft the ing year’s budget, will you give it to him/her without consulting your boss first?8. Do you like to discuss with people about your boss and his private life?9. After sending a proposal to a client, you found a typing mistake on the quotation, would you call the client secretly to amend without informing your boss first?10. Do you decide what to wear each morning before work?二、 主管考核秘書之標(biāo)準(zhǔn) 你的秘書是否了解你在組織里所擔(dān)負(fù)的全部責(zé)任和活動(dòng)范圍？她是否了解你的個(gè)人目標(biāo)和志愿以及這些目標(biāo)和志愿怎樣與公司的目標(biāo)融合在一起？ 你是否接連三、四個(gè)星期都不到辦公室去，但確信在這段期內(nèi)組織里的公事和你的私事都能獲得盡責(zé)的及迅速的處理？ 她是否幫你安排時(shí)間、協(xié)調(diào)約會(huì)事宜和工作程序、以及應(yīng)付限期之要求，而全然沒(méi)有滋擾到你？她本身是不是一位富于條理的人？ 她是否無(wú)需你提醒即能自動(dòng)地處理并追蹤業(yè)務(wù)？ 她對(duì)待你的同事、客人和顧客是否謙恭有禮，且樂(lè)于協(xié)助？ 她是否具想像力和創(chuàng)造力？她是否提出原始的主意供你考慮？她是否提議新方法以改善她自己與你的工作？她是否倡議新的體系和新的辦事程序？ 她是否聰慧？她是否采取主動(dòng)以處理困難的事？ 她是否有效率的傳遁文件？她能否催促你及早處理其他同事所等待的那些擺在你手上的文件，及催促其他同事及早處理你所等待的那些擺在他們手上文件？ 她的基本秘書技能（如文件歸檔、速記和接聽(tīng)電話的禮貌等）是否無(wú)懈可擊？ 遇到困危時(shí)她是否否定鎮(zhèn)定？當(dāng)工作趨于緊張時(shí)，她是否保持諒解與愉快的態(tài)度？當(dāng)你因承受壓力而發(fā)脾氣或喪失自我控制時(shí)，她是否泰然自若，仍像往常一般繼續(xù)工作？1 她對(duì)你是否絕對(duì)忠心和信賴？無(wú)論是公事上的或私事上的秘密你都能托付她嗎？1 她是否博文廣識(shí)并促請(qǐng)你注意與你的公事及私事有關(guān)的出版物？1 她是不是一位能提供業(yè)務(wù)資料的人（亦即一位能為你羅致你自己所不能或難以羅致的資料的人）？1 她是否具有自求進(jìn)步的計(jì)劃？她是否參加以管理為導(dǎo)向的課程或演講？是否嘗試進(jìn)一步去了解你所服務(wù)的公司、你的工作、你的顧客、或是你所置身的行業(yè)？1 她是否善于表達(dá)？她能否以口頭或書面為你概括地陳述訊息？她能否清楚地、正確地交待工作給他人？她是否知道你對(duì)某些政策或?qū)崉?wù)的見(jiàn)解，并能像你那樣向別人表達(dá)它們？1 她是否完成每天之工作而不理會(huì)所占用之時(shí)間？必要時(shí)她是否甘心在晚間或周末工作？1 必要時(shí)她是否像一般管理人員那樣將工作分?jǐn)偝鋈ィ繐Q句話說(shuō)，她能否將它所未完成的工作從事授權(quán)、督導(dǎo)，并承擔(dān)責(zé)任？能否協(xié)助你訓(xùn)練其他職員？1 她能否獨(dú)立地代你處理日常工作而無(wú)需你操心？1 他能否代你追蹤重要的日期，即你的上司、你的家庭、以及你的顧客所慶祝的日子（例如周年紀(jì)念日、生日、宗教節(jié)日、假期等）？ 她能否替你做基本的研究工作例如為你搜集撰寫報(bào)告之用的資料，甚或?yàn)槟悴輸M報(bào)告？附件講義所刊內(nèi)容，非經(jīng)全友管理顧問(wèn)有限公司同意，禁止任意翻印、轉(zhuǎn)載為任何形式附件、以“五心”扮演好秘書角色把德商赫司特渡過(guò)近三十年職場(chǎng)生涯的童興聰，把簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的生活哲學(xué)，充分運(yùn)用在工作崗位上?！?電話交談時(shí)要記下要點(diǎn)，在電話記錄上寫下日期，以便來(lái)日參考?！?在表示意見(jiàn)、提出要求和下命令進(jìn)，多為試探語(yǔ)氣，氣勢(shì)較弱□ 比較不敢與人正面接觸□ 與人交往，由別人采取主動(dòng)□ 習(xí)慣于請(qǐng)教別人□ 優(yōu)柔寡斷□ 比較不愿承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)□ 比較不會(huì)催促別人作決定比較不會(huì)頻頻注視別人□ 行動(dòng)迅速□ 說(shuō)話較快、話多、嗓門大□ 習(xí)慣正襟危坐或向前傾，尤其是在提出要求發(fā)表意見(jiàn)時(shí)更是如此□ 在表示意見(jiàn)、提出要求和下命令時(shí)，比較喜歡用強(qiáng)調(diào)語(yǔ)氣□ 比較敢與人正面接觸□ 喜歡主動(dòng)與人交往□ 喜歡告訴別人事情□ 當(dāng)機(jī)立斷□ 比較愿冒險(xiǎn)□ 要?jiǎng)e人作決定時(shí)，較愛(ài)施壓力□ 比較喜歡頻頻注視別人行為反應(yīng)力的指標(biāo)（本表代表一般傾向，實(shí)際狀況會(huì)因人而異。不要一味奉承上司要由衷地尊敬上司，而不唯唯諾諾地奉承上司，必要時(shí)能提出自己的意見(jiàn)，以供上司參考。依賴心不可太強(qiáng)一般說(shuō)來(lái)，女孩子的依賴心比較重，不敢獨(dú)立處理事務(wù)。正確的判斷力“前事不忘，后事之師”，要不斷從經(jīng)驗(yàn)中吸取教訓(xùn)，作為判斷力的基礎(chǔ)。(3) 可作為研究時(shí)的參考：一個(gè)機(jī)關(guān)或公司的檔案，是研究時(shí)最直接最正確的原始資料，撰寫公司有關(guān)的學(xué)術(shù)報(bào)告或業(yè)務(wù)報(bào)告，必須要運(yùn)用檔案。(2) 簡(jiǎn)明檔案管理須力求簡(jiǎn)單明了，其分類也要簡(jiǎn)明，放置的位置及使用的方法，讓公司里的有關(guān)人員都能清楚與了解，使上司或其他同事也隨時(shí)可取用參考。公司機(jī)構(gòu)的里外上下業(yè)務(wù)，都需要照顧。然而，主管即希望秘書能退一步，以全盤、客觀的方式來(lái)看此事。─盡力去執(zhí)行秘書的例行業(yè)務(wù)。公司主管也是希望秘書能謹(jǐn)慎地保密，不希望秘書談?wù)撍墓ぷ骰蛩乃缴?。秘書馬上承擔(dān)是自己的錯(cuò)，并立即修正。（同情心）─主管不在辦公室時(shí)，才打私人電話。(2) 對(duì)人方面：考慮周到：秘書要能體諒、幫助、同情別人。所有秘書工作皆需要主動(dòng)性去完成：指定的工作、例行工作、流程業(yè)務(wù)、及創(chuàng)意的工作。在遇困難時(shí)，不放棄，而試著找其他可行之道，再嘗試，直到成功。有系統(tǒng)、有條理即是工作效率的先決條件。急著要與主管談一筆生意。然后，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)，采取必要的行動(dòng)。第二步驟：看看是否該采取行動(dòng)。如果檢查十次，還未發(fā)現(xiàn)任何錯(cuò)誤，但在第十一次才發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，所花的時(shí)間還是值得的。沒(méi)有準(zhǔn)確性，秘書的工作毫無(wú)意義。此T形圖可列表如下：秘書十大特質(zhì)A對(duì)事準(zhǔn)確性好判斷力工作效率機(jī)智性主動(dòng)性B對(duì)人考慮周到圓滑性謹(jǐn)慎性責(zé)任感客觀性現(xiàn)依對(duì)事與對(duì)人兩方面，分別說(shuō)明如下：(1) 對(duì)事方面：在研究這些資質(zhì)特點(diǎn)之前，應(yīng)知道這些資質(zhì)特點(diǎn)皆需費(fèi)時(shí)，非一蹴可幾。這些表現(xiàn)，久而久之就能取得公司機(jī)構(gòu)里里外外、上上下下所有人的信任。對(duì)內(nèi)的人際關(guān)系對(duì)象為上司、同事及屬下等。實(shí)務(wù)上經(jīng)驗(yàn)尤其珍貴。尤其是企業(yè)界，要求秘書必須接受電腦訓(xùn)練，以便能應(yīng)付電腦化的一切秘書業(yè)務(wù)。訓(xùn)練課程包括企事業(yè)管理、會(huì)計(jì)學(xué)、心理學(xué)、國(guó)際貿(mào)易實(shí)務(wù)、國(guó)際匯兌、人事管理、禮儀、公共關(guān)系、秘書實(shí)務(wù)、電腦、打字、英語(yǔ)會(huì)話及商用英文等。其秘書要辦妥任何單項(xiàng)業(yè)務(wù)，必須綜合協(xié)凋其他相關(guān)業(yè)務(wù)。一般業(yè)務(wù)的推動(dòng)，皆以人為主。辦公室方面：檔案管理、更換用具等。情報(bào)：情報(bào)業(yè)務(wù)是資訊管理所處理的主要業(yè)務(wù)之一。這在微觀方面，資訊管理所處理之業(yè)務(wù)。對(duì)很多秘書來(lái)說(shuō)，秘書工作的歷練是作為一行政主管的重要階梯。一般公司或機(jī)構(gòu)，因?yàn)閭鹘y(tǒng)背景的關(guān)系，秘書的職務(wù)并不是那么確定，秘書除了本身主管外，和其他部門業(yè)務(wù)人員的關(guān)系也非常密切和重要，形成縱橫交錯(cuò)而復(fù)雜的人際關(guān)系，因此其工作范圍是秘書，又是一般的職員，工作領(lǐng)域無(wú)法正確的予以劃分。想想大公司的董事長(zhǎng)或機(jī)關(guān)的主管，如果每天早上自己要打開信件，打字回信、存檔處理、接聽(tīng)電話等工作，那么，他們將沒(méi)有時(shí)間來(lái)從事高層次的商業(yè)活動(dòng)與計(jì)劃。因此，秘書工作亦是管理人才的訓(xùn)練搖籃，其理由有二： 秘書熟悉人事、業(yè)務(wù)、程序、管理等內(nèi)部作業(yè)。以往皆用打字機(jī)或手寫，但由于資訊業(yè)務(wù)之發(fā)達(dá)，各種文書之制作皆已電腦化，以增加功能與效率。這時(shí)，秘書對(duì)于資訊情報(bào)之處理、篩選、分類與傳遁就可利用資管理業(yè)務(wù)，以增進(jìn)處理情報(bào)業(yè)務(wù)的效率。公關(guān)業(yè)務(wù)秘書的公共關(guān)系是需要?jiǎng)?chuàng)意的功能來(lái)作其基礎(chǔ)的。綜合業(yè)務(wù)綜合業(yè)務(wù)來(lái)自協(xié)調(diào)的功能。所以接待業(yè)務(wù)，是個(gè)整體性的工作。(2) 實(shí)務(wù)方面的技能：實(shí)務(wù)