【正文】 方面的技能為處理秘書(shū)業(yè)務(wù)所需要的技術(shù)與能力。法律秘書(shū)必須擅長(zhǎng)法律知識(shí)。例如，文書(shū)之處理，光憑理論尚嫌不夠，因必須考慮到各種文件之性質(zhì)，文件之內(nèi)容，及文件之時(shí)效性，然后訂處理之優(yōu)先順序。對(duì)于同事，秘書(shū)要建立融洽相處的人際關(guān)系，業(yè)務(wù)才能順利推展；對(duì)于屬下者，也需要好的人際關(guān)系，才能使上下人脈和諧，必能在對(duì)外處理業(yè)務(wù)時(shí)，和氣待人，考慮周到，圓滿達(dá)成任務(wù)。一位主管，當(dāng)然需要一位開(kāi)朗、負(fù)責(zé)、可靠的秘書(shū)。對(duì)事方面的資質(zhì)有五項(xiàng)：準(zhǔn)確性；好判斷力；工作效率；機(jī)智性；主動(dòng)性。這是需要時(shí)間、耐心與專心的。如果秘書(shū)總是道歉說(shuō)：“對(duì)不起，這件事我未想到”，那么，就必須培養(yǎng)此特質(zhì)。如果自己能力辦不到，找主管去。當(dāng)秘書(shū)在寫信時(shí)對(duì)于時(shí)間問(wèn)題沒(méi)有十分肯定。最后，主管稱贊秘書(shū)的好的判斷力。秘書(shū)則必須能篩選電話，并把每通電話的重點(diǎn)記在便條紙上，以便主管回來(lái)，即可一目了然，這就是工作效率。所以秘書(shū)打電話到他家，間接得知他辦公室的電話號(hào)碼，再打給他的秘書(shū)，而獲得那份資料。（業(yè)務(wù)性）第一方式：有位秘書(shū)把客戶來(lái)信給主管看時(shí)，通常把先前相關(guān)的通信資料附上，以利主管參考。所以，考慮周到的資質(zhì)是需要訓(xùn)練與培養(yǎng)的。使用考慮周到的詞句及體貼的舉止，秘書(shū)可使人不感窘困與難過(guò)。當(dāng)主管有錯(cuò)時(shí)，避免批評(píng)，才能維持良好的人際關(guān)系。有責(zé)任感的秘書(shū)是非常敬業(yè)的?？陀^性：客觀性是以超然的、無(wú)私的態(tài)度，來(lái)看整體性的情況后，才做出反應(yīng)。文件必須重打，則是因主管做了很多變更，已改得面目全非了。有健康的身體，才能有健全的身心，開(kāi)朗的心胸，樂(lè)觀活潑的個(gè)性，以面對(duì)任何困難，化解任何困局，創(chuàng)造嶄新的情勢(shì)，以利公司機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)之騰遠(yuǎn)發(fā)展。(4) 富有彈性檔案的分類上立案上要富有彈性，以適應(yīng)業(yè)務(wù)的擴(kuò)充或臨時(shí)的變動(dòng)。(2) 每星期做全周工作計(jì)劃(3) 設(shè)定預(yù)計(jì)工作完成時(shí)間(4) 在工作空檔，計(jì)劃全日尚未過(guò)完時(shí)間（彈性）(5) 如發(fā)現(xiàn)自己在拖延，問(wèn)自己逃避何事，將大計(jì)劃分?jǐn)?shù)個(gè)小工作，個(gè)個(gè)擊破。不要對(duì)上司存有害怕或畏懼的心理，男人在辦公室或別的地方，都喜歡看見(jiàn)迷人和儀態(tài)安祥的女人。要不斷地研究、改進(jìn)對(duì)自己負(fù)責(zé)的工作，平時(shí)要不斷研究、改進(jìn)，以便能多向上司提出具體意見(jiàn)。自然我們也不必特意地表示“不在乎”的樣子，對(duì)上司不要卑屈，不要阿諛，要保持自己獨(dú)立的人格。 茶水的準(zhǔn)備：● 平時(shí)準(zhǔn)備需周全：茶具應(yīng)無(wú)破損，飲料是否足夠● 注意儀容，手和頭發(fā)要清潔，衣服應(yīng)無(wú)污點(diǎn)，絲襪應(yīng)無(wú)破損● 態(tài)度應(yīng)誠(chéng)心誠(chéng)意，面帶微笑● 茶或咖啡不要太滿：杯盤分開(kāi)放，進(jìn)入室內(nèi)先敲門● 上茶順序：客人優(yōu)先，公司上后上● 盡量整個(gè)茶盤先放旁邊的桌子，再一杯杯的端出● 奉茶應(yīng)從每人的正面或右斜面輕輕放下● 客人走向應(yīng)馬上收拾干凈二、 坐車禮儀 有司機(jī)：后座右手為首座，左手次之，中間最次之。● 你與你的老板應(yīng)互相協(xié)定，看他要你如何替他接電話。童與聰自認(rèn)為生活圈子小，不把自己弄得很復(fù)雜，“生活簡(jiǎn)單就是美！”童興聰所追求的，正是一個(gè)簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的生活。童與聰認(rèn)為：“說(shuō)穿了，其實(shí)秘書(shū)就是個(gè)通才?！蓖c聰覺(jué)得，要當(dāng)個(gè)好秘書(shū)，有沒(méi)有那個(gè)心來(lái)幫助老板是很重要的，即使是很瑣碎的事。科目：幕僚角色之定位與職責(zé)講師：吳蓓蘭一、 如何成為上司的得力助手你要做個(gè)稱職的得力左右手早上的準(zhǔn)備工作△ 上班前之準(zhǔn)備工作──迅速快樂(lè)地出門（1） 早上要早起──漱洗要清潔、迅速（2） 適度的運(yùn)動(dòng)（3） 營(yíng)養(yǎng)豐富的早餐──保持充沛的體力（4） 穿著大方，適度化妝（5） 以輕松快樂(lè)的心情向家人道別從從容容地出門，而非匆匆忙忙地出門△ 到達(dá)公司后（1） 遇到上司，同事親切地打招呼（2） 提早十分鐘至公司最為恰當(dāng)（3） 清理辦公桌，茶水慶在上班以前準(zhǔn)備好如何做個(gè)稱職的得力助手一、 保持辦公室環(huán)境的整齊清潔a打掃桌椅、柜子、茶幾等b桌歷、日歷要翻到當(dāng)日二、 信件的分類與整理分類folder的制作三、 上司抵達(dá)前的準(zhǔn)備工作a上司辦公室桌的整理b準(zhǔn)備茶水c呈批之文件處理d當(dāng)天行事計(jì)劃表之準(zhǔn)備四、 上司抵達(dá)后a面帶笑容地向上司道“早安”b口頭報(bào)告當(dāng)天之行事行程c善用“Today things to do”表格，展開(kāi)一天的工作接一指示或命令時(shí)一、 上司呼喚時(shí)二、 上司指示或說(shuō)明內(nèi)容時(shí)，不可中途插嘴三、 務(wù)必養(yǎng)成邊聽(tīng)，邊記摘要的習(xí)慣四、 上司交待后，應(yīng)再?gòu)?fù)述其要項(xiàng)五、 有所質(zhì)問(wèn)或意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)馬上問(wèn)清楚六、 無(wú)法辦理時(shí)，應(yīng)立刻向上司說(shuō)明，再靜待上司裁決處理七、 接到其他部門上司的指示時(shí)，應(yīng)如何處置一位成功助理所應(yīng)具備的條件A注意外表的修飾*打扮出成功的形象B態(tài)度方面──溫和、熱誠(chéng)、親切C儀態(tài)方面──自然大方、不做作、文雅D談吐方面──聲音溫和──正確、易懂──敬語(yǔ)常掛嘴上一位成功助理所應(yīng)具備的條件A注意外表的修飾*打扮出成功的形象B態(tài)度方面──溫和、熱誠(chéng)、親切C儀態(tài)方面──自然大方、不做作、文雅D談吐方面──聲音溫和 ──正確、易懂 ──敬語(yǔ)常掛嘴上 （謝謝、對(duì)不起、麻煩你了） ──簡(jiǎn)潔E完美的人格──積極、敬業(yè)、責(zé)任感、保密、 謹(jǐn)慎、細(xì)心、耐心、有創(chuàng)意。五、 積極人生(一) 目前小姐扮演的角色是良師、益友也是同仁。(九) 發(fā)揮女性親和力。而為自求多福，希望您能從建立正確職業(yè)觀念，且著手塑建良好工作中人際關(guān)系，方克有功。 任何東西都有固定的放置位子。1 為了達(dá)成目標(biāo)，每天都要確實(shí)將計(jì)劃付諸行動(dòng)。2 一次專心做一件事。為了平衡起見(jiàn)，要留直一個(gè)時(shí)間給“特別計(jì)劃”；因此，也才容易制定預(yù)期的工作時(shí)間表。 對(duì)于信件，一般而言，都得回函。4 即使有成功的感覺(jué)，也要不斷地推動(dòng)自己。4 懂得選擇，學(xué)習(xí)說(shuō)“不”。3 擬定每日當(dāng)行的具體計(jì)劃，并遵行其優(yōu)先順序；可能的話，也不防盡早完成。2 周末時(shí)不思考公事。2 自己要打算“隨時(shí)都有充分的時(shí)間去做重要的事。1 經(jīng)常使用“八十對(duì)二十的法則。 拖延一下那些不重要事，許多所謂的問(wèn)題會(huì)隨著時(shí)間而逐漸消逝或解決。(十三) 上級(jí)交辦事項(xiàng)，最好不要擅自更改。(五) 一個(gè)積極的人應(yīng)有一、二項(xiàng)休閑與興趣。 事業(yè)發(fā)展的四階段：第一階段：學(xué)徒接受他人指示而工作，擔(dān)任一位或多位師父的幫手。更重要的，是不可以忘事，即使是一件小事，也要追蹤，才不失秘書(shū)的職責(zé)。凡事不要太強(qiáng)求，童與聰強(qiáng)調(diào)要做自己能做的事，既然這是自己的工作，就認(rèn)命了，把它做好。因?yàn)橐绾瓮黄普Z(yǔ)言的障礙，童與聰認(rèn)為提升認(rèn)同感是很重要的。 摘要記錄：要注意對(duì)方的名字正確寫法，電話號(hào)碼。嘴離話筒一寸遠(yuǎn)，用自然的語(yǔ)調(diào)講話，聽(tīng)筒貼著耳朵，以便聽(tīng)清楚?！?說(shuō)話較慢、聲音較柔□ 比較畏縮，即使是在提出要求或表達(dá)意見(jiàn)時(shí)也是如此。公司里因你的存在而一團(tuán)和氣，氣氛融洽，你自然而然會(huì)得到上司的信任和喜歡?；卮鹎宄?，做事明快回答上司的問(wèn)題時(shí)，或和上司一起討論問(wèn)題時(shí)，說(shuō)明要清楚、有條理、有見(jiàn)地，表現(xiàn)出你的口才和學(xué)識(shí)，不要支吾其詞，模棱兩可，令人無(wú)所適從，做事也要明快、干凈利落。對(duì)你的工作具有信心你要?jiǎng)e人對(duì)你有信心，先要對(duì)自己有信心，要忠實(shí)地衡量自己的能力，充實(shí)女秘書(shū)的各項(xiàng)素養(yǎng)，把你的素養(yǎng)毫不保留地應(yīng)用在工作中。(3) 可作為了解機(jī)關(guān)或公司歷史的參考：介紹一個(gè)機(jī)關(guān)或公司的概況，必須要敘述其沿革，以見(jiàn)其發(fā)展的軌跡與成就，而要真切地了解其沿革，唯有參考其檔案，以獲得正確的資料。WHAT TO SAY ON THE TELEPHONE WHEN…1. YOU PLACE SOMEONE ON HOLDSituationA customer is in the middle of a very long story, and your other lines are ringing off the hook. You must place him on hold.2. YOUR MANAGER IS NOT INSituationA client calls and your supervisor is not in. He is on vacation for two weeks.3. YOUR MANAGER IS IN BUT NOT TAKING CALLSSituation:Your manager is behind in his paperwork and instructs you not to take calls for the next four hours. A customer calls and insists on talking with him.4. THE CALLER REFUSES TO GIVE YOU A NAMESituation:You begin the screening process on a call, and the person refuses to give you his name. You have specific instructions from your supervisor that you are to get the person’s name before transferring calls.5. YOU MUST KNOW WHY THE PERSON IS CALLINGSituation:You have the person’s name, and now must find out why he is calling.6. THE CALLER SAYS,”YOUR MANAGER HAS THE NUMBER”Situation:You are instructed to get telephone numbers from people when they leave messages. Nine times out of ten, they say,”he has the number.”7. A CALL HAS NOT BEEN RETURNEDSituation:A customer calls and says,”This is the third time I’ve called ’ve been calling for hasn’t he called me back? Are you sure you’re giving him my messages?”8. THE CALLER WANTS SOMETHING THAT IS NOT YOUR JOB TO HANDLE Situation:A customer calls and ask you to help him enroll in a seminar your pany is giving thd following week. You have noting to do with the seminar,and know nothing about it.9. THEY SAY THEY WERE PROMISED SOMETHING WOULD HAPPEN THAT DIDN’TSituation:A customer is calling to plain that a salesman who works for your pany promised that instruction booklets for the product you sell would arrive the day after the contract was singned. The instruction booklets have not arrived, and the customer has been unable to use your product for over a week.如何提升工作效率與效能講義所刊內(nèi)容，非經(jīng)全友管理顧問(wèn)有限公司同意，禁止任意翻印、轉(zhuǎn)載為任何形式如何提升工作效率與效能一、 高效率的檔案管理技巧二、 如何為上司與自己管理時(shí)間三、 會(huì)議管理技巧四、 行程安排技巧一、 高效率的檔案管理技巧 檔案管理(1) 檔案歸檔的方法按字順序以編號(hào)分檔依地理位置分檔依日期順序歸檔依數(shù)字分檔(2) 如何減低檔案管理的工作量 盡量維持辦公桌的整齊建立特定的整理檔案的時(shí)間表建立一個(gè)“暫持存放”的系統(tǒng)寄放不需馬上歸檔的文件如果同時(shí)替一人以上工作，應(yīng)分開(kāi)存放要?dú)w檔的文件桌上應(yīng)放一個(gè)“文件籃”應(yīng)隨時(shí)準(zhǔn)確接受新科技隨時(shí)改進(jìn)自己的檔案管理系統(tǒng)“雙重”歸檔如何追蹤“傳閱”的文件如何剪報(bào) 檔案管理的原則理想的檔案管理原則是：正確、簡(jiǎn)明、經(jīng)濟(jì)及富有彈性，茲分別簡(jiǎn)述如下：(1) 正確：良好的檔案管理，是希望能做到調(diào)閱某一檔案時(shí)，就能迅速地找到，因此檔案的分類及存放要正