【正文】 觸面很廣，為了要使業(yè)務(wù)能順利進行，必須扮演著潤滑劑的功能，在公司機構(gòu)的里里外外，必須兼顧到各個層面的人物，能考慮到各種狀況，能預(yù)見各類該辦之事，妥善處理人際關(guān)系，圓滿達成任務(wù)。安排方面：安排行程、約會、會議等。雖然有些項目是多種業(yè)務(wù)的綜合，但在此則偏重事務(wù)性的。資料情報的輸出和輸入都要經(jīng)過秘書這個孔道，當(dāng)主管將情報交給秘書傳達下去時，首先秘書就要根據(jù)情報的質(zhì)和量，按其重要性、機密性、緊急性來安排傳送的優(yōu)先順序。現(xiàn)代的文書業(yè)務(wù)尤需要資訊管理的配合以提高效率。文書：包括文件及書信之制作等。秘書的資訊管理業(yè)務(wù)是由其執(zhí)行任務(wù)的功能引伸而業(yè)。秘書可以學(xué)到如何去指導(dǎo)、督導(dǎo)、規(guī)劃及處理問題，并且熟悉公司的政策。秘書工作最主要為輔佐功能，此即是其一主要的意義。 秘書工作的性質(zhì)秘書的工作，主要為協(xié)助主管執(zhí)行工作細節(jié)。如何成為上司的得力助手一、 秘書概述 英文字典的定義依The Random House Dictionary of the English Language中對于秘書的定義為：1) a person, usually and official, who is in charge of the records,correspondence, minutes of meetings, and related affairs of an organization, pany, association, etc.2) a person employed to handle correspondence and do routine work in a business office, usually involving taking dictation, typing, filling, and the like. 秘書的角色一般而言，秘書的角色定位應(yīng)是輔佐的功能。因此，漸漸地，現(xiàn)代的工商秘書，已演變成名副其實的“業(yè)務(wù)秘書”或“公關(guān)秘書”了。這位助理，即是秘書。因為秘書常幫助主管處理與主管樣關(guān)的業(yè)務(wù)，所以對于主管的工作有一全盤的了解。二、 秘書的業(yè)務(wù) 秘書在一天的工作間中，有三分之二是做下列業(yè)務(wù)：打字接受口授傳真接聽電話處理信件與主管商談檔案管理準(zhǔn)備當(dāng)天的業(yè)務(wù)及下班前的業(yè)務(wù)處理擬稿及制作信件 秘書業(yè)務(wù)可分為四類：資訊管理業(yè)務(wù)事務(wù)業(yè)務(wù)公關(guān)業(yè)務(wù)綜合業(yè)務(wù)茲就秘書的功能與業(yè)務(wù)分述如下：秘書業(yè)務(wù)由前述可知分為四類： 資讀管理業(yè)務(wù) 事務(wù)業(yè)務(wù) 公關(guān)業(yè)務(wù) 綜合業(yè)務(wù)茲分別說明如下： 資訊管理業(yè)務(wù)資訊管理業(yè)務(wù)，即是利用電腦來處理及管理一般業(yè)務(wù)。在鉅觀方面，資訊管理可處理之業(yè)務(wù)有文書及情報方面。尤其在書信寫作方面，由于有電腦軟件之運用，可節(jié)省構(gòu)思之時間及文件制作的精力。情報業(yè)務(wù)包括資料情報的搜集、提供、整理、管理、活用與交換。秘書的事務(wù)業(yè)務(wù)，為秘書在辦公室所處理的例行業(yè)務(wù)，包括接聽電話、拆寄信件、發(fā)傳真、檔案管理、更新辦公室用具、收集資料、準(zhǔn)備定期報告、安排主管之行程、約會及會議等。會議方面：收集資料、準(zhǔn)備定期報告等。在處理人與人間的關(guān)系時，要能有洞察的能力，要能見微知著，要能以對方的立場來看，必能廣獲人緣，使業(yè)務(wù)暢通。人由于人際關(guān)系而形成自己的圍體，圍體與圍體的互動關(guān)系，就形成了公共關(guān)系。由于時代的進步與科技的發(fā)達，業(yè)務(wù)牽涉范圍愈來愈廣，并非單項業(yè)務(wù)所能包含。這樣，才能融會貫通，發(fā)揮最大的秘書業(yè)務(wù)功能。 專業(yè)的知識與技能關(guān)于秘書專門的知識與技能，可分三項目來討論：秘書專業(yè)知識；實務(wù)方面的技能；專門行業(yè)業(yè)務(wù)知識。這些專業(yè)知識的訓(xùn)練很重要，因為現(xiàn)在有許多機構(gòu)的秘書，并未受過專業(yè)的訓(xùn)練，因此擔(dān)任秘書工作，往往不了解自己該做什么工作，如果主管亦不能發(fā)揮指導(dǎo)的責(zé)任，則往往要花費許多的時間和精力，自己工作中去摸索這方面的知識。早期的秘書實務(wù)中，打字技術(shù)占相當(dāng)重要的角色。專門行業(yè)業(yè)務(wù)知識：各行各業(yè)的秘書，都應(yīng)通曉其專業(yè)業(yè)務(wù)的知識。由此可知，在每一行業(yè)中，都有其專門的業(yè)務(wù)知識。對于秘書業(yè)務(wù)。有經(jīng)驗的秘書，不必主管交待，就能以其經(jīng)驗，正確的判斷力，冷靜而審慎的處理事務(wù)，以其積極、主動、隨機應(yīng)變的能力，圓滑的推動其工作，若加上其純熟的技能，就是一位非常優(yōu)秀而受歡迎的秘書了。對外則需面對顧客及業(yè)務(wù)相關(guān)的單位。有時，在會議室里倒茶時，就會得知人事調(diào)動的消息；或聽到董事長的出差是為了洽談與對方業(yè)務(wù)合作的話題等，諸如此類的情報，所以，常給其他部門的人，有種特殊身份的印象。另外，關(guān)于秘書人際關(guān)系的技巧，可分對內(nèi)對外兩方面，現(xiàn)分別列舉如下：對內(nèi)：與上司的人際關(guān)系：──熟悉上司的個性及家庭──熟悉上司的交際圈──勿拘泥于前任上司的處事習(xí)慣對秘書同事間的人際關(guān)系：──不該有優(yōu)越感──互相保持和諧的關(guān)系──在業(yè)務(wù)上互相幫助──多注意上司的業(yè)務(wù)內(nèi)容與人際關(guān)系，以便增進溝通對屬下的人際關(guān)系：──多照顧屬下──多伸出援助之手──傳達屬下的心聲對待客戶及業(yè)務(wù)相關(guān)的單位：──誠實無欺──努力維持長久的人際關(guān)系──秘書受客戶私人繳請時，不論是否接受邀約，都應(yīng)事前向上屬報告，以尊重上司。換句話說，秘書的資質(zhì)，并非可速成造就或者完全靠天生的，而是需要長時期的訓(xùn)練與培養(yǎng)的。新進秘書往往渴望自己的能力強、速度快，因而未花時間去注意準(zhǔn)確性、認知事務(wù)輕重、內(nèi)涵性及變通性。秘書每天的工作，都可能會有錯。事實上，不準(zhǔn)確的工作比不做還糟，因它所帶來的麻煩，可能要花更多的時間去清理?！⌒暮藢γ總€細節(jié)—小心改正所有錯誤—小心檢查修正過的細節(jié)在制作文件，如果需要列出價格時，秘書要小心地打字，小心地檢查價格是否正確，小心修正任何錯誤，然后在小心地核對修正過的價格。準(zhǔn)確性，即是小心地檢查過，小心地改正過，小心地再檢查過的小心的工作。這了要有好的判斷力，可遵循下列四個步驟：第一步驟：想想看你正在做什么現(xiàn)在你已能不必想而能夠記事、打字、讀、說、及聽。如果能集中思考，便知是否該采取行動。第三步驟：研析各種因素。以下舉個好判斷力的實例。秘書的正確判斷，省下很多麻煩，也獲得主管的贊許。秘書判斷分析，覺得良機不可失，況且主管只是感冒而已。一般辦公時間同樣為八小時，有些秘書能處理好很多件任務(wù)；有些秘書則處理不了一件相同的任務(wù)。在辦公室里的業(yè)務(wù)程序也是需要有條理、有系統(tǒng)。對于一個秘書，機智意即：在傳統(tǒng)因襲的方式進行不通時，轉(zhuǎn)向其他的資源或方法，以求解決。有位主管想找一份資料，但在檔案里，遍找不著。機智是設(shè)法找出不同的解決辦法，直到成功為止。主動性可分為二種方式：—為主管的方便。第二方式：秘書由報上得知主管之朋友被任命為某公司之董事長?？紤]周到即是在為自己著想前，先考慮別人。當(dāng)秘書能自然表達出先考慮別人時，必能獲得真正的滿足。（以主管方便為主）總而言之，一位考慮周到的人，先考慮別人。由下列的原則，可以練習(xí)圓滑性的技巧：小心選用字：—不妥：你什么時候可完成那工作？（語氣強）佳：你在中午前可完成那工作嗎？（委婉）—不妥：現(xiàn)在幫我打字。很微妙地，秘書的承擔(dān)錯誤及承受責(zé)罵，使得此錯誤的情況，很完滿的解決了。謹慎性：對于有經(jīng)驗的秘書，謹慎性意味著把公司里所有業(yè)務(wù)保密。謹慎性即是謹守業(yè)務(wù)機密，少談?wù)撍酥絼?wù)。把主管所賦予的任務(wù)，當(dāng)作一種挑戰(zhàn)，全力以赴鳳求完滿達成。─努力去完成主管上司未交待但必須做的任務(wù)。秘書是需要有客觀性的。想一想，主管為了避免再度犯錯，才做批評。爾后，秘書對于提出計劃或建議，反而更有成本概念了?？梢娖湄?zé)任之重大，任務(wù)之深遠。秘書的工作性質(zhì)是機敏的、又勞心勞力的工作，除了技能的工作需要勞心勞外，還經(jīng)常要有良好的體力應(yīng)付一切日?；顒有缘墓ぷ?，因此若是沒有良好的健康作基礎(chǔ)，一切工作便無法積極而主動的展開，更不要談到秘書的責(zé)任感和工作意識了。(3) 經(jīng)濟：檔案管理人員的多寡，視實際需要而定，不宜太多，以節(jié)省開支；檔案所占的位置愈小愈好，以免浪費空間，因此檔案要確定。 檔案的重要性(1) 處理業(yè)務(wù)的參考一個機關(guān)或公司的檔案，可以供業(yè)務(wù)承辦人員在處理業(yè)務(wù)時作為了解案情及立意遣詞的參考或援引；以期在業(yè)務(wù)處理上不會發(fā)生矛盾分歧的現(xiàn)象，回復(fù)信件也不致于重復(fù)。此外，一外機關(guān)或公司的檔案，其中必定有些秘密性，如果檔案的管理妥善完美，就通達到保密的功用，否則管理失當(dāng)，甚至發(fā)生丟失檔等事情，因而泄漏了公司的秘密，使公司的業(yè)務(wù)遭遇到重大的障礙或損害。了解會議/活動的宗旨與目的設(shè)計流程（控制人、事、時、地、物）執(zhí)行與協(xié)調(diào)檢討與跟催 會議（活動）的種類(1) 以性質(zhì)分定期/不定期、例行會議、公司內(nèi)部會議、經(jīng)銷商會議、會員會議(2) 以功能分解決問題/討論會、教育訓(xùn)練、準(zhǔn)備資訊、收集資訊、動腦會議、溝通感情(3) 以人數(shù)分5人—10人 小型會議50人—100人 中型會議100人—500人 大型會議500人以上 超大型會議(4) 以地域分（開會的地點）公司內(nèi)召開在國內(nèi)召開在外國召開時間進度表/職責(zé)分配表（范例）會議/活動名稱：會議/活動性質(zhì)：200人國際性科技研討會（國外100人，國內(nèi)100人）開會/活動日期：1994年11月15日19日2月底以前：成立籌備委員會及秘書處設(shè)定主題邀請VIP講者宣傳、工作開始─海報─通告經(jīng)費籌募開始接洽飯店/餐飲/交通勘察場地3月6月：宣傳工作經(jīng)費籌募/制定預(yù)算發(fā)出海報/通告接受報名確定參與VIP論文審核決定初步議程與協(xié)力廠商簽約設(shè)定翻譯者/節(jié)目主持人7月10月宣傳工作經(jīng)費/預(yù)算控制制作最后確定議程/節(jié)目繼續(xù)接受報名制作論文搞要集決定場地布置細節(jié)與視聽設(shè)備需求制作現(xiàn)場所需工作檢索明細與協(xié)力廠商確認細節(jié)確定一切VIP安排11月1日14日確定一切細節(jié)做好確認工夫沙盤演練會議后/活動后：結(jié)帳會議記錄/活動紀(jì)實致謝函（VIP）甚至跟催工作（可另擬一明細）執(zhí)行者學(xué)術(shù)組學(xué)術(shù)組/秘書處宣傳組財務(wù)組接待組場地組宣傳組財務(wù)組宣傳組/秘書處注冊組學(xué)術(shù)組學(xué)術(shù)組學(xué)術(shù)組接待組/場地組學(xué)術(shù)組/節(jié)目組宣傳組財務(wù)組學(xué)術(shù)組/節(jié)目組注冊組宣傳組/學(xué)術(shù)組場地組秘書處秘書處秘書處籌備委員會/秘書處籌備委員會/秘書處財務(wù)組/秘書處學(xué)術(shù)組/宣傳組宣傳組/秘書處工作檢索明細（范例）場地：交通是否方便是否靠近機場是否有計程車/其它交通服務(wù)是否有足夠停車位附近是否有地方特色是否便于購物是否有休閑設(shè)備是否有餐飲服務(wù)是否有郵局是否有銀行安全性可好聲譽可好（是否合適會議/活動）視聽設(shè)備是否理想服務(wù)是否有效率、親切外觀是否合適環(huán)境是否整齊清潔是否有良好的通訊設(shè)備（電話/傳真）是否能提供良好的后勤空間若是會議，隔間是否合適音效是否合適燈光是否合適會議名稱（定期會議）議程 上一次會議記錄的宣讀、修正、通過 報告事項*A *B 討論事項*A案由 可行方案 *B案由 可行方案 *C案由 可行方案 臨時動議休會年 月 日 時 時15min10min10min30min20min15min15min 會議記錄(1) 會議名稱(2) 開會/休會 日期、時間(3) 與會人員人數(shù)/名單（主席人名）(4) 報告/宣布事項(5) 提案/議案討論/內(nèi)容結(jié)論（決議之執(zhí)行、任務(wù)分配）(6) 臨時動議討論內(nèi)容結(jié)論 會議記錄的用途與意義(1) 記錄(2) 行動依據(jù)(3) 內(nèi)部溝通 流程管理(1) 時間進度與職責(zé)分配請把從現(xiàn)在到開會期間（平均）分成三—四個階段月 日前完成/進行工作項目 執(zhí)行人會議/活動后進行工作項目 執(zhí)行人(2) 工作檢索明細會場用品 請為您的會議活動做一個議程或節(jié)目表四、 行程安排技巧 行程的安排(1) 事前準(zhǔn)備：了解旅行社的特質(zhì)日期、時間交通工具、路線住宿安排抵達目的地行事表出國證件攜帶用品、資料、公司的信封、信紙、名片各地聯(lián)絡(luò)電話、電報(2) 出發(fā)當(dāng)日車輛安排檢查有無遺漏的東西送行人(3) 出發(fā)后與上司代理人配合來往信件處理辦公室例行的工作(4) 回來后出差報告出差費用核報 為上司做行程的安排(1) 資料的搜集(2) 旅游中必備用品（參考用）CHECK LIST飛機票（火車票）旅館訂房