【正文】 ss first?10. Do you decide what to wear each morning before work?二、 主管考核秘書(shū)之標(biāo)準(zhǔn) 你的秘書(shū)是否了解你在組織里所擔(dān)負(fù)的全部責(zé)任和活動(dòng)范圍？她是否了解你的個(gè)人目標(biāo)和志愿以及這些目標(biāo)和志愿怎樣與公司的目標(biāo)融合在一起？ 你是否接連三、四個(gè)星期都不到辦公室去，但確信在這段期內(nèi)組織里的公事和你的私事都能獲得盡責(zé)的及迅速的處理？ 她是否幫你安排時(shí)間、協(xié)調(diào)約會(huì)事宜和工作程序、以及應(yīng)付限期之要求，而全然沒(méi)有滋擾到你？她本身是不是一位富于條理的人？ 她是否無(wú)需你提醒即能自動(dòng)地處理并追蹤業(yè)務(wù)？ 她對(duì)待你的同事、客人和顧客是否謙恭有禮，且樂(lè)于協(xié)助？ 她是否具想像力和創(chuàng)造力？她是否提出原始的主意供你考慮？她是否提議新方法以改善她自己與你的工作？她是否倡議新的體系和新的辦事程序？ 她是否聰慧？她是否采取主動(dòng)以處理困難的事？ 她是否有效率的傳遁文件？她能否催促你及早處理其他同事所等待的那些擺在你手上的文件，及催促其他同事及早處理你所等待的那些擺在他們手上文件？ 她的基本秘書(shū)技能（如文件歸檔、速記和接聽(tīng)電話的禮貌等）是否無(wú)懈可擊？ 遇到困危時(shí)她是否否定鎮(zhèn)定？當(dāng)工作趨于緊張時(shí)，她是否保持諒解與愉快的態(tài)度？當(dāng)你因承受壓力而發(fā)脾氣或喪失自我控制時(shí)，她是否泰然自若，仍像往常一般繼續(xù)工作？1 她對(duì)你是否絕對(duì)忠心和信賴？無(wú)論是公事上的或私事上的秘密你都能托付她嗎？1 她是否博文廣識(shí)并促請(qǐng)你注意與你的公事及私事有關(guān)的出版物？1 她是不是一位能提供業(yè)務(wù)資料的人（亦即一位能為你羅致你自己所不能或難以羅致的資料的人）？1 她是否具有自求進(jìn)步的計(jì)劃？她是否參加以管理為導(dǎo)向的課程或演講？是否嘗試進(jìn)一步去了解你所服務(wù)的公司、你的工作、你的顧客、或是你所置身的行業(yè)？1 她是否善于表達(dá)？她能否以口頭或書(shū)面為你概括地陳述訊息？她能否清楚地、正確地交待工作給他人？她是否知道你對(duì)某些政策或?qū)崉?wù)的見(jiàn)解，并能像你那樣向別人表達(dá)它們？1 她是否完成每天之工作而不理會(huì)所占用之時(shí)間？必要時(shí)她是否甘心在晚間或周末工作？1 必要時(shí)她是否像一般管理人員那樣將工作分?jǐn)偝鋈?？換句話說(shuō)，她能否將它所未完成的工作從事授權(quán)、督導(dǎo)，并承擔(dān)責(zé)任？能否協(xié)助你訓(xùn)練其他職員？1 她能否獨(dú)立地代你處理日常工作而無(wú)需你操心？1 他能否代你追蹤重要的日期，即你的上司、你的家庭、以及你的顧客所慶祝的日子（例如周年紀(jì)念日、生日、宗教節(jié)日、假期等）？ 她能否替你做基本的研究工作例如為你搜集撰寫(xiě)報(bào)告之用的資料，甚或?yàn)槟悴輸M報(bào)告？附件講義所刊內(nèi)容，非經(jīng)全友管理顧問(wèn)有限公司同意，禁止任意翻印、轉(zhuǎn)載為任何形式附件、以“五心”扮演好秘書(shū)角色把德商赫司特渡過(guò)近三十年職場(chǎng)生涯的童興聰，把簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的生活哲學(xué)，充分運(yùn)用在工作崗位上。近三十年來(lái)，童與聰就在德商赫司特度過(guò)秘書(shū)生涯。童與聰自工作以來(lái)就與外國(guó)老板共事，覺(jué)得要扮演好秘書(shū)角色有五個(gè)原則：“細(xì)心、耐心、同情心、愛(ài)心、感激心?！睆臋n案管理、語(yǔ)言、溝通能力、電腦操作等，基本技能樣樣少不得?！芭龅絾?wèn)題時(shí)，多幫別人想想。 童與聰很喜歡有疑難雜癥發(fā)生，即使是一些小事、瑣事都是一種挑戰(zhàn)，她覺(jué)得這些完完全全都是經(jīng)驗(yàn)的累積。個(gè)性單純的單與聰，自認(rèn)為太復(fù)雜的工作她做不來(lái)：“要量力而為！”她不會(huì)強(qiáng)求去做自己做不到的事。F人際關(guān)系良好，手腕巧妙。第二階段：同事已有能力單獨(dú)作業(yè)，對(duì)整體績(jī)效亦有單獨(dú)而明顯的貢獻(xiàn)。(二) 良好的人際關(guān)系（含單位內(nèi)、顧客）。(六) 講交效率、正確性。(十) 工作是為自己而做的。(十四) 本身要有問(wèn)題意識(shí)。 建立正確職業(yè)觀念：(1) 應(yīng)以工作為榮(2) 享受工作樂(lè)趣(3) 對(duì)社會(huì)與公司要心存感謝(4) 常存“公司好，個(gè)人才會(huì)好”之觀念(5) 培養(yǎng)工作責(zé)任感（或使命感） 幕僚人員應(yīng)有工作態(tài)度或角色：(1) 順從(2) 緘默(3) 配合(4) 穩(wěn)健(5) 建言(6) 體諒(7) 橋梁(8) 代罪（黑臉）(9) 依法（適法）(10) 抬轎 與人相處之道：(1) 誠(chéng)以待人(2) 隨緣、惜緣(3) 尊重別人(4) 不吝嗇夸贊別人(5) 不輕視別人且不自以為了不起(6) 對(duì)別人關(guān)心與愛(ài)心(7) 培養(yǎng)溝通技巧(8) 多幫助別人(9) 培養(yǎng)同理心(10) 記住別人姓名，并了解其個(gè)性 建立每日固定例行事務(wù)，如開(kāi)會(huì)、打電話……等 當(dāng)最佳狀況時(shí)，請(qǐng)從事最需心智的工作；當(dāng)疲累時(shí)，只從事最不需腦力時(shí)；需要睡眠時(shí)，立刻準(zhǔn)備就寢。 以愉快地心情去做每一件事。 工作中，盡量不要閑談?！? 書(shū)桌上的東西整理的井然有序，以備隨時(shí)取用，特別是重要的東西要放置在書(shū)桌的中央。1 訓(xùn)練自己不排除艱困的事情，而遵行計(jì)劃表貫徹始終?！? 早上第一件大事，就是決定當(dāng)日計(jì)劃的優(yōu)行順序。2 午餐減量，并且不午睡。 打電話前要先有計(jì)劃，寫(xiě)下重點(diǎn)。3 盡理不去浪費(fèi)別人的時(shí)間。3 對(duì)于特別的問(wèn)題，則請(qǐng)專家策劃。4 當(dāng)不能有效工作時(shí)，休息一下。4 把表?yè)芸烊昼?，讓一天提早開(kāi)始。4 “壓力”與“疲勞”不是來(lái)自于所做完之事，而是來(lái)自于那些尚未完成之事。4 把事情做好，避免夸張性的完善主義，如何可以省下許多時(shí)間，而去從事重要的工作。4 松馳自己，時(shí)時(shí)保持愉快的心情。3 隨時(shí)攜帶小卡片，以便記載新點(diǎn)子。3 每天早上五點(diǎn)起床。3 每天的事情是千變?nèi)f化的。2 在大型計(jì)劃中，可就其獲利最大的部分上著手，其余的將就過(guò)卻即可。2 盡可能把某些事情委任他人去做。 設(shè)定一段“安靜時(shí)間”，不受任何干擾。1 做一個(gè)永遠(yuǎn)的樂(lè)觀主義者。1 把“目標(biāo)”揭示在辦公室、書(shū)房、浴室中，藉以時(shí)時(shí)提醒自己。 集中所有的努力在最想獲得的東西上。 不要拖延“令人不安”而又重要的事。應(yīng)對(duì)訪客的基本禮儀如何讓訪客有親切感一、 核對(duì)行事表二、 訪客的出迎三、 引導(dǎo)的方式四、 訪客面談時(shí)應(yīng)作的工作五、 訪客的送行六、 會(huì)客室的整理七、 臨時(shí)來(lái)訪客人的接待三、 如何扮演好幕僚小姐角色 前言：任何一個(gè)人進(jìn)入公司工作，必須能與上司、同事或下屬和樂(lè)相處，進(jìn)而一展所長(zhǎng)，方能有所發(fā)展及出人頭地。(十二) 做主管的好幫手。(八) 注意周遭環(huán)境，并維持整潔。(四) 溝通與協(xié)調(diào)（扮演橋梁角色）。第四階段：贊助人確立組織發(fā)展方向，并行使權(quán)力。三、 職涯規(guī)劃： 事業(yè)生涯的角色轉(zhuǎn)換：確立每一階段的自我發(fā)展，及早培養(yǎng)相對(duì)的能力與視野，才能在金字塔組織中，達(dá)到個(gè)人的目標(biāo)與理想。童與聰除了擔(dān)任中華民國(guó)秘書(shū)總會(huì)會(huì)長(zhǎng)，也教授各種秘書(shū)課程，除此之外，生活就是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單，完全符合自己的理想。在這樣情況下，自己就得好好做計(jì)劃，分出優(yōu)先順序。生活簡(jiǎn)單符合理想 “老板平時(shí)很少打擾我的生活，除非是碰到一些生活上需要與房東溝通的問(wèn)題，產(chǎn)生語(yǔ)言障礙時(shí)；但基本上，他們公私都分得很清楚。而這樣態(tài)度，是雙方面的。尤其是女主管，壓力更大，身為秘書(shū)如果能保持著同情心，自己工作起來(lái)也覺(jué)得比較舒暢。態(tài)度重要多替別人想與外國(guó)老板共事，通常都與他們保持適當(dāng)距離，無(wú)形的代溝很容易產(chǎn)生。再半年就屆滿三十年，童興聰在這個(gè)她生命中最喜歡的工作待了這么久，卻依然留戀不已。 檢查打進(jìn)來(lái)的電話：大多數(shù)老板都會(huì)高興秘書(shū)替他把電話的來(lái)意先弄清楚，有的事情是你可以替老板處理的，替他節(jié)省時(shí)間最好的方法是以友善親切的語(yǔ)氣詞句“請(qǐng)問(wèn)是那一位？”我好告訴XX先生，這樣一說(shuō)，對(duì)方大都會(huì)很愿意的說(shuō)出名字和事由。對(duì)方掛斷后輕輕將話筒放回去?！?有錯(cuò)誤或延遲，應(yīng)立刻向?qū)Ψ街虑?，?yīng)立刻把話講清楚，用文雅的口氣直接向話筒說(shuō)話?！?在走路時(shí)：應(yīng)讓客人走在內(nèi)側(cè)● 走樓梯時(shí)：上樓跟在客人后面，下樓走在客人前面● 電梯：先進(jìn)去按“開(kāi)”鈕，出來(lái)時(shí)按“閉”鈕，讓客人先出去● 開(kāi)門：門向外開(kāi)的情形下，拉開(kāi)門后自己站在門外，讓客人先進(jìn)；門向內(nèi)推的情形下，推開(kāi)門后自己先進(jìn)去，再請(qǐng)客人進(jìn)去。）果斷力較弱 果斷力較強(qiáng)在圖表中線左方的人傾向于： 在圖表中線右方的人傾向于：□ 動(dòng)作較慢而小心翼翼。對(duì)上司一味奉承和附和，并不一定能給上司良好的印象，因?yàn)槟闶紫染妥约旱娜烁窠档土?，你不能用這種卑微的身份，換取上司的重視，不要被上司的地位或權(quán)威所哧倒，以為除了諂媚和馴服之外，什么也不能作。親切對(duì)同事態(tài)度要親切，不要妄自尊大、趾高氣揚(yáng)。要注意儀表女秘書(shū)雖然不是瓶花只供欣賞之用，但是女秘書(shū)的儀表相當(dāng)重要的。辦公室中私人的電話令人討厭，要想辦法婉謝。要有勇氣你要毫不畏懼地把工作承接過(guò)來(lái)，一顯身手，發(fā)揮你行政管理方面的才能，面臨新的挑戰(zhàn)不要害怕，你要付出心力，絞盡腦汁，全力以赴。根據(jù)事實(shí)顯示，愈受老板器重的女秘書(shū)，所做自己裁決的事愈多。二、 如何為上司與自己管理時(shí)間 如何提高效率(1) 例行性工作與執(zhí)行性工作處理程序如何計(jì)劃優(yōu)先順序Follow up System的建立(2) 拆閱信件的程序(3) 向上屬報(bào)告的方法(4) 交件呈送上屬的方法(5) 如何善用他人的時(shí)間(6) 一心二用(7) PERT（工作進(jìn)度評(píng)估術(shù)）(8) 能提高工作效率的辦公室文具 一些建議(1) 每日列出“應(yīng)做事項(xiàng)”及排列優(yōu)先順序。(2) 可作為法令的依據(jù)一個(gè)機(jī)關(guān)或公司業(yè)務(wù)的計(jì)劃與施行，必定要牽涉到許多國(guó)家的法令或公司本身的規(guī)章或會(huì)議的決議，而法令、規(guī)章、會(huì)議記錄，都是公司檔案的一種，所以檔案可作為法令的依據(jù)。保存年限，適時(shí)的銷毀（即處理掉）清理已失時(shí)效者。由此，可見(jiàn)健康對(duì)于秘書(shū)工作的重要了。因此，秘書(shū)人才必須要有健康的身體?？陀^性可使秘書(shū)在采取任何反應(yīng)前，心平氣和的研析情境。這是個(gè)良性的建議。有時(shí)候，工作受到批評(píng)，文件要重打；或建議被拒絕了。─發(fā)揮協(xié)調(diào)的功能并以本身工作態(tài)度作為其他職員之表率一不遲到、不早退、坦誠(chéng)待人、盡忠職守。責(zé)任感亦是一種使命感，一種使命去承擔(dān)完滿達(dá)成主管所托付的任務(wù)。責(zé)任感：主管通常把責(zé)任感列為秘書(shū)條件之首。對(duì)于初任的秘書(shū)，謹(jǐn)慎性則意味著只把機(jī)密性的業(yè)務(wù)保密。圓滑性就是避免批評(píng)：少說(shuō)“我早就告訴你！”也不要說(shuō)“我知道我是對(duì)的！”就是你很肯定，也不要說(shuō)這些話，以免傷了對(duì)方的自尊心。（命令式）佳：你介意現(xiàn)在幫我打字嗎？（客氣）—不妥：你明天要來(lái)上班。圓滑性圓滑性使秘書(shū)建立并維持和諧的工作關(guān)系。以下的例子，顯示出如何恰當(dāng)?shù)乇憩F(xiàn)考慮周到：─如果認(rèn)為主管可能會(huì)急需要你的幫助時(shí)，就留在自己的位置上。如果一個(gè)人不能考慮別人，便僅僅只會(huì)依本性來(lái)做，因?yàn)槿丝偸窍瓤紤]到自己。秘書(shū)把報(bào)導(dǎo)剪下并附上自己先擬的祝賀函，一起呈給主管。（服務(wù)性）—為主管分憂解勞。主動(dòng)性主動(dòng)性即是能預(yù)見(jiàn)該做的事。秘書(shū)由檔案里得知資料來(lái)自當(dāng)?shù)氐膶I(yè)協(xié)會(huì)會(huì)長(zhǎng)，就決定去找這位會(huì)長(zhǎng)，但即發(fā)現(xiàn)電話簿沒(méi)登記。主管有時(shí)會(huì)指派難以完成的任務(wù)。例如，主管出差，他希望秘書(shū)作電話記錄。如果能力都相同的話，那差別就在于做事有無(wú)工作效率。所以，秘書(shū)決定去電告知主管，但首先準(zhǔn)備客戶的齊全資料，以備主管詢問(wèn)?！肚闆r二》主管感冒在家。《情況一》主管交待秘書(shū)去寫(xiě)一封信。當(dāng)你需要采取行動(dòng)時(shí)，研析一切情況一調(diào)查、綜合、分析以判斷是否有未考慮到的因素，值得再斟酌。例如，是否有錯(cuò)要改、有問(wèn)題要問(wèn)、有業(yè)務(wù)待改進(jìn)、或程序要變動(dòng)等。思考就是控制心思；即是，集中精神。好判斷力：每位主管都要求秘書(shū)有好的判斷力。你會(huì)懷疑，如果沒(méi)發(fā)現(xiàn)任何錯(cuò)誤，而一再檢查，是否很費(fèi)時(shí)。但要如何才能算是準(zhǔn)確性呢？即是每件細(xì)節(jié)都很精確。每打一定，每寫(xiě)一字，都有可能錯(cuò)。秘書(shū)對(duì)時(shí)間及速度的重視是可理解的，但如果不具備以下五項(xiàng)的資質(zhì)，經(jīng)常工作會(huì)終歸于無(wú)效率或產(chǎn)生尷尬的局面，增加主管之困擾。秘書(shū)需要不斷地反省自己，找出缺點(diǎn)，并予以更正，以臻完美。 資質(zhì)秘書(shū)的資質(zhì)，可決定秘書(shū)工作的品質(zhì)。即使，秘書(shū)也以“特殊”為榮，就很難在公司里博得人緣。秘書(shū)必須能運(yùn)用靈巧的人際關(guān)系技巧，才能替上司主管建立起良好的人際關(guān)系網(wǎng)路，使其具有良好的形象。 人際關(guān)系的技巧人際關(guān)系的技巧，即是公共關(guān)系的能力。是否能順利進(jìn)行，尤其需依賴經(jīng)驗(yàn)。秘書(shū)在決定從事那一行業(yè)前，可先修習(xí)相關(guān)的課程，或閱讀相關(guān)的書(shū)籍以增加專門業(yè)務(wù)知識(shí)，才能符合實(shí)務(wù)業(yè)務(wù)的需要。國(guó)貿(mào)秘書(shū)必須能熟悉國(guó)際貿(mào)易實(shí)務(wù)與流程。近年來(lái)，由于科技的發(fā)展與運(yùn)用，電腦技術(shù)廣被需求，所以打字技術(shù)與電腦技術(shù)同為不可或缺的實(shí)務(wù)技能?？梢?jiàn)，如果秘書(shū)人員，在就職前，先接受秘書(shū)專業(yè)知識(shí)課程的訓(xùn)練，必能對(duì)其擔(dān)任的工作有所助益。分述如下：(1) 秘書(shū)的專業(yè)知識(shí)：一般機(jī)構(gòu)或公司在雇用秘書(shū)時(shí)，大都希望秘書(shū)能受過(guò)專業(yè)訓(xùn)練。例如以接待業(yè)務(wù)來(lái)看，必須配合資訊管理以獲得情報(bào)，得知何人、何時(shí)、由何地來(lái)訪，來(lái)賓的背景明細(xì)，來(lái)訪的目的，并做出行程表；必須配合事務(wù)業(yè)務(wù)以安排接待人員、車輛，骸安排飯店住宿等；必須配合公共關(guān)系業(yè)務(wù)，以發(fā)布消息，并安排參觀與商談等。這時(shí)，就要靠秘書(shū)來(lái)作綜合業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)。秘書(shū)的業(yè)務(wù)需要顧及公司機(jī)構(gòu)的上上下下、里里外外的業(yè)務(wù)，所以必須有良好的公共關(guān)系，才能使全盤(pán)業(yè)務(wù)進(jìn)行順利。秘書(shū)的職務(wù)，接