【正文】 政管理構(gòu)成全案的文件大致可劃分為三種基本類型：內(nèi)部文件、發(fā)文和收文。每一個(gè)檔夾封面內(nèi)首頁(yè)應(yīng)設(shè)“目次表”，以方便查找。中文橫寫，或外文文件則以左方裝訂為原則。豎放方便案卷檢索，但從更好保護(hù)檔案的角度看，平放的方式則更為有利，因?yàn)槠椒艜r(shí)文件躺著，自然壓平而不會(huì)起皺裂，對(duì)于珍貴檔案的保管，更應(yīng)采取平放方式。根據(jù)檔案的重要程度、機(jī)密程度和庫(kù)房條件，擬訂幾套搶救方案，萬(wàn)一火災(zāi)發(fā)生時(shí)能夠合理安排搬運(yùn)路線方法，搶救最貴重的檔案，避免搶救過(guò)程中的失密現(xiàn)象。　　明確了泄密渠道后，就應(yīng)時(shí)刻提高警惕，建立一套嚴(yán)格的保密制度，杜絕一切失密可能，這一制度要求：　　（1）管理人員做到防盜工作萬(wàn)無(wú)一失，堵塞管理中可能存在的泄密渠道，絕密檔案應(yīng)該放入保險(xiǎn)柜，在專門的地點(diǎn)進(jìn)行保存；　?。?）非庫(kù)房管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得入庫(kù)，確實(shí)需入庫(kù)時(shí)，出入應(yīng)進(jìn)行仔細(xì)登記和檢查，進(jìn)入機(jī)密庫(kù)房時(shí)，應(yīng)執(zhí)行更為嚴(yán)格的管理制度；　?。?）加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全建設(shè)，防止內(nèi)部工作人員和電腦黑客竊密?！　? 牢記要點(diǎn)　　檔案保管的主要措施有：　　_ 對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)包裝　　_ 合理排放案卷　　_ 創(chuàng)造適宜的庫(kù)房條件　　_ 建立防火制度　　_ 定期進(jìn)行安全檢查　　_ 建立嚴(yán)格的保密制度　　_ 防止檔案搬動(dòng)過(guò)程中的磨損　　_ 及時(shí)修復(fù)破損檔案　　. 實(shí)踐練習(xí)　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：　　1．連線題：請(qǐng)將下列檔案類型和適合的包裝方法用直線連起來(lái)。技能點(diǎn)4 如何建立檔案利用制度　　一套完整的檔案利用制度應(yīng)包含以下內(nèi)容：　　? 建立一套集中分散相結(jié)合的網(wǎng)絡(luò)化管理機(jī)構(gòu)　　相應(yīng)的機(jī)構(gòu)和合適的人員是開(kāi)發(fā)利用檔案的先決條件?！　? 明確外借范圍　　一般來(lái)說(shuō)，案卷不予外借，只能在檔案室內(nèi)查閱，而未歸檔的文件資料可以外借，這樣才能保證全案的整體性，便于檔案的分類整理。　　“調(diào)案單”以一單一案為原則，一般規(guī)定1~2周的借閱時(shí)間，特殊情況下需延長(zhǎng)借閱時(shí)間的，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理?！　? 技能描述　　隨著時(shí)間的推移，有些檔案已經(jīng)失去了保存的價(jià)值或無(wú)需永久保存，必須及時(shí)對(duì)這些檔案加以清理，以緩解檔案管理的壓力，為再接收新的檔案提供便利?！　?．如何做好檔案借閱中的保密工作？結(jié)合您公司的實(shí)例分析?！　∑涠?guī)范調(diào)閱程序?！　n案檢索工具的編制過(guò)程，實(shí)質(zhì)上是由一次文獻(xiàn)（原始檔案）向二次文獻(xiàn)（檢索工具）的轉(zhuǎn)化過(guò)程。檔案利用　　適用情景 當(dāng)需要充分利用檔案資源時(shí)，查看此技能。加強(qiáng)現(xiàn)代管理工具使用時(shí)的系統(tǒng)安全建設(shè)。檔案修復(fù)人員對(duì)檔案進(jìn)行除塵、消毒后，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行全面的技術(shù)鑒定，根據(jù)其字跡、紙張成分質(zhì)量及毀損程度和性質(zhì)，選擇合理的修復(fù)方法，以避免因修復(fù)方法不當(dāng)使檔案遭受進(jìn)一步的損失；　　（3）采用合適的修復(fù)方法對(duì)檔案進(jìn)行修復(fù)；　?。?）將修復(fù)好的檔案及時(shí)交庫(kù)房管理人員歸位。因此，建立嚴(yán)格的保密制度是公司檔案保管的關(guān)鍵一環(huán)。滅火準(zhǔn)備包括物質(zhì)上的準(zhǔn)備和思想上的準(zhǔn)備兩個(gè)方面：物質(zhì)上的主要是滅火工具、水源、沙袋等應(yīng)該放在便于取用的地方；思想上的準(zhǔn)備主要指平時(shí)經(jīng)常進(jìn)行防火教育，學(xué)習(xí)防火方面的理論知識(shí)和技術(shù)方法。　　2．合理排放案卷　　將案卷排放到檔案架時(shí)，應(yīng)將同一時(shí)期、同一系統(tǒng)或相同性質(zhì)的全案排放到一起；同時(shí)，必須嚴(yán)格按照已經(jīng)確定的分類體系和案卷的順序進(jìn)行排列，以保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系。如檔號(hào)A1A2—B1B2C1C2D1—a1a2中，A1A2為經(jīng)辦部門代號(hào)，B1B2為大類號(hào)，C1C2為小類號(hào)，D1為檔案卷次，a1a2為檔案目次?！　】傊瑱n案分類應(yīng)本著一切從實(shí)際需要出發(fā)的原則確定分類的層級(jí)和標(biāo)準(zhǔn)，力求做到區(qū)分合理，層次清晰。檔案整理可以按以下步驟進(jìn)行：　　? 區(qū)分全案　　所謂“全案”，簡(jiǎn)言之，就是檔案的性質(zhì)歸屬，性質(zhì)相同的檔案隸屬于一個(gè)“全案”?！　?．審查歸檔的文件　?。?）不屬歸檔范圍的文件應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門?！　? 技能描述　　企業(yè)每天都要產(chǎn)生大量處理完畢的文件資料，如果不能及時(shí)有效地對(duì)這些材料進(jìn)行歸檔管理，勢(shì)必導(dǎo)致企業(yè)重要信息的遺失和泄漏，使企業(yè)蒙受損失?！　?．您的企業(yè)重要文書在何處保管，借閱時(shí)是否需要出示借閱證明？如果還沒(méi)有實(shí)施該措施，請(qǐng)您糾正。如果是調(diào)查報(bào)告原件，則由所在部門主管確定保存年限?！　。?）文書整理：將大部分沒(méi)有必要查詢與翻閱的文書和另一類需要經(jīng)常查閱的文書分門歸類，區(qū)別對(duì)特?！　? 技能描述　　每一天企業(yè)都要面對(duì)不同的事情，都需要不同的文書，這就意味著每一天都會(huì)有許多已被使用過(guò)的文書失去它現(xiàn)有的價(jià)值，但是文書的使用絕對(duì)不是一次性的，目前暫時(shí)的不再使用，絕對(duì)不意味著今后不再使用，從此可以把使用過(guò)的文書丟棄?！　⒖即鸢福骸　?. （1）√；　?。?）。文書信封上也可以特別注明“親啟”字樣，以要求收件人親自打開(kāi)文書?！　。?）寫法：文件第一行通常寫上文號(hào)，第二行寫上文件標(biāo)題，第三行寫制發(fā)年月日、制發(fā)者名稱，再一行寫收件人的姓名，之后一行寫文件內(nèi)容。制作文書也有特別的規(guī)定，它絕對(duì)不是文字的簡(jiǎn)單疊加。如果事情緊急，允許先直接以非文書的形式請(qǐng)示，但是事后必須盡快撰寫請(qǐng)示提案文書上報(bào)；　?。?）請(qǐng)示提案文書的內(nèi)容和順序，一般應(yīng)該包括標(biāo)題、正文、理由、說(shuō)明和附錄。文書管理一旦拖延的情況發(fā)生，應(yīng)立即交文書管理部門將文書催回，再做相應(yīng)處理?！　? 文書處理原則　　文書的審閱、回復(fù)、照會(huì)以及其他必要的處理由科長(zhǎng)以上級(jí)別的主管負(fù)責(zé)，或者由其指定其下屬進(jìn)行具體處理。文秘科須按月決算全部郵費(fèi)與電報(bào)費(fèi)用開(kāi)支。當(dāng)面對(duì)距離較遠(yuǎn)的文書對(duì)象應(yīng)該如何運(yùn)用文書呢？在這個(gè)時(shí)候，就不得不將文書用郵寄的方式送到對(duì)方的手中，這個(gè)時(shí)候能夠保證文書在最短的時(shí)間內(nèi)送達(dá)，就是最具時(shí)效性的文書傳遞方式?！　? 牢記要點(diǎn)　　文書收發(fā)管理要做到：　　_ 設(shè)置專門部門　　_ 注意文書收發(fā)要求　　_ 部分文書需要登記　　_ 制度工作時(shí)間外文書要注意查收　　. 實(shí)踐練習(xí)　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：　　1．您認(rèn)為文書收發(fā)制度的建立對(duì)于您的企業(yè)產(chǎn)生了怎樣有益的作用？　　2．請(qǐng)舉出您的企業(yè)中有哪些需要登記的企業(yè)文書？技能點(diǎn)5 如何寄發(fā)文書　?。?）文書當(dāng)事人必須簽名蓋章領(lǐng)取文書?！　?．文書收發(fā)部門　　文書收發(fā)工作，一般企業(yè)都會(huì)讓總務(wù)部來(lái)負(fù)責(zé)?！　。?）以部門名義行文者，應(yīng)由部門主管執(zhí)行?！　。?）便函：在企業(yè)、部門間或企業(yè)內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時(shí)使用?！　】偠灾Y料報(bào)送部門的分類和設(shè)置，一定要本著必要和有限的原則，在此基礎(chǔ)上，確定文書管理部門設(shè)置和工作流程。只有分工到位，才能形成統(tǒng)一化、專業(yè)化的管理模式，做到企業(yè)上下圍繞企業(yè)目標(biāo)共同努力，協(xié)調(diào)一致。技能點(diǎn)2 如保設(shè)置文書管理部門　　文印室人員更應(yīng)該樹(shù)立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意泄露本公司的商業(yè)秘密，不得私自截留任何文件。文書一般是針對(duì)特定的人和特定的事情而做的。文書管理　　2．您是否注意提高會(huì)議發(fā)言和討論的質(zhì)量？對(duì)于會(huì)議發(fā)言和討論中存在的問(wèn)題，有沒(méi)有切實(shí)有效的改進(jìn)措施，請(qǐng)您總結(jié)一下。　　4．會(huì)議提問(wèn)的注意事項(xiàng)　　提問(wèn)是會(huì)議中常見(jiàn)的方式，也是最重要的方式之一。因此，必須予以高度重視?！　】傊?，會(huì)后工作是會(huì)議管理的收尾工作，看似可有可無(wú)，實(shí)際上卻非常重要?！　? 文件資料的收退　　一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議文件需要退回有以下幾個(gè)原因：　　其一，一些文件內(nèi)容有高度的機(jī)密性，為防止泄密，不宜擴(kuò)散；　　其二，一些文件屬于參考性質(zhì)，與會(huì)議的精神并不完全相符，如果擴(kuò)散會(huì)影響會(huì)議精神的準(zhǔn)確傳達(dá)；　　其三，一些文件記錄了會(huì)議中與會(huì)人員的即席發(fā)言，不宜擴(kuò)散?！　?huì)議紀(jì)要一般可分為兩部分：　　第一，簡(jiǎn)述會(huì)議情況，包括會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人數(shù)、會(huì)議目的、討論結(jié)果等。即直接登載某些會(huì)議的發(fā)言，在前面配發(fā)一定的按語(yǔ)或評(píng)論，以強(qiáng)調(diào)轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)容的指導(dǎo)意義。同時(shí)，對(duì)會(huì)議工作人員進(jìn)行表彰與鼓勵(lì)。 　　主 題 詞 行政管理 （ ）　　2．列舉出幾個(gè)您認(rèn)為功能和效率不高的會(huì)議，指出其問(wèn)題所在，并找出合適的解決方法。對(duì)于費(fèi)用總和的計(jì)算，現(xiàn)在，國(guó)外流行一種計(jì)算公式：　　會(huì)議成本 = 2A B T　　其中：A為與會(huì)者的平均工資（以小時(shí)計(jì)）的3倍；B為參加會(huì)議的人數(shù)；T為會(huì)議時(shí)間。　　? 會(huì)議的質(zhì)量控制　　會(huì)議的質(zhì)量表現(xiàn)為會(huì)議的效率。會(huì)議控制　　適用情景 當(dāng)需要進(jìn)行合理的會(huì)議控制，提高會(huì)議效率時(shí)，查看此技能。?《行政經(jīng)理工作手冊(cè)》，甘華鳴著，中國(guó)國(guó)際廣播出版社，2002年?！　】傊瑫?huì)議記錄要求真實(shí)、準(zhǔn)確。摘要記錄要求合理取舍，簡(jiǎn)明扼要，重點(diǎn)突出。　　3．會(huì)議記錄　　一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議都需要有記錄。有些會(huì)議的文件資料需要收回，一般應(yīng)在文件的右上角寫明收回時(shí)間，以及由何人收回。一般情況下，為了方便管理與交流，往往安排以部門為單位集中就座。同時(shí)，將簽到卡退還本人?！　。?）卡式簽到。一般來(lái)說(shuō)，與會(huì)者進(jìn)入會(huì)場(chǎng)都要簽到。　　所以，全面的會(huì)前檢查是會(huì)議管理必不可少的一部分。　　2．請(qǐng)您總結(jié)一下自己身邊的會(huì)議準(zhǔn)備現(xiàn)狀，看看其中還有哪些方面應(yīng)該改進(jìn)？技能點(diǎn)3 如何做好會(huì)前檢查其主要方式有以下三種：　?、?單向傳遞信息會(huì)議的座位排列方式；　?、?雙向溝通交流會(huì)議的座位排列方式；　?、?多向溝通交流會(huì)議的座位排列方式。所以，確定與會(huì)者應(yīng)該考慮以下因素：　　（1）與會(huì)者是不是必要成員；　?。?）與會(huì)者是否直接參與會(huì)后執(zhí)行；　?。?）與會(huì)者是否有利于會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；　?。?）與會(huì)者是否具有達(dá)成某項(xiàng)決議的能力；　?。?）與會(huì)者是否能全身心地投入；　　（6）與會(huì)者是否會(huì)對(duì)他人造成妨礙，從而影響會(huì)議的整體成效。 　　主 題 詞 行政管理　　2．常見(jiàn)例會(huì)類型　　一般來(lái)說(shuō)，在企業(yè)的各個(gè)部門中，例會(huì)是最為常見(jiàn)的，以下是15種最常見(jiàn)的例會(huì)類型：　?。?）企業(yè)規(guī)劃會(huì)議；　　（2）資金會(huì)議；　　（3）行政技術(shù)會(huì)議；　　（4）降低成本會(huì)議；　?。?）經(jīng)營(yíng)分析會(huì)議；　?。?）質(zhì)量分析會(huì)議；　?。?）生產(chǎn)調(diào)度會(huì)議；　?。?）產(chǎn)品對(duì)策會(huì)議；　?。?）索賠會(huì)議；　　（10）IMC會(huì)議（經(jīng)理人懇談會(huì)）；　?。?1）安全衛(wèi)生管理會(huì)議；　　（12）科（部）長(zhǎng)會(huì)議；　　（13）部門事務(wù)會(huì)議；　?。?4）班組會(huì)議；　　（15）行政事務(wù)會(huì)議?！　。?）獎(jiǎng)勵(lì)、表彰會(huì)議?！　。?）專業(yè)會(huì)議。由公司董事會(huì)成員出席，定期召開(kāi)。會(huì)議管理本書旨在幫助經(jīng)理人全面掌握現(xiàn)階段企業(yè)進(jìn)行行政管理的相關(guān)內(nèi)容，詳細(xì)介紹了會(huì)議管理、文書管理、印章與檔案管理、出差與禮儀管理、辦公與環(huán)境管理，設(shè)備與物料管理、車輛...第一章 會(huì)議管理技能點(diǎn)1 如何了解會(huì)議的類型　　主 題 詞 行政管理　　1．會(huì)議的類型　　下面是一些主要的會(huì)議類型：　　（1）董事會(huì)會(huì)議。這一類型的會(huì)議目的是收集信息并進(jìn)行務(wù)虛，在進(jìn)行過(guò)程中應(yīng)尤其注重開(kāi)放式、民主式的意見(jiàn)交流與意見(jiàn)反饋。向消費(fèi)者介紹及推廣某種新產(chǎn)品，或?qū)δ稠?xiàng)成果予以宣傳、發(fā)布。這樣的會(huì)議應(yīng)注意選擇適宜的環(huán)境和場(chǎng)所。但這種控制不以降低會(huì)議的目的和效果為代價(jià)?！　。?）按照會(huì)議的性質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)的要求正確安排會(huì)議座次，做到方便溝通和討論?！　? 牢記要點(diǎn)　　會(huì)前準(zhǔn)備的工作事項(xiàng)有：　　_ 確定與會(huì)者　　_ 選擇開(kāi)會(huì)時(shí)間　　_ 選擇開(kāi)會(huì)地點(diǎn)　　_ 進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置　　_ 擬訂會(huì)議日程　　_ 發(fā)布會(huì)議通知　　. 實(shí)踐練習(xí)　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：　　1．請(qǐng)您認(rèn)真分析一下目前貴公司有哪些會(huì)議是必需的，哪些是可有可無(wú)的，哪些是對(duì)照上文可以取消的?！　? 技能描述　　在會(huì)議的籌備階段及準(zhǔn)備工作結(jié)束后，必須做出全面的檢查，以免出現(xiàn)疏漏，從而保證會(huì)議的質(zhì)量和效果?！　∫话銇?lái)說(shuō)，會(huì)務(wù)工作包括以下幾個(gè)方面：　　1．會(huì)議簽到　　會(huì)議簽到是為了準(zhǔn)確及時(shí)統(tǒng)計(jì)會(huì)議的出席人數(shù)。而對(duì)于大型的會(huì)議來(lái)說(shuō)，簽到的人數(shù)眾多，容易擁擠，簿式簽到則不太方便。采用這種方式，與會(huì)者只需在到場(chǎng)時(shí)將特制的卡片放入簽到機(jī)內(nèi)，電腦就會(huì)將與會(huì)者的姓名、號(hào)碼等信息傳到會(huì)場(chǎng)的主機(jī)，即刻完成簽到。同時(shí)，工作人員要引導(dǎo)對(duì)會(huì)場(chǎng)不熟悉的與會(huì)者入座。會(huì)中分發(fā)：在會(huì)議進(jìn)行期間根據(jù)會(huì)議進(jìn)程的需要，由工作人員將文件資料分發(fā)或收回。但是，在信息的傳遞過(guò)程中，工作人員必須保證對(duì)會(huì)議內(nèi)容的保密，防止泄密。例如發(fā)言者的發(fā)言要點(diǎn)、會(huì)議的決議等。而現(xiàn)代化的會(huì)議記錄，更多地使用錄音機(jī)、速錄機(jī)等設(shè)備進(jìn)行記錄?！　￡P(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有很多，例如：?《成功企業(yè)行政辦公管理制度范本》，王榮奎主編，中國(guó)經(jīng)濟(jì)出版社，2001年。會(huì)議管理　　控制會(huì)議數(shù)量的主要措施有：　　? 熟練應(yīng)用包括會(huì)議在內(nèi)的多種工作方式，如打電話、制發(fā)文件、親自指導(dǎo)等，因情制宜，選擇最有效的工作方式；　　? 建立嚴(yán)格的會(huì)議審批制度；　　? 提高會(huì)議的質(zhì)量，避免及減少連帶性的冗長(zhǎng)會(huì)議；　　? 建立統(tǒng)一的協(xié)調(diào)機(jī)制，統(tǒng)籌安排各部門的會(huì)議，避免重復(fù)會(huì)議；　　? 定期對(duì)例會(huì)進(jìn)行檢查與分析，取消功能和價(jià)值不高的例會(huì)；　　? 合理設(shè)置組織機(jī)構(gòu)，從機(jī)制上控制會(huì)議數(shù)量。　　會(huì)議成本包括會(huì)議所花費(fèi)的費(fèi)用總和和與會(huì)者所消耗的時(shí)間資源。 （ ）　?。?）會(huì)議的成本控制得越低越好。對(duì)會(huì)議組織及服務(wù)工作的全過(guò)程進(jìn)行總結(jié)，找出其中的漏洞與不足，從中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，避免再次犯錯(cuò)。二是轉(zhuǎn)發(fā)式寫法。這樣便于他理解會(huì)議精神，消化會(huì)議內(nèi)容。并且印發(fā)紀(jì)要編制序號(hào)，以便歸檔保存。在檢查催辦的同時(shí)應(yīng)隨時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)相關(guān)情況并接受指導(dǎo)。包括：　　（1）開(kāi)會(huì)和散會(huì)是否準(zhǔn)時(shí)？　?。?）會(huì)議議題的說(shuō)明是否簡(jiǎn)練、明確？　?。?）是否有無(wú)法討論的議題？　?。?）會(huì)議是否按照程序進(jìn)行？　?。?）是否強(qiáng)迫某位特定人員發(fā)言？　?。?）是否批評(píng)某人的發(fā)言？　?。?）是否有人發(fā)言過(guò)于感情用事？　?。?）是否有人竊竊私語(yǔ)？　?。?）是否得出了明確的會(huì)議結(jié)論？　　（10）是否找到了解決與會(huì)者意見(jiàn)對(duì)峙的辦法？　　（11）是否尊重了少數(shù)人的意見(jiàn)和想法？　　（12）