【正文】 的文件資料?？傊?，會(huì)議簽到是為了精確統(tǒng)計(jì)會(huì)議人數(shù)，保證會(huì)議能夠順利進(jìn)行，必須予以重視?？ㄊ胶灥捷^為方便，不會(huì)造成簽到時(shí)的擁擠，但是，往往不方便查找人員?！　?huì)議簽到一般形式有：　?。?）簿式簽到。會(huì)中事務(wù)處理　　適用情景 當(dāng)需要了解會(huì)議中的相關(guān)事務(wù)及處理方法時(shí)，查看此技能?！　? 牢記要點(diǎn)　　會(huì)前檢查包括：　　_ 會(huì)議籌備期檢查　　_ 會(huì)議活動(dòng)細(xì)節(jié)檢查　　. 實(shí)踐練習(xí)　　請(qǐng)檢查您的會(huì)前檢查狀況如何：　　1．您是否認(rèn)識(shí)到會(huì)前檢查的重要性？請(qǐng)結(jié)合您目前的工作，思考和分析一下它的重要性是如何在日常工作中體現(xiàn)出來的？　　2．您在進(jìn)行會(huì)前檢查時(shí)是否首先考慮到會(huì)議的必要性和目的性？如果您還沒有養(yǎng)成這樣的思考習(xí)慣，請(qǐng)您予以改進(jìn)。　　會(huì)議的日程安排必須考慮以下因素：　?。?）優(yōu)先安排重要或緊急的事項(xiàng)；　?。?）合理分配各項(xiàng)議案及事項(xiàng)的會(huì)議時(shí)間，為重要事項(xiàng)留出充足的時(shí)間；　?。?）會(huì)議議程不宜過于復(fù)雜，內(nèi)容不宜過多；　?。?）提前把會(huì)議日程通知與會(huì)者，并發(fā)送相關(guān)的資料，以縮短會(huì)議做出決策的時(shí)間，提高會(huì)議效率?！　?．選擇開會(huì)的地點(diǎn)　　會(huì)場(chǎng)的選擇是否合適，會(huì)議地點(diǎn)的物質(zhì)條件、環(huán)境氛圍等都會(huì)對(duì)與會(huì)者的情緒產(chǎn)生影響。　　7 技能描述　　會(huì)議管理作為一個(gè)過程管理，會(huì)前準(zhǔn)備是其第一個(gè)步驟?！　? 牢記要點(diǎn)　　會(huì)議的主要類型包括：　　_ 企業(yè)常見會(huì)議的類型　　_ 企業(yè)常見例會(huì)的類型　　. 實(shí)踐練習(xí)　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：　　試列舉出您身邊幾個(gè)不同類型的會(huì)議，指出每個(gè)會(huì)議的特點(diǎn)所在，并找出適宜的會(huì)議籌劃管理方法。培養(yǎng)提高員工素質(zhì)的專門會(huì)議，這一類會(huì)議的時(shí)間往往不止一天，需要時(shí)間、地點(diǎn)、人員集中。全體員工參加，一般由主發(fā)言人做主題報(bào)告。每年召開一次，由公司的股東就重大問題進(jìn)行討論，表決通過董事會(huì)提交的事項(xiàng)，形成股東大會(huì)決議。不同的會(huì)議其內(nèi)容與功能也大相徑庭。選擇不同的會(huì)議方式應(yīng)根據(jù)會(huì)議的目的或目標(biāo)而定。　?。?）管理人員會(huì)議?！　。?）銷售會(huì)議。有時(shí)在培訓(xùn)結(jié)束后還要進(jìn)行一定的考核。技能點(diǎn)2 如何做好會(huì)前準(zhǔn)備　　通常，大型會(huì)議的準(zhǔn)備往往需要按照嚴(yán)格的程序進(jìn)行。而且，選擇會(huì)議地點(diǎn)還要考慮到硬件設(shè)施的條件?！　?．會(huì)議通知　　在確定了會(huì)議的議題、召開的時(shí)間、地點(diǎn)和場(chǎng)所等事宜后，應(yīng)該及早印發(fā)會(huì)議通知。 　　主 題 詞 行政管理最好能結(jié)合某次具體會(huì)議，看看會(huì)前檢查對(duì)您開好會(huì)議是否有極大的幫助?！　? 技能描述　　在會(huì)議進(jìn)行的過程中，往往有許多會(huì)務(wù)工作需要處理。簿式簽到是指與會(huì)者在專門準(zhǔn)備好的簽到簿上簽名，表示到會(huì)。一般多用于大中型會(huì)議?！　?．會(huì)場(chǎng)服務(wù)　　會(huì)場(chǎng)服務(wù)的好壞直接關(guān)系到會(huì)議能否有序進(jìn)行，好的會(huì)場(chǎng)服務(wù)是會(huì)議順利進(jìn)行及圓滿結(jié)束的必要條件。會(huì)議中往往有文件和材料需要分發(fā)給與會(huì)者，這就需要工作人員及時(shí)地將其送到與會(huì)者手中。在發(fā)生意外的時(shí)候，應(yīng)及時(shí)做出有效的反應(yīng)，制止發(fā)生的無(wú)序情況。所以，必須認(rèn)真地做好會(huì)議記錄。詳細(xì)記錄是按照發(fā)言人原話的方式，不加任何改動(dòng)或概括，準(zhǔn)確完整地記錄會(huì)議的所有內(nèi)容。 （ ）　?。?）會(huì)務(wù)工作應(yīng)由會(huì)議籌備部門主要負(fù)責(zé)，其他部門起輔助作用即可。同時(shí)，還要合理地控制會(huì)議的成本，爭(zhēng)取做到會(huì)議精干，效率提高，杜絕浪費(fèi)?！　〕浞掷秒娨?、電話、錄像、圖板、照片、模型等現(xiàn)代化技術(shù)手段，提高信息的傳遞效率，改變傳統(tǒng)會(huì)議模式，節(jié)省時(shí)間。同時(shí)，強(qiáng)化人們的時(shí)間觀念，提高辦事效率，在減少會(huì)議數(shù)量的同時(shí)，也減少無(wú)形資源的支出。技能點(diǎn)6 如何做好會(huì)后工作因此，在會(huì)議結(jié)束之后，仍有許多總結(jié)和落實(shí)的工作需要認(rèn)真去做。應(yīng)對(duì)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)進(jìn)行編號(hào)，以便于分類歸檔?！　?huì)議紀(jì)要是為宣傳、貫徹會(huì)議宗旨服務(wù)的。印發(fā)會(huì)議紀(jì)要的方式有兩種：一是全文印發(fā)，二是摘錄需要的部分印發(fā)。而且它還有利于會(huì)后信息的及時(shí)反饋。? 《現(xiàn)代秘書實(shí)用手冊(cè)》，蔡翔、李保華編譯，中國(guó)卓越出版公司，1990年?！　? 技能描述　　會(huì)議的進(jìn)行和管理需要科學(xué)化、合理化，這樣才能達(dá)到預(yù)期目的，這其中有著許多的注意事項(xiàng)以及一定的技巧與方法?！　≈鞒秩说墓ぷ魉礁叩蛯?duì)會(huì)議質(zhì)量有很大影響?！　√釂柕姆绞接校骸　。?）間接提問：不指名道姓，面向全體與會(huì)人員提問；　?。?）直接提問：指名道姓地向特定的人發(fā)問；　　（3）反問：在與會(huì)者提問之后，會(huì)議主席并不立刻回答，而是反問提問者或其他與會(huì)者。例如，用第一章、第一條等類似的章節(jié)體的表達(dá)方式，更有利于清晰表達(dá)所規(guī)定的事項(xiàng)。特別是對(duì)于文書中所引用的其他文件，更應(yīng)該注明其出處。 例如在公文的歸檔這樣一個(gè)大的程序上就可以分為：平時(shí)歸卷、立卷、歸檔以及送交檔案室等不同的子程序。 　　主 題 詞 行政管理　　2．管理部門　　由于各個(gè)部門的管理分工不同，依照其不同的職能特點(diǎn)，可以讓它們擔(dān)當(dāng)不同的管理任務(wù)。 （ ）　　參考答案：　　1.； 2.√?！　? 技能描述　　企業(yè)在日常行政管理過程中，要面對(duì)各種各樣的對(duì)象，發(fā)文對(duì)象的不同決定了文書寫作方式的不同，文書寫作絕不能夠千篇一律?！　。?）以董事長(zhǎng)署名行文者，應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長(zhǎng)審核執(zhí)行?！　? 牢記要點(diǎn)　　文書行文時(shí)要特別注意：　　_ 公文類別　　_ 行文權(quán)限　　. 實(shí)踐練習(xí)　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：　　請(qǐng)檢查您的企業(yè)是否意識(shí)到行文的重要性：　　1．您的企業(yè)行文都有哪些方式？有沒有可利用的更好的方式？建議您對(duì)此進(jìn)行反思。文書管理　　2．文書收發(fā)要求　　（1）一般文書在啟封后，分送各部門、科室?！　。?）專人傳遞送達(dá)的文書要登記。 　　主 題 詞 行政管理特快專遞以及電報(bào)等文書，必須及時(shí)發(fā)出。 （ ）　　2．對(duì)于一般文件也應(yīng)該加蓋印章。文書管理親啟文書信封上一般注明文書所涉及事項(xiàng)的要點(diǎn)，注明發(fā)文者姓名，由發(fā)文者緘封，原則上應(yīng)該由信封上所指名者開啟，其他人不得擅自處理。惟有如此，才能形成上下意志統(tǒng)一、步調(diào)一致的局面。 （ ）　　2．提案文書一般包括標(biāo)題、正文、說明和附錄 （ ）　　3．上級(jí)認(rèn)可該審批內(nèi)容并做出了相關(guān)決定后，則以請(qǐng)示提案書（副本）返回，并要求部門予以執(zhí)行。文書管理　?。?）重要文書，須經(jīng)公證，并附上具有法定效力的證據(jù)或證明文件?！　。?）對(duì)外以公司名義發(fā)文，署本公司名稱?！　? 牢記要點(diǎn)　　文書制作需注意：　　_ 制作文書的要點(diǎn)　　_ 文書的編寫要求　　_ 文書的署名要求　　_ 文書的標(biāo)志要注明　　_ 文書的副本　　. 實(shí)踐練習(xí)　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：　　1．請(qǐng)你判斷對(duì)錯(cuò)，對(duì)的打“√”，錯(cuò)的打“”?！　∥臅悇e用“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”等表示?！　。?）文書的保管年限：　?、?永久保存文書：包括章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書；股票關(guān)系文書類；重要的訴訟關(guān)系文書；重要的政府許可證書；有關(guān)公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書。　?。?）對(duì)于重要文件的借閱，必須出具借閱證明。一般來說，歸檔的范圍應(yīng)該包括以下兩個(gè)方面：　?。?）公司對(duì)內(nèi)的文書資料，包括公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，公司各部門的發(fā)文，公司主持召開的各種專業(yè)會(huì)議形成的會(huì)議記錄、文件、會(huì)議綱要、重要領(lǐng)導(dǎo)人的講話及會(huì)議決定，公司制定的各項(xiàng)計(jì)劃，公司的重要工作成果如工程設(shè)計(jì)圖紙等。歸檔責(zé)任制度應(yīng)包含以下兩個(gè)方面的內(nèi)容，即經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人即時(shí)歸檔責(zé)任制度和檔案管理人員嚴(yán)格接收責(zé)任制度。檔案整理　　適用情景 當(dāng)需要對(duì)種類繁多的檔案進(jìn)行分類整理時(shí)，查看此技能。立檔單位的收文，其檔案形成者是收文的實(shí)際接受者，而非文件作者，只需查明收文的實(shí)際接受者，就可以確定所屬全案。對(duì)案卷進(jìn)行命名時(shí)應(yīng)遵循以下原則：　　其一：準(zhǔn)確表達(dá)案卷內(nèi)容；　　其二：文字簡(jiǎn)明扼要；　　其三：標(biāo)題結(jié)構(gòu)完整。最后在裝訂好的檔夾背脊標(biāo)明檔夾內(nèi)案件的分類編號(hào)及名稱，以便于日后查檔。檔案管理　　3．創(chuàng)造適宜的庫(kù)房條件　　按照檔案保管的技術(shù)要求，科學(xué)地控制庫(kù)房的溫度和濕度，保持有利于檔案存放的庫(kù)房環(huán)境和庫(kù)內(nèi)衛(wèi)生，是做好檔案保管工作的重要保障?；馂?zāi)一旦發(fā)生，應(yīng)迅速通知消防機(jī)關(guān)，同時(shí)迅速組織人員沉著搶救，維持現(xiàn)場(chǎng)秩序?！　?．及時(shí)修復(fù)破損檔案　　一旦檔案遭到破損，必須及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)，以便檔案能夠長(zhǎng)久保持和利用?！　?．（1）庫(kù)房管理人員管理失職造成泄密。公司檔案室由總經(jīng)理辦公室領(lǐng)導(dǎo)。需對(duì)檔案進(jìn)行摘抄的亦應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，并對(duì)摘抄的材料進(jìn)行嚴(yán)格審查。　　? 做好借閱中的保密工作　　其一，秘密級(jí)以上的檔案必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)才能借閱；　　其二，對(duì)歸檔的文件資料進(jìn)行嚴(yán)格審查，一旦發(fā)現(xiàn)泄密情形，應(yīng)依據(jù)《保密法》追究相關(guān)人員的責(zé)任；　　其三，采用計(jì)算機(jī)檢索時(shí)，更應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)安全管理，防止電腦泄密；　　總之，建立檔案利用制度，既要充分發(fā)揮檔案這一重要信息資源的作用。檔案管理這是企業(yè)檔案制度的重要內(nèi)容。規(guī)范的外借程序應(yīng)包括以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：　　其一，明確調(diào)閱范圍。也就是說，一方面公司檔案室對(duì)各部門檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)有指導(dǎo)、監(jiān)察、督促和把關(guān)的職責(zé)；另一方面，各部門檔案管理機(jī)構(gòu)及時(shí)向公司檔案室反饋各部門檔案管理機(jī)構(gòu)工作情況。 　　主 題 詞 行政管理建立嚴(yán)格出入庫(kù)管理制度；　?。?）管理人員在非工作時(shí)間和工作場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容造成泄密?！　n案修復(fù)工作的主要程序是：　?。?）接受登記。安全檢查中最重要的就是進(jìn)行防火檢查，以確保防火管理工作得到切實(shí)保障。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)嚴(yán)禁吸煙，定期檢查各種電器設(shè)備，有隱患的立即進(jìn)行修理，規(guī)模較大的庫(kù)房，還應(yīng)安裝避雷針?！　? 技能描述　　檔案的構(gòu)成材料多為紙張、照片、錄影帶及機(jī)讀磁卡材料等，這些材料都較易造成損毀，對(duì)公司的檔案管理工作十分不利，所以，采取有效的措施，最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命是每個(gè)職業(yè)經(jīng)理人在檔案保管過程中必須予以重視的一項(xiàng)重要工作?！　? 牢記要點(diǎn)　　檔案整理應(yīng)遵循以下步驟：　　_ 區(qū)分全案　　_ 合理分類　　_ 制作檔夾　　_ 檔案命名　　_ 檔號(hào)編訂　　_ 檔夾裝訂　　. 實(shí)踐練習(xí)　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：　　1．檔案的關(guān)鍵在于（ ）　　A．確定檔案的形成者 B．確定文件作者　　2．檔案的分類順序?yàn)椋骸　。?）—（ ）—（ ）—（ ）　　3．檔案整理應(yīng)遵循哪些原則？　　4． 檔案編訂中特別應(yīng)該注意的問題是什么？　　參考答案：　　1．A　　2．部門分類 大類 小類 細(xì)類　　3．準(zhǔn)確表達(dá)案卷內(nèi)容，文字簡(jiǎn)明扼要，標(biāo)題結(jié)構(gòu)完整　　4．在編號(hào)中預(yù)留空檔，以備組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)進(jìn)行編號(hào)增補(bǔ)?！　n號(hào)編訂以一檔一號(hào)為原則，以十進(jìn)制阿拉伯?dāng)?shù)字表示（具體位數(shù)多少，視案件多少而定）?！　? 合理分類　　由于公司檔案種類繁多，采用單一的分類方法已不能滿足檔案管理的實(shí)際需要，因而多是結(jié)合兩種以上的分類方法對(duì)不同的檔案進(jìn)行多層次分類。科學(xué)優(yōu)化的檔案整理，可以促進(jìn)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)良性互動(dòng)和協(xié)調(diào)發(fā)展，進(jìn)而能為檔案信息資源的開發(fā)利用奠定重要基礎(chǔ)?！　? 牢記要點(diǎn)　　科學(xué)有效歸檔，需要做到：　　_ 明確歸檔范圍　　_ 把握歸檔時(shí)間　　_ 審查歸檔文件　　_ 嚴(yán)格歸檔責(zé)任　　. 實(shí)踐練習(xí)　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：　　1．您認(rèn)為歸檔管理對(duì)企業(yè)的檔案管理有什么重要意義？　　2．您公司的檔案是否有長(zhǎng)期分散于各個(gè)部門的情況？您將怎樣保證您公司的歸檔工作做到制度化、規(guī)范化？技能點(diǎn)2 如何進(jìn)行檔案整理　　2．把握歸檔時(shí)間　　歸檔時(shí)間是指文書部門或?qū)I(yè)部門將需要?dú)w檔的文件材料向檔案管理部門移送的時(shí)間。檔案管理　　9 牢記要點(diǎn)　　文書的整理保存要注意：　　_ 文書的整理　　_ 文書的保管　　. 實(shí)踐練習(xí)　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：　　1．您的企業(yè)在文書整理過程中是否也進(jìn)行編號(hào)？具體的標(biāo)準(zhǔn)是怎樣制定的？請(qǐng)對(duì)照本文進(jìn)行反思，力求拿出更好的分類和編號(hào)方法?！　、?保存五年文書：指不需要保存十年的次重要文書。編號(hào)按年度更新。文書管理（ ）　?。?）每一份文書都應(yīng)按照上文所談的格式嚴(yán)格完成?！　。?）不重要的文書，只需署上經(jīng)辦人姓名即可。　?。?）文體選擇：一般用書面文體。　　7 技能描述　　文書內(nèi)容是對(duì)發(fā)文者意圖的表現(xiàn)，文書的制作過程也即是完整表達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖的過程。 （ ）　　參考答案：　　1.√； 2.√； 3.√； 4.?！　?．請(qǐng)示審批的事項(xiàng)一般有以下幾點(diǎn)　　（1）各種制度性變更；　?。?）與政府機(jī)關(guān)有關(guān)的各種重要請(qǐng)求的回執(zhí)、申請(qǐng)等；　?。?）訴訟行為；　　（4）重要契約的締結(jié)、變更與解除；　?。?）職務(wù)及重要人事安排；　?。?）大額饋贈(zèng)、謝禮以及宣傳廣告費(fèi)用；　　（7）預(yù)、決算事宜；　?。?）土地、建筑物等生產(chǎn)資料的購(gòu)買與轉(zhuǎn)讓；　?。?）借、貸款以及借貸銀行的開設(shè)與變更；　　（10）重要或高額物品的采購(gòu)，不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓或廉價(jià)出售；　?。?1）分支機(jī)構(gòu)的增減與升降；　?。?2）有關(guān)經(jīng)營(yíng)的重要計(jì)劃與企劃；　　（13）定期或不定期刊物發(fā)刊、修改與廢除；　?。?4）有關(guān)費(fèi)用開支的修訂；　?。?5）其他問題。對(duì)那些并不重要的事項(xiàng)，或者通過電話、會(huì)面等簡(jiǎn)單形式處理的事項(xiàng)，只需要事后將處理結(jié)果的要點(diǎn)記錄下來即可?！　? 技能描述　　在企業(yè)文書的日常管理活動(dòng)中，每一天，管理人員都要接到許多不同種類的文書，它們各自都起著自己的特殊的作用，可以說，都很重要。 （ ）　　參考答案：　　1.√；2.；3.?！　∑渌匾臅蚩爝f文書，必須加蓋“專遞”、“面呈”、“快遞”等字樣印章，并給發(fā)文當(dāng)事者必要的回復(fù)。文書寄發(fā)　　適用情景 當(dāng)文書對(duì)象距離很遠(yuǎn)，在與其進(jìn)行業(yè)務(wù)往來需要傳遞文書時(shí)，查看此技能?！　?．規(guī)定時(shí)間以外的文書收發(fā)　　在制度工作時(shí)間外接到文書，如果值班人員能夠判定是緊急重要的文書，或者直接寫給公司高層領(lǐng)導(dǎo)的文書，應(yīng)該立即通知秘書室主任；其他次重