【正文】 總經(jīng)理 助理 可 查閱分管工作的檔案。 （三）、 工程 維修部 保管 服務(wù)中心 工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng) 營(yíng)記錄及計(jì)劃、總結(jié)及 品質(zhì)保障部 各職能部門(mén)需要保管的其他檔案 。 （六） 、 1 年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。 公司管理制度體系文件 文件編號(hào)： Q/QHPM— GLZD— 0208 文件名稱： 日常辦公管理制度 版本號(hào)：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容：檔案管理制度 第 3 頁(yè) 共 5 頁(yè) （一）、 根據(jù)檔案（或文件夾）的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)貼紙 。 （ 4）、用戶資料。 （ 2）、工程重大技改項(xiàng)目、圖紙。 （ 7）、員工花名冊(cè)。 公司管理制度體系文件 文件編號(hào)： Q/QHPM— GLZD— 0203 文件名稱： 日常辦公管理制度 版本號(hào)：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容： 檔案 管理制度 第 2 頁(yè) 共 5 頁(yè) （ 9）、公司大事記。 （二）、各部門(mén)檔案范圍 行政人事部 行政 （ 1）、通知、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、討論通過(guò)的文件、重要照片、小區(qū)社區(qū)文化。 五、 文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。 三、違反本辦法的規(guī)定，給公司造成損失的，由公司對(duì)違紀(jì)者予以行政處分，造成嚴(yán)重?fù)p失或情節(jié)嚴(yán)重的，移送有關(guān)機(jī)關(guān)處理。 五、公司 總經(jīng)理 對(duì)公司所有的印章的使用擁有絕對(duì)的決定權(quán)。 第二節(jié) 印章地領(lǐng)取和保管 一、公司各類印章由各級(jí)和各崗位專人依職權(quán)領(lǐng)取并保管。 十、外帶軟盤(pán)、光盤(pán)、 U 盤(pán)等工作時(shí)，必須先執(zhí)行殺毒程序。 三、電腦采用專人使用維護(hù)，未經(jīng)允許任何人不得擅自使用電腦。 三、 領(lǐng)取物品時(shí)，雙方清點(diǎn)物品和數(shù)量是否與《領(lǐng)料單 》內(nèi)容相符。離庫(kù)前須關(guān)好門(mén)窗、電源。 六、 購(gòu)物發(fā)票要符合財(cái)務(wù)報(bào)銷要求，明確購(gòu)物單位名稱、物品名稱、數(shù)量、單價(jià)等項(xiàng)內(nèi)容的填寫(xiě)，不得擅自個(gè)人更改發(fā)票。 三、物資只限于內(nèi)部管理服務(wù)使用，私人物品不得納入此管理范圍。 （四）、尊重業(yè)主的隱私權(quán)習(xí)慣。 （六）、不允許在任何場(chǎng)合以任何借口頂撞、諷刺、議論住戶。 （二）、對(duì)住戶的投訴、意見(jiàn)、咨詢要細(xì)心聆聽(tīng)，不允許有不耐煩的表現(xiàn)。 （四）、工作進(jìn)行中若有住戶走過(guò)工作區(qū)域應(yīng)暫停工作，并面帶微笑等住戶走過(guò)后再繼續(xù)。 （五）、接聽(tīng)電話時(shí)，聲調(diào)要自然清晰、柔和、親切，不要裝腔作勢(shì)，聲量不要過(guò)高，亦不要過(guò)低，以免對(duì)方聽(tīng)不清楚。發(fā)覺(jué)自己有失誤時(shí)，應(yīng)立即說(shuō)：“對(duì)不起，我不是那個(gè)意思”。事后應(yīng)對(duì)住戶的幫助或協(xié)助表示感謝。對(duì)沒(méi)聽(tīng)清楚的地方要禮貌地請(qǐng)對(duì)方重復(fù)一遍。 （七）、如果要找的人不在或不想見(jiàn)時(shí) ，應(yīng)禮貌地對(duì)對(duì)方說(shuō)“對(duì)不起他現(xiàn)在不在，您能留 （八）、 當(dāng)來(lái)訪人員離開(kāi)時(shí)，應(yīng)說(shuō)“歡迎您再來(lái)，再見(jiàn)！”。 六、道謝語(yǔ)：謝謝、非常感謝。 公司管理制度體系文件 文件編號(hào)： Q/QHPM— GLZD— 0204 文件名稱： 日常辦公管理制度 版本號(hào)：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容： 禮儀管理制度 第 2 頁(yè) 共 6 頁(yè) 二、行走： （一）、行走時(shí)不允許把手放入衣、褲袋里，也不允許雙手抱胸或背手走路； （二）、在工作場(chǎng)合與他人同行時(shí)，不允許勾肩搭背，不允許同行時(shí)嘻戲打鬧； （三）、行走時(shí)，不允許隨意與住戶搶道穿行；特殊情況下，應(yīng)向住戶示意后方可越行； （四）、走路動(dòng)作應(yīng)輕快，非緊急情況不應(yīng)奔跑、跳躍； （五）、手拿 貨物行走時(shí)不應(yīng)遮住自己的視線； （六）、盡量靠路右側(cè)行走； （七）、與上司或住戶相遇時(shí)，應(yīng)主動(dòng)點(diǎn)頭示意。 離異遵循禮貌、熱情、友善、樂(lè)觀、主動(dòng)、平等“十二字”方針 第二節(jié) 儀容儀表 一、服飾著裝： （一）、上班時(shí)間必須著裝整潔，鈕扣要扣齊，不允許敞開(kāi)外衣、非工作需要不允許將衣袖、褲管卷起，不允許將衣服搭在肩上，服裝口袋不裝過(guò)大過(guò)厚物品，袋內(nèi)物品不外露； （二）、上班統(tǒng)一著裝、統(tǒng)一佩戴工號(hào)牌，工號(hào)牌應(yīng)端正戴在左胸襟處； （三）、鞋襪穿戴整齊清潔，鞋帶系好，不允許穿鞋不穿襪，非工作需要不允許打赤腳或穿雨鞋到處走， 工作完畢應(yīng)在工作場(chǎng)所將鞋擦干凈再走； （三）非特殊情況不允許穿背心、短褲、拖鞋； （四）男女員工均不允許戴有色眼鏡。 （八）、 附件 ：有附件的應(yīng)標(biāo)注清楚 （九）、落款 成文時(shí)間 ：以全稱落款，日期 用漢字將年、月、日標(biāo)全； “ 零 ” 寫(xiě)為 “O” ，相互對(duì)稱 ；加蓋紅色印章居中下壓成文時(shí)間 ，如果落款頁(yè)沒(méi)有正文， 應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決。 簽呈：下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用。 （六）、通知：傳達(dá)上級(jí)的指示，要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文，用 通知 。 六 、 文印室對(duì)送來(lái)打印、復(fù)印、傳真的文件資料，應(yīng)做好登記，并在月終作統(tǒng)計(jì)核算。 九、財(cái)務(wù)文書(shū)由財(cái)務(wù)管理人員按照財(cái) 務(wù)管理制度統(tǒng)一辦理 第二節(jié) 文書(shū)打印 一 、 服務(wù)中心 的文件，有打印必要時(shí)方予打印。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。 第五條 服務(wù)工具管理 一、服務(wù)工具由部門(mén)物資保管機(jī)構(gòu)統(tǒng)一造冊(cè)，責(zé)任到人。 九、愛(ài)護(hù)保管好公共財(cái)產(chǎn)，公共財(cái)產(chǎn) 不能挪作私用，勤儉節(jié)約，不浪費(fèi)鋪展， 節(jié)約用水用電 ，注重 重視防 火 、防盜和安全生產(chǎn)。 二、 員工應(yīng)自覺(jué)遵守 服務(wù)中心 作息時(shí)間，嚴(yán)格執(zhí)行勞動(dòng)紀(jì)律，上班不遲到、不早退、不準(zhǔn)中間私自離崗，外出辦公說(shuō)明去向。 （四）、各部門(mén)每日安排一名管理員值班，主要負(fù)責(zé) 辦公 環(huán)境整理，崗位服務(wù)和小區(qū)環(huán)境監(jiān)督。 （四）、未 按時(shí)間上下班的按照遲到和早退處理，無(wú)故離開(kāi)工作崗位的，按照曠工處理。 二、愛(ài)護(hù)會(huì)議室的設(shè)施，保持清潔，會(huì)議結(jié)束后要整理好會(huì)場(chǎng)。 四、屬工作部署性質(zhì)的會(huì)議，原則上不在會(huì)上進(jìn)行討論性發(fā)言。 二、已列入月度會(huì)議計(jì)劃表的會(huì) 議，月中無(wú)調(diào)整的，不再另行通知，由中心 /部門(mén)按計(jì)劃表直接通知與會(huì)人； 三、屬下列情況之一者，按“誰(shuí)提擬，誰(shuí)通知”的原則進(jìn)行會(huì)議通知： 未列入月度會(huì)議計(jì)劃而臨時(shí)提擬的會(huì)議； 雖然已列入月度會(huì)議計(jì)劃，但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說(shuō)明； 其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。 五、每周例會(huì) —— 每周五 2： 30 由 部門(mén)負(fù)責(zé)人 組織召開(kāi)例會(huì)，提出對(duì)各部門(mén)的工作安排及各部門(mén)匯報(bào)一周工作情況，布置下周工作安排。 （三）、會(huì)議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議進(jìn)行中的實(shí)際情況，對(duì)議程進(jìn)行適時(shí)、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時(shí)間和中止與議題無(wú)關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會(huì)議效率。 二、會(huì)議管理制度旨在增強(qiáng)會(huì)議的規(guī)范性和操作性，提供會(huì)議質(zhì)量和效果。 八 、加強(qiáng)物業(yè)管理的高科技投入，提高管理自動(dòng)化水平，建立以中小型計(jì)算機(jī)為主體的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，在各職能部門(mén)配備操作終端，實(shí)現(xiàn)管理資源共享，同時(shí)引進(jìn)高水平、多功能的物業(yè)管理軟件，實(shí)現(xiàn)辦公及日常管理工作自動(dòng)化。 二 、實(shí)行 ISO9002 質(zhì)量體系，保證物業(yè)管理及各項(xiàng)服務(wù)工作的質(zhì)量與正常標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。 公司管理制度體系文件 文件編號(hào)： Q/QHPM— GLZD— 0102 文件名稱： 公司簡(jiǎn)介 版本號(hào)：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容： 公司 概況 第 1 頁(yè) 共 1 頁(yè) 公司 概況 衢州清華物業(yè) 管理有限公司是一家新興的 物業(yè)管理服務(wù)商 ，注冊(cè) 成立于 2021 年 5 月，是 衢州 市物業(yè)管理協(xié)會(huì)會(huì)員單位。公司資質(zhì)齊備、制度完善，目前受托管理 衢州 清泰房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司開(kāi)發(fā)建設(shè)的 九華碧水灣 ， 該項(xiàng)目總投資 5 億元，總建筑面積 萬(wàn)㎡，是衢州市 現(xiàn)代國(guó)際花園生活的先鋒典范。 三 、公司實(shí)行人性化管理、一站式的全天候服務(wù)方式，設(shè)立二十四小時(shí)值班電話，二十四小時(shí)熱線尋呼，同時(shí)推行二十四小時(shí)公共設(shè)施設(shè)備及室內(nèi)維修制度，全天候綠化保潔制度。 九 、全面啟動(dòng)物業(yè)的形象工程，導(dǎo)入物管 CI，從員工的服裝設(shè)計(jì)、物質(zhì)裝備、辦公環(huán)境及物業(yè)的外觀形象設(shè)計(jì)入手，樹(shù)立高品味、高檔次的新形象。 第二條 會(huì)議組織 會(huì)議組織遵照“誰(shuí)提擬，誰(shuí)組織”的原則。 （四）、屬討論、決策性議題的會(huì)議， 主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議作出結(jié)論。 六、每日晨會(huì) —— 每天早上 8： 00 由 部門(mén)負(fù)責(zé)人 組織召開(kāi)晨會(huì)，聽(tīng)取各部門(mén)昨日的工作匯報(bào)，存在問(wèn)題，提出具體要求，對(duì)本日工作進(jìn)行安排。 參加公司例會(huì)人員無(wú)特殊原因不能請(qǐng)假，如請(qǐng)假需經(jīng)主持人批準(zhǔn)。 五、遵守會(huì)議紀(jì)律，與會(huì)期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動(dòng)或?qū)⑹謾C(jī)呼叫轉(zhuǎn)移至部門(mén)另一未與會(huì)人處，原則上不允許接聽(tīng)電話，如須接聽(tīng)，請(qǐng)離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。 三、不得隨意移動(dòng)會(huì)議室，接待室的家具和物品，不得隨意拿走接待室的報(bào)刊，雜志等資料。 （五）、嚴(yán)格執(zhí)行排班安排，未經(jīng)允許不得私自換班、代班。 （五）、實(shí)行崗位交接班制度，做好交接班記錄，把交接事項(xiàng)落實(shí)清楚，并保持交接班現(xiàn)場(chǎng)的清潔衛(wèi)生，因交接班不清楚，同時(shí)追究責(zé)任。有私事或生病不能上班須事先請(qǐng)假。 十、 不得在工作時(shí)間在本住宅區(qū)從事本職工作以外的有償勞務(wù) ， 嚴(yán)禁向業(yè)主、住戶索取財(cái)物、吃、拿等不良行為。 二、服務(wù)工具僅限于工作使用，不得處理私人事務(wù)等挪作他用，保管好服務(wù)工具，使之發(fā)揮正常的使用功能效率，不得無(wú)故損壞。 五、文件統(tǒng)一由 辦公 負(fù)責(zé)發(fā)送。內(nèi)部遞傳的簡(jiǎn)單請(qǐng)示報(bào)告或其他不需打印的文件，一般不予打印。屬業(yè)務(wù)部門(mén)的，由各部門(mén)承擔(dān)費(fèi)用；屬行政、管理部門(mén)的，統(tǒng)一歸列 辦公 開(kāi)支。 （七）、通報(bào)：表?yè)P(yáng)好人好事，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)，用 通報(bào) 。 工作記錄表格：在管理服務(wù)工作中使用。 （十）、正式的紅頭文件應(yīng)按照 公文處理辦法書(shū)寫(xiě)。 二、須發(fā) （一）、女員工前發(fā)不遮眼，后發(fā)不披散； （二）、男員工后發(fā)根不超過(guò)衣領(lǐng)（其中 秩序維護(hù)員 頭發(fā)不得長(zhǎng)于 5CM），不蓋耳，不留胡須； （三）、所有員工頭發(fā)應(yīng)保持整潔，不允許梳怪異發(fā)型和染怪異顏色； （四）、所有員工不允許剃光頭。 三、坐： （一）、就坐時(shí)姿態(tài)要端正，入座動(dòng)作要輕緩，上身要直，腰部挺起，雙膝并攏，目光平視，面帶笑容； （二）、不允許坐在椅子上前俯后仰，搖腿蹺腳，或晃動(dòng)桌椅，發(fā)出聲音； （三）、不允許在上司面前或在住戶面前雙手抱胸、蹺二郎腿或半躺半坐； （四）、不允許趴在工作臺(tái)上或把腳放于工作臺(tái)上。 七、應(yīng)答語(yǔ)：是的、好的、我明白了、謝謝您的好意、不要客氣、沒(méi)關(guān)系、這是我應(yīng)該做的。 二、 對(duì)住戶： （一）、為住戶提供服務(wù)時(shí)，無(wú)論何時(shí)均應(yīng)面帶微笑、和顏悅色，給人以親切感；與住戶談話時(shí)，應(yīng)聚精會(huì)神、注意傾聽(tīng)，給人以受尊重的感覺(jué)；沉著穩(wěn)重，給人以鎮(zhèn)定感。 （八）、對(duì)住戶的問(wèn)詢，應(yīng)在不泄露公司機(jī)密的前提下盡量圓滿答復(fù)。 （十二）、對(duì)于住戶的困難，要表示充分的關(guān)心、同情和理解，并盡量想辦法解決。 （十八）、對(duì)來(lái)咨詢辦事的住戶，值班員應(yīng)立即起立，神態(tài)熱情，主動(dòng)問(wèn)好“您好！請(qǐng)問(wèn)您有什么事需要我們幫忙”。 四、撥打電話 （一）、電話接通后，應(yīng)首先向?qū)Ψ街乱詥?wèn)候，說(shuō)：“您好”，并作自我介紹。 （五）、出門(mén)時(shí)要向住戶呈上服務(wù)監(jiān)督卡，并說(shuō)：“請(qǐng)您對(duì)我們的工作多提意見(jiàn)，如果有什么問(wèn)題，請(qǐng)隨時(shí)與我們聯(lián)系” 。當(dāng)住戶進(jìn)行投訴時(shí)，應(yīng)說(shuō)：“請(qǐng)您將情況詳細(xì)說(shuō)一下好嗎？”。 （七）、不講粗 言惡語(yǔ)或使用歧視或污辱的語(yǔ)言。 （五）、盡量少干擾業(yè)主。 第二節(jié) 物資采購(gòu) 一、物資采購(gòu)實(shí)行計(jì)劃申報(bào)制度，每月由各部門(mén)提出物資采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核交財(cái)務(wù)部門(mén)統(tǒng)計(jì)后，經(jīng)公司 總經(jīng)理 審批后實(shí)施，臨時(shí)采購(gòu)，也應(yīng)進(jìn)行計(jì)劃申購(gòu)。 七、凡數(shù)量較大或金額較高的市場(chǎng)采購(gòu)而使用財(cái)務(wù)支票的，購(gòu)物人要妥善保管好支票，不允許遺失或漏填金額和密碼。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告，認(rèn)真處理。 四、資料發(fā)放人員應(yīng)詢問(wèn)清楚物資領(lǐng)用的使用范圍、時(shí)間等情況，并建立物資領(lǐng)用臺(tái)帳。 四 、電腦僅限于日常辦公使用，不得私自用做其他用途。不得私自下載與本職工作無(wú)關(guān)的內(nèi)容。 二、印章必須由各保管人妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。 六、涉及法律等重要事項(xiàng)需使用印章的，須依有關(guān)規(guī)定經(jīng)法律顧問(wèn)審核簽字。 公司管理制度體系文件 文件編號(hào)： Q/QHPM— GLZD— 0208 文件名稱： 日常辦公管理制度 版本號(hào)：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容： 檔案管理制度 第 1 頁(yè) 共 5 頁(yè) 檔案管理制度 第一條 管理原則： 一、為保證檔案的完整、規(guī)范，根據(jù)物業(yè)管理對(duì)檔案管理的要求，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制訂本管理制度，各崗位員工必須嚴(yán)格執(zhí)行操作。 第三條 分類編號(hào) 一、檔案分類 （一）、檔案范圍 各部門(mén)制定的 管理規(guī)定 。 （ 2）、公司年度、季度、月份工作計(jì)劃、總結(jié)。 （ 10）、公司固定資產(chǎn)說(shuō)明書(shū)。 （ 8）、采購(gòu)合同。 （ 3）、 工程重大事故報(bào)告。 （ 5）、裝修指南。 （二 ） 、 在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成 。 （七）、 規(guī)章由規(guī)章管理部門(mén)永久保存，使用部門(mén)視其