【正文】 其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。 第六條 檔案 保密： 一、 檔案密級(jí) 分為三級(jí)：絕密、機(jī)密、普通； （一）、 絕密檔案包括：員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策、形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案； （二）、 機(jī)密檔案包括： ISO9000 質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄（紀(jì)要）、公司收發(fā)文（通知、通告除外）、工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案； （三）、 普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。 （五）、 各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后，移交給檔案管理員 。 三、 保管 職責(zé) ： （一）、 財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案 。 二、 保管 要求 （一）、 便于查閱 。 （四）、 10 年保存： 、決算書類； ； ； 定須保存 10 年的文書。 （三）、 制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒（或文件夾）左側(cè)立面距頂部 3CM 位置處，并排列在檔案柜中 ； （四）、 將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒（或文件夾內(nèi)）。 第四條 立卷 目錄 一、 立卷： 就是按照單份文件相互之間 的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。 （ 6）、用戶手冊(cè)。 （ 2）、寫字樓、商場等管理規(guī)定。 （ 4）、工程重大投訴訴處理資料。 （ 3）、上級(jí)及本公司關(guān)于清點(diǎn)、財(cái)稅大檢查、驗(yàn)收等通知。 安護(hù)部 （ 1）、上級(jí)公司消防、治安工作，通知、批復(fù)。 （ 5）、員工的獎(jiǎng)勵(lì)、處分的決定和通報(bào)。 行政人事部 人事 （ 1）、中級(jí)職稱、員工技工職稱資料。 （ 7）、公司 頒布的各種規(guī)章制度、條例、決定、規(guī)定。 （ 3）、公司部門主管、系統(tǒng)工調(diào)函及任免報(bào)告。 重大事故報(bào)告。 工程維修保養(yǎng)合同。 三、 中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。 二、檔案包括管理文書、服務(wù)記錄、小區(qū)資料等內(nèi)容，反映公司的整個(gè)經(jīng)營活動(dòng)。 第四節(jié) 責(zé)任 一、 印章保管人必須妥善保管印章，如有遺失，必須及時(shí)向公司 行政人事部 報(bào)告。 七、財(cái)務(wù)人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用財(cái)務(wù)印章無須經(jīng)上述程序。 三、印章保管人應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容和印章使用單上載明的簽署情況予以核對(duì)，經(jīng)核對(duì)無誤的方可蓋章。 三、公司建立印章管理卡，專人領(lǐng)取和歸還印章情況在卡上予以記錄。 公司管理制度體系文件 文件編號(hào)： Q/QHPM— GLZD— 0207 文件名稱： 日常辦公管理制度 版本號(hào)：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容： 印章管理制度 第 1 頁 共 1 頁 印章管理制度 第一節(jié) 管理原則 一、印章是公司經(jīng)營管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具，印章的管理，關(guān)系到公司正常的經(jīng)營管理活動(dòng)的開展，甚至影響到公司的生存和發(fā)展，為防止不必要事件的發(fā)生，維護(hù)公司的利益，制定本辦法。 十一、不得在 行政人事部 電腦內(nèi)私自安裝與本職工作無關(guān)的軟件和個(gè)人資料。 九、嚴(yán)禁在工作時(shí)間玩撲克等各類游 戲及觀看電影、炒股等。 五、按照使用基本程序操作開關(guān)電腦，不得越級(jí)操作，按照先檢查設(shè)備、開啟電源、開啟主機(jī)、開啟顯示屏，最后打開操作系統(tǒng)和軟件的方法進(jìn)行。 一、因電腦為高價(jià)值、敏感度極高之智能設(shè)備，且擔(dān)負(fù)著檔案管理、財(cái)務(wù)管理收費(fèi)管理等重要工作，因此任何不謹(jǐn)慎之操作或其疏漏均可能帶來嚴(yán)重?fù)p失。 五、清潔、維修等工具、物品的領(lǐng)用應(yīng)符合使用時(shí)間要求和原物抵換的方式進(jìn)行。 第四節(jié) 物資的領(lǐng)取： 一、領(lǐng)取物資，首先由個(gè)人填寫《領(lǐng)料單》，寫明用途、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等內(nèi)容，經(jīng)部室主任簽字后到 行政人事部 領(lǐng)取。 五、每月進(jìn)行一次盤點(diǎn)，保證物資不缺損、不遺失。庫房內(nèi)要經(jīng)常保持清潔、通風(fēng)，不允許物品隨意堆放，并做好庫房的安全、保衛(wèi)、防火、防盜工作。 第三節(jié) 物資保管 一、物資保管由綜合管理部統(tǒng)一實(shí)施，其他部門的倉庫、物資保管，應(yīng)造冊(cè)登記好，定期檢查，掌握物資庫存情況。 五、購入物資后，應(yīng)首先到 行政人事部 憑發(fā)票與物品，經(jīng)驗(yàn)收合格數(shù)量核對(duì)無誤后，購物人在發(fā)票后簽字，再辦理領(lǐng)出手續(xù)。 二、物資按應(yīng)需采購，杜絕浪費(fèi)和閑置，非公司統(tǒng)一采購一般各部門負(fù)責(zé)采購， 辦公用品及固定資產(chǎn)等有關(guān)物品統(tǒng)一由財(cái)務(wù)部按規(guī)定程序采購， 專業(yè)物資采購需由 專業(yè)使用部門人員陪同采購。 四 、 十大 要領(lǐng)： 及時(shí)的關(guān)注 問候的微笑； 使用客戶姓名； 使用魔力字眼 “ 請(qǐng) ” 字； 語音語調(diào) 仔細(xì)聆聽 保持目光接觸 身體語言 嚴(yán)謹(jǐn)整潔的儀容儀表 額外的幫助 公司管理制度體系文件 文件編號(hào)： Q/QHPM— GLZD— 0205 文件名稱： 日常辦公管理制度 版本號(hào)：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容： 物資 管理制度 第 1 頁 共 2 頁 物資管理制度 第一節(jié) 管理原則 一、為保證物資管理的規(guī)范和質(zhì)量，按照 勤儉持家，物盡其用的原則，嚴(yán)格控制管理好從物 資的購入、保管、領(lǐng)用，特制定本管理制度。 （六）、學(xué)會(huì)贊美業(yè)主 三、基本要求： （一）、“三米微笑制度”，員工和住戶相遇時(shí)，在住戶注意到自己的適用范圍內(nèi)（ 3米）應(yīng)保持善意的微笑。 （二）、學(xué)會(huì)正確的稱呼，無論何時(shí)都能使用動(dòng)聽的語言。 第六節(jié) 禮儀技能 一、業(yè)主的基本消費(fèi)心理 : （一）、花錢買服務(wù) （二）、我的困難是最重要最緊迫的。 （四）、不與住戶爭分辯。情況記錄完畢，要主動(dòng)詢問“您貴姓？請(qǐng)問您住哪個(gè)單元，您的聯(lián)系電話是什么？”并答 復(fù)“剛才說的情況，我已經(jīng)記錄下來，我馬上給你聯(lián)系落實(shí)一下，在時(shí)間給您回復(fù)好嗎？” （三）、當(dāng)住戶提出建議時(shí)，應(yīng)說：“您的建議我已經(jīng)記錄下來了，非常感謝您對(duì)我們工作的關(guān)心和提出的寶貴意見，我們將努力改進(jìn)我們的工作。 （八） 敬禮以軍禮為主，必要時(shí)鋪以注目禮。 公司管理制度體系文件 文件編號(hào)： Q/QHPM— GLZD— 0204 文件名稱： 日常辦公管理制度 版本號(hào)：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容： 禮儀管理制度 第 5 頁 共 6 頁 六、車輛管理 （一）、對(duì)違章行車者，應(yīng)說：“對(duì)不起，為了您的安全，請(qǐng)按規(guī)定行駛” 。工作完畢要徹底清理工 作現(xiàn)場恢復(fù)原樣。 （二）、使用敬語，將要找的通話人姓名及要做的事交待清楚。 （三）、通話完畢，應(yīng)說：“謝謝，再見！”，語氣平和，并在對(duì)方放下電話后再輕輕放下電話，任何時(shí)候不得用力擲聽話筒。 （十九）、當(dāng)對(duì)方挑釁時(shí) ，應(yīng)說：“請(qǐng)尊重我們的工作，先生 /小姐”。 （十六）、當(dāng)遇到熟悉的住戶經(jīng)過崗?fù)r(shí)，應(yīng)說：“你好，先生 /小姐（女士）”。當(dāng)遇住戶施以恩惠或其他好處時(shí)，應(yīng)說：“謝謝您的好意，公司有規(guī)定不能收取，請(qǐng)您理解”。 （十）、與住戶交談，態(tài)度和藹，語言要親切，聲調(diào)要自然、清晰、柔和，音量適中，不要過高，也不要過低，以對(duì)方聽清楚為宜，答話要迅速、明確。若遇到困難時(shí)應(yīng)積極查找有關(guān)資料或請(qǐng)示上級(jí)后答復(fù)對(duì)方，不許以“ 不知道、不清楚”作回答。 （五）、 對(duì)容貌體態(tài)奇特或穿著奇異服裝的住戶切忌交頭接耳或指手劃腳，更不許圍觀，背后議論、模仿、譏笑住戶。 （二）、 對(duì)住戶要一視同仁，切忌在兩位住戶同時(shí)有事相求時(shí)，對(duì)一位住戶過分親熱或長時(shí)間傾談，而冷待了另一位住戶。 （五）、當(dāng)確認(rèn)來訪人故意搗亂，要橫沖硬闖時(shí)，應(yīng)先說：“對(duì)不起，按公司的規(guī)定，沒有證件不允許進(jìn)入小區(qū)，請(qǐng)配合我們的工作”，當(dāng)對(duì)方執(zhí)意要硬闖時(shí)，立即用對(duì)講機(jī)呼叫就近干部，但應(yīng)注意保持冷靜克制，只要對(duì)方?jīng)]有危及他人安全或破壞財(cái)物，均應(yīng)做到冷靜克制。 八、征詢語：請(qǐng)問您有什么事？我能為您做什么嗎？需要我?guī)湍鍪裁磫?？您有別的事嗎？ 九、請(qǐng)求語：請(qǐng)您協(xié)助我們??、請(qǐng)您??好嗎？ 十、商量語：??你看這樣好不好？ 十一、解釋語：很抱歉，這種情況，公司規(guī)定是這樣的。 四、告別語：再見、晚安、明天見、祝您一路平安、歡迎下次再來。 四、其他行為： （一）、不允許隨地吐痰，亂扔果皮、紙屑； （二）、上班時(shí)間不允許吃零食，玩弄個(gè)人小物品或做與工作無關(guān)的 事情； （三）、在公共場所及住戶面前不允許掏耳朵、挖鼻孔、搔癢、脫鞋、卷褲角衣袖、伸懶腰、哼小調(diào)、打哈欠； （四）、到住戶處工作時(shí)，不允許亂翻亂摸，更不允許拿客戶的東西、禮物； （五）、談話時(shí)，手勢不宜過多，幅度不宜過大； （六）、不允許口叼牙簽到處行走； （七）、不允許將香煙或其它物品夾在耳上。 （六）、每天上班前應(yīng)注意檢查自己的儀容儀表，上班時(shí)不能在客人面前或公共場所整理儀容儀表，必要時(shí)應(yīng)到衛(wèi)生間或工作間整理。 三、個(gè)人衛(wèi)生： （一）、保持手部干凈，指甲不允許超過指頭兩毫米，指甲不殘留污物，不涂有色指甲油； （二）、員工應(yīng)經(jīng)常洗澡防汗臭，勤換衣服。 公司管理制度體系文件 文件編號(hào)： Q/QHPM— GLZD— 0204 文件名稱： 日常辦公管理制度 版本號(hào)：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容： 禮儀管理制度 第 1 頁 共 6 頁 禮儀管理制度 第一節(jié) 管理原則 禮儀管理制度旨在規(guī)范員工 的服務(wù)行為，確保公司的良好形象，為客戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。 （十一）、財(cái)務(wù)文書書寫按照財(cái)務(wù)管理制度和規(guī)范執(zhí)行。 （六）、主要標(biāo)題順序號(hào)：依次為一、（一）、 ，（ 1）、。 二、書寫格式 （一）、紙張：一般 A4 型紙，其成品幅面尺寸為 21 cm29 .7 cm。 （十二）、其他： 司法文書：依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤? （八）、決定、決議：對(duì)某些問題或者重大行動(dòng)作出安排，用 決定 ；經(jīng)過會(huì)議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用 決議 。 （四）、布告、公告、通告：對(duì)公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)，用 布告 ；向國內(nèi)外宣布重大事件， 用公告 ；在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件，用 通告 。 七 、要節(jié)約使用打印紙張、墨盒，盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式，要維護(hù)好打印設(shè)施設(shè)備，保證使用效率。對(duì)收到的文件資料，應(yīng)及時(shí)給 有關(guān)部門、人員送發(fā)，或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室來拿取回，不得延誤。 二 、 公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。 七、傳閱文件由 辦公 專人負(fù)責(zé)收回，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件， 辦公 應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。 三、文件和原稿，由 辦公 歸檔，保存?zhèn)洳椤? 三、服務(wù)工具未經(jīng)允許不得外借，特殊需要經(jīng)批準(zhǔn)后，借前檢查，歸還時(shí)驗(yàn)收，按規(guī)定時(shí)間收回。 五、區(qū)域內(nèi)不得任意懸掛、張貼非工作物品，工作場區(qū)內(nèi)嚴(yán)禁吸煙。 第四條 工作環(huán)境管理 一、各部門辦公、生活區(qū)、各工作服務(wù)區(qū)，每天安排人員輪流對(duì)工作環(huán)境進(jìn)行清掃、整理。 七、 上班時(shí)間不得 從事 看報(bào)、閑聊，用通迅設(shè)備聊天 等與工作內(nèi)容無關(guān)的事情， 辦公時(shí)間要保持肅靜，不準(zhǔn)串崗聊天 、 嘻鬧、高聲喧嘩和爭吵 ，辦公區(qū)域內(nèi) 禁吸煙；業(yè)余時(shí)間應(yīng)努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)及相關(guān)知識(shí)。 三、嚴(yán)格執(zhí)行公司各項(xiàng)規(guī)章制度和服務(wù)規(guī)范，努力提供服務(wù)效率，為客戶提供優(yōu)質(zhì)、高效的物業(yè)管理服務(wù)。 （九）、值班過程中發(fā)現(xiàn)問題，要立刻解決，遇有困難時(shí)可 請(qǐng)求幫助，當(dāng)重大事件發(fā)生時(shí)，要立即報(bào)告部門主管和負(fù)責(zé)人，不得延誤，不得擅自做主，不得隱瞞不報(bào)。 （六）、了解所上班次、崗位，接班人要提前 15 分鐘到崗接班，辦 理交接手續(xù)。 （二）、維修實(shí)行全天 24 小時(shí)值班制度，由 服務(wù)中心 和工程維修部負(fù)責(zé)安排調(diào)配。 二、請(qǐng)假： （一）、員工因事、病等需請(qǐng)假的，應(yīng)在提前一天寫好請(qǐng)假條經(jīng)審核批準(zhǔn)后方可進(jìn)行，一天以內(nèi)由部門主管批準(zhǔn)，一天以上由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，三天以上由 總經(jīng)理 批準(zhǔn)， （二）、秩序維護(hù) 員工非工作時(shí)間外出，也必須向部門主管請(qǐng)示批準(zhǔn)。 （二）、工作需要加班時(shí)，員工應(yīng)服從工作安排，在完成工作任務(wù)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可離開。 公司管理制度體系文件 文件編號(hào)： Q/QHPM— GLZD— 0202 文件名稱： 日常辦公管理制度 版本號(hào)：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容：工作管理制度 第 1 頁 共 2 頁 工作管理制度 第一節(jié) 管理原則： 一、為保證辦公規(guī)范和質(zhì)量，提高整體工作效率 ， 按照日常辦公內(nèi)容和程序 ，制訂本管理制度。 三、 下列情況下，應(yīng)整理會(huì)議紀(jì)要： （一）、公司各類臨時(shí)行政會(huì)議； （二）、須會(huì)后對(duì)會(huì)議精神貫徹落實(shí)進(jìn)行跟進(jìn)的會(huì)議； 公司管理制度體系文件 文件編號(hào)： Q/QHPM— GLZD— 0201 文件名稱： 日常辦公管理制度 版本號(hào)：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容： 會(huì)議管理制度 第 3 頁 共 3 頁 （三）、其它主持人要求整理會(huì)議紀(jì)要的會(huì)議。 六、做好本人的會(huì)議紀(jì)錄。