王艷明：電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)及通用功能要求(ppt46頁)-免費(fèi)閱讀
【正文】 系 統(tǒng)實 施的內(nèi)容（ 1）將系 統(tǒng)實 施的 計 劃和日程安排通知機(jī) 構(gòu) 員 工，提示系 統(tǒng)實 施 過 程和 實 施之后可能 給員 工造成的影響，和整個 實 施 過 程需要的 配合；（ 2）下 發(fā) 各 項規(guī) 范、 標(biāo) 準(zhǔn)和工作指南；（ 3） 執(zhí) 行文件的分 類 方案、 鑒 定方案、元 數(shù)據(jù)管理方案；（ 4）根據(jù)不同的安全 級別 ， 規(guī) 定用 戶 的 權(quán) 限，分配用 戶 名和密 碼 ；（ 5） 實 施新舊系 統(tǒng) 的替 換 ；（ 6）在檔案部 門 內(nèi)部，分配工作 職責(zé) ，任命 職 位；（ 7）培 訓(xùn) 文件、檔案管理人 員 ；（ 8）考察其他 員 工的技能水平、制 訂 培 訓(xùn) 方案；（ 9）培 訓(xùn) 機(jī)構(gòu)各 類 工作人 員 ；（ 10）落 實 文件存 儲載 體；（ 11）落 實 文件災(zāi) 難 防 護(hù) 和恢復(fù) 計 劃；（ 12） 實 施工作告一段落之后，準(zhǔn) 備報 告，提交領(lǐng)導(dǎo) ，指出 問題 ， 給 出建 議 。元數(shù)據(jù)形成、捕 獲 和管理的整個 過 程 貫 穿于 電 子文件整個生命周 期。這 些 業(yè)務(wù)標(biāo) 準(zhǔn)及 規(guī) 范體 現(xiàn) 在 ERMS軟件系 統(tǒng) 中，由系 統(tǒng) 來控制 實現(xiàn)電 子文件的 科學(xué)管理。再如在 電 子文件 歸 檔模 塊 中， 需求分析要 說 明 電 子文件 歸 檔是使 用的物理 歸 檔 還 是采用 邏輯歸 檔的 方法。流程 設(shè)計 不是 簡單 的 傳統(tǒng) 的文件管理 過程 加上檔案管理 過 程，要在全程管理原 則 、超 前控制理 論 的指 導(dǎo) 下，把 歸 檔前后的 電子文 件作 為 一個文件 連續(xù) 體來 設(shè)計 流程模塊 ，要 突出體 現(xiàn)邏輯歸 檔、提前 鑒 定、提前著 錄 、 同步分 類 、元數(shù)據(jù) 驗證 的新理念， 讓 全部流 程構(gòu)成一個自然而無 縫 的管理系統(tǒng) 。此外，系 統(tǒng) 需求分析 時還 要明確 電 子 文件管理系 統(tǒng) 與本 單 位其他的信息管理系 統(tǒng) 的關(guān)系，從而確保 實現(xiàn)單 位內(nèi)部信息 資 源 實現(xiàn)優(yōu) 化配置與高度共享， 為 信息一體 化管理 創(chuàng) 造條件。（ 7） 利于 實 施、操作和 維護(hù) 原則（ 8）安全性原 則嚴(yán) 密的安全管理：系 統(tǒng) 與數(shù)據(jù)安全、 身份 認(rèn)證 、 權(quán) 限分配、跟蹤 審計 等安全 技 術(shù) 手段，保 證 系 統(tǒng) 無故障、數(shù)據(jù)安全。BS、 ERMS、 DAMS關(guān)系 圖 ERMS系 統(tǒng) 的核心 紐帶 作用及其重要性 電 子文件管理系 統(tǒng) 開 發(fā) 的原則（ 1） 業(yè)務(wù) 需求 驅(qū)動 原 則機(jī)構(gòu)開 發(fā) ERMS系 統(tǒng) 來自于自身文檔管理 業(yè)務(wù) 的需要，開 發(fā)團(tuán)隊?wèi)?yīng)該 具體分析 業(yè)務(wù) 及管理目 標(biāo)， 形成 業(yè)務(wù) 功能需求。而 對 于企 業(yè) 數(shù)字檔案 館 （室）建 設(shè) 、或 者企 業(yè)電 子文件（檔案）管理來 說 ， 電子文 件管理系 統(tǒng) 的研 發(fā) 尤其重要，它是體現(xiàn)對電 子文件 實 施超前控制（如文控）、全程管理 的技 術(shù) 平臺，也是 電 子文件（檔案） 實現(xiàn) 科 學(xué)管理的必由之路?！?電 子文件管理系 統(tǒng) 通用功能要求》（ GB/T29194—2023 ）、 電 子文件管理系 統(tǒng) 建 設(shè) 指南 （ GB/T 319142023） 這樣 定 義電 子文 件管理系 統(tǒng) ：機(jī)關(guān)、 團(tuán) 體、企事 業(yè)單 位和其他 組織 用來 對電 子文件的 識別 、捕 獲 、存 儲 、 維護(hù) 、利用 和 處 置等 進(jìn) 行管理和控制的信息系 統(tǒng) 。（ 4）開放性原 則接口、數(shù)據(jù)、 協(xié)議 采用開放 標(biāo) 準(zhǔn)；技 術(shù) 中立； 對軟 硬件依 賴 性 較 弱；利于信息 資 源共建共享。檔案管理人 員 必 須
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