王艷明：電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)及通用功能要求(ppt46頁)-wenkub.com
2025-02-27 12:47 本頁面
【正文】 這 既有利 于 進(jìn) 一步研究和解決系 統(tǒng)實(shí) 施中存在的 問題 ，同 時(shí) 也 對 系 統(tǒng) 研 發(fā) 的 總 體水平和 質(zhì) 量 進(jìn) 行 評 價(jià)，以利于 總結(jié)經(jīng)驗(yàn) 教 訓(xùn) ，提高系 統(tǒng) 的研 發(fā) 水平。五、 電 子文件 管理系 統(tǒng) 的 設(shè)計(jì) 編 程與建 庫 擬 定系 統(tǒng)測試計(jì) 劃制定系 統(tǒng) 使用維護(hù) 指南六、 電 子文件管理系 統(tǒng) 的 實(shí)施系 統(tǒng)實(shí) 施 階 段是將新的 電 子文件管理 系 統(tǒng) ，或者是 經(jīng)過 完善的 電 子文件管理系 統(tǒng) 和機(jī)構(gòu)內(nèi)部的其他各種信息系 統(tǒng) 重新安 裝，并在機(jī)構(gòu) 業(yè)務(wù) 活 動(dòng) 開始使用的過 程。?為 ERMS設(shè) 置通用元數(shù)據(jù)集，明確各種 類型 電 子文件的個(gè)性化元數(shù)據(jù)；?參照 GB/T （信息與文獻(xiàn) 文件 管理 過 程 文件元數(shù)據(jù)）定 義 與 標(biāo)識 元數(shù)據(jù) 實(shí)體（文件、 責(zé) 任、 業(yè)務(wù) 、法 規(guī) 、關(guān)系）；?明確各 實(shí) 體元數(shù)據(jù)元素；?建立元數(shù)據(jù) 賦值規(guī)則 ：明確每一 個(gè)元數(shù)據(jù)元素的 賦值 范 圍 、 賦值 格式、 賦值 方式（系 統(tǒng) 自 動(dòng)賦值 、下拉菜 單 選 中、人工 錄 入）。歸 檔范 圍 、分 類 方案、保管期限與 處 置表可以 整合 為 一個(gè) “ 三合一 ” 表格。（ 2） 歸 檔文件 類 型及數(shù)據(jù)格式（ 3）分 類 方案為 了保 證 分 類 方案的 質(zhì) 量和 穩(wěn) 定性， 對 分 類 方案中的 類目 進(jìn) 行增加、 刪 除、合并、拆分、復(fù)制等具體 維護(hù) 行 為 一般要 求由文件（檔案）管理 員執(zhí) 行，部分情形中可由授 權(quán)用 戶執(zhí) 行。 文件管理配置功能文件管理配置功能是 ERMS 中建立和 維護(hù) 文件管理 業(yè)務(wù)標(biāo) 準(zhǔn)及 規(guī) 范 的功能。 總 之，每一個(gè)工作 模 塊 均要指出工作方法，模 塊 之間 要 設(shè)計(jì) 好 銜 接方式。制定每個(gè)工作 環(huán)節(jié) 的工作內(nèi)容、方式及技術(shù) 路 線明確了 總 體目 標(biāo) 及功能、 設(shè)計(jì) 了工作模 塊 、制定 了標(biāo) 準(zhǔn) 規(guī) 范，需求分析依然沒有 結(jié) 束， 還 要告 訴 系 統(tǒng) 研 發(fā) 人 員電 子文件管理系 統(tǒng) 每一個(gè)工作模 塊 內(nèi)部 以及模 塊 之 間 運(yùn)行的方式、 實(shí)現(xiàn) 模 塊 功能的技 術(shù) 路 線 ，即更 進(jìn) 一步 說 明 “ 怎 樣 做 ” 。在 電 子文件管理系 統(tǒng) 上， 因 為 工作的特殊需要、文件格式與 類 型的差 異、來源 環(huán)節(jié) 的不同可以隨 時(shí) 在不同的流程 之 間 跳 轉(zhuǎn) 。由于每個(gè) 單 位的工作性 質(zhì) 、管理模式和文件流 轉(zhuǎn) 的程序不同，所以 電 子文件管 理流程也不盡相同。一般而言，盡管每個(gè) 單 位的 電 子文件管理系 統(tǒng) 所 要 實(shí)現(xiàn) 的功能會有所差異，但作 為電 子文件管理的基 本功能卻有著共同性，比如 電 子文件的采集功能、 電 子文件的 積 累與 預(yù) 立卷功能、 電 子文件的 邏輯 與物理 歸 檔功能、 電 子文件的 鑒 定功能、 電 子文件的 備 份功 能、 電 子文件自 動(dòng)編 目、 電 子文件自動(dòng)統(tǒng)計(jì) 、 電 子文 件 檢 索利用與上網(wǎng) 發(fā) 布功能、 電子文件元數(shù)據(jù)捕 獲 與 更新功能、 電 子文件安全技 術(shù)維護(hù) 方案等。是全程管理 還 是部分代替手工管理；是 對電 子文件予以超前控制還 是 僅 僅 要求 實(shí)現(xiàn)歸 檔管理；是采用文檔一體化管理模式 還 是依 然套用 傳統(tǒng) 的文件、檔案兩段式管理模式。系 統(tǒng) 需求分析就是要明確 電 子文件管理系統(tǒng) 究竟要 “ 干什么 ” 和 “ 怎 樣 干 ” 。（ 5）可 擴(kuò) 展性原 則采用松耦合、模 塊 化 設(shè)計(jì) 原 則 ?！?《 電 子
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