王艷明：電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)及通用功能要求(ppt46頁)(已改無錯字)
2023-03-20 12:47:01 本頁面
【正文】 機 載 體 選擇 與保存等；電 子文檔價 值鑒 定的原 則 、方法；電 子檔案真 實 性、有效性、完整性、安全性 維護 方案；電 子檔案 編 研與利用 規(guī) 范。制定每個工作 環(huán)節(jié) 的工作內容、方式及技術 路 線明確了 總 體目 標 及功能、 設計 了工作模 塊 、制定 了標 準 規(guī) 范，需求分析依然沒有 結 束， 還 要告 訴 系 統(tǒng) 研 發(fā) 人 員電 子文件管理系 統(tǒng) 每一個工作模 塊 內部 以及模 塊 之 間 運行的方式、 實現(xiàn) 模 塊 功能的技 術 路 線 ，即更 進 一步 說 明 “ 怎 樣 做 ” 。比如 電 子文件的采集與 積 累，需求分析要 說 明 哪些電 子文件可以由系 統(tǒng) 自 動實現(xiàn) ，哪些文件 則 需 要人工 積 累， 積 累的模式是采用文件 夾還 是數(shù)據(jù) 庫 ， 在 電 子文件采集 時 需要同步捕 獲 元數(shù)據(jù)。再如在 電 子文件 歸 檔模 塊 中， 需求分析要 說 明 電 子文件 歸 檔是使 用的物理 歸 檔 還 是采用 邏輯歸 檔的 方法。又如在 電 子文件 備 份模 塊 中， 要 說 明 備 份的手段、 備 份 設備 、備 份保存方法等。 總 之，每一個工作 模 塊 均要指出工作方法，模 塊 之間 要 設計 好 銜 接方式。三、需求分析的 結構與內容四、 ERMS通用功能解 讀GB/T29194—2023 :ERMS 功能架構 圖標 準 規(guī) 定 ERMS 的基本功能和可 選 功能。基 本功能是指必 須 具 備 的核心功能。基本功能： 文件管理配置功能、 文件管理 業(yè)務 功能 、 安全管理功能、 系 統(tǒng) 管理功能。 文件管理配置功能文件管理配置功能是 ERMS 中建立和 維護 文件管理 業(yè)務標 準及 規(guī) 范 的功能。包括 歸 檔范 圍 、 歸 檔文件 類 型及數(shù)據(jù)格式、分 類 方案、保 管期限與 處 置表、元數(shù)據(jù)捕 獲 及管理方案等內 容。這 些 業(yè)務標 準及 規(guī) 范體 現(xiàn) 在 ERMS軟件系 統(tǒng) 中，由系 統(tǒng) 來控制 實現(xiàn)電 子文件的 科學管理。（ 1） 歸 檔范 圍 （ 歸 檔文件清 單 ） 業(yè)務 系 統(tǒng) 中需要 歸 檔的文件列表，可配置在 業(yè)務 系 統(tǒng) 中，由系 統(tǒng) 自 動 依據(jù)文件題 名及文件性 質對 文件 進 行 篩查 。（ 2） 歸 檔文件 類 型及數(shù)據(jù)格式（ 3）分 類 方案為 了保 證 分 類 方案的 質 量和 穩(wěn) 定性， 對 分 類 方案中的 類目 進 行增加、 刪 除、合并、拆分、復制等具體 維護 行 為 一般要 求由文件（檔案）管理 員執(zhí) 行，部分情形中可由授 權用 戶執(zhí) 行。（ 4） 保管期限與 處 置表標 準根據(jù) 電 子文件管理特點，將文件保存到期 后的 處 置行 為 與保管期限表整合稱 為 保管期限與 處 置表。注意 這 里有個概念關系必 須 弄清楚，就是文件 在 ERMS系 統(tǒng) 中保存的 時間 和作 為 檔案的保管期限 的差異及其關系。處 置行 為 是指文件在 ERMS系 統(tǒng) 中保存的 時間到期所采取的 處 置行 為 ，包括移交（檔案管理系統(tǒng) 、 數(shù)字檔案 館 、公共檔案 館 、第三方保存機構）、 續(xù) 存、 銷 毀 、 凍結 、法律保留等 業(yè)務 ，依據(jù)相關 規(guī) 范 執(zhí) 行。歸 檔范 圍 、分 類 方案、保管期限與 處 置表可以 整合 為 一個 “ 三合一 ” 表格。（ 5）元數(shù)據(jù)捕 獲 、配置及管理方案 元數(shù)據(jù)既是 ERMS 重要的管理 對 象，又是 ERMS 管理文件的基本工具。元數(shù)據(jù)形成、捕 獲 和管理的整個 過 程 貫 穿于 電 子文
教學課件相關推薦
鄂ICP備17016276號-1